Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dostawą niezbędnego oprogramowania oraz urządzeń

(1)

SPECYFIKACJA TECHNICZNA

do postępowania nr: 190/FI/PO/P10/AC/2020

NAZWA ZAMÓWIENIA:

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dostawą

niezbędnego oprogramowania oraz urządzeń

(2)

SPIS TREŚCI

1. Wymagania ... 5

1.1. architektura rozwiązania ... 5

1.2. funkcjonalność rozwiązania ... 7

1.3. możliwości komunikacji rozwiązania z innymi systemami ... 10

1.4. Wymagania w zakresie możliwości konfiguracji sposobu działania ... 11

1.5. Wymagania w zakresie możliwości konfiguracji zadań ... 12

1.6. Wymagania w zakresie możliwości pracy z załącznikami ... 14

1.7. Wymagania w zakresie możliwości konfiguracji logiki biznesowej ... 15

1.8. Interfejs użytkownika typu power user/adminsitrator ... 17

1.9. Interfejs użytkownika końcowego ... 18

1.10. Dokumentacja ... 18

1.11. Wymagania w zakresie obsługi procesów biznesowych ... 19

1.11.1. Założenia dotyczące procesów ... 19

1.11.2. Prezentacja graficzna obiegu ... 19

2. Obieg procesu poczty przychodzącej ... 22

2.1. Prezentacja graficzna obiegu ... 22

2.2. Typ dokumentu z akronimem ... 22

2.3. Sygnatura ... 22

2.4. Zestawienie atrybutów ... 22

2.5. Kroki obiegu ... 24

2.5.1. Rejestracja ... 24

2.5.2. Oczekiwanie na skan ... 24

2.5.3. Zapoznanie z korespondencją ... 24

2.5.4. Przydzielenie korespondencji ... 25

2.5.5. Przyjęcie korespondencji ... 25

2.5.6. W trakcie odpowiedzi ... 26

2.5.7. Przyjęto/ Zakończone ... 27

3. Obieg procesu poczty wychodzącej ... 28

3.5.2. Oczekiwanie na skan ... 30

3.5.3. Kopertowanie ... 30

3.5.4. Oczekiwanie na wysłanie ... 30

3.5.5. Czy oczekuje na potwierdzenie odbioru? ... 31

3.5.6. Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru (PO) ... 31

3.5.7. Archiwum wysłane ... 31

4. Obieg procesu bazy kontrahentów ... 32

4.5.2. Aktywne ... 33

4.5.3. Wyłączone... 34

(3)

5. Obieg procesu akceptacji absencji ... 35

5.5.1. Rejestracja wniosku ... 36

5.5.2. Czy osoba rejestrująca jest przełożonym pracownika ... 37

5.5.3. Akceptacja przełożonego ... 37

5.5.4. Wpis do ERP ... 38

5.5.5. Błąd wpisu ... 38

5.5.6. Czy typ nieobecności wymaga załączenia dokumentu ... 38

5.5.7. Oczekiwanie na dokument ... 39

5.5.8. Archiwum ... 39

5.5.9. Odrzucone ... 39

5.6. Maile powiadamiające ... 39

5.7. Integracja ... 40

5.8. Integracja z systemem ERP HR ... 40

5.8.1. AD (Active Directory) ... 40

5.8.2. Słowniki ... 40

6. Obieg procesu rozliczania podróży służbowych ... 41

6.5.1. Rejestracja wniosku ... 43

6.5.2. Akceptacja wniosku ... 44

6.5.3. Wpis do Egerii ... 44

7. Obieg procesu Wniosek o dofinansowanie do wypoczynku ... 46

7.2.1. Zestawienie atrybutów ... 46

7.3.1. Rejestrowanie wniosku o wypłatę dofinansowania ... 47

7.3.2. Ścieżka przejścia... 47

7.3.3. Akceptacja wniosku ... 47

7.3.5. Błąd wpisu ... 48

7.3.6. Archiwum ... 48

8. Obieg procesu Paski wynagrodzeniowe ... 49

8.4.1. Wygenerowanie pasków wynagrodzeniowych ... 50

8.4.2. Wygenerowanie pasków wynagrodzeniowych ... 50

8.4.3. Logowanie pracownika ... 50

8.4.4. Pobranie paska wynagrodzeniowego ... 51

8.4.6. Archiwum ... 51

(4)

9. Założenia techniczne ... 52

9.1. Wymagania ... 52

9.2. Zobowiązania zamawiającego ... 52

9.3. BACKUP I PROCEDURY ODTWORZENIA ... 52

9.4. Integracja z innymi systemami ... 52

10. integracjA Workflow z system HR ... 53

10.1. Absencje – wpis do ERP HR ... 53

10.1.1. Wpis nieobecności do ERP HR (7T_INSERT_ABS) ... 53

10.1.2. Absencje – Pobieranie danych słownikowych ... 53

10.1.3. Typy urlopów ... 54

10.1.4. Historia urlopów ... 54

10.1.5. Dostępny urlop ... 54

10.1.6. Kalendarz pracownika ... 55

10.1.7. Struktura komórek organizacyjnych... 55

11. HARMONOGRAM ... 56

11.1. ETAP I ... 56

11.2. ETAP II ... 56

(5)

1. WYMAGANIA

1. System musi umożliwiać odwzorowanie procesów funkcjonujących na Spółce, wspomagać zarządzanie poprzez wyznaczanie optymalnych ścieżek załatwiania spraw.

2. System musi umożliwiać uprawnionym użytkownikom realizację poniższych zadań:

3. Obsługa dokumentów przychodzących oraz wychodzących 4. Akceptacja elektroniczna absencji

5. Rozwiązanie musi wspierać obsługę procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z zasadami „privacy by design” oraz „privacy by default” zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. System musi charakteryzować się elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie systemu do zmian zachodzących w strukturze organizacyjnej Spółki. Wszelka konfiguracja musi być dokonywana przez Administratora Systemu.

1.1. architektura rozwiązania

1. Rozwiązanie powinno być oparte na platformie MS SharePoint 2016 lub nowszej.

2. Aplikacja SharePoint (rozwiązanie dla SharePoint udostępniane na serwerze aplikacyjnym IIS) powinno być odpowiedzialna za realizowanie funkcji takich jak: przydzielanie zadań workflow, renderowanie interfejsu użytkownika, funkcje integracyjne (dwustronnie; na poziomie bazodanowym i aplikacyjnym - webserwisy), zintegrowane logowanie i zarządzanie uprawnieniami.

3. Jednocześnie rozwiązanie musi umożliwiać prawidłową i jednoczesna pracę na platformie MS Windows (IIS) z pominięciem MS Sharepoint i pracować jak opisano w pkt 2.

4. Pozwala przechowywać dowolne pliki binarne w bazie danych rozwiązania.

5. Rozwiązanie powinno być stworzone w technologii .NET.

6. Zamawiający wymaga architektury trójwarstwowej.

7. System nie wymaga instalacji na stanowiskach użytkownika końcowego (interfejs WEB).

8. Rozwiązanie powinno posiadać własny silnik workflow. Rozwiązanie nie powinno wykorzystywać silnika Microsoft .NET Workflow / MS Flow.

9. Rozwiązanie nie może wykorzystywać struktur bazodanowych MS SharePoint dla danych formularzowych ani załączników do workflow.

10. Metadane opisujące obiegi i konfigurację procesów, oraz dane zbierane w formularzach uzupełnianych przez użytkowników (np. dane opisujące wnioski, dokumenty) muszą być składowane w dedykowanej bazie danych systemu działającej na silniku Microsoft SQL Server 2012 lub nowszym.

11. Załączniki (np. skany dokumentów, ale także zdjęcia, nagrania notatek głosowych, etc.) mogą być składowane w podstawowej bazie systemu opisanej powyżej, lub w niezależnych bazach danych załączników (przy czym konieczne jest umożliwienie stosowania niezależnej polityki archiwizacyjnej dla poszczególnych procesów obsługiwanych przez System).

12. Rozwiązanie umożliwia tworzenie archiwalnych baz danych zawartości formularzy i załączników, dla celów odciążenia bazy produkcyjnej. Jednocześnie użytkownik końcowy

(6)

może przeszukiwać zawartość baz archiwalnych z poziomu swojego interfejsu/pulpitu zadań/dokumentów.

13. System musi charakteryzować się otwartą architekturą, zapewniającą możliwość integracji z innymi bazami danych w Spółki (SQL, Oracle).

14. System umożliwia stosowanie polityki archiwizacji niezależnej dla każdego zbioru załączników (skanów) w procesach. W szczególności możliwe jest stosowanie innej polityki archiwizacyjnej dla załączników każdego z procesów.

15. System powinien umożliwiać logowanie za pomocą konta Acitive Directory lub przy pomocy zewnętrznych providerów np. takich jak Google, Linkedin, Office365.

16. Wymagana autoryzacja użytkowników w oparciu o login domenowy Active Directory (tzw.

single-sign-on) i/lub autoryzacje przy pomocy zewnętrznych providerów jak Google, Linkedin, Office365.

17. System musi mieć możliwość pobrania struktury organizacyjnej, listy użytkowników z Active Directory.

18. System nie może przechowywać haseł użytkowników (logowanie zintegrowane single sign on).

19. Konfiguracyjne i deweloperska część (moduł) aplikacji powinna działać w modelu klient – serwer służąca do definiowania formularzy, obiegów, procesów, integracji oraz do zarządzania środowiskiem workflow.

20. Aplikacja powinna posiadać wbudowany moduł OCR, w tym narzędzie umożliwia odczytywanie wartości pól skanowanego dokumentu i przeniesienie ich do formularza Systemu.

21. Aplikacja powinna posiadać wbudowany moduł generowania kodów kreskowych oraz kodów QR.

22. Aplikacja powinna posiadać wbudowany moduł dla deweloperów (dodatek typu SDK).

23. Wymagana możliwość wykorzystania w systemie grup domenowych i/lub grup MS Sharepoint na potrzeby przypisywania zadań i zarządzania dostępami.

24. Wymagana obsługa wielu domen Active Directory.

25. Aplikacja powinna sprawnie obsługiwać min. 1500 użytkowników jednocześnie.

26. Rozwiązanie powinno umożliwiać różne konfiguracje instalacji, zachowując spójność jednego, niepowielanego systemu, np.:

a. aplikacja workflow, MS Sharepoint i baza danych na jednym serwerze,

b. aplikacja workflow i MS Sharepoint na osobnych serwerze, bazy danych na osobnym serwerach

c. wiele serwerów dostępowych (fronton) i wiele baz danych

27. Rozwiązanie wspiera architekturę High Availability (HA) zarówno licencyjnie jak i technologicznie.

28. System musi umożliwiać jednoczesną pracę min. 1000 użytkowników końcowych, przetwarzających średnio dziennie 500 dokumentów wchodzących (1-5 stron) i 500

(7)

dokumentów wychodzących (3-10 stron), z uwzględnieniem dni, w których maksymalne się ruch dokumentów sięga 1500 dokumentów wchodzących (3-10 stron) i 1500 dokumentów wychodzących (3-10 stron) dziennie

29. System musi posiadać możliwość jego przeskalowania w przyszłości na pracę większej ilości użytkowników (2000) - w przypadku wystąpienia takich okoliczności finansowane odbywać się będzie na odrębnie ustalonych zasadach

30. System musi zapewniać spójność poprzez wykorzystywanie odpowiednich mechanizmów gwarantujących spójność danych (danych konfiguracyjnych i danych użytkowników) w przypadku awarii systemu.

31. System musi być odporny na zawieszenie się stacji roboczych, tj. usterka stacji roboczej w trakcie pracy w systemie nie może spowodować niestabilności pracy systemu dla pozostałych użytkowników

32. System u użytkownika końcowego musi pracować z rozdzielczością ekranu stacji roboczej.

33. System musi wizualnie oznaczać w interfejsie użytkownika pola, których uzupełnienie w Systemie jest obligatoryjne.

34. System musi umożliwiać jednoczesny dostępu do danych przez wielu użytkowników, z ochroną tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem.

35. System musi posiadać zabezpieczenia danych przed niepowołanym dostępem, dzięki możliwości przydzielania zakresu uprawnień poszczególnym użytkownikom i grupom użytkowników.

36. System musi uniemożliwiać wprowadzanie i modyfikację danych w sposób anonimowy.

37. Rozwiązanie zapewnia obsługę tzw. wielospółkowości, utrzymując dedykowane zestawy uprawnień do danych per spółka.

1.2. funkcjonalność rozwiązania

1. Uprawnienia użytkownika w zakresie obiegów dokumentów (szerzej: procesów) są nadawane na poziomie:

a. Dokumentu (sprawy, zadania): w momencie przypisania do użytkownika zadania (oraz zadania DW) użytkownik otrzymuje uprawnienie związane z danym elementem workflow (dokumentem, sprawą). Uprawnienie takie zezwala na edycję elementu w zakresie edycji określonym dla danego kroku. Po zakończeniu zadania i przesłania dokumentu dalej (przekazania do kolejnej osoby lub kroku) dokument pozostaje dostępny dla osoby w trybie ‘tylko do odczytu’. Istotą wymagania jest utrzymanie prostoty nadawania uprawnień w momencie przydzielania użytkownikowi zadania związanego z dokumentem.

b. Globalnym: dla każdego procesu oraz kombinacji typu dokumentu z obiegiem możliwe jest określenie uprawnień: administracyjnych, modyfikacji bez usuwania, odczytu, odczytu bez załączników, rozpoczynania nowego obiegu.

System umożliwia audyt historii operacji każdego dokumentu pozwalając określić autora oraz daty realizacji wpisów (sprawy, elementu workflow) m.in. w zakresie:

c. edycji formularza,

(8)

d. wyboru ścieżek przejścia (decyzji),

e. wywołania akcji (w tym notyfikacji i akcji integracyjnych), f. przydzielonych zadań,

g. załączników,

2. System posiada mechanizm wersjonowania dokumentów i formularzy.

3. System umożliwia porównywanie aktualnej wersji dokumentu, z dowolną wersją powstałą w trakcie jego tworzenia (i zapisaną przez użytkownika w repozytorium) – wywołanie porównywania powinno być zautomatyzowane bez potrzeby ręcznego wskazywania plików w systemie katalogów.

4. System posiada wizualizacje historii zmian formularzy elektronicznych z dokładnością do pola (atrybutu) tego formularza. Dane prezentowane są w tabeli tak, aby użytkownik łatwo mógł porównać zmiany w poszczególnych częściach formularza na poszczególnych krokach procesu/obiegu. Dodatkowo system zamieszcza informację o wszystkich użytkownikach dokonujących zmiany.

5. Posiada rozbudowany mechanizmy kontroli dostępu umożliwiające nadawanie dostępu do bibliotek, ale także w wybranych sytuacjach także do pojedynczych dokumentów.

Dodatkowym atutem będzie możliwość kontroli nadanych uprawnień bezpośrednio z poziomu konkretnego użytkownika.

6. System ma mechanizm OCR pozwalający na automatyczną rejestrację dokumentów w systemie. Mechanizm nie może być oparty o szablony OCR bazujące na rozmieszczeniu wyszukiwanych elementów we wskazanych w szablonie obszarach dokumentów, innymi słowy wykorzystane szablony muszą być uniwersalne dla danego typu dokumentu (np. dla faktury system musi w oparciu o dostarczony szablon rozpoznawać faktury wystawiane na różnych formularzach).

7. Mechanizm wypełniający pola formularza elektronicznego po podstawie warstwy tekstowej skanu musi być oparty struktury sieci neuronowych.

8. Interfejs weryfikacji jakości rozpoznania dokumentów za pomocą mechanizmu OCR musi być dostępny w ramach podstawowego interfejsu wykorzystywanego w obiegu dokumentów niedopuszczalne jest np. wykorzystanie zewnętrznych aplikacji wymagających opuszczenia interfejsu, na którym realizowane są czynności związane z rejestracją dokumentów i ich procesowaniem przez pracownika).

9. Zamawiający wymaga referencji potwierdzającej wykorzystanie mechanizmu OCR do automatycznej rejestracji dokumentów, w produkcyjnie działającym rozwiązaniu.

10. System posiada obsługę zastępstw, z możliwością definiowania zastępstw niezależnie do każdego z obsługiwanych przez system procesów i możliwością oparcia zastępstwa o dane z zewnętrznego systemu HR.

11. Zamawiający wymagana możliwość zdefiniowania struktury organizacyjnej (w rozumieniu struktury podwładności) firmy niezależnie dla każdego z procesów.

12. Zamawiający wymagana obsługa podglądu zadań pracowników podległych (wg. aktualnej na moment podglądu struktury organizacyjnej firmy wykorzystywanej w procesie).

(9)

13. System musi umożliwiać komunikację z pocztą elektroniczną – aktualnie użytkowany serwer oparty na serwerze MS Exchange. System umożliwia wysyłkę maili, zakładanie zadań, tworzenie wpisów w kalendarzach oraz autoodpowiedzi ‘poza biurem’. Startowanie procesów na podstawie wiadomości przychodzących (hot mailbox).

14. System powinien umożliwić jednoczesne edytowanie dokumentu (docx) przez wielu użytkowników, przy czym rozpoczęcie edytowania dokumentu przez jednego z użytkowników nie powinno blokować jego edycji dla pozostałych użytkowników – blokowane powinny być jedynie aktualnie edytowane części wewnątrz dokumentu (np. na poziomie akapitu).

15. System musi zapewnić możliwość współdzielonego dostępu do dokumentów zapewniając ich spójność

16. System musi umożliwiać wersjonowanie dokumentów z opisem historii zmian.

Wersjonowanie dotyczy formularzy opisujących dokument jak i załączniki. Możliwość wywołania podglądu zmian między wersjami załącznika wewnątrz Microsoft Word.

17. System musi umożliwiać podgląd dowolnej wersji historycznej dokumentu.

18. System musi posiadać mechanizm umożliwiający przesłanie dokumentu/sprawy/zadania do akceptacji, weryfikacji i opiniowania przez innych użytkowników Systemu.

19. System musi być wyposażony w funkcje akceptacji, które umożliwiać będą co najmniej:

a. Akceptację dokumentu przesłanego do jednego użytkownika – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane tylko przez ww. użytkownika.

b. Przesłanie dokumentu do wielu i akceptację przez jednego z nich – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona jeden z grupy użytkowników (np.: jeden z trzech)

c. Przesłanie i akceptację przez wielu użytkowników – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona większość użytkowników (np.: dwóch z trzech)

d. Przesłanie i akceptację przez wszystkich – dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykonają wszyscy użytkownicy (np.: trzech z trzech).

20. System musi umożliwiać łatwą modyfikację obiegu akceptacji dokumentów z użyciem interfejsu graficznego (projektowanie procesów workflow z użyciem schematu blokowego).

21. Modyfikacja definicji obiegu dokumentu (np. dodanie kolejnego kroku akceptacji) nie może powodować konieczności ponownego uruchomienia obiegu dokumentów – element będący w kroku poprzedzającym kroki dodane powinien być procesowany godnie z nową definicją procesu.

22. Przepływy w obiegach umożliwiały eliminować powtarzające się osoby tak, aby zadanie na danej ścieżce było akceptowane tylko raz. Przepływ pracy powinien zapisywać ścieżkę akceptacji i mierzyć czasy podejmowania decyzji i umożliwiać późniejsze raportowanie. W przypadku dokumentu wychodzącego powinna być możliwość kontroli uprawnień do

(10)

dokumentu: w szczególności automatyczne nadawanie i odbieranie prawa edycji dokumentu w zależności od statusu.

23. Mechanizmy przepływu pracy powinny być wyposażone w system raportowania:

a. ilości dokumentów w poszczególnych fazach;

b. ilości zaakceptowanych dokumentów z podziałem na typy dokumentów i osoby;

c. ilości odrzuconych dokumentów z podziałem na typy dokumentów i osoby;

d. czasy odpowiedzi na dokument dla poszczególnych użytkowników

24. System musi współpracować z eksploatowanym przez Zamawiającego pakietem MS Office na poziomie przygotowania i edycji dokumentów. (eksport i import do/z formatów obsługiwanych przez pakiet). System ma umożliwiać otwarcie dokumentu w MS Office z poziomu Systemu

25. System musi umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów pism obecnie funkcjonujących w Spółce.

26. System musi umożliwiać tworzenie, przeglądanie, edycję, usuwanie i drukowanie utworzonych dokumentów przez uprawnione do tego osoby.

27. System musi zapewniać możliwość automatycznego nadawania sygnatury pism (numery kancelaryjne i wydziałowe).

28. System musi z poziomu administratora systemu umożliwiać definiowanie reguł nadawania sygnatury w odniesieniu do zdefiniowanej wcześniej struktury organizacyjnej z możliwością dodefiniowania jej do poziomu użytkownika końcowego (np. jego inicjałów).

29. System musi mieć wbudowane mechanizmy współpracy z MS Word z dokładnością do śledzenia zmian w dokumencie Word, w taki sposób aby zmiany w pliku były rejestrowane przez system w bazie danych.

30. System musi umożliwiać definiowanie uprawnień nadawanych poszczególnym użytkownikom w zależności od rodzaju wykonywanych przez nich funkcji zgodnie z wcześniej zdefiniowanym obiegiem dokumentów.

31. System musi umożliwiać wykorzystanie podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów

32. System musi umożliwiać składanie i weryfikację podpisów elektronicznych, zgodnie z wymogami ustawy o podpisie elektronicznym.

1.3. możliwości komunikacji rozwiązania z innymi systemami

1. Aplikacja powinna posiadać następujące wbudowane interfejsy:

a. Microsoft Exchange Server 2010/2013/2016/o365: wpisy w kalendarzu, zadania, autoodpowiedzi: poza biurem, monitorowanie skrzynek pocztowych.

b. Active Directory: możliwość definiowania zapytań LDAP, zakładania i blokowania kont domenowych, przydzielania kont do grup domenowych. Interfejs powinien umożliwiać komunikację z Active Directory także w przypadku wielu domen.

c. Microsoft SQL Server: możliwość definiowania źródeł danych typu SQL Server (zapytania bazodanowe), możliwość wywoływania procedur składowanych.

(11)

d. Oracle DB: możliwość definiowania źródeł danych typu Oracle (zapytania bazodanowe).

e. Webserwisy: możliwość wywoływania webserwisów (.NET). np. SOAP

f. Interfejs dostępu mobilnego dla urządzeń mobilnych typu smartphone w postaci webserwisów REST

2. System musi zapewniać integrację z pakietem MS Office (eksport i import do/z formatów obsługiwanych przez pakiet) – dane nagłówkowe, pozycje dokumentu, zawartość formularza.

3. System musi umożliwiać zastosowanie XML jako standardu wymiany danych oraz opisu konfiguracji systemu

4. System musi zapewniać możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (np.

drukarka, skaner, czytnik kodów kreskowych itp.).

5. System musi zapewniać możliwość wydajnej współpracy ze skanerami przemysłowymi

1.4. Wymagania w zakresie możliwości konfiguracji sposobu działania

1. Pozwala opisywać przechowywane formularze elektroniczne dowolną ilością metadanych, atrybutami typu:

a. pola tekstowe,

b. pola tekstowe – wiele wierszy, c. odnośniki url,

d. adresy e-mail, e. liczby całkowite,

f. liczby zmienno-przecinkowe, w tym waluty, g. daty i godziny,

h. pola słownikowe – rozwijalne,

i. pola słownikowe – z autouzupełnianiem, j. tabele danych – np. pozycje faktury,

k. raporty danych jak wiersz danych, tabela danych, wykres, wykres Ganta l. pola statusowe typu wskaźnik (czerwone, żółte, zielone),

m. pola typu ankieta

2. Poszczególne pola formularza wg uznania Zamawiającego można grupować w grupy atrybutów oraz do postaci zakładek formularza.

3. Każdy atrybut formularza ma możliwość ustawienia reguły widoczności, wymagalności oraz indywidualnych uprawnień per użytkownik/grupa użytkowników zakresie widoczności, wymagalności.

4. Każdy z atrybutów formularza może posiadać indywidualna konfigurację w zakresie obsługi java script.

5. Każdy z formularzy posiada własną metrykę opisującą jakiego procesu i jakiego workflow dotyczy.

(12)

6. Rozwiązanie oferuje standardowe formularze składające się z wybranych przez administratora obszarów typu: panel lewy, panel prawy, obszar załączników, panel górny, panel dolny, obszar zadań, obszar komentarzy, pasek poleceń, obszar procesów powiązanych, obszar podglądu załączników graficznych.

7. Rozwiązanie musi zapewniać utworzenie słanych formularzy przez administratora poza standardem systemu.

8. Z poziomu formularza dostępna jest historia jego zmian oraz powiązanych z nim załączników.

9. Rozwiązanie umożliwia stworzenie przez administratora własnych zestawów/reguł/zasad obsługi wyrażeń java script. Podczas tworzenia wyrażenia interfejs aplikacji wspiera administratora w postaci możliwości użycia wbudowanych funkcji i poleceń typu: wybór warunkowy, zmiana zachowania atrybut (pokaż, schowaj), utworzenia alertu, pobierz datę, podziel datę, konwersji tekstu na datę, konwersji liczby na tekst, formatowania pola i kontrolki formularza (zmiana koloru, czcionki, tła), oraz wbudowanych operatorów typu:

+. -, *, /, AND, OR, NOT, =, <>, >, >=, <, <=, EMPTY.

10. Utworzone zasady obsługi wyrażeń java script można grupować i propagować w całym systemie.

11. System umożliwia zerwanie dziedziczenia ustawień globalnych danego formularza i utworzenia innej jego konfiguracji na każdym etapie jego przetwarzania, z taką dokładnością, że to samo pole może mieć inna nazwę w każdej fazie przetwarzania formularza.

12. Rozwiązanie bez dodatkowych nakładów finansowych i pracy tworzy formularze mobilne podczas budowy formularzy dedykowanych do obsługi przez przeglądarkę internetową.

1.5. Wymagania w zakresie możliwości konfiguracji zadań

1. Niezbędnym elementem systemu jest obsługa zastępstw w przepływach pracy (zadania powinny być wówczas automatycznie przesłane do zastępcy). Zastępstwa w systemie powinny być widoczne w postaci kalendarza bezpośrednio w systemie.

2. System umożliwia zbudowanie niestandardowych zasad zastępstw (nie tylko przełożony podwładny).

3. System musi umożliwiać definiowanie, zarządzanie i wykonywanie procesów automatycznie przetwarzających zadania (workflow).

4. System musi umożliwiać definiowanie procesów w oparciu o obieg dokumentów/spraw/zadań.

5. System w ramach zarządzania procesami musi umożliwiać wykorzystanie informacji o strukturze organizacyjnej, jednostkach organizacyjnych, pracownikach, ich rolach w systemie do wyznaczania osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów procesu.

6. System musi umożliwiać automatyczne uruchamianie procesów realizacji zadań na podstawie wpływu pism od nadawców (dany rodzaj dokumentu wszczyna konkretną procedurę).

(13)

7. System musi umożliwiać ręczne wywoływanie procesów (ad hoc), poprzez przydział zadań pracownikom przez osoby do tego uprawnione (np. przez właścicieli biznesowych procesów).

8. System musi umożliwiać tworzenie i edycję procesów bez konieczności korzystania z pomocy dostawcy z poziomu uprawnionego użytkownika systemu. Tworzenie procesów powinno odbywać się za pomocą graficznego, intuicyjnego interfejsu, który będzie umożliwiał modyfikowanie logiki zamodelowanych procesów.

9. Modyfikacja obiektów występujących w procesie powinna być propagowana na wszystkie elementy, na których występuje obiekt celem minimalizacji pracy operatora systemu.

Przykładem zastosowania może być przyjęcie nowego pracownika (obiektu), który przejmuje wszystkie uprawnienia i dokumenty/sprawy/zadania innego pracownika.

10. System musi udostępniać bazę procedur/procesów odpowiednim użytkownikom, zgodnie ze zdefiniowanymi uprawnieniami.

11. System musi mieć możliwość definiowania zadań przez uprawnione osoby oraz przekazywanie ich do wykonania podległym pracownikom / grupom pracowników.

12. System musi umożliwiać osobie tworzącej oraz dekretującej zadanie określanie stopnia ważności, czasu realizacji oraz uwag dotyczących sposobu realizacji zadania.

13. System musi umożliwiać wykonującemu zadanie określanie postępu realizacji zadania oraz dodanie uwag dotyczących toku wykonywania zadania.

14. System musi umożliwiać przypisywanie jednej, kilku osób bądź grup do wykonywania określonych zadań.

15. Użytkownik musi mieć możliwość dodania do zadania dokumentów oraz innych plików z wewnętrznego systemu plików.

16. W przypadku zadań generowanych przez predefiniowane procesy system musi informować użytkownika o kolejnych czynnościach, jakie musi wykonać, aby prawidłowo zakończyć realizację zadania.

17. System musi automatycznie powiadamiać osoby wyznaczone do realizacji danego zadania o konieczności podjęcia odpowiednich czynności.

18. System musi umożliwiać przekierowanie zadania do innego wykonawcy (np. w związku z absencją osoby dotychczas realizującej dany etap zadania).

19. System musi sygnalizować o przekroczeniu terminu realizacji zadań co najmniej w postaci:

a. informacji na raporcie zadań b. informacji na formularzu zadania c. notyfikacji e-mail

20. System musi zapewniać automatyczne generowanie przypomnień i ponagleń dla zadań, w których minął lub zbliża się termin realizacji, kierowanych do zaangażowanych w proces użytkowników oraz osób, które przydzieliły zadanie.

21. System musi informować bądź prezentować osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania oraz przydzielającego to zadanie o zakończeniu realizacji danego zadania.

(14)

22. System musi umożliwiać śledzenie procesów, sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się realizacja danego zadania.

23. System musi umożliwiać sprawdzenie listy zadań do wykonania, przydzielonych do określonemu pracownikowi (informacja dotycząca ilości wykonywanych zadań itp.) 24. System musi posiadać możliwość przeglądania przez przełożonego zadań swoich

podwładnych

25. System musi posiadać odpowiednie mechanizmy umożliwiające wypełnianie wniosków urlopowych, delegacji oraz innych dokumentów związanych z nieobecnością pracownika oraz ich obsługę zgodnie ze zdefiniowanymi procesami przetwarzania tych zadań.

26. System musi zapewniać łatwe zarządzanie strukturą organizacyjną i użytkownikami (wraz z odzwierciedleniem zależności pomiędzy pracownikami – np. relacji przełożony/podwładny) oraz ich uprawnieniami dostępu do poszczególnych funkcji, elementów systemu oraz praw do wykonywania określonych zadań.

27. System musi mieć możliwość tworzenia dowolnych grup roboczych użytkowników (wynikających ze struktury organizacyjnej oraz niezależnie od struktury organizacyjnej - np.

grupa użytkowników należących do komisji przetargowej, która korzysta z tych samych dokumentów).

28. System musi umożliwiać określenie praw dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów/spraw/zadań dla danego użytkownika lub grupy użytkowników.

29. System musi umożliwiać upoważnienie innego pracownika do obsługi dokumentów/spraw/zadań podczas sprawowanego przez niego zastępstwa.

1.6. Wymagania w zakresie możliwości pracy z załącznikami

1. Posiada wybudowany moduł OCR, w tym narzędzie umożliwia odczytywanie wartości pól skanowanego dokumentu i przeniesienie ich do formularza Systemu.

2. OCR musi umożliwiać rozpoznawanie tekstu wg dowolnie określanych przez użytkownika systemu harmonogramów (np. w tle, ad hoc) (określenie dni i godzin uruchamiania i zakończenia przetwarzania OCR dla wybranego zakresu dokumentów) dla całości lub wskazanych przetwarzanych przez system dokumentów.

3. System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie pełno-tekstowe wśród dokumentów wcześniej przetworzonych przez OCR.

4. System musi umożliwiać analizę OCR dokumentów graficznych – zapis dokumentów w postaci formatu *.pdf.

5. System musi umożliwiać konfigurację serwera OCR na niezależnej maszynie od serwera aplikacyjnego i bazodanowego systemu.

6. System musi umożliwić automatyczne redukowanie rozdzielczości skanowanych plików po zakończeniu procesu OCR.

7. Pozwala opisywać przechowywane dokumenty dowolną ilością metadanych

8. Automatyczna oznaczanie dokumentów kodem kreskowym i QRCode, zarówno przez naklejenie wydrukowanej etykiety na dokumenty skanowane oraz przez generowanie kodu dla dokumentów tworzonych (generowanych) w Systemie.

(15)

1.7. Wymagania w zakresie możliwości konfiguracji logiki biznesowej

1. Rozwiązanie w zakresie definicji przepływ pracy (workflow) umożliwia utworzenie następujących stanów/etapów instancji procesu:

a. Start

b. Etap pośredni c. Bramka decyzyjna d. Koniec pozytywny e. Koniec negatywny

f. Etap oczekiwania na wykonanie podprocesów.

2. Rozwiązanie w zakresie definicji przepływ pracy (workflow) umożliwia użycie przez administratora następujących zdarzeń/akcji:

a. wysłanie notyfikacji standardowej

b. wysłanie notyfikacji konfigurowalnej wraz załącznikami c. walidacja zwartości pola/formularza przy pomocy SQL d. zmiana zawartość pola

e. zmiana zawartości wielu pól jednocześnie f. zmiana zawartości tabeli danych

g. inicjalizacja zawartości tabeli danych h. odesłanie do wskazanego adresu url i. przydziel zadanie

j. anuluj zadanie k. utwórz podzadanie l. wybierz akceptanta m. wykonaj podzadanie

n. przypomnij o wykonaniu zadań

o. nadaj uprawnienie do instancji procesu (odczyt, modyfikacja, usuwanie, administracja)

p. odbierz uprawnienie do instancji procesu (odczyt, modyfikacja, usuwanie, administracja)

q. przesuń obieg/workflow, w z wykorzystaniem zapytania SQL r. aktualizuj zależny obieg/workflow

s. uruchom podobieg/podworkflow t. ustaw status workflow

u. dodaj/usuń zastępstwo v. generuj plik Word w. generuj plik Excel

(16)

x. odczytaj dane z pliku Excel y. konwertuj plik do PDF z. generuj plik PDF aa. generuj wydruk HTML

bb. generuj raport reporting services

cc. autoryzuj użytkownika poprzez podpis kwalifikowany dd. podpisz dokument podpisem kwalifikowanym ee. weryfikuj podpis kwalifikowany użytkownika ff. drukuj kod kreskowy/QR

gg. generuj kod kreskowy/QR w dokumencie hh. odczytaj kod kreskowy/OQ

ii. utwórz powiadomienie w asystencie nieobecności MS Exchange/o365 jj. utwórz zadanie użytkownikowi MS Exchange/o365

kk. utwórz wpis w kalendarzu użytkownika MS Exchange/o365 ll. utwórz witrynę, listę MS Sharepoint,

mm. modyfikuj witrynę, listę MS Sharepoint, nn. usuń witrynę, listę MS Sharepoint

oo. pobierz załącznik z listy MS Sharepoint pp. utwórz grupę MS Sharepoint

qq. dodaj/usuń użytkownika do grupy MS Sharepoint rr. udziel uprawnień użytkownikowi/grupie MS Sharepoint ss. utwórz grupę Active Directory

tt. dodaj/usuń użytkownika do grupy Active Directory uu. udziel uprawnień użytkownikowi/grupie Active Directory vv. wykonaj procedurę SQL

ww. uruchom skrypt PowerShell xx. wywołaj webservice REST yy. wywołaj webservice SOAP

zz. dodaj / modyfikuj / usuń załącznik aaa. archiwizuj instancje procesu bbb. usuń dane osobowe

3. Wymienione powyżej zdarzenia administrator może katalogować w grupy oraz zapisać jako wzorce systemowe.

4. Rozwiązanie w zakresie definicji przepływ pracy (workflow) umożliwia skonfigurowanie przez administratora następujących wywołań (eventów) powyższych zdarzeń:

a. na wejście do etapu przetwarzania,

(17)

b. na wyjście z etapu przetwarzania, c. na otwarcie w przeglądarce d. na timeout

e. na ścieżce przejścia

f. na usunięcie instancji procesu g. na zapis instancji procesu h. na dodanie załącznika

5. Uruchomienie instancji procesu może nastąpić:

a. ręcznie – przez użytkownika poprzez kliknięcie w interfejsie użytkownika (przeglądarka, urządzenie mobilne)

b. ręcznie – przez użytkownika poprzez zdeponowanie wiadomości e-mail w interfejsie MS Outlook systemu

c. systemowo – przez użytkownika poprzez użycie zdefiniowanych zdarzeń/akcji d. systemowo – automatycznie przez odczytania wiadomości email z dedykowanej

skrzynki

e. systemowo – automatycznie poprzez pobrania pliku z zasobu dyskowego

f. systemowo – automatycznie poprzez zastosowanie reguł biznesowych w tym reguł typu Timeout.

6. Rozwiązanie pozwala zdefiniować tzw. reguły biznesowe oraz grupy reguł biznesowych.

7. Rozwiązanie umożliwia stworzenie przez administratora własnych zestawów/reguł/zasad obsługi wyrażeń SQL. Podczas tworzenia wyrażenia interfejs aplikacji wspiera administratora w postaci możliwości użycia wbudowanych funkcji i poleceń typu: wybór warunkowy, , pobierz datę, podziel datę, konwersji tekstu na datę, konwersji liczby na tekst, oraz wbudowanych operatorów typu: +. -, *, /, AND, OR, NOT, =, <>, >, >=, <, <=, EMPTY.

8. Dodatkowo podczas tworzenia reguł administrator może korzystać z dostępnych kontekstowo parametrów globalnych, pól formularzy czy zmiennych systemowych.

9. Reguła w wyniku jej przetworzenia musi pozwalać na zwrócenie określonego przez administratora typu danych.

10. Reguły biznesowe tworzone powinny być w graficznym edytorze wyrażeń.

11. Reguły biznesowe można zagnieżdżać tj. elementem wyrażenia reguły może być inna reguła.

12. Reguły biznesowe można grupować w zestawy i propagować w całym systemie.

1.8. Interfejs użytkownika typu power user/adminsitrator

1. Aplikacja musi posiadać graficzny interfejs do projektowania i edycji obiegów i procesów (metodą przeciągnij i upuść).

2. System musi być przejrzysty, posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz administratora, zapewniający intuicyjną obsługę.

(18)

3. Na życzenie administrator może uruchomić dowolną wersje językową formularzy elektronicznych. Wersja angielska powinna być wbudowana w system przez producenta.

4. System musi być wyposażony we wbudowaną pomoc kontekstową

1.9. Interfejs użytkownika końcowego

1. Podstawowy interfejs użytkownika powinien stanowić zestaw stron i webpartów dostępny przez przeglądarkę internetową i udostępniany przez aplikację SharePoint. Zestaw ten stanowią formularze edycyjne oraz webparty do zbiorczej prezentacji danych (raporty operacyjne w formie list dokumentów, zadań i spraw; KPI procesów).

2. Rozwiązanie powinno obsługiwać interfejs mobilny dla urządzeń opartych o iOS (iPhone, iPad), Android oraz Windows Phone.

3. Rozwiązanie zapewnia możliwość zbudowania dedykowanych formularzy dla wersji mobilnej(niezależnych od formularzy przeznaczonych do obsługi w przeglądarki internetowej) oraz skonfigurowania odrębnej logi pracy tych formularzy z uwzględnieniem specyfiki urządzeń mobilnych.

4. Z poziomu interfejsu mobilnego użytkownik może wykonać min następujące operacje:

a. Utworzyć nową instancje procesu b. Wypełnić formularz elektroniczny c. Załącznik plik binarny z urządzenia d. Załączyć zdjęcie z galerii urządzenia

e. Skierować formularz/zadanie do innego użytkownika

f. Skierować formularz/zadanie do następnej fazy procesu, zgodnie z jego definicją.

5. System musi być wyposażony we wbudowaną pomoc kontekstową w postaci opisu zadań do wykonania na formularzu elektronicznym, na każdym etapie przetwarzania dowolnego procesu.

6. System umożliwia opisanie na każdym kroku obiegu szczegółowej instrukcji stanowiskowej dla użytkownika także w postaci materiałów wideo czy linków do intranetu.

7. Rozwiązanie oferuje dostęp do danych formularzy i załączników z poziomu MS Outlook.

8. Praca z instancją procesu w MS Outlook powinna odbywać się na takich lub zbliżonych zasadach jak w aplikacji mobilnej.

1.10. Dokumentacja

1. Rozwiązanie zawiera dokumentację użytkownika końcowego, techniczną i administratora.

2. Wykonawca rozwiązania zapewnia bieżącą zmianą dokumentacji technicznej i administratora wraz z każdą nową wersją rozwiązania.

3. Zamawiający oczekuje, że producent rozwiązania utrzymuje i aktualizuje bazę wiedzy na temat oferowanego rozwiązania w postaci artykułów, dokumentów czy filmów.

4. Dokumentacja odtworzenia rozwiązania po awarii (zamawiający zapewnia backup zgodnie z wytycznymi Zamawiającego dotyczącymi spójności rozwiązania po odtworzeniu),

(19)

1.11. Wymagania w zakresie obsługi procesów biznesowych

1.11.1. Założenia dotyczące procesów

Dokument opisuje przebieg procesów obsługi poczty przychodzącej i wychodzącej oraz akceptację elektroniczną absencji przy użyciu narzędzia Webcon BPS.

Cała korespondencja jest rejestrowana w Workflow oraz załączany jest skan do dokumentu elektronicznego Workflow. Każdy dokument przychodzący jest otwierany i skanowany (najpierw naklejany jest kod kresowy) oraz przesyłany do co najmniej jednego z Prezesów odpowiedzialnego za obszar, który dotyczy danej korespondencji. Kolejnym krokiem jest przesłanie dokumentów do przypisanego działu, który będzie odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi lub którego dotyczy przesyłka. Jeżeli jest wymagana odpowiedź to dokument przechodzi do kroku, w którym system będzie kontrolował termin udzielenia odpowiedzi, przez wysłanie maila kilka dni przed zakończeniem terminu do osoby, która ma udzielić odpowiedzi.

Poczta wychodząca będzie rejestrowana na podstawie otrzymanej wcześniej korespondencji przez osobę udzielającą odpowiedź lub przez osobę w sekretariacie. Pismo do wysłania zostaje podpisane przez osoby odpowiedzialne np. kierownika działu, radcę prawnego lub Prezesa. Po zebraniu wszystkich niezbędnych podpisów pismo musi być zarejestrowana w systemie Workflow, wydrukowany kod kreskowy i zeskanowany. System podłączy skan korespondencji do dokumentu Workflow i przesuwa do kroku oczekiwania na wysyłkę. Pracownik sekretariatu przygotowuje korespondencje do wysłania. Przed odbiorem poczty jest drukowany raport RS z listą korespondencji wysyłanej. System rozdziela dokumenty Workflow do kroków Archiwum (wysłane), z kolei gdy został podłączony dokument potwierdzenia odbioru (PO) to do kroku oczekiwania na zwrot PO.

W procesie akceptacji absencji jest przewidziana rejestracja bezpośrednio przez pracownika biurowego (posiada dostęp do komputera) lub w obszarach przez pracowników wsparcia, mistrzów.

Jeżeli elektroniczny wniosek absencji nie jest zarejestrowany przez przełożonego to przechodzi do jego akceptacji. Po zaakceptowaniu system automatycznie wpisuje do systemu kadrowego. W przypadku absencji na tzw. Urlop okolicznościowy system będzie wymagał podłączenia skanu dokumentu potwierdzającego uprawnienia do zabrania takiego dnia wolnego. System umożliwi wpisanie do systemu kadrowego ale będzie oczekiwał na dostarczenie niezbędnego dokumentu. Pracownik wsparcia i kierownik będzie miał dostępny widok z wykresem nieobecności i limitami dostępnego urlopu wypoczynkowego.

1.11.2. Prezentacja graficzna obiegu

Ogólny schemat obiegu procesu poczty przychodzącej:

Rejestracja poczty przychodzącej

w Workflow

Zapoznanie z korespondencją

Prezesa

Przyjęcie

korespondecji Przygotowywanie Archiwum

odpowiedzi Przesłanie do

adresatów

Sekretariat Prezesi Sekretariat Adresaci Adresaci

(20)

Ogólny schemat obiegu procesu poczty wychodzącej:

Rejestracja poczty wychodzącej

w Workflow

Przygotowanie

wysyłki Archiwum

Oczekiwanie na potwierdzenie

odbioru

Sekretariat,

Działy Sekretariat Sekretariat

Ogólny schemat obiegu procesu akceptacji absencji:

Rejestracja wniosku

o absencję Akceptacja wniosku Wpis do ERP HR Archiwum

Kierownik lub Planista, Pracownik

Kierownik

Ogólny schemat obiegu rozliczenia podróży służbowych

Ogólny schemat obiegu wniosku o dofinansowanie do wypoczynku

Rejestracja Polecenia wyjazdu

służbowego

Przekazanie Polecenia wyjazdu

służbowego pracownikowi

Uzupełnienie kosztów podróży

służbowej

Akceptacja kosztów podróży

służbowej

Przełożony Przełożony Pracownik Przełożony

Sprawdzenie dokumentów, uzupełnienie kosztów

Dział Księgowości

Zatwierdzenie do wypłaty

Główna Księgowa

Rejestracja Wniosku o dofinansowanie do

wypoczynku

Weryfikacja i

Akceptacja wniosku Wpis do ERP HR

Pracownik Dział HR

Archiwum

(21)

Ogólny schemat obiegu pasków wynagrodzeniowych

Wygenerowanie paska wynagrodzeniowego

Logowanie do systemu i pobranie

paska wynagrodzeniowego

Dział HR Pracownik

Archiwum

(22)

2. OBIEG PROCESU POCZTY PRZYCHODZĄCEJ 2.1. Prezentacja graficzna obiegu

Poczta przychodząca

SekretariatSystemPrezes/PrezesiDziały

System Workflow

Rejestracja korespondencji Wydruk etykiety naklejanej na dokument. Wskazanie, odbiorcy

(działu).

Przyjęto/Zakończone Oczekiwanie na skan

dokumentu ( podłączenie do dokumentu

Workflow) Rejestruj

Zapoznanie z korespondencją do realizacji^Wyślij

Prześlij dalej

Przyjęcie korespondencji

Przydzielenie korespondencji Wprowadzenie działów, do których

należ y przesłać korespondencję

Prześlij do adresatów

W trakcie odpowiedzi Nie

Tak Start procesu

poczty wychodzącej

Odpowiedź do wysłania Zakończone Cofnij

do Sekretariatu

Czy wymagana odpowiedź?

Przyjęte

2.2. Typ dokumentu z akronimem

Poczta Przychodząca [PP]

Typ dokumentu jest niezmienny po zarejestrowaniu dokumentu.

2.3. Sygnatura

Sygnatura jest niezmienna po zarejestrowaniu dokumentu. Granulacja sygnatury (roczna) musi być taka sama dla każdej spółki.

Automatycznie generowana przez system wg schematu (propozycja):

TYP/RRRR/NR gdzie:

• TYP – typ dokumentu [PP],

• RRRR – rok rejestracji,

• MM- miesiąc rejestracji,

• NR – kolejny nr dokumentu w miesiącu rejestracji (bez autouzupełniania zerami).

Przykład:

PP/2019/01/1

2.4. Zestawienie atrybutów

Nazwa Opis

Nadawca Kontrahent Wybór kontrahenta z bazy kontrahentów w Workflow.

Jeżeli dane zostaną dodane ręcznie system automatycznie założy nową kartę dla kontrahenta.

Adres Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub

wypełnione ręcznie

(23)

kod pocztowy Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub wypełnione ręcznie

Miejscowość Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub wypełnione ręcznie

Data wpływu Data uzupełniana domyślnie bieżącą datą

Data pisma Data podana w piśmie

Dotyczy Krótki opis pisma

Prezes Wybór co najmniej jednego Prezesa z grupy SP_Prezes

Dodatkowe uprawnienia do odczytu Osoby podane w polu otrzymają uprawnienia do odczytu (wybór z AD).

Dodatkowe uwagi Prezes wprowadza uwagi dot. pisma

Dział odpowiedzialny Wybór co najmniej jednego działu z listy działów.

Pismo dla: Jeżeli pismo jest adresowane imiennie to należy podać osobę (wybór z AD). Pole wypełniane jeśli dodatkowe osoby spoza działu mają otrzymać pismo.

Kierownik Pole uzupełniane automatycznie na podstawie

przypisanego kierownika do wybranego działu

Termin Domyślnie data wpływu pisma plus 14 dni

Data dekretacja - przekazanie do działu Data uzupełniana automatycznie datą wejścia do kroku

„Przyjęcie korespondencji”

Data potwierdzenia odbioru przez Dział Data uzupełniona po przejściu ścieżką „Potwierdzenie przyjęcia”

Osoba odpowiadająca Osoba wskazana do przygotowania odpowiedzi

(wybór z AD). Można ograniczyć listę osób do wyboru w tym polu – zależeć to będzie w jaki sposób zostanie wystawiona struktura z ERP lub lista w Workflow.

Czy wymagana odpowiedź? Checkbox. Domyślnie niezaznaczone. Gdy osoba rejestrująca oznacza pole wymagana odpowiedź to nie może być już zmieniana w etapie przyjęcia korespondencji.

Data udzielenia odpowiedzi przez ZEC Data uzupełniona na podstawie połączonego dokumentu poczty wychodzącej.

Nr pisma odpowiadającego Pole uzupełnione na podstawie połączonego dokumentu poczty wychodzącej

Link do dokumentu wychodzącego Link do połączonego dokumentu poczty wychodzącej. Do pola technicznego zostanie wpisany numer ID dokumentu powiązanego.

(24)

2.5. Kroki obiegu

2.5.1. Rejestracja

W sekretariacie każda przesyłka jest otwierana, na podstawie treści korespondencji osoba wybiera odpowiedni kafel startujący formularz. Dla obiegu poczty przychodzącej będą dostępne dwa kafle korespondencja zwykła i wrażliwa.

Korespondencja wrażliwa jest wysyłana tylko do działu HR.

W celu rejestracji wniosku należy wypełnić pola formularza dotyczące korespondencji, wskazać Prezesa/Prezesów, dział/działy, których dotyczy dany list. Jeżeli pismo jest powiązane z wysłaną wcześniej korespondencją to można wskazać w polu Link do dokumentu wychodzącego. Zostają nadane uprawnienia do odczytu dla osób podanych w polu „Dodatkowe uprawnienia do odczytu”.

Po zarejestrowaniu dokumentu Workflow należy wydrukować etykietę z kodem kreskowym i nakleić na list. Po przygotowaniu paczki dokumentów, korespondencja musi zostać zeskanowana.

2.5.1.1. Atrybuty

Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.

2.5.1.2. Ścieżki przejścia

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Rejestruj

Formularz został wypełniony.

System przesyła do kolejnego kroku.

Oczekiwanie na skan System

2.5.2. Oczekiwanie na skan

Osoba z sekretariatu po naklejeniu etykiety z kodem kreskowym skanuje pisma. System na podstawie kodu podłącza pliki do odpowiednich dokumentów Workflow i przesuwa do kolejnego kroku.

2.5.2.1. Atrybuty

Wszystkie atrybuty w trybie do odczytu.

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Prześlij dalej

System po podłączeniu skanu automatycznie przesuwa

dokument.

Zapoznanie z

korespondencją Prezes/Prezesi

2.5.3. Zapoznanie z korespondencją

Dokument Workflow otrzymuje Prezes wskazany na dokumencie. Prezes zapoznaje się z pismem, może wpisać swoje uwagi. Następnie dokument jest odsyłany do sekretariatu celem rozesłania (przydzielenia) korespondencji do adresatów. Prezes może dodać kolejne osoby lub działy jako adresatów pisma.

2.5.3.1. Atrybuty

(25)

Nazwa

ścieżki Opis Następny

krok Zadanie

Wyślij do realizacji

Po zapoznaniu z pocztą, dokument zostaje przesłany z

powrotem do Sekretariatu.

Przydzielenie korespondencji

Osoba rejestrująca/Osoby z sekretariatu

2.5.4. Przydzielenie korespondencji

Po zapoznaniu się z korespondencją przez Prezesa/Prezesów. Na podstawie uwag Prezesa osoba

z sekretariatu może nanieść zmiany w rozdzieleniu korespondencji do działów lub osób. Może wysłać mail do osoby spoza AD. Opcja wysłania maila nie będzie wymagała przejścia ścieżką i będzie znajdować się w nagłówku dokumentu. Jeżeli użytkownik będzie miał zainstalowany dodatek Outlook Addin to po

wysłaniu maila z dokumentu Workflow system podłączy mail do pola załączników.

2.5.4.1. Atrybuty

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Wyślij do realizacji

Korespondencja wysyłana jest do wszystkich osób z przypisanych działów oraz innych wskazanych

osób (adresatów)

Przyjęcie korespondencji

Osoby ze wskazanego działu, inne wskazane osoby

2.5.5. Przyjęcie korespondencji

Dokument trafia do wszystkich osób zatrudnionych w podanych działach odpowiedzialnych za pismo, otrzymują zadania. Co najmniej jedna osoba z każdego działu musi zaznaczyć potwierdzenie przyjęcia dokumentu oraz osoby wskazane imiennie. Jeżeli kierownik działu nie zgadza się z przypisaniem pisma ma możliwość cofnięcia do Sekretariatu, celem zmiany przydzielenia działów.

Jeżeli na pismo jest wymagana odpowiedź zaznacza się to w polu Czy wymagana odpowiedź? i w polu Osoba odpowiadająca wprowadza się pracownika, który będzie przygotowywał odpowiedź dla kontrahenta. Gdy będzie zbliżał się termin wysłania odpowiedzi to ta osoba otrzyma mail z przypomnieniem. Częstotliwość maili przypominających i do kogo mają być wysłane zostanie ustalone w czasie szczegółowej analizy.

Jeżeli zaistnieje potrzeba konsultacji z osobą z poza firmy np. prawnikiem to można wygenerować mail z dokumentu Workflow. System umieści w temacie ID dokumentu dzięki temu cała korespondencja mailowa zostanie podłączona do dokumentu Workflow pod warunkiem, że użytkownik będzie miał zainstalowany dodatek Outlook Addin.

(26)

2.5.5.1. Atrybuty

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Przyjęte

Korespondencja została przyjęta przez wskazany dział.

1. Jeżeli zostało oznaczone, że wymagana jest odpowiedź to system prześle do kroku W

trakcie odpowiedzi.

2.Jeżeli nie wymagana jest odpowiedź to dokument jest

archiwizowany.

1.W trakcie odpowiedzi lub

2.Przyjęto/Zakończone

1.Podana osoba w polu Osoba odpowiadająca

lub 2.Brak

Potwierdzenie przyjęcia

Ścieżka jest dostępna do czasu potwierdzenia przez jedną osobę z działu, że pismo zostało

poprawnie dostarczone.

Dokument pozostaje w tym samym kroku.

Przyjęcie korespondencji Pracownicy wskazanego działu

Cofnij do Sekretariatu

Dokument zostaje cofnięty do osoby rejestrującej w celu wprowadzenia właściwego działu odpowiedzialnego.

Sekretariat Osoba rejestrująca

2.5.6. W trakcie odpowiedzi

Osoba udzielająca odpowiedź generuje dokument poczty wychodzącej, w ten sposób dokumenty są połączone. System uzupełnia nowy formularz danymi kontrahenta. W dokumencie poczty wychodzącej zostanie podłączony szablon MS Word, z kodem kreskowym tego dokumentu Workflow. Napisanie odpowiedzi na załączonym szablonie pozwoli na podłączenie zeskanowanego dokumentu po uzyskaniu niezbędnych podpisów do odpowiedniego dokumentu Workflow.

System na podstawie wyliczonej daty udzielenia odpowiedzi będzie kontrolował czy nie jest ten termin przekroczony. Konfiguracja systemu umożliwia wysyłanie maili przypominających np. na 5 dni przed zakończeniem terminu.

2.5.6.1. Atrybuty

(27)

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Zakończone

Dokument jest przesyłany do kroku Przyjęto/Zakończone

(archiwum) po wysłaniu odpowiedzi (połączony dokument poczty wychodzącej

jest w kroku Oczekiwanie na wysłanie)

Przyjęto/Zakończone Brak

2.5.7. Przyjęto/ Zakończone

W kroku końcowym znajdują się dokumenty, na które została udzielona odpowiedź gdy była konieczna lub które zostały przyjęte.

Zostanie przygotowany raport RS z listą korespondencji wg kontrahenta z linkiem do dokumentu Workflow. Wygląd raportu zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.

2.5.7.1. Atrybuty

(28)

3. OBIEG PROCESU POCZTY WYCHODZĄCEJ 3.1. Prezentacja graficzna obiegu

Poczta wychodząca

SekretariatSystemDziały

System Workflow

Start procesu z obiegu poczty przychodzącej

Rejestracja

Wypełnienie formularza na podstawie dostarczonych

danych Do skanowania

Oczekiwanie na skan

Oczekiwanie na wysłanie

Korespondencja oczekuje na wysłanie

Prześlij dalej

Czy oczekuje na potwierdzenie odbioru?

Oczekiwanie na PO

potwierdzenie odbioru

Tak

Archiwum wysłane Nie

Wysłane Odebrano PO

Kopertowanie

Oczekiwanie na skan

Do wysłania

Dokument został podpisany przez osoby odpowiedzialne i został zeskanowany

3.2. Typ dokumentu z akronimem

Poczta wychodząca [PW]

3.3. Sygnatura

Sygnatura jest niezmienna po zarejestrowaniu dokumentu.

Granulacja sygnatury (roczna) musi być taka sama dla każdej spółki.

TYP/RRRR/NR gdzie:

• TYP – typ dokumentu [PW],

• RRRR – rok rejestracji,

• MM- miesiąc rejestracji,

• NR – kolejny nr dokumentu w miesiącu rejestracji (bez autouzupełniania zerami).

Przykład:

PW/2014/03/1

3.4. Zestawienie atrybutów

Nazwa Opis

Nadawca Kontrahent Wybór kontrahenta z bazy kontrahentów w Workflow. Jeżeli dane zostaną dodane ręcznie system automatycznie założy nową kartę dla kontrahenta.

Adres Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub

wypełnione ręcznie

(29)

kod pocztowy Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub wypełnione ręcznie

Miejscowość Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub wypełnione ręcznie

Dokładne miejsce doręczenia Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej Typ korespondencji Słownik: wybór jednej wartości z listy : List, paczka, …

Opis Krótki opis pisma

Numer pisma Numer pisma

Nadawca wewnętrzny Wybór działu, który jest autorem pisma

Link do dokumentu przychodzącego Link do połączonego dokumentu poczty wychodzącej. Do pola technicznego zostanie wpisany numer ID dokumentu powiązanego.

Poinformować dział Wybór działu, który ma zostać poinformowany o wysłanym piśmie

Kwota zadeklarowanej wartości Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej

Masa Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej

Nr nadawczy Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej

Uwagi Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej

Opłata Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej

Kwota pobrania Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej Czy jest PO? Oznaczenie czy zostało podłączone potwierdzenie odbioru Data wysłania Data uzupełniona przy przejściu ścieżką Wysłane na kroku

Korespondencja oczekuje na wysłanie

Data zwrotu PO Data odebrania potwierdzenia odbioru

Informacja zwrotna Wynik dostarczenia -> wybór ze słownika Pozytywnie, Negatywnie.

3.5. Kroki obiegu

3.5.1. Rejestracja

Pracownik sekretariatu rejestruje nową przesyłkę do wysłania. Pismo do wysłania musi być już potwierdzone przez osoby akceptujące (kierownik, radca prawny, Prezes). Na pismo należy nakleić etykietę z kodem kreskowym. Po przygotowaniu paczki dokumentów należy zeskanować pisma.

Skanowanie musi zostać wykonane odpowiednio wcześniej, by system zdążył podłączyć dokument i przesłać dokument Workflow do kroku „Oczekiwanie na wysyłanie” przed obiorem poczty przez Listonosza. System nadaje uprawnienia do odczytu dla całego działu, od którego przesyłka została dostarczona.

(30)

3.5.1.1. Atrybuty

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Do skanowania Pismo zostało zarejestrowane do

wysłania. Oczekiwanie na skan System

3.5.2. Oczekiwanie na skan

Dokumenty oczekują na podłączenie skanu z dokumentem Workflow. Jeżeli poczta wychodząca został wygenerowana z poczty przychodzącej, dokument Workflow może przebywać w tym kroku przez okres przygotowywania odpowiedzi.

3.5.2.1. Atrybuty

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Prześlij dalej

Po podłączeniu skanu system przesyła automatycznie do

kolejnego kroku.

Kopertowanie Sekretariat

3.5.3. Kopertowanie

Osoba w sekretariacie pakuje przesyłki, nakleja etykietę z numerem nadawczym. Uzupełnia formularz Workflow.

3.5.3.1. Atrybuty

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Do wysłania Przesyłka została spakowana i jest gotowa do wysłania

Oczekiwanie na

wysłanie Sekretariat

3.5.4. Oczekiwanie na wysłanie

Dokumenty znajdujące się w tym kroku zostaną przekazane do wysłania. Dostępny będzie raport RS, na którym będą wypisane przesyłki do nadania. Raport ten będzie zastępował formularz książki nadawczej.

W kroku będzie dostępna masowa akceptacja, czyli użytkownik zaznacza grupę dokumentów Workflow i wybiera ścieżkę Wysłane, system uzupełni datę wysłania podaną datą.

3.5.4.1. Atrybuty

(31)

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Wysłane Przesyłka została nadana.

Czy oczekuje na potwierdzenie

odbioru?

System

3.5.5. Czy oczekuje na potwierdzenie odbioru?

Jest to krok systemowy. Na podstawie atrybuty Czy jest PO? System decyduje czy dokument Workflow przesłać do kroku Archiwum wysłane czy ma oczekiwać na zwrot potwierdzenia odbioru.

3.5.5.1. Atrybuty

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Tak Na dokumencie zostało

zaznaczone pole Czy jest PO? Oczekiwanie na PO Sekretariat

Nie Na dokumencie nie zostało

zaznaczone pole Czy jest PO? Archiwum wysłane System 3.5.6. Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru (PO)

Po otrzymaniu dokumentu potwierdzenia odbioru użytkownik wyszukuje daną przesyłkę i wprowadza informację, czy przesyłka została odebrana (dostarczona skutecznie, pozytywne zakończenie), czy odesłana (niedostarczona, negatywne zakończenie wysyłki).

3.5.6.1. Atrybuty

Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie

Odebrano PO Dokument Workflow został

uzupełniony. Archiwum wysłane System

3.5.7. Archiwum wysłane

Krok końcowy. Znajdują się dokumenty, które zakończy obieg. Jeżeli zostały podane działy, które mają się zapoznać z daną korespondencją to system nada uprawnienia do odczytu osobą zatrudnionym w tym dziale.

3.5.7.1. Atrybuty

(32)

4. OBIEG PROCESU BAZY KONTRAHENTÓW 4.1. Prezentacja graficzna obiegu

Rejestracja Aktywne Wyłączone

Rejestracja z obiegu poczty przychodzącej

lub wychodzącej

4.2. Typ dokumentu z akronimem

Kontrahent [Knt]

4.3. Sygnatura

Sygnatura jest niezmienna po zarejestrowaniu dokumentu.

TYP/NR gdzie:

/ TYP – typ dokumentu [Knt],

/ NR – kolejny nr dokumentu (bez autouzupełniania zerami).

Przykład:

Knt/124

4.4. Zestawienie atrybutów

Nazwa Opis

Nadawca Kontrahent Pełna nazwa kontrahenta

Adres Adres (ulica, numer)

kod pocztowy Kod pocztowy

Miejscowość Miejscowość/poczta

Dokładne miejsce doręczenia Dokładny adres, na który ma być wysyłana korespondencja

Telefon Telefon kontaktowy