Kiedy już udało się utworzyć system pracy gwarantujący indywidualne podejście do klienta, przyszedł czas na zmiany w sposobie realizacji ofert pracy. Należało wypraco-wać takie rozwiązania, które pozwoliłyby na skuteczną rekrutację, gwarantującą szybkie uzupełnienie potrzeb kadrowych współpracujących z urzędem klientów. Zmiany po-przedzone zostały badaniami ankietowymi przeprowadzonymi wśród pracodawców.
Z powyższych badań jasno wynikało, że największym problemem powodującym nie-chęć do współpracy z urzędem pracy jest zbyt mała inicjatywa ze strony urzędu w
znale-zieniu odpowiedniego pracownika. Urząd pracy kojarzył się głównie jako instytucja, któ-rej rekrutacja kończy się na wywieszeniu informacji na tablicy ogłoszeń. Większość tego typu opinii składali pracodawcy, którzy wcześniej nie współpracowali z urzędem pracy i w tym zakresie korzystali z usług prywatnych agencji pośrednictwa pracy. W związku z powyższym postanowiliśmy wprowadzić szereg zmian, tak by w jeszcze większym stopniu poprawić efektywność działań i tym samym powiększyć grono fi rm współpracu-jących z nami. Do zmian tych należało:
x Zwiększenie liczby ofert „zamkniętych” w stosunku do ogółu przyjętych ofert pracy.
x Wprowadzenie indywidualnej odpowiedzialności pracowników za realizację przy-dzielonych ofert pracy.
x Wprowadzenie realizacji ofert pracy w oparciu o tzw. „Projekt Rekrutacyjny”.
x Uzależnienie wysokości wypłacanej pensji od wyników osiąganych przez doradcę klienta.
Aby zachęcić pracodawców do podjęcia współpracy z PUP i tym samym doprowadzić do odejścia od stereotypu instytucji, której inicjatywa kończy się na wywieszeniu infor-macji, podjęta została decyzja aby podczas przyjmowania ofert pracy przez pośredników
„zewnętrznych” (aktualnych doradców klienta instytucjonalnego) promować składanie ofert zamkniętych. Przedstawiając taką możliwość pośrednicy pracy przekonywali klien-ta o plusach wynikających z podjęcia decyzji o złożeniu tego typu oferty. Przystąpienie do realizacji oferty zamkniętej pozwalało przenieść cały ciężar związany z przeprowadze-niem rekrutacji na urząd pracy. Ten sposób działania miał dać poczucie, że to Urząd prze-prowadzi, wstępną rekrutację/wstępny dobór kandydatów, a do pracodawcy trafi ą tylko kandydaci spełniający jego oczekiwania. Jednocześnie przekonywaliśmy pracodawców, że mimo iż oferta „otwarta” posiada szerszy zasięg odbiorców to jednak istnieje duże ryzyko, że przyjdzie im przeprowadzać rozmowy z nieodpowiednimi kandydatami. Jak wynikało ze wspomnianych wyżej badań pracodawcy oczekiwali od Urzędu szybkości w działaniu i odpowiedniego dobru kandydatów, uznaliśmy, że tylko przejęcie odpowie-dzialności na siebie może dać oczekiwane rezultaty. Taki sposób pracy w bardzo krótkim czasie doprowadził do sytuacji, w której ponad 80% przyjmowanych przez urząd ofert stanowią ”zamknięte” oferty pracy.
Oczywistą rzeczą było to, że samo przyjęcie ofert „zamkniętych” nie gwarantowało jeszcze sukcesu w postaci poprawy efektywności. Równolegle do powyższych działań wprowadzona została indywidualna odpowiedzialność pracowników za realizowa-ne oferty pracy. Po przyjęciu oferty przez doradców klienta instytucjonalrealizowa-nego kierow-nik Wydziału Pośrednictwa Pracy i Poradnictwa Zawodowego przydziela ofertę konkret-nemu pracownikowi, który jest odpowiedzialny za jej realizację od samego początku do momentu jej wycofania. Uznaliśmy, że podobnie jak przy podejściu do osób zarejestro-wanych w PUP indywidualne podejście do ofert pracy może przynieść dobre efekty.
Kolejnym etapem zmian było wprowadzenie realizacji ofert pracy w oparciu o „Pro-jekt rekrutacyjny”. Pro„Pro-jekt w jasny sposób określił sposób postępowania podczas reali-zacji ofert pracy. Jego celem była zmiana sposobu podejścia do ofert oraz wzrost efektyw-ności ich realizacji. Przed wprowadzeniem opisywanych zmian oferty pracy realizowane były tylko w oparciu o obowiązujące przepisy, jednak procedura w nich zawarta nie prze-widywała przeprowadzenia ewaluacji podjętych działań. Prowadziło to do mniejszego zaangażowania pracowników i doprowadzało do wycofywania ofert pracy zamiast do podejmowania wysiłków zmierzających do sukcesu w postaci zatrudnienia osób bezro-botnych lub poszukujących pracy. Wprowadzenie projektu rekrutacyjnego opierało się na doświadczeniu wyniesionym z realizacji projektów unijnych. Przenosząc doświadczenia projektowe na grunt pośrednictwa pracy wyznaczone zostały wyższe standardy realizacji ofert. Pracownik, który otrzyma ofertę do realizacji pełni funkcję koordynatora, którego zadaniem jest bieżący kontakt z pracodawcą, inicjowanie i podejmowanie działań zwią-zanych z rekrutacją kandydatów, motywowanie współpracowników, przeprowadzenie wstępnego doboru kandydatów, negocjacje z pracodawcą, ocena podjętych działań, wdrożenie działań naprawczych, oraz ponoszenie odpowiedzialności za realizację oferty.
Niezwykle istotnym elementem w pracy każdego wydziału jest zaangażowanie pracowników, bez czego nawet najlepsze rozwiązania nie przyniosą oczekiwanych re-zultatów. Dlatego też podjęliśmy decyzję o uzależnieniu pensji pracowników od osią-ganych efektów pracy. W Wydziale Pośrednictwa Pracy i Poradnictwa Zawodowego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Nysie, głównym czynnikiem decydującym o wysokości przyznanego dodatku do wynagrodzenia jest realizacja ofert pracy niesubsydiowanych.
Uznaliśmy, że jest to najuczciwsze rozwiązanie, które daje możliwość ustanowienia przez pracowników indywidualnych celów w postaci wysokości uzyskiwanej pensji. Każdy
Schemat projektu rekrutacyjnego
doradca ma możliwość wyliczenia ile wyniesie jego dodatek, ponieważ system oceny jest bardzo prosty. Poza oceną postawy w pracy z klientem, doradca klienta uzyskuje 10 zł za zrealizowaną ofertę niesubsydiowaną czyli za doprowadzenie jednej osoby do zatrudnienia. Dodatkowo ustanowiony został ogólny minimalny poziom realizacji ofert pracy uzyskany przez cały wydział na poziomie 45% ogółu przyjętych ofert. Jeżeli wspo-mniane minimum nie zostanie osiągnięte wówczas dodatki do pensji nie są wypłacane.
Należy jednak zaznaczyć, że po wprowadzeniu wszystkich opisywanych zmian, poziom wskaźnika realizacji ofert pracy jest o wiele wyższy od ustalonej minimalnej wartości progowej. Podobny system oceny dotyczy pośredników „zewnętrznych” (doradców klienta instytucjonalnego), u których wysokość wypłacanego dodatku uzależniona jest od liczby pozyskanych ofert pracy.
Uzyskane efekty opisane zostały w dalszej części opracowania. Jednak już w tym miejscu należy zaznaczyć, że wprowadzone przez nas zmiany doprowadziły do wzrostu efektywności realizacji ofert pracy na poziomie, który wcześniej wydawał się nieosiągal-ny. Dodatkowo znacząco wzrosła liczba pracodawców współpracujących z Powiatowym Urzędem Pracy w Nysie.