2. Obieg procesu poczty przychodzącej
2.5. Kroki obiegu
2.5.1. Rejestracja
W sekretariacie każda przesyłka jest otwierana, na podstawie treści korespondencji osoba wybiera odpowiedni kafel startujący formularz. Dla obiegu poczty przychodzącej będą dostępne dwa kafle korespondencja zwykła i wrażliwa.
Korespondencja wrażliwa jest wysyłana tylko do działu HR.
W celu rejestracji wniosku należy wypełnić pola formularza dotyczące korespondencji, wskazać Prezesa/Prezesów, dział/działy, których dotyczy dany list. Jeżeli pismo jest powiązane z wysłaną wcześniej korespondencją to można wskazać w polu Link do dokumentu wychodzącego. Zostają nadane uprawnienia do odczytu dla osób podanych w polu „Dodatkowe uprawnienia do odczytu”.
Po zarejestrowaniu dokumentu Workflow należy wydrukować etykietę z kodem kreskowym i nakleić na list. Po przygotowaniu paczki dokumentów, korespondencja musi zostać zeskanowana.
2.5.1.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
2.5.1.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Rejestruj
Formularz został wypełniony.
System przesyła do kolejnego kroku.
Oczekiwanie na skan System
2.5.2. Oczekiwanie na skan
Osoba z sekretariatu po naklejeniu etykiety z kodem kreskowym skanuje pisma. System na podstawie kodu podłącza pliki do odpowiednich dokumentów Workflow i przesuwa do kolejnego kroku.
2.5.2.1. Atrybuty
Wszystkie atrybuty w trybie do odczytu.
2.5.2.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Prześlij dalej
System po podłączeniu skanu automatycznie przesuwa
dokument.
Zapoznanie z
korespondencją Prezes/Prezesi
2.5.3. Zapoznanie z korespondencją
Dokument Workflow otrzymuje Prezes wskazany na dokumencie. Prezes zapoznaje się z pismem, może wpisać swoje uwagi. Następnie dokument jest odsyłany do sekretariatu celem rozesłania (przydzielenia) korespondencji do adresatów. Prezes może dodać kolejne osoby lub działy jako adresatów pisma.
2.5.3.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
2.5.3.2. Ścieżki przejścia
Po zapoznaniu z pocztą, dokument zostaje przesłany z
powrotem do Sekretariatu.
Przydzielenie korespondencji
Osoba rejestrująca/Osoby z sekretariatu
2.5.4. Przydzielenie korespondencji
Po zapoznaniu się z korespondencją przez Prezesa/Prezesów. Na podstawie uwag Prezesa osoba
z sekretariatu może nanieść zmiany w rozdzieleniu korespondencji do działów lub osób. Może wysłać mail do osoby spoza AD. Opcja wysłania maila nie będzie wymagała przejścia ścieżką i będzie znajdować się w nagłówku dokumentu. Jeżeli użytkownik będzie miał zainstalowany dodatek Outlook Addin to po
wysłaniu maila z dokumentu Workflow system podłączy mail do pola załączników.
2.5.4.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
2.5.4.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Wyślij do realizacji
Korespondencja wysyłana jest do wszystkich osób z przypisanych działów oraz innych wskazanych
osób (adresatów)
Przyjęcie korespondencji
Osoby ze wskazanego działu, inne wskazane osoby
2.5.5. Przyjęcie korespondencji
Dokument trafia do wszystkich osób zatrudnionych w podanych działach odpowiedzialnych za pismo, otrzymują zadania. Co najmniej jedna osoba z każdego działu musi zaznaczyć potwierdzenie przyjęcia dokumentu oraz osoby wskazane imiennie. Jeżeli kierownik działu nie zgadza się z przypisaniem pisma ma możliwość cofnięcia do Sekretariatu, celem zmiany przydzielenia działów.
Jeżeli na pismo jest wymagana odpowiedź zaznacza się to w polu Czy wymagana odpowiedź? i w polu Osoba odpowiadająca wprowadza się pracownika, który będzie przygotowywał odpowiedź dla kontrahenta. Gdy będzie zbliżał się termin wysłania odpowiedzi to ta osoba otrzyma mail z przypomnieniem. Częstotliwość maili przypominających i do kogo mają być wysłane zostanie ustalone w czasie szczegółowej analizy.
Jeżeli zaistnieje potrzeba konsultacji z osobą z poza firmy np. prawnikiem to można wygenerować mail z dokumentu Workflow. System umieści w temacie ID dokumentu dzięki temu cała korespondencja mailowa zostanie podłączona do dokumentu Workflow pod warunkiem, że użytkownik będzie miał zainstalowany dodatek Outlook Addin.
2.5.5.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
2.5.5.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Przyjęte
Korespondencja została przyjęta przez wskazany dział.
1. Jeżeli zostało oznaczone, że wymagana jest odpowiedź to system prześle do kroku W
trakcie odpowiedzi.
2.Jeżeli nie wymagana jest odpowiedź to dokument jest
archiwizowany.
1.W trakcie odpowiedzi lub
2.Przyjęto/Zakończone
1.Podana osoba w polu Osoba odpowiadająca
lub 2.Brak
Potwierdzenie przyjęcia
Ścieżka jest dostępna do czasu potwierdzenia przez jedną osobę z działu, że pismo zostało
poprawnie dostarczone.
Dokument pozostaje w tym samym kroku.
Przyjęcie korespondencji Pracownicy wskazanego działu
Cofnij do Sekretariatu
Dokument zostaje cofnięty do osoby rejestrującej w celu wprowadzenia właściwego działu odpowiedzialnego.
Sekretariat Osoba rejestrująca
2.5.6. W trakcie odpowiedzi
Osoba udzielająca odpowiedź generuje dokument poczty wychodzącej, w ten sposób dokumenty są połączone. System uzupełnia nowy formularz danymi kontrahenta. W dokumencie poczty wychodzącej zostanie podłączony szablon MS Word, z kodem kreskowym tego dokumentu Workflow. Napisanie odpowiedzi na załączonym szablonie pozwoli na podłączenie zeskanowanego dokumentu po uzyskaniu niezbędnych podpisów do odpowiedniego dokumentu Workflow.
System na podstawie wyliczonej daty udzielenia odpowiedzi będzie kontrolował czy nie jest ten termin przekroczony. Konfiguracja systemu umożliwia wysyłanie maili przypominających np. na 5 dni przed zakończeniem terminu.
2.5.6.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
2.5.6.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Zakończone
Dokument jest przesyłany do kroku Przyjęto/Zakończone
(archiwum) po wysłaniu odpowiedzi (połączony dokument poczty wychodzącej
jest w kroku Oczekiwanie na wysłanie)
Przyjęto/Zakończone Brak
2.5.7. Przyjęto/ Zakończone
W kroku końcowym znajdują się dokumenty, na które została udzielona odpowiedź gdy była konieczna lub które zostały przyjęte.
Zostanie przygotowany raport RS z listą korespondencji wg kontrahenta z linkiem do dokumentu Workflow. Wygląd raportu zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
2.5.7.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.