Etap planowania analizowanych projektów

Etap planowania projektów jest bardzo ważny z punktu widzenia jego po-wodzenia. W jego trakcie programuje się m.in. czas trwania i koszty poszcze-gólnych czynności wchodzących w skład przedsięwzięć.

W elektronicznym formularzu ankiety zapytano o narzędzia, które służyły do planowania przebiegu projektu (pytanie 3.1). Na wykresie 5.1 przedstawiono odpowiedzi respondentów na pytanie, które z poniżej wymienionych technik były wykorzystywane na tym etapie:

– harmonogram,

– karta przebiegu czynności, – wykresy sieciowe (np. PERT).

Respondenci mogli zaznaczyć odpowiedź, że nie wykorzystywano żadnej z tych technik oraz wyliczyć te narzędzia, które służyły im do planowania. Wypełniający mieli również możliwość zaznaczenia kilku odpowiedzi.

Wykres 5.1. Narzędzia wykorzystywane do planowania badanych projektów Źródło: opracowanie własne

Zdecydowanie najczęściej wykorzystywany do planowania przebiegu pro-jektu okazał się harmonogram (aż 54% wskazań respondentów). W 161 przed-sięwzięciach stosowano kartę przebiegu czynności, a tylko w 32 – wykresy sieciowe. Żadnych narzędzi nie wykorzystywano w aż 243 projektach, co sta-nowi 31% badanej grupy.

W pozycji „inni” respondenci wymienili inne niż wymienione w treści py-tania 3.1 narzędzia służące do planowania przebiegu projektów. Na wykresie 5.2 przedstawiono opracowane wyniki odpowiedzi.

Wykres 5.2. Narzędzia wykorzystywane do planowania badanych projektów podane przez respondentów w pozycji „inne”

Źródło: opracowanie własne

W pozycji „inne” w odniesieniu do narzędzi planowania badanych projek-tów respondenci podali przede wszystkim różnego rodzaju instrukcje technolo-giczne (36 wskazań). Do planowania wykorzystywano także doświadczenia z wcześniej przeprowadzonych podobnych przedsięwzięć, z których pozostały raporty.

W 14 przypadkach respondenci podali, że stosowali narzędzia, które zostały opracowane przez nich na potrzeby i z uwzględnieniem dużej specyfiki ich pro-jektów. Wypełniający zaznaczyli także, że do planowania przebiegu przedsię-wzięć wykorzystywali wcześniej przygotowane biznesplany oraz procedury usankcjonowane obowiązującym prawem.

Odpowiedzi na pytanie 3.2 formularza ankiety pozwoliły na określenie, ile badanych projektów zostało zaplanowanych przy wykorzystaniu programów komputerowych. Okazało się, że bardzo duża liczba – aż 68% – badanych przedsięwzięć została przygotowana bez wykorzystania jakiegokolwiek progra-mu komputerowego. W przypadku 258 projektów (stanowiących 32%

analizo-wanej grupy) użyto przynajmniej jednego programu, by zaplanować przebieg danego przedsięwzięcia. Na wykresie 5.3 przedstawiono rodzaje wykorzysta-nych programów komputerowych do zaplanowania realizacji badawykorzysta-nych projek-tów.

Wykres 5.3. Programy komputerowe wykorzystywane do wspomagania planowania przebiegu projektu

Źródło: opracowanie własne

Zdecydowanie najczęściej wykorzystywany był pakiet biurowy MS Office firmy Microsoft, który zawiera narzędzia umożliwiające tworzenie np. harmo-nogramów, kart przebiegu czynności czy wykresów1.

Stosunkowo dużo badanych przedsiębiorstw wypracowało własne narzędzia informatyczne pozwalające na planowanie projektów. W badanej grupie zna-lazły się aż 62 projekty zaplanowane za pomocą autorskich programów kompu-terowych. Programy takie powstają najczęściej, gdy potrzeby są bardzo specjali-styczne i na rynku nie ma gotowych rozwiązań, które by je zaspokoiły, lub dostosowanie istniejącego oprogramowania byłoby trudne, bardzo pracochłonne i kosztowne. W badanej grupie programy autorskie służyły do planowania rea-lizacji projektów m.in.: biur podróży, banków, biur maklerskich, instytucji edu-kacyjnych i medycznych, przedsiębiorstw zarządzających magazynami i trans-portem.

Planowanie przebiegu przedsięwzięć możliwe jest także przy wykorzystaniu zaawansowanych programów klasy ERP. W analizowanej grupie planowano realizację aż 59 projektów z wykorzystaniem takiego oprogramowania.

1 Strona internetowa producenta oprogramowania MS Office – www.microsoft.com w dn. 07.03.2009.

my te są wykorzystywane w przedsiębiorstwach w znacznie szerszym zakresie niż tylko planowanie przebiegu przedsięwzięć. Fakt funkcjonowania programów klasy ERP skłonił jednak przedstawicieli badanych firm do zaplanowania przy ich pomocy także przebiegu realizowanych projektów. Wśród wykorzystywa-nych przez analizowane przedsiębiorstwa systemów znalazły się m.in.:

– programy firmy LSI Software2, – CDN XL3,

– PS 20004,

– IFS Applications5, – Dynamix AX6,

– SAP – Business Software Solutions Applications and Services7,

– DGA BPM8.

Aż 23 projekty były planowane z wykorzystaniem oprogramowania katego-rii CAD (Computer Aided Design). Programy tej klasy służą przede wszystkim do wspomagania komputerowego procesów projektowania konstrukcyjnego róż-nego rodzaju produktów. Aby móc zaplanować poszczególne czynności służące do wytworzenia danego wyrobu, w wielu przedsięwzięciach konieczne jest za-projektowanie jego konstrukcji. Po zrealizowaniu tego etapu można przystąpić do budowy kart przebiegu czynności, harmonogramów itp. Projekty, które były planowane z wykorzystaniem oprogramowania kategorii CAD, wspierane były dodatkowo przez inne rodzaje oprogramowania.

Tylko 17 analizowanych projektów zaplanowano przy użyciu specjalistycz-nego oprogramowania MS Project, które powstało właśnie na potrzeby zarzą-dzania tego typu przedsięwzięciami. Program ten wyposażony jest w liczne funkcje niezbędne przy planowaniu i realizacji projektów – oto niektóre z nich9:

– efektywne zarządzanie harmonogramami i lepsze ich rozumienie, – szybkie osiągnięcie wysokiej produktywności,

2 LSI Software to łódzkie przedsiębiorstwo dostarczające rozwiązań klasy ERP posiadające znaczący udział w rynkach zagranicznych m.in. w Niemczech – więcej informacji o możliwo-ściach tego programu na: www.lsisoftware.pl/pl/rozwiazania/Oprogramowanie/Strony/default. aspx.

3 CDN XL to polski produkt firmy Comarch – więcej informacji o możliwościach tego pro-gramu na: www.comarch.pl/pl/industries/smb/offer/produkty/cdn_xl.

4 System PS 2000 jest oferowany przez firmę polską CESAR – więcej o możliwościach tego programu zamieszczone jest na: www.cesar.info.pl/html/ps2000.html.

5 Więcej informacji o możliwościach programu IFS zamieszczone jest na: www.ifs-world.com/pl/ifs_applications/.

6 Dynamix AX jest programem klasy ERP oferowanym przez Microsoft, więcej informacji o możliwościach tego programu zamieszczone jest na: www.microsoft.com/poland/dynamics/ rozwiazania/royal_europa.mspx.

7 Więcej informacji o możliwościach programu SAP zamieszczone jest na: www.sap.com.

8 Więcej informacji o możliwościach programu DGA zamieszczone jest na: www.dga.pl.

– możliwość wykorzystania istniejących danych zapisanych w innych pro-gramach,

– tworzenie profesjonalnych wykresów i schematów, – odpowiednie przekazywanie informacji,

– lepsza kontrola zasobów i finansów, – szybki dostęp do potrzebnych informacji.

W sektorze budowlanym często wykorzystuje się program o nazwie Norma. Dostawcą tego programu i programów pokrewnych także przeznaczonych dla budownictwa jest firma Astino. W badanej grupie 11 projektów było planowa-nych z wykorzystaniem tego oprogramowania. Pozwala ono przede wszystkim na przygotowywanie profesjonalnego kosztorysu oraz harmonogramu prac w tym specyficznym segmencie10.

W dziewięciu przypadkach planowanie przebiegu projektu wykonano, wy-korzystując innych niż pakiet MS Office programy biurowe. Na rynku dostęp-nych jest wiele tego typu programów, w tym także bezpłatne dla użytkowników. Badane projekty planowane były z wykorzystaniem programów biurowych Open Office11, WordPerfect® Office Suite12 i pakietu programów Lotus13.

Do planowania pięciu projektów wykorzystano program CorelDRAW®, który służy do tworzenia zaawansowanej grafiki. Program ten był wykorzystany do wizualizacji zarówno harmonogramów jak i innych elementów, np. projektu produktów, budynków, innych obiektów.