IV.1. Podmioty zarządzające strategią
Nad prawidłową implementacją strategii będzie czuwać kilka podmiotów:
1. Komitet Sterujący powołany decyzją Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego do zarządzania strategią. W skład komitetu wchodzą przedstawiciele instytucji naukowych oraz wszystkich szczebli administracji wojewódzkiej i samorządowej z terenu całego regionu zachodniopomorskiego. Komitet pełni funkcję koordynatora strategii i wykonuje następujące zadania:
a) opiniowanie projektów uchwał w sprawie ewentualnych zmian w dokumencie strategii, w przypadku pojawienia się niebezpieczeństwa, że cele strategiczne nie zostaną zrealizowane. Komitet powinien wówczas opracować i zaproponować działania korygujące, w tym ewentualne zmiany wskaźników realizacji strategii;
b) koordynowanie prac poszczególnych podmiotów zaangażowanych we wdrażanie strategii.
2. Proponuje się powołanie specjalnej jednostki organizacyjnej (wzorem operatorów usług i informacji, niekoniecznie infrastruktury telekomunikacyjnej, jak na przykład Digipolis w Antwerpii) na przykład pod nazwą Wojewódzkiego Operatora Społeczeństwa Informacyjnego (WOSI). WOSI mógłby być powołany początkowo jako jednostka organizacyjna lub zakład budżetowy Urzędu Marszałkowskiego. W pierwszych latach prowadzenie takiego operatora powinno być finansowane ze środków publicznych (może być na przykład zadaniem częściowo refinansowanym z ZPORR 1.5), natomiast z czasem powinien być finansowany (podobnie jak Digipolis) z funduszy UE na realizację programów SI. WOSI mógłby być firmą lub organizacją non profit. Sposób i samo powołanie WOSI powinno być określone i przeprowadzone – ze względu na jego znaczenie dla strategii budowy SI w województwie zachodniopomorskim - w pierwszym roku realizacji strategii (2006 rok). Proponowane zadania realizowane przez WOSI:
a) organizowanie i koordynowanie poszczególnych celów strategicznych (A–D);
b) organizowanie i prowadzenie akcji promocyjnych (początkowo wśród wszystkich JST województwa);
c) standaryzacja rozwiązań technicznych i systemowych IT;
d) organizowanie lokalnych operatorów i koordynatorów zadań;
e) współpraca w przygotowywaniu przetargów na realizację projektów;
f) koordynowanie projektów poszczególnych priorytetów SI, realizowanych przez liderów w województwie.
3. Rada Rozwoju Regionu, grupująca zarówno przedstawicieli świata nauki jak i praktyków życia gospodarczego i społecznego, będąca wsparciem dla działań Zarządu Województwa w zakresie strategii. Zadaniem Rady będzie m.in. ścisła współpraca z Komitetem Sterującym.
4. Komitet Monitorujący (KM), którego podstawowym zadaniem będzie określenie stopnia zaawansowania realizacji celów strategicznych za pomocą wskaźników przypisanych poszczególnym celom.
IV.2. Warunki wykonalności strategii
Strategia budowy społeczeństwa informacyjnego w Województwie Zachodniopomorskim określa strategiczne cele i perspektywę ich realizacji. Proces jej wdrażania opiera się na zasadach jawności, personalnej odpowiedzialności za poszczególne zadania oraz długofalowego planowania. Strategia będzie wdrażana przez wyznaczone do tego instytucje na podstawie spójnego planu działania za pomocą różnych narzędzi, a zwłaszcza zarządzania projektami. Wybór projektów do finansowania w ramach strategii będzie oparty na procedurach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego - ZPORR (działanie 1.5) oraz Sektorowego Programu Operacyjnego - Rozwój Zasobów Ludzkich. Tym samym podstawowym modelem wyboru projektów będzie konkurs na realizację zadań objętych specyfikacją programów. Projekty, które uzyskają najlepsze oceny, zostaną dopuszczone do realizacji i otrzymają prawo do refinansowania poniesionych wydatków, zgodnie z ograniczeniami programów. Ponadto w procesie doboru projektów ważne będzie określenie:
a) które z nich najbardziej odpowiadają potrzebom określonym w strategii, a tym samym mogą być zgłaszane przez różne zachodniopomorskie instytucje z sektora gospodarczego i publicznego;
b) które z konsorcjów projektowych – regionalnych, krajowych, europejskich i światowych – mogą być maksymalnie przydatne do realizacji strategii a tym samym jaki udział w nich mają instytucje województwa zachodniopomorskiego;
c) dla których celów i zadań strategii władze województwa zachodniopomorskiego powinny przede wszystkim poszukiwać zasilania ze źródeł ponadregionalnych (w tym funduszy strukturalnych).
Podczas planowania i budowy projektów, które mają otrzymać dofinansowanie ze środków funduszy strukturalnych, należy zawsze przestrzegać kilku podstawowych zasad:
a) zasady wolnego dostępu - wsparcie finansowe będzie udzielane projektom zgodnym z regulacjami prawnymi w zakresie sieci i usług komunikacyjnych, oraz z zasadami konkurencji; zakres projektów powinien zapewniać wolny dostęp różnym operatorom, a w szczególnych przypadkach można rozważyć uwolnienie dostępu do pętli lokalnej;
b) zasady neutralności technologicznej - wsparcie finansowe nie powinno z założenia faworyzować żadnej konkretnej technologii i ograniczać możliwości technologicznego wyboru;
c) procedury przetargowej dla wyboru wykonawców projektu - podstawą zawierania kontraktów powinna być procedura przetargu nieograniczonego, a projekty należy podpisywć z oferentami, którzy dostarczą usługi z uwzględnieniem warunków wymaganych w specyfikacji po najniższej cenie.
Naruszenie tych zasad może skutkować nieuzyskaniem zgody na refinansowanie zrealizowanych projektów ze środków z funduszy strukturalnych.
Partnerstwo publiczno-prywatne
Przewiduje się wdrożenie tej formy finansowania elementów Strategii budowy społeczeństwa informacyjnego…Istotą funkcjonowania takiego partnerstwa jest zasada pomocniczości w odniesieniu do podmiotów prywatnych realizujących inwestycje o wymiarze publicznym. W momencie szacowania projektu w ramach partnerstwa publiczno–prywatnego należy wykonać:
− analizę nakładów i korzyści takiego rozwiązania,
− analizę źródeł i zasad konstruowania partnerstwa (stosunek środków publicznych do środków prywatnych),
− analizę możliwości finansowania projektu wyłącznie w ramach środków publicznych,
− analizę wskaźników efektywności funkcjonalnej i ekonomicznej,
− przeprowadzić konsultacje społeczne,
− zaprosić partnerów prywatnych do udziału w projekcie i zebrać oferty współpracy,
− wybrać najlepsze oferty współpracy.
Postępując za przykładem innych krajów Unii Europejskiej, które maja tu większe doświadczenia, dokładne przeznaczenie projektów lub części projektów dla celów partnerstwa publiczno–prywatnego powinno być określane w miarę realizacji programów operacyjnych zgodnych ze strategią. Najważniejszym kryterium powinno być efektywne i racjonalne wydatkowanie przyznanych w ramach funduszy środków.
IV.3. Koncepcja wdrażania strategii
Sprawne wdrożenie strategii będzie wymagać wyznaczenia podmiotów pełniących funkcję tak zwanych liderów, czyli tych instytucji publicznych, których zadania statutowe w największym stopniu pokrywają się z celami i działaniami określonymi dla konkretnych projektów. Będą one również współfinansować realizację projektów i uczestniczyć w zgłaszaniu ich do realizacji w ramach funduszy strukturalnych. Każdy z liderów projektu będzie odpowiedzialny za dostarczenie zakładanych wyników projektów, które powinny wpływać na realizację celów strategicznych i wzrost wartości wskaźników monitorujących.
W zakresie zarządzania projektami przewiduje się ich budowę w oparciu o następujące elementy:
− planowane cele i wyniki,
− zakres i harmonogram prac,
− karta projektu.
Karta projektu jest podstawowym dokumentem kontrolnym oraz monitorującym postęp prac w ramach każdego projektu. Są w niej wyszczególnione wskaźniki (jakościowe i ilościowe) oraz tak zwane kamienie milowe (osiągane wartości wskaźników, punkty decyzyjne, zakończenie etapów prac), według których można kontrolować postęp prac oraz wprowadzać korygujące działania, jeżeli jest to wymagane. Do efektywnego wykorzystania zasobów wymagane jest
posiadanie przez władze województwa zachodniopomorskiego uaktualnianych na bieżąco baz danych, a w szczególności:
a) bazy danych o możliwościach i warunkach finansowania projektów ze źródeł regionalnych i ponadregionalnych, w tym europejskich, związanych merytorycznie ze strategią;
b) bazy danych o projektach realizowanych przez różne – publiczne i prywatne – instytucje z terenu Zachodniopomorskiego, merytorycznie związanych ze strategią;
c) bazy danych o możliwościach zaangażowania się różnych instytucji z terenu Zachodniopomorskiego w realizację projektów związanych merytorycznie ze strategią.