6.2. Typ dokumentu z akronimem
Rozliczenie kosztów podróży służbowej [PS]
Typ dokumentu jest niezmienny po zarejestrowaniu dokumentu.
6.3. Sygnatura
Sygnatura jest niezmienna po zarejestrowaniu dokumentu. Granulacja sygnatury – roczna.
Automatycznie generowana przez system wg schematu (propozycja):
TYP/RRRR/MM/NI/NR gdzie:
/ TYP – typ dokumentu [PS], / RRRR – rok rejestracji, / MM- miesiąc rejestracji,
/ NI – nr indywidualny pracownika odbywającego podróż służbową
/ NR – kolejny nr podróży służbowej w danym miesiącu (nadawany automatycznie) Przykład:
PS/2020/01/101/1
6.4. Zestawienie atrybutów
Nazwa Opis
Rejestrujący Osoba rejestrująca wniosek.
Data rejestracji Domyślnie data rejestracji wniosku
Pracownik Wybór pracownika z listy podwładnych
pracowników
Przełożony Przełożony pracownika wynikający z struktury (wynikająca z dokumentu integracji z systemem HR).
Uzupełnienie „Polecenia wyjazdu służbowego”
(bez
PracownikPrzełożony Dział Księgowości
Realizacja wyjazdu wyjazdu służbowego” wraz z
załącznikami
Sprawdzenie „Polecenia wyjazdu służbowego” pod względem merytorycznym
Przekazanie podpisanego „Polecenia” wraz z załącznikami do Działu Księgowości
Sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym, uzupełnienie kosztów podróży
Przekazanie druku do Głównego Księgowego
Sprawdzenie pod względem rachunkowym i zatwierdzenie
do wypłaty
Data rozpoczęcia podróży służbowej Data rozpoczęcia podróży służbowej Data zakończenia podróży służbowej Data zakończenia podróży służbowej Miejsce docelowe Miejsce docelowe podróży służbowej
Cel Cel podróży służbowej
Wyjazd - miejscowość Miejsce wyjazdu
Wyjazd - data Data wyjazdu
Wyjazd - godzina Godzina wyjazdu
Wyjazd – środek lokomocji Środek lokomocji użyty w trakcie wyjazdu do miejsca docelowego podróży służbowej Przyjazd - miejscowość Miejsce przyjazdu
Przyjazd - data Data przyjazdu
Przyjazd - godzina Godzina przyjazdu
Przyjazd – środek lokomocji Środek lokomocji użyty w trakcie powrotu z miejsca docelowego podróży służbowej Koszt przejazdu Koszty przejazdu poniesione w trakcie
wyjazdu służbowego
Ryczałt za dojazdy Przysługujący Ryczałt za
dojazdy/kilometrówka
Diety Przysługujące diety w czasie podróży
służbowej
Noclegi wg rachunków Koszt noclegów zgodnie z przedstawionymi fakturami/rachunkami
Noclegi - ryczałt Koszt ryczałtu za noclegi
Inne wydatki Pozostałe wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej (wymagany załącznik) Wyżywienie całodzienne Oświadczenie delegowanego pracownika o
zapewnieniu/nie zapewnieniu całodziennego wyżywienia
Częściowe wyżywienie - śniadania Ilość zapewnionych śniadań w trakcie podróży służbowej (jeśli nie zostało zapewnione całodzienne wyżywienie)
Częściowe wyżywienie - obiad Ilość zapewnionych obiadów w trakcie podróży służbowej (jeśli nie zostało zapewnione całodzienne wyżywienie)
Częściowe wyżywienie - kolacja Ilość zapewnionych kolacji w trakcie podróży służbowej (jeśli nie zostało zapewnione całodzienne wyżywienie)
Koszty Komunikacji miejskiej Koszty poniesione na komunikację miejską w trakcie podróży służbowej (autobus, metro, taksówka, inne)
Koszty biletów Koszty biletów PKP, lotniczych
Samochód prywatny do 900 cm3 Ilość kilometrów przejechanych samochodem prywatnym w trakcie podróży służbowej
Samochód prywatny powyżej 900 cm3 Ilość kilometrów przejechanych samochodem prywatnym w trakcie podróży służbowej Pozostałe koszty Pozostałe koszty poniesione przez pracownika
w trakcie podróży służbowej (wymagany załącznik)
6.5. Kroki obiegu
6.5.1. Rejestracja wniosku
Osobami uprawnionymi do startowania wniosku są przełożeni lub inni pracownicy upoważnieni przez przełożonych. Osoba rejestrująca polecenie podróży służbowej uzupełnia datę podróży służbowej, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, środek transportu a także jego rodzaj i klasę. Wniosek musi zostać zaakceptowany przez przełożonego delegowanego pracownika. Następnie bezpośredni przełożony lub osoba przez niego wskazana wydaje delegowanemu pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego.
Pracownik po realizacji wyjazdu służbowego uzupełnia w formularzu dane związane z podróżą służbową: Wyjazd – miejscowość, Wyjazd – data, Wyjazd – godzina, Wyjazd – środek lokomocji, Przyjazd – miejscowość, Przyjazd – data, Przyjazd – godzina, Przyjazd – środek lokomocji, Inne wydatki, Wyżywienie całodzienne, Częściowe wyżywienie – śniadania, Częściowe wyżywienie – obiad, Częściowe wyżywienie – kolacja, Koszty komunikacji miejskiej, Koszty biletów, Samochód prywatny do 900 cm3, Samochód prywatny powyżej 900 cm3, Pozostałe koszty.
W następnym kroku procesu przełożony, lub inna upoważniona osoba, dokonuje akceptacji merytorycznej wpisów dokonanych przez pracownika odbywającego podróż służbową. Jeżeli przełożony nie zgodził się z wpisami pracownika to wniosek trafia ponownie do pracownika odbywającego podróż służbową. Pracownik ten może zmienić/uzupełnić rozliczenie podróży służbowej i przesłać ponownie do akceptacji przełożonego lub innej wskazanej osoby.
Pracownik Działu Księgowości, na podstawie zweryfikowanych wpisów pracownika odbywającego podróż służbową oraz załączonych dokumentów, uzupełnia pole Koszt przejazdu (do analizy w trakcie implementacji systemu możliwość automatyzacji tej czynności) oraz koszty ryczałtów i diet: Ryczałt za dojazdy, Diety, Noclegi wg rachunków, Noclegi – ryczałt, ryczałt za użytkowanie samochodu prywatnego o pojemności silnika do 900 cm3, ryczałt za użytkowanie samochodu prywatnego o pojemności silnika powyżej 900 cm3.
6.5.1.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
6.5.1.2. Ścieżka przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Polecenie podróży
Nazwa ścieżki Opis Następny
6.5.2. Akceptacja wniosku
Wniosek jest sprawdzany przez przełożonego lub upoważnionego pracownika 6.5.2.1. Ścieżka przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Akceptuję Wniosek został zaakceptowany i
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Uzupełnienie
Wpis do Egerii Pracownik Działu Księgowości
6.5.3. Wpis do Egerii
Krok systemowy. System dokonuje wpisu do systemu Egeria. Jeżeli wniosek zostanie wpisany poprawnie to przechodzi do kolejnego kroku. Jeżeli pojawi się błąd to wniosek zostanie przesłany do weryfikacji do Działu Księgowości i do osoby rejestrującej, komunikat błędu zostanie dopisany w komentarzu.
6.5.3.1. Ścieżka przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Poprawny Wniosek został
wpisany do systemu
Archiwum
Błąd System zwrócił błąd Błąd wpisu Dział Księgowości, osoba rejestrująca 6.5.3.2. Błąd wpisu
System zwrócił błąd. Komunikat błędu zostanie wpisany w pole komentarza. Pracownik Działu Księgowości lub Osoba rejestrująca musi zweryfikować błąd i usunąć przyczynę, po czym może wpisać ponownie wniosek.
6.5.3.3. Ścieżka przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Wpisz ponownie Przyczyna błędu została usunięta, można ponownie przesłać wniosek do wpisu
Wpis do Egerii
Archiwizuj bez wpisu
Wniosek wpisany ręcznie do systemu.
Dokument
przesunięty do archiwum.
Archiwum Dział Księgowości, osoba rejestrująca
6.5.3.4. Archiwum
W kroku znajdują się wszystkie zaakceptowane wnioski.