Przeciwdziałanie korupcji

Dokumentem przedstawiającym stanowisko Banku dotyczące zwalczania i zapobiegania korupcji we wszelkich jej postaciach i przejawach, jest przyjęta przez Zarząd Polityka antykorupcyjna w Banku.

Celem wdrożenia ww. Polityki jest w szczególności:

a) określenie jednoznacznego stanowiska Banku wobec zjawisk o charakterze korupcyjnym,

b) określenie obszarów, szczególnie istotnych w procesach zapobiegania zjawisk o charakterze korupcyjnym, c) niedopuszczanie do tworzenia i używania przez jakiekolwiek osoby trzecie mechanizmów, służących powstawaniu zjawisk o charakterze korupcyjnym w tym, zjawisk korupcyjnych, wykorzystujących majątek Banku,

d) zapobieganie przypadkom podejmowania w Banku decyzji w sytuacji uwikłania (lub podejrzenia uwikłania) stron, mających wpływ na te decyzje w zdarzenia, mające lub mogące mieć charakter korupcyjny,

e) tworzenie kultury organizacyjnej, jednoznacznie odrzucającej korupcję jako narzędzie osiągania celów własnych lub biznesowych, poprzez m.in. szkolenie, propagowanie przepisów antykorupcyjnych, odpowiednie regulacje wewnętrzne oraz konstrukcje umów.

Polityka stanowi ogólną deklarację postępowania Banku i jego Pracowników w następujących obszarach:

a) przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu, b) przyjmowanie i wręczanie prezentów, c) konflikty interesów,

d) etyka w procesach zakupów towarów i usług, e) działania sponsoringowe oraz darowizny.

Polityka wspierana jest odrębnymi regulacjami i przepisami funkcjonującymi w Banku, a także rozwiązaniami strukturalnymi i organizacyjnymi, które umożliwiają realizację jej celów. Bank jest zobowiązany wobec Pracowników i innych interesariuszy prowadzić działalność zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi.

Standardy etyczne określone są w odrębnych regulacjach wewnętrznych Banku, zgodnych z przyjętymi rozwiązaniami w sektorze bankowym.

Do przestrzegania zasad zawartych w Polityce zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko oraz formę zatrudnienia, a także członkowie organów statutowych Banku. Dodatkowo poszanowania jej zapisów Bank oczekuje od swoich interesariuszy. Postępowanie zgodne z niniejszą Polityką jest także elementem sprzyjającym zapewnianiu zgodności (compliance).

Polityka antykorupcyjna jest szeroko komunikowana i propagowana wśród pracowników, a także, jego kontrahentów, działających w imieniu i na rzecz Banku, przy wsparciu o inicjatywy szkoleniowe, umożliwiające właściwe zrozumienie oraz wykorzystanie jej zasad w codziennej pracy.

Przeciwdziałanie korupcji podlega identyfikacji, monitorowaniu, ocenie i raportowaniu w ramach systemu kontroli wewnętrznej oraz systemu zarządzania ryzykiem na zasadach określonych w odrębnych regulacjach wewnętrznych Banku, dotyczących systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem z uwzględnieniem odpowiednich przepisów prawa.

W Banku prowadzone są szkolenia poświęcone zapobieganiu korupcji, w szczególności dla doradców Klientów, którzy są na szczególnie zagrożeni niebezpieczeństwem korupcji w związku ze swoją pracą. Działania edukacyjne w zakresie przeciwdziałania korupcji dla doradców Klientów uwzględniane są także podczas szkoleń wprowadzających dla nowo zatrudnionych pracowników. Z kolei dla członków organów zarządzających, pozostałych pracowników i partnerów biznesowych odbywają się szkolenia z dziedziny etyki biznesu.

Kwestie przestrzegania zasad etyki i przeciwdziałania nadużyciom mają istotny wpływ na ograniczanie ryzyka reputacji w działalności Banku. Sposób pomiaru i zarządzania ryzykiem reputacji regulują szczegółowo Zasady zarządzania kapitałem. W oparciu o nie przygotowywany jest raport ryzyka reputacji, stanowiący wyliczenie poziomu ryzyka w danym okresie.

Dodatkowo w zakresie przeciwdziałania przestępstwom i korupcji, Bank opracował szczegółowe procedury w ramach należytej staranności. Procedury określają tryb postępowania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę Banku oraz tryb działań, które mają na celu identyfikację ryzyk, ich minimalizację oraz ograniczenie strat z tytułu oszustw finansowych na szkodę Banku, w szczególności:

a) podejmowane rozwiązania prewencyjne,

b) monitoring informacji o potencjalnych przypadkach przestępstw, c) postępowanie w przypadku konieczności dodatkowej weryfikacji Klienta,

d) analizę działań pracowników Banku i pośredników celem identyfikacji nieuprawnionych lub przestępczych działań,

e) stosowanie blokady środków na rachunku i czasowe ograniczenie jego funkcjonalności, f) tryb obsługi przestępstw komputerowych i kartowych,

g) zgłoszenie i obsługa podejrzenia popełnienia przestępstwa,

h) mechanizm i obsługa zgłaszania zdarzeń o charakterze korupcyjnym, i) przekazywanie i wymiana informacji objętych tajemnicą bankową, j) obsługę zapytań objętych tajemnicą bankową,

k) zastrzeganie i anulowanie zastrzeżeń dokumentów.

Zarządzanie obszarem przyjmowania i wręczania prezentów

Elementem powiązanym z obszarem przeciwdziałania korupcji jest obszar przyjmowania i wręczania prezentów.

Bank uznaje, iż przyjmowanie i wręczanie prezentów, nawet o stosunkowo niskiej wartości może prowadzić do powstawania konfliktów interesów i/lub nieformalnych zależności pomiędzy Pracownikami, a osobami trzecimi, co rodzi ryzyko zdarzeń o charakterze korupcyjnym.

Bank stosuje limity oraz restrykcje, dotyczące właściwości oraz wartości przyjmowanych i przekazywanych prezentów lub zachęt.

Dokumentem przedstawiającym stanowisko Banku dotyczące przyjmowania i wręczania prezentów jest są Zasady przekazywania i przyjmowania prezentów i zachęt, zatwierdzone przez Zarząd Banku.

Zarządzanie obszarem konfliktu interesów

Dokumentem przedstawiającym stanowisko Banku dotyczące zarządzania konfliktem interesów są zatwierdzone przez Zarząd Banku są:

a) Zasady przeciwdziałania konfliktowi interesów w Banku Pocztowym S.A., b) Zasady zarządzania konfliktem interesów w Banku Pocztowym S.A.

Bank uznaje, iż jedną z podstawowych i niebezpiecznych dla Banku, jego Klientów, akcjonariuszy i pracowników konsekwencji działań o charakterze korupcyjnym jest powstanie konfliktu interesów, polegającego przeważnie na sprzeczności interesów Banku oraz jego interesariuszy, a interesem pracownika uwikłanego w działania korupcyjne (najczęściej o charakterze pasywnym).

Za główne przejawy konfliktu interesów, Bank uważa w szczególności prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec Banku, bez zgody Banku oraz pozostawanie w jakimkolwiek stosunku zobowiązaniowym (formalno-prawnym, prywatnym) z podmiotami lub osobami prowadzącymi działalność konkurencyjną wobec Banku.

W celu przeciwdziałania prowadzeniu działalności konkurencyjnej Bank stosuje umowy o zakazie konkurencji (zarówno w trakcie, jak i po ustaniu zatrudnienia).

Zarządzanie obszarem zakupu towarów i usług

Bank ze szczególną uwagą traktuje obszar zakupu towarów i usług, jako istotny z punktu widzenia ryzyka działań korupcyjnych wobec pracowników (korupcja pasywna). Naczelną zasadą jest zapewnienie obiektywnego i optymalnego wyboru dostawców towarów i usług, czego elementem jest stosowanie odpowiednich mechanizmów kontrolnych, zapobiegających zdarzeniom korupcyjnym. Do podstawowych mechanizmów należą: kolegialny tryb podejmowania decyzji, system szczebli kompetencyjnych przy podejmowaniu decyzji, obowiązek uzgodnienia czy procedury, określające sposób tworzenia specyfikacji wymagań dla nabywanych produktów lub usług.

Powyższe mechanizmy, zapewniające obiektywny i optymalny wybór dostawców towarów i usług, określone są w Zasadach realizacji zakupów, zaś ogólne regulacje, dotyczące przeciwdziałania konfliktowi interesów na etapie wyboru dostawców i usług określone są Zasadach przeciwdziałania konfliktowi interesów.

Dodatkowo w obszarze dokonywania zakupów, Bank opracował szczegółowe procedury wewnętrzne w ramach należytej staranności, określające m.in.:

a) rodzaje zamówień na zakup towarów i świadczenie usług,

b) proces przygotowywania i akceptacji wniosków o realizację zakupu,

c) tryb składania zamówień do dostawców towarów lub usług oraz dokonywanie odbioru towarów i usług, d) zasady wyboru dostawców towarów i usług,

e) zasady grupowania potrzeb zakupowych, f) zasady prowadzenia negocjacji.

Zarządzanie obszarem darowizn i działalności sponsoringowej

Bank ze szczególną uwagą traktuje obszar darowizn oraz działalności sponsoringowej, jako szczególnie istotny z punktu widzenia ryzyka wystąpienia zdarzeń korupcyjnych. Naczelną zasadą przy udzielaniu darowizn i określaniu działań sponsoringowych jest zapewnienie zapobieżenia zdarzeniom korupcyjnym poprzez obiektywny, optymalny proces wyboru podmiotów obdarowywanych (sponsorowanych), czego elementem jest zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontrolnych. Bank udziela darowizn, których celem jest wspieranie działalności wnioskodawców w sferze działań społecznych, a precyzyjny katalog celów wsparcia, zarówno

w aspekcie pozytywnym, jak i negatywnym (wyłączenie z możliwości wspierania) określony jest w Zasadach udzielania darowizn.

Bank nie przekazuje darowizn ani nie prowadzi działalności sponsoringowej na rzecz partii politycznych oraz osób zaangażowanych politycznie. Bank dochowuje wszelkiej staranności w wyborze odbiorców darowizn, aby uniknąć sytuacji nieświadomego, pośredniego wspierania organizacji politycznych oraz osób zaangażowanych politycznie (poprzez np. udzielanie darowizn podmiotom/osobom powiązanym z partią polityczną lub osobą zaangażowaną politycznie lub prowadzenie na ich rzecz działalności sponsoringowej).

Bank nie stosuje żadnych form finansowania bezpośredniego funkcjonowania organów administracji państwowej lub służb państwowych (np. Policja, Centralne Biuro Antykorupcyjne). Ograniczenie to nie dotyczy udziału Banku we współfinansowaniu oraz realizacji zadań/projektów rządowych.

W Banku obowiązuje naczelna zasada, iż obdarowywanym nie może być osoba fizyczna.

Zasady oraz ich uszczegółowienie w postaci w Procedury udzielania darowizn zawierają opis mechanizmów zapewniających obiektywny i optymalny wybór celów oraz wnioskodawców, którym udzielona zostaje darowizna.

Kluczowe wskaźniki

2020 2019 2018

Odsetek nowo zatrudnionych pracowników, którzy ukończyli

szkolenie poświęcone przeciwdziałaniu korupcji 100% 100% 99%

Odsetek pracowników objętych szkoleniem na temat etyki

w działalności Banku. 100% 100% 100%