W niniejszym rozdziale podajemy pewien przykładowy scenariusz inicjowania pracy koła jako-ści opracowany na podstawie materiałów przygotowanych dla firmy A.Blikle przez firmę dorad-czą Yes Consensus w roku 2000.
Przygotowania wstępne
Zbierz grupę osób pracujących w jednym zespole. Ustal miejsce spotkania, dzień, godzinę roz-poczęcia i zakończenia (pierwsze spotkania powinny trwać około 1 godziny). Upewnij się osobi-ście co do każdej osoby, że przyjdzie. Wywieś w widocznym miejscu plakat z informacją o spo-tkaniu. Przygotuj program spotkania, przygotuj papier plakatowy, plastelinkę do przylepiania papieru do ściany, pisaki, karteczki samoprzylepne.
Pierwsze spotkanie
Na początku niech każdy powie, jak się nazywa i jakie ma oczekiwania wobec koła jakości.
Opowiedz grupie, co to są koła jakości, co się w nich robi i dlaczego, jakie korzyści mogą mieć z kół jakości pracownicy, kierownicy i cała firma. Wywieś papier plakatowy na ścianie, na któ-rym zapiszesz zasady pracy w kołach jakości. Poproś uczestników, aby dodali od siebie zasady, które są dla nich ważne. Zapisz to na plakacie — ten plakat powinien pojawić się na kilku pierw-szych spotkaniach, aż zasady staną się dobrze znane. Powiedz uczestnikom, co to jest misja ze-społu koła jakości. Poproś uczestników o wspólne sformułowanie, co będzie waszą misją, zapi-suj to, co mówią, na plakacie, wspólnie stwórzcie misję waszego koła jakości. Plakat z misją warto zawiesić w widocznym miejscu niedaleko stanowisk pracy. Stwórzcie harmonogram pracy koła: ustalcie stałe terminy pracy.
Znalezienie problemów do rozwiązania
Powiedz uczestnikom, że będziecie teraz szukali problemów, na jakie napotykają w swojej pra-cy: mogą one dotyczyć organizacji pracy, relacji pomiędzy ludźmi, jakości produktów itp. Do-konaj wyboru najważniejszych problemów, np. stosując metodę diagramów pokrewieństwa i referendum z hierarchią (Rozdz. 12.2).
Określenie możliwych przyczyn problemu
Z problemów najważniejszych wybierz na pierwszy ogień problem najłatwiejszy do rozwiązania.
Pamiętaj, że kołu potrzebny jest szybko pierwszy sukces! Przeanalizuj przyczyny problemu.
W tym celu dobrze jest posłużyć się metodą rybiej ości (Rozdz. 12.3).
Ustalenie, jak usunąć wybraną przyczynę problemu
48 Doświadczenie uczy, że jeżeli zapisy prowadzone są „na brudno”, by później wpisać je do dokumentu elektronicznego „na czysto”, to pojawiają się z dużym opóźnieniem. Jeżeli więc koło zdecyduje, że Dziennik będzie oprowadzony w postaci cyfrowej, to niech ktoś przychodzi z laptopem i pisze od razu na miejscu. Wtedy też warto pomyśleć o zdalnym udostępnieniu Dziennika do edycji przez członków koła.
Można to zrobić w sieci lokalnej firmy lub też przy pomocy narzędzi ogólnodostępnych, np. w Google.
Zastosuj metodę burzy mózgów (Rozdz. 12.4) dla wybrania puli pomysłów rozwiązania proble-mu.
Wdrażanie rozwiązania
Pełne i trwałe rozwiązanie problemu wymaga często wykonania cyklu eksperymentów, pomia-rów i analiz. Zastosuj cykl jakości Edwardsa Deminga (Rozdz. 12.5).
Ustanowienie standardu związanego z rozwiązaniem
Niekiedy, aby rozwiązanie wprowadzić na stałe, aby stało się codzienną rutyną, należy opisać je w postaci standardu i wprowadzić do Księgi procedur. Od tej pory standard staje się formalnie obowiązujący. Nie można go naruszać, ale można go ulepszać i zmieniać, stosując odpowiednią procedurę zmiany standardu. Zwykle oczekuje się, aby zmiana standardu została sformułowana na piśmie i uzupełniona dokumentacją z badań (np. pracy koła jakości) uzasadniającą nowy standard. O wprowadzeniu nowego standardu do księgi procedur decyduje odpowiednie ciało wybrane spośród pracowników firmy.
Przebieg dyskusji i protokół
Wnioski i inicjatywy kół jakości powinny zawsze dotyczyć konkretów. Pomyślmy, co zrobi ze-spół, który postanowił „dołożyć starań”? Pewnie nic konkretnego, a na następnym spotkaniu stwierdzi, że starań dołożono, ale wyniku brak. Zamiast więc deklaracji o dołożeniu starań, niech w protokołach ze spotkań kół jakości znajdują się zapisy konkretnych zadań do wykonania. Jeże-li chcemy coś poprawić, to nie ogólnie „jakość”, czy nawet „jakość sernika”, ale co konkretnie w tym serniku. Co, jak i do kiedy będzie zrobione, kto będzie odpowiedzialny za wykonanie zadania. Dobrze jest zastosować w tym przypadku zasadę SMART opisaną w Rozdz. 2.14.1.
Oto kilka przykładów:
ŹLE DOBRZE
należy zwrócić uwagę na to, aby sernik był krojony równo
zastosować ramkę z podziałką i suwakiem do krojenia sernika
trzeba dążyć do tego, aby ciasta wagowe miały mniejsze roz-rzuty wagowe
wprowadzić wagi do odważania każdej sztuki surowego ciasta z tolerancją
± 5% normy, wagi sztuk ciasta wypieczonego notować na kartach kontrol-nych w celu przeprowadzenia analizy procesu
trzeba lepiej dbać o porządek na naszych stołach produkcyj-nych
trzeba wprowadzić wieszaki i skrzynki na narzędzia i ustalić miejsce każ-dego narzędzia; należy też przyjąć zasadę, że narzędzie aktualnie nie używane jest natychmiast odkładane na miejsce
Tab. 11.3-1 Źle i dobrze określone zadania
Jak widzimy, konkretnym zadaniem może być również dokonanie analizy problemu i przedsta-wienie propozycji rozwiązań. Pamiętajmy też, że
zadanie, dla którego nie wyznaczono osoby odpowiedzialnej (koordynatora)
oraz terminu wykonania,
zapewne nigdy nie zostanie wykonane.
Oczywiście bywają zadania, których pełne wykonanie wymaga wiele czasu i kilku spotkań.
W takim przypadku na każdym spotkaniu koordynator zadania powinien ustalić termin, w jakim ma przedstawić sprawozdanie z postępu prac.
Jak już pisałem, na początku pracy koła jakości stawiajmy sobie zadania jak najprostsze, takie aby ich wykonanie i zobaczenie efektu było możliwe w krótkim czasie. Wszyscy bardzo potrze-bujemy sukcesu, który potwierdziłby przydatność naszej pracy w kołach.
Oczywiście nie wszystkie zadania są proste. Zadania złożone można jednak i należy rozbić na proste składowe. Służą temu m.in. metoda rybiej ości i metoda siedmiu kroków, o których pi-szemy dalej.
Ważnym etapem kończącym posiedzenie koła jakości jest sporządzenie protokołu z jego przebiegu. Dla ujednolicenia takich protokołów dobrze jest wprowadzić standard w postaci for-mularza do wypełnienia. Poniżej przykład takiego standardu.
PROTOKÓŁ ZE SPOTKANIA KOŁA JAKOŚCI
Koło ... Dnia ...
Obecni członkowie:
1. … 2. …
Zaproszeni goście:
1. … 2. …
Przewodniczył ... Protokołował ...
Tematy omówione w czasie spotkania:
1. … 2. … 3. …
Zadania do wykonania:
ZADANIE KOORDYNATOR TERMIN
1 2 3
12 Narzędzia pracy kół jakości
Koła jakości, aby mogły pracować skutecznie, powinny znać kilka podstawowych metod roz-wiązywania problemów związanych z zarządzaniem jakością. Nie chodzi przy tym o specyficzne metody branżowe związane z konkretnym przemysłem, np. żywnościowym, samochodowym czy elektronicznym, gdyż te metody stanowią część zawodowej wiedzy pracowników. Chodzi o metody uniwersalne, tj. stosowalne do każdej branży.
Standardowych metod pracy kół jakości jest kilkanaście. Poniżej przedstawiam te z nich, któ-re najlepiej sprawdziły się w firmie A.Blikle.