Komunikat w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla Ministerstwa Infrastruktury

i Budownictwa oraz działów administracji rządowej

– budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, łączność, transport²⁶

Uzupełnieniem Zarządzenia Nr 19 Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 16 czerwca 2016 r. w sprawie ustalenia opisu systemu kontroli zarządczej w Mini-sterstwie Infrastruktury i Budownictwa jest Komunikat z dnia 16 czerwca 2016 r.

w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa oraz działów administracji rządowej – budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, łączność, transport.

Komunikat ustanawia standardy kontroli zarządczej w jednostce, które wyznacza zbiór procedur i wytycznych odnoszących się do definiowania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji. Standardy odpowiadają poszczególnym elementom kontroli zarządczej w zakresie²⁷:

• środowisko wewnętrzne,

• cele i zarządzanie ryzykiem,

• mechanizmy kontroli,

• informacja i komunikacja,

• monitorowanie i ocena.

W ramach wdrożonego standardu: cele i zarządzanie ryzykiem zaleca się, aby w jednostce została wdrożona procedura zarządzania ryzykiem, która poprawi zarządzanie we wszystkich obszarach jej działalności oraz ograniczy ewentualne negatywne skutki zdarzeń do akceptowalnego poziomu, w szczególności w zakresie skutecznego i efektywnego zarządzania zasobami, zapewnienia ochrony majątku i efektywności finansowej oraz ochrony wizerunku jednostki. System celów i za-rządzania ryzykiem zdefiniowano jako:

• określenie misji jednostki,

• określenie celów i zadań oraz monitorowanie i ocenę ich realizacji,

• identyfikację ryzyka,

• analizę ryzyka,

• określenie reakcji na ryzyko.

Każde istotne ryzyko należy ocenić pod kątem prawdopodobieństwa jego wystą-pienia oraz jego możliwych skutków. Należy także określić rodzaj reakcji na ryzyko

26 Komunikat Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 16 czerwca 2016 r. w sprawie szczegó-łowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa oraz działów administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, łączność, transport (Dz. Urz. MIiB poz. 45).

27 Tamże, § 6.

oraz zaplanować działania, które powinny zostać podjęte w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu. W obszarze standardu mechanizmy kontroli oraz system kontroli powininy być adekwatne do potrzeb danej jednostki i efektywne, tj. powinny skutecznie ograniczać dane ryzyko przy minimalizowaniu kosztów²⁸. Zaleca się również przeprowadzanie samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby kierujące komórkami organizacyjnymi jednostki i wyznaczonych pracowni-ków, która umożliwi identyfikację ryzyk w funkcjonowaniu istniejącego systemu²⁹. 3.7. Zarządzenie Ministra Rozwoju i Finansów³⁰ w sprawie kontroli

zarządczej w Ministerstwie Rozwoju³¹

Zarządzenie określa sposób wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie Rozwoju³², w tym: zakres odpowiedzialności, misję i cele strategiczne ministerstwa, plan działalności ministra, zarządzanie ryzykiem, monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań, monitorowanie i samoocenę kontroli zarządczej oraz sprawozdaw-czość. Aby wypełnić kryteria kontroli zarządczej ustalone zostały procedury i wy-tyczne odnoszące się do wyznaczania celów oraz zadań – w tym monitorowania ich realizacji w zakresie środowiska wewnętrznego, celów i zarządzania ryzykiem, mechanizmów kontroli, informacji i komunikacji, monitorowania i oceny³³.

Kontrola zarządcza w ministerstwie jest dokumentowana w postaci wewnętrznych aktów normatywnych, procedur wewnętrznych, regulaminów, instrukcji, wytycz-nych, dokumentów określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzial-ności pracowników. Za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli

28 Tamże, § 8.

29 Tamże, § 11.

30 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595). Zarządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 3 marca 2017 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. MRiF poz. 46, z późn. zm.). Ministerstwo Finansów zapewnia obsługę Ministra Rozwoju i Finansów, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie zadań określonych w przepisach odrębnych i innych dokumentach dla ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych oraz ogólnie dla ministra i Ministra, jako organu administracji rządowej. Zarządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 3 marca 2017 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. MRiF poz. 46, z późn. zm.).

31 Zarządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Rozwoju (Dz. Urz. MRiF poz. 33).

32 Ministerstwo Rozwoju jest urzędem administracji rządowej zapewniającym obsługę Ministra Rozwoju i Finansów w zakresie działów administracji rządowej: gospodarka oraz rozwój regionalny.

Ministerstwo powstało na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2015 r. w sprawie utworzenia Ministerstwa Rozwoju oraz zniesienia Ministerstwa Gospodarki. Aktem prawnym, który określa zakres kompetencji Ministra Rozwoju i Finansów jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów; Źródło: http://mr.bip.gov.pl/informacje-o-ministerstwie.html [dostęp: sierpień 2017].

33 § 4 zarządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie kontroli za-rządczej w Ministerstwie Rozwoju (Dz. Urz. MRiF poz. 33).

zarządczej w ministerstwie oraz w nadzorowanych w nim działach odpowiedzialny jest minister, a członkowie kierownictwa ministerstwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych ministerstwa i jednostkach pod-ległych, wobec których wykonują czynności nadzorcze. Za koordynację procesu zarządzania ryzykiem w ministerstwie odpowiedzialne jest Biuro Kontroli. Ponadto w ministerstwie powołany jest Zespół do spraw Zarządzania Ryzykiem i Samooceny.

Zarządzenie zawiera podstawowe definicje określające między innymi:

• istotność ryzyka, rozumianą jako punktową ocenę ryzyka wyliczaną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na realizację celów i zadań określonych w planie działalności ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej ministerstwa;

• ryzyko, czyli możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej ministerstwa;

• ryzyko kluczowe, mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań okre-ślonych w planie działalności ministra lub celów i zadań komórki organizacyj-nej ministerstwa, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów;

• właściciela ryzyka, wskazaną przez kierującego komórką organizacyjną ministerstwa komórkę wewnętrzną bezpośrednio zarządzającą ryzykiem, w tym odpowiedzialną za podjęcie działań, jeżeli poziom istotności ryzyka przekracza poziom akceptowalny³⁴.

W procesie identyfikacji i analizy ryzyk wykorzystuje się wszelkie dostępne źródła informacji, w szczególności ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audy-tów i kontroli oraz wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne ministerstwa. W procesie identyfikacji ryzyk w ministerstwie wyróżniono ryzyka:

• związane ze zmianami zachodzącymi w ministerstwie lub jego otoczeniu,

• związane z systemami teleinformatycznymi,

• o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji,

• zagrażające wizerunkowi ministerstwa,

• związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej,

• dotyczące środowiska prawnego, w tym zmian legislacyjnych.

Metodyka zarządzania ryzykiem w ministerstwie określa także zakres podejmo-wanych działań w przypadku zidentyfikowanego ryzyka, jego wpływ na realizację celów i zadań oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia, a także wskazuje jak zaplanować działania zaradcze. Efektem tych działań jest Rejestr ryzyk kluczowych w Ministerstwie Rozwoju³⁵.

34 Tamże, § 2.

35 Tamże, § 6–13.

Integralną część zarządzenia stanowią wzory dokumentów w  formie załączników:

• schemat organizacji kontroli zarządczej w Ministerstwie Rozwoju,

• sposób szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz wpływu zidentyfikowanego ryzyka na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra Rozwoju i Finansów,

• rejestr ryzyk kluczowych,

• ocena stanu kontroli zarządczej.

3.8. Zarządzenie Ministra Rozwoju i Finansów³⁶ w sprawie systemu