Struktura magazynu decyduje o możliwościach realizacji czterech podstawowych faz magazynowania, którymi są:
1. przyjęcie, 2. składowanie, 3. kompletacja, 4. wydanie.
Działania te (rys. 2.2) są realizowane w różnego rodzaju magazynach, o różnych systemach przepływu, a ich intensywność decyduje, jakie są szanse obniżenia kosztów.
Przyjmowanie
Przyjmowanie towaru do magazynu jest operacją, która rozpoczyna się z chwilą jego dostarczenia. Proces ten składa się z następujących czynności [Dudziński, Kizyn, 2002, s. 274-275]:
1. sprawdzenia dokumentów dostawy (listu przewozowego, dowodu dostawy),
2. wyładunku dostawy ze środka transportu zewnętrznego z ewentualnym formowaniem jednostek ładunkowych, przewozu do strefy przyjęć, kompletowania na miejscu identyfikacji i znakowaniu,
3. kontroli stanu zewnętrznego jednostek ładunkowych przesyłki – kompletności, kształtu, skuteczności zabezpieczenia,
4. odbioru ilościowego dostawy – zgodność z dokumentacją, 5. wystawienia dowodu przyjęcia Pz, potwierdzenia dostawy,
6. wprowadzenia danych o dostawie z dowodów dostawy i z dokumentu Pz do programu komputerowego,
7. wydruku etykiet identyfikacyjnych dla wszystkich jednostek dostawy, 8. oznakowania jednostek ładunkowych etykietami,
- 28-
9. przemieszczenia dostawy do strefy składowania na stanowiska odkładcze.
W razie stwierdzenia przy odbiorze niezgodności ilościowych z dokumentami dostawy cała przesyłka zostaje przemieszczona na pole depozytów i odpowiednio zabezpieczona.
Następnie sporządza się protokół reklamacyjny z określeniem niezgodności.
Należy wspomnieć, że przekazanie dostawy do strefy składowania jest zaliczane do fazy przyjmowania towarów, a czynności te realizują pracownicy przyjmujący towar do magazynu. Jednak gdy odbioru towarów ze strefy przyjęć dokonują pracownicy obsługujący strefę składowania, operacja ta należy już do fazy składowania [Krzyżaniak i in., 2013, s. 76].
- 29-
Rys. 2.2. Podstawowe procesy magazynowania Źródło: Opracowanie własne
- 30- Składowanie
Według normy PN-84/N-01800 składowanie towarów to „zbiór czynności związanych z umieszczeniem zapasów na powierzchni lub w przestrzeni składowej, w sposób usystematyzowany, odpowiednio do właściwości zapasów i istniejących warunków składowania”.
Składowanie towarów w magazynie jest nierozerwalnie związane z podstawowym zadaniem magazynu, jakim jest przechowywanie zapasu dóbr.
W tej fazie realizowany jest [Niemczyk, 2010, s. 125]:
1. odbiór dóbr ze strefy przyjęć,
2. rozmieszczenie dóbr w strefie składowania, 3. przechowywanie dóbr,
4. okresowa kontrola jakości zapasów,
5. przekazanie towarów do strefy kompletacji lub strefy wydań.
Odbiór dóbr ze strefy przyjęć w fazie składowania jest dokonywany przez pracowników obsługujących strefę przyjęcia lub strefę składowania.
Proces fizycznego umieszczania towarów w strefie składowania może być prowadzony na kilka sposobów. Pracownik przemieszcza jednostkę ładunkową jednorodną do danej lokalizacji. W przypadku jednostki ładunkowej niejednorodnej pracownik przemieszcza się do kolejnych, w których umieszcza poszczególne pozycje asortymentowe. Zadanie to może być wspomagane przez system informatyczny, który wskazuje pracownikowi rozmieszczenie towaru sztukowego w magazynie w strefie składowania i jest to pierwszy sposób fizycznego umieszczania towarów sztukowych w strefie składowania. Po przemieszczeniu jednostki ładunkowej poprawność odłożenia w danej lokalizacji powinna być potwierdzona, np.
poprzez odczytanie kodu kreskowego adresu lokalizacji.
Drugi sposób polega na samodzielnym wybieraniu przez pracownika miejsca odłożenia jednostki ładunkowej. Wówczas wymagane jest zarejestrowanie w systemie lokalizacji towaru bez użycia skanera.
Przechowywanie towarów sprowadza się zasadniczo do utrzymywania wymaganych warunków przechowywania. Monitorowanie, rejestracja lub też regulacja parametrów odbywa się za pomocą przyrządów.
Okresowa kontrola jakości zapasów jest wykonywana zazwyczaj przy ich długotrwałym przechowywaniu. Ostatnim etapem jest przekazanie towarów do strefy kompletacji, jeśli istnieje w magazynie taka strefa. Podczas tej operacji pracownik pobiera wymaganą ilość
- 31-
towaru i umieszcza ją w miejscu, z którego towar będzie pobierany w procesie kompletowania zamówień.
Kompletowanie
Zgodnie z definicją zawartą w normie PN-N-01800:1984 to „operacja w procesie magazynowym, polegająca na pobraniu zapasów ze stosów lub urządzeń do składowania w celu utworzenia zbioru zapasów zgodnie ze specyfikacją asortymentową i ilościową dla określonego odbiorcy” [Krzyżaniak i in., 2013, s. 80].
Proces kompletacji przy wydaniu z magazynu następuje po otrzymaniu zlecenia wydania rozpisanego na poszczególne obszary składowania i korytarze międzyregałowe.
Czynności kompletowania są wykonywane przez operatorów. Zrealizowane zlecenie zbierane jest na palecie zbiorczej i przekazywane do strefy wydania lub do strefy kompletacji.
Kompletowanie towarów jest zespołem logistycznych czynności, w wyniku których następuje zestawienie pozycji asortymentowych dóbr zgodnie ze zleceniami wewnętrznymi.
Realizacja tego procesu następuje w strefie kompletacji. Do zadań wykonywanych w tej strefie należą [Pisz, Sęk, Zielecki, 2013, s. 197]:
1. przyjmowanie jednostek ładunkowych ze strefy składowania,
2. przemieszczanie jednostek ładunkowych na miejsce tymczasowego składowania w strefie kompletacji – pole odkładcze,
3. rozformowanie jednostek ładunkowych i przygotowanie towarów do kompletacji, 4. pobieranie grup towarowych zawartych w zamówieniach odbiorców,
5. przemieszczanie i manipulacja w miejscu kompletacji,
6. kompletacja partii towarów według zleceń wewnętrznych lub zamówień zewnętrznych,
7. kontrola wykonania i zgodności kompletacji ze zleceniem,
8. formowanie jednostek wysyłkowych – pakowanie i zabezpieczanie, 9. znakowanie i adresowanie jednostek wysyłkowych,
10. przekazanie do strefy wydań.
Faza ta charakteryzuje się dużą liczbą ręcznych lub zmechanizowanych czy też automatyzowanych czynności manipulacyjnych, zwiększonym przepływem informacji, co w powiązaniu z możliwym wielowariantowym przebiegiem może tworzyć złożony podsystem [Pisz, Sęk, Zielecki, 2013, s. 197].
- 32- Wydawanie z magazynu
Proces technologiczny wydań składa się z czynności, które są wykonywane po otrzymaniu polecenia wydania wraz ze zleceniem zawierającym wykaz asortymentów z symbolami identyfikacyjnymi, liczbą jednostek ładunkowych poszczególnych asortymentów oraz symbolem pola odkładczego w strefie wydań, gdzie skompletowano zlecenie wydania zgodnie z zamówieniem odbiorcy [Dudziński, Kizyn, 2002, s. 277].
Wydawanie jest ostatnią fazą procesu magazynowania. Wykonywane są następujące czynności:
1. kompletowanie partii wysyłkowej, 2. kontrola liczby jednostek ładunkowych, 3. kontrola stanu zabezpieczenia,
4. kontrola ilościowa wysyłki zgodnie ze zleceniem wydania,
5. przemieszczenie jednostki ładunkowej do miejsca załadunku na środek transportu zewnętrznego,
6. załadunek na środek transportu zewnętrznego, 7. wysyłka do odbiorcy.
Tak jak w przypadku przyjęcia do magazynu istnieją wydania zewnętrzne i wewnętrzne.
Wydanie zewnętrze ma miejsce, kiedy towar trafia do zewnętrznego odbiorcy. Natomiast wydanie wewnętrzne to wydanie towarów wewnętrznemu odbiorcy w ramach jednego podmiotu gospodarczego. Charakter wydania wewnętrznego sprawia, że dostawa do odbiorcy może się odbywać z wykorzystaniem środków transportu wewnętrznego lub zewnętrznego [Krzyżaniak i in., 2013, s. 84].
Przy kompletowaniu jednostek niejednorodnych oraz przy wydawaniu jednostek jednorodnych stosuje się różne zasady, które są związane z kolejnością wydań z magazynu.
Niemczyk [2010, s. 47] oraz Krzyżaniak i wsp. [Krzyżaniak i in., 2013, s. 85] wymieniają trzy następujące zasady wydawania: LIFO, FIFO, FEFO.
W zasadzie LIFO (Last In First Out – ostatnie przyszło, pierwsze wyszło) jednostki ładunkowe tego samego towaru, które zostały dostarczone najpóźniej są wydawane jako pierwsze.
Zasada FIFO (First In First Out – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło) wymaga, aby jednostki ładunkowe tego samego towaru, które zostały dostarczone najwcześniej, były wydawane jako pierwsze.
- 33-
Trzecią zasadą wydawania jest FEFO (First Expired First Out – pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło). Zasadę tę stosuje się dla towaru, który ma określoną datę minimalnej lub maksymalnej trwałości. Jednostki ładunkowe tego samego towaru, których podana data trwałości upłynie najwcześniej, są wydawane jako pierwsze.
Wymienione zasady mogą być stosowane dla każdej pozycji asortymentowej, której zapas w magazynie obejmuje co najmniej dwie rozróżnialne jednostki ładunkowe. Ponadto przy zasadach LIFO i FIFO jednostki ładunkowe muszą być przyjęte w różnych dniach (data odzwierciedlona na magazynowym dokumencie przyjęcia), czasami w różnych godzinach [Niemczyk, 2010, s. 47-48].
Analiza przedmiotu wymienia również zasadę HIFO i zasadę LOFO. Zasada HIFO (Highest In First Out - najdroższe przyszło, pierwsze wyszło) oznacza, że partia danego towaru, która została przyjęta do magazynu po cenie jednostkowej najwyższej dla tego towaru, wydawana powinna być w pierwszej kolejności. Zasada LOFO (Lowest In First Out - najtańsze przyszło, pierwsze wyszło) opiera się na założeniu, że partia towaru, która została przyjęta do magazynu po cenie najniższej dla niego, wydawana powinna być jako pierwsza [si3].