Poczta wychodząca
SekretariatSystemDziały
System Workflow
Start procesu z obiegu poczty przychodzącej
Oczekiwanie na PO
potwierdzenie odbioru
3.2. Typ dokumentu z akronimem
Poczta wychodząca [PW]
Typ dokumentu jest niezmienny po zarejestrowaniu dokumentu.
3.3. Sygnatura
Sygnatura jest niezmienna po zarejestrowaniu dokumentu.
Granulacja sygnatury (roczna) musi być taka sama dla każdej spółki.
Automatycznie generowana przez system wg schematu (propozycja):
TYP/RRRR/NR gdzie:
• TYP – typ dokumentu [PW],
• RRRR – rok rejestracji,
• MM- miesiąc rejestracji,
• NR – kolejny nr dokumentu w miesiącu rejestracji (bez autouzupełniania zerami).
Przykład:
PW/2014/03/1
3.4. Zestawienie atrybutów
Nazwa Opis
Nadawca Kontrahent Wybór kontrahenta z bazy kontrahentów w Workflow. Jeżeli dane zostaną dodane ręcznie system automatycznie założy nową kartę dla kontrahenta.
Adres Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub
wypełnione ręcznie
kod pocztowy Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub wypełnione ręcznie
Miejscowość Automatycznie wypełnione na bazie Kontrahenta lub wypełnione ręcznie
Dokładne miejsce doręczenia Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej Typ korespondencji Słownik: wybór jednej wartości z listy : List, paczka, …
Opis Krótki opis pisma
Numer pisma Numer pisma
Nadawca wewnętrzny Wybór działu, który jest autorem pisma
Link do dokumentu przychodzącego Link do połączonego dokumentu poczty wychodzącej. Do pola technicznego zostanie wpisany numer ID dokumentu powiązanego.
Poinformować dział Wybór działu, który ma zostać poinformowany o wysłanym piśmie
Kwota zadeklarowanej wartości Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej
Masa Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej
Nr nadawczy Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej
Uwagi Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej
Opłata Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej
Kwota pobrania Wartość umieszczana w raporcie książki nadawczej Czy jest PO? Oznaczenie czy zostało podłączone potwierdzenie odbioru Data wysłania Data uzupełniona przy przejściu ścieżką Wysłane na kroku
Korespondencja oczekuje na wysłanie
Data zwrotu PO Data odebrania potwierdzenia odbioru
Informacja zwrotna Wynik dostarczenia -> wybór ze słownika Pozytywnie, Negatywnie.
3.5. Kroki obiegu
3.5.1. Rejestracja
Pracownik sekretariatu rejestruje nową przesyłkę do wysłania. Pismo do wysłania musi być już potwierdzone przez osoby akceptujące (kierownik, radca prawny, Prezes). Na pismo należy nakleić etykietę z kodem kreskowym. Po przygotowaniu paczki dokumentów należy zeskanować pisma.
Skanowanie musi zostać wykonane odpowiednio wcześniej, by system zdążył podłączyć dokument i przesłać dokument Workflow do kroku „Oczekiwanie na wysyłanie” przed obiorem poczty przez Listonosza. System nadaje uprawnienia do odczytu dla całego działu, od którego przesyłka została dostarczona.
3.5.1.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
3.5.1.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Do skanowania Pismo zostało zarejestrowane do
wysłania. Oczekiwanie na skan System
3.5.2. Oczekiwanie na skan
Dokumenty oczekują na podłączenie skanu z dokumentem Workflow. Jeżeli poczta wychodząca został wygenerowana z poczty przychodzącej, dokument Workflow może przebywać w tym kroku przez okres przygotowywania odpowiedzi.
3.5.2.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
3.5.2.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Prześlij dalej
Po podłączeniu skanu system przesyła automatycznie do
kolejnego kroku.
Kopertowanie Sekretariat
3.5.3. Kopertowanie
Osoba w sekretariacie pakuje przesyłki, nakleja etykietę z numerem nadawczym. Uzupełnia formularz Workflow.
3.5.3.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
3.5.3.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Do wysłania Przesyłka została spakowana i jest gotowa do wysłania
Oczekiwanie na
wysłanie Sekretariat
3.5.4. Oczekiwanie na wysłanie
Dokumenty znajdujące się w tym kroku zostaną przekazane do wysłania. Dostępny będzie raport RS, na którym będą wypisane przesyłki do nadania. Raport ten będzie zastępował formularz książki nadawczej.
W kroku będzie dostępna masowa akceptacja, czyli użytkownik zaznacza grupę dokumentów Workflow i wybiera ścieżkę Wysłane, system uzupełni datę wysłania podaną datą.
3.5.4.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
3.5.4.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Wysłane Przesyłka została nadana.
Czy oczekuje na potwierdzenie
odbioru?
System
3.5.5. Czy oczekuje na potwierdzenie odbioru?
Jest to krok systemowy. Na podstawie atrybuty Czy jest PO? System decyduje czy dokument Workflow przesłać do kroku Archiwum wysłane czy ma oczekiwać na zwrot potwierdzenia odbioru.
3.5.5.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
3.5.5.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Tak Na dokumencie zostało
zaznaczone pole Czy jest PO? Oczekiwanie na PO Sekretariat
Nie Na dokumencie nie zostało
zaznaczone pole Czy jest PO? Archiwum wysłane System 3.5.6. Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru (PO)
Po otrzymaniu dokumentu potwierdzenia odbioru użytkownik wyszukuje daną przesyłkę i wprowadza informację, czy przesyłka została odebrana (dostarczona skutecznie, pozytywne zakończenie), czy odesłana (niedostarczona, negatywne zakończenie wysyłki).
3.5.6.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.
3.5.6.2. Ścieżki przejścia
Nazwa ścieżki Opis Następny krok Zadanie
Odebrano PO Dokument Workflow został
uzupełniony. Archiwum wysłane System
3.5.7. Archiwum wysłane
Krok końcowy. Znajdują się dokumenty, które zakończy obieg. Jeżeli zostały podane działy, które mają się zapoznać z daną korespondencją to system nada uprawnienia do odczytu osobą zatrudnionym w tym dziale.
3.5.7.1. Atrybuty
Widoczność i wymagalność pól zostanie ustalona w czasie szczegółowej analizy.