Audyt personalny jako narzędzie wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr. 679. Akademii Ekonomicznej w Krakowie. 2005. Tomasz Sapeta Katedra Zarządzania Personelem. Audyt personalny jako narzędzie wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi 1. Wstęp Przyjmuje się, że audyt ułatwia menedżerom prowadzenie i zarządzanie przedsiębiorstwami, umożliwia przewidywany rozwój z odpowiednią szybkością i we właściwym kierunku, niezależnie od zewnętrznych okoliczności. Niedocenianie pozytywnych aspektów lub brak systemu kontroli wewnętrznej może spowodować, że założone przez organizację cele i zadania nie zostaną w pełni zrealizowane. Procesy zarządzania i kontroli wewnętrznej są w rzeczywistości ze sobą mocno powiązane, podporządkowane zasadniczemu celowi, tj. osiągnięciu ustalonych dla organizacji celów w sposób ekonomiczny, sprawny i efektywny. Istotną rolę odgrywają w tym procesie kierujący organizacjami, ale również szeregowi pracownicy. Profesjonalna i dalekowzroczna polityka personalna oraz skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi są ważnymi elementami w realizacji wyznaczonych dla kontroli wewnętrznej celów. Kontrola wewnętrzna jest narzędziem zarządzania we współczesnych organizacjach, umożliwiającym uzyskanie racjonalnej pewności, że cele zarządzania zostały osiągnięte. Kontrole wewnętrzne to wszystkie procedury i instrukcje operacyjne, mechanizmy i struktury organizacyjne (hierarchiczne), przepisy i zarządzenia, które organizacja wprowadza w celu osiągnięcia maksimum efektywności swojej działalności, przy możliwie maksymalnym zabezpieczeniu czynności umożliwiających osiągnięcie wysokiej skuteczności. Funkcjonujące w gospodarce przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wielkości, lokalizacji czy branży, muszą stawić czoła wielu wyzwaniom i barierom, do których zaliczyć możemy procesy globalizacji, działanie w warunkach ciągłych. ZN679.indb 19. 1/30/08 1:28:06 PM.

(2) 20. Tomasz Sapeta. zmian, konieczność tworzenia kapitału intelektualnego jako źródła przewagi konkurencyjnej. Aby sprostać tym wymaganiom, zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacjach musi być permanentnie doskonalone poprzez wprowadzanie nowych komponentów. Jednym z nich jest m.in. audyt personalny, mający za zadanie doskonalenie funkcji personalnej w organizacji, a co z się tym wiąże, osiągnięcie sukcesu przez przedsiębiorstwo. 2. Audyt personalny jako obszar audytu wewnętrznego Jednym z głównych źródeł sukcesu organizacji na rynku jest posiadany przez nią kapitał ludzki, rozumiany jako ogół wiedzy, doświadczenia, zdolności, motywacji, których nośnikiem są zatrudnieni w niej pracownicy. Dlatego też zasadniczym wyzwaniem staje się odpowiednie spożytkowanie tego kapitału, aby przyczynił się do sukcesu organizacji. Umożliwia to stworzenie swego rodzaju systemu zarządzania tym kapitałem, który będzie zawierał także elementy kontroli. Przedsiębiorstwa mogą funkcjonować bez audytu wewnętrznego, ale na pewno w dłuższym czasie ich działalność nie byłaby skuteczna bez efektywnego systemu kontroli. Dlatego konieczne jest postrzeganie systemu kontroli wewnętrznej w odpowiedniej perspektywie, gdyż staje się on we współczesnych organizacjach warunkiem koniecznym do sprawnego zarządzania. Efektywne kontrole wewnętrzne nie rozwiążą wszystkich problemów przedsiębiorstwa, ale nieskuteczne kontrole wewnętrzne lub ich brak mogą spowodować poważne problemy. Należy przy tym pamiętać, że kontrola wewnętrzna stanowi część, ale nie całość procesu zarządzania i nawet najbardziej efektywne kontrole wewnętrzne nie mogą być traktowane jako lekarstwo na złe decyzje, nieskuteczne zarządzanie lub nieprzewidywalne zewnętrzne zdarzenia. Natomiast dobre zarządzanie i efektywne kontrole wewnętrzne mogą przyczynić się do szybkiego i skutecznego reagowania na nieprzychylne warunki i mogą pomóc w ograniczaniu ich najgorszych skutków [Saunders 2002, s. 19]. Stąd potrzeba stworzenia narzędzia, które wspomoże osiągnięcie przyjętego przez organizację celu. Ponieważ pojęcie audytu jest stosowane w różnych obszarach zarządzania organizacją, począwszy od finansów, poprzez marketing, po zarządzanie zasobami ludzkimi, dlatego zasadne jest określenie tego pojęcia w wymiarze ogólnym, ale w odniesieniu do wnętrza organizacji. Audyt obejmuje niezależne, obiektywne działania o charakterze doradczym, zaprojektowane w celu przysporzenia dodatkowej wartości i usprawnienia zarządzania daną organizacją. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzenie systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i poprawy skuteczności w zakresie procesów zarządzania i kontroli organizacją. Audyt wewnętrzny jest niewątpliwie narzędziem zarządzania, które służy do uzyskania racjonalnego zapewnienia, że postawione przed organizacją cele są realizowane,. ZN679.indb 20. 1/30/08 1:28:06 PM.

(3) Audyt personalny jako narzędzie wspierające…. 21. zasady i procedury wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub przyjęte wewnętrznie są wdrażane i przestrzegane, mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej są adekwatne i skuteczne w ocenie prawidłowości działania organizacji. Tak więc celami audytu wewnętrznego są: – analiza zagrożeń, przed którymi stoi dana organizacja oraz środowiska kontroli wewnętrznej celem ustalenia programu audytu opartego na ocenie zagrożeń, – wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanej organizacji, – dostarczanie na podstawie oceny systemu kontroli wewnętrznej informacji potwierdzających prawidłowość funkcjonowania organizacji. Działalność komórek audytu wewnętrznego obejmuje przede wszystkim przegląd, ocenę i weryfikację stopnia przestrzegania, efektywności oraz adekwatności mechanizmów kontroli. Funkcja ta ma charakter doradczy, nie dysponuje uprawnieniami władczymi wobec innych osób wewnątrz organizacji, nie ustanawia ani nie wdraża zasad i procedur. Komórki audytu wewnętrznego dokonują jedynie przeglądu zasad, planów, procedur, reguł itp. Aby zapewnić realizację celu audytu wewnętrznego, należy przyjąć szereg podstawowych zasad działania, takich jak: – zapewnienie wysokiej jakości audytu, która polega na dążeniu do dostarczeniu kierownictwu usług przynoszących wartość dodaną, poprzez prowadzenie w sposób rzetelny i przejrzysty oceny stanu faktycznego oraz dostarczanie informacji o zakresie wprowadzania koniecznych usprawnień w systemie zarządzania organizacją; – profesjonalizm audytorów – pracownikom audytu wewnętrznego należy stawiać wysokie wymagania dotyczące umiejętności zawodowych i interpersonalnych na wszystkich szczeblach organizacji oraz zdolności do twórczego myślenia. Audytor powinien potrafić przystosować się do nieustannie zmieniającego się środowiska, w którym musi się orientować w ramach wykonywania różnorodnych zadań audytowych, a także szybko zdobywać wiedzę dotyczącą nowych technik i nowych usług. Konieczne wydaje się, aby audytor w sporządzonych przez siebie dokumentach potrafił przedstawić prostym, przejrzystym językiem problemy opisane językiem specjalistycznym, technicznym czy urzędowym; – ukierunkowanie na poprawę działania organizacji – ze względu na fakt, że audytorzy zajmują się oceną i diagnozą systemu zarządzania organizacją są zainteresowani, aby ich ustalenia przyczyniły się do poprawy działalności audytowanej organizacji. Istotne jest, aby audytorzy nie wykorzystywali błędów wykrytych w trakcie swoich badań i dociekań do oceniania osób za nie odpowiedzialnych. Audytorów powinno interesować znacznie bardziej skorygowanie istniejącego problemu niż poszczególne błędy;. ZN679.indb 21. 1/30/08 1:28:06 PM.

(4) 22. Tomasz Sapeta. – wyznaczenie poziomu istotności – audytor powinien dla potrzeb audytu ustalić, jaki margines błędów nie stwarza zagrożenia dla działalności organizacji, a tym samym jest akceptowalny. Audytor powinien dążyć do stworzenia stosownych mechanizmów i procedur służących wykrywaniu i zapobieganiu błędom, zwłaszcza w sytuacji, gdy poziom nasilenia błędów zaczyna stawać się z nieuzasadnionych przyczyn wysoki, liczba błędów istotnie się powiększa i staje się coraz bardziej poważna, błędy pociągają za sobą skutki finansowe. Ważne zatem staje się, jaki poziom występowania błędów zostaje uznany za istotny; – obiektywizm – audytor powinien opierać swoje ustalenia i zalecenia na faktach, a nie na wrażeniach, jakie odniósł w czasie dokonywania badań. Powinien pamiętać, że jego działalność jest tylko usługą świadczoną na rzecz menedżmentu, który musi mieć zaufanie do wyników jego pracy. Audytorzy nie powinni dostosowywać swoich ocen w sprawach dotyczących audytu do oczekiwań innych osób. Zadania audytowe muszą być wykonwane w taki sposób, aby audytorzy nie byli stawiani w sytuacjach, w których czuliby się niezdolnymi do wydawania obiektywnych, zgodnych z ich umiejętnościami i wiedzą zawodową opinii; – swoboda porozumiewania się – prowadzenie audytu wymaga swobodnego dostępu do informacji oraz niczym nie zakłóconego obiegu informacji, zarówno formalnego, jak i nieformalnego, w górę i w dół hierarchii organizacyjnej. Szczegółowe procedury audytu personalnego jako obszaru audytu wewnętrznego powinny obejmować następujące zagadnienia: – planowanie audytu, w powiązaniu z oceną ryzyk mogących występować w audytowanej jednostce, – audytowanie – badanie – ocena, – komunikowanie wyników, – czynności związane z oceną wykonania zaleceń audytu. Podmiotowy wymiar audytu wewnętrznego stanowić powinna komórka powołana specjalnie do realizacji zadań z tego zakresu. Według E.J. Saundersa samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego powinno być powołane w przedsiębiorstwie, w którym zatrudnionych jest nie mniej niż 30 pracowników merytorycznych świadczących dość szeroki zakres usług komercyjno-handlowych. W mniejszych jednostkach organizacyjnych pewne aspekty czynności audytu wewnętrznego mogą być także spełniane poprzez podział zadań audytowych pomiędzy kluczowych pracowników. Jednakże spełnienie jednego z podstawowych warunków audytu, tj. niezależności badawczej, sprawia, że osoby zajmujące się audytem nie powinny wykonywać ani odpowiadać za czynności, które kontrolują. Jednak to, czy audyt realizowany w danym przedsiębiorstwie będzie wykonywany za pośrednictwem samodzielnego, niezależnego stanowiska, zespołu, działu czy departamentu zależeć będzie od wielkości i specyfiki danego przedsiębiorstwa, zakresu i liczby wykonywanych czynności oraz operacji, struktury organizacyjnej,. ZN679.indb 22. 1/30/08 1:28:06 PM.

(5) Audyt personalny jako narzędzie wspierające…. 23. ogólnego stanu finansowego przedsiębiorstwa, struktury zatrudnionych pracowników. Stąd samo kryterium wielkości przedsiębiorstwa nie może być decydującym czynnikiem, na podstawie którego określa się liczbę pracowników komórki audytu wewnętrznego. Decydować o tym będą także wiedza, umiejętności i doświadczenie tych pracowników. Tworząc taką komórkę, należy opracować profil wymagań, charakteryzujący sylwetkę pracownika zajmującego stanowisko w komórce audytu wewnętrznego. Do wymaganych cech charakterologicznych zaliczyć można [por. Saunders 2002, s. 51]: – skrupulatność – zwracanie uwagi na szczegóły, – wytrwałość – nie uleganie szybkiemu zniechęceniu lub znudzeniu, – konsekwentność połączona ze zdolnością do ustępstw w sytuacjach, gdy drugiej stronie można przyznać rację, – dociekliwość – chęć dotarcia do prawdy, – umiejętność analitycznego myślenia, – obiektywizm, – poczucie sprawiedliwości, – silne poczucie obowiązku, ale bez przesadnego dogmatyzmu lub pedanterii, – lojalność wobec pracodawcy, – cierpliwość – umiejętność słuchania i spokojnego dyskutowania, – zdolność odróżniania spraw ważnych od mało istotnych, – samodzielność – umiejętność pracy bez nadzoru, – umiejętność krytycznej oceny, – gotowość do podnoszenia kwalifikacji. Konstruując profil wymagań, należy zwrócić uwagę także na kwestie etyczne, jak np. dobrą opinię moralno-etyczną, niezagrożony status finansowy (brak większego zadłużenia osobistego). Podstawą stworzenia wizerunku pracownika, który mógłby zająć stanowisko w komórce audytu, jest karta opisu stanowiska audytora. W tabeli 1 zaprezentowano przykładowy opis stanowiska dyrektora komórki audytu wewnętrznego. Tabela 1. Propozycja wzorca karty opisu stanowiska Nazwa przedsiębiorstwa Nazwa stanowiska Jednostka organizacyjna Data sporządzenia. I. Streszczenie (podstawowy cel pracy). ZN679.indb 23. ABC SA. Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego Dział Audytu Wewnętrznego. Zarządzanie działem AW, dostarczanie Prezesowi Zarządu i Radzie Nadzorczej obiektywnego zapewnienia niezależnych opinii oraz informacji na temat działalności przedsiębiorstwa, ujawnianie wszelkich braków i nieprawidłowości, czuwanie nad. 1/30/08 1:28:07 PM.

(6) Tomasz Sapeta. 24. cd. tabeli 1. II. Zależność służbowa: – podlega. Prezesowi Zarządu (Radzie Nadzorczej) przedsiębiorstwa. – współpracuje wewnątrz. – Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa – wiceprezesi Zarządu – Rada Nadzorcza – dyrektorzy i kierownicy jednostek. – nadzoruje. – współpraca na zewnątrz. III. Zadania (lista nie ma charakteru wyczerpującego, służy wskazaniu głównych zadań). ZN679.indb 24. efektywnością systemu kontroli wewnętrznej, procesów zarządzania ryzykiem, przestrzeganiem oraz stosowaniem zarządzeń i procedur przedsiębiorstwa (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych) w celu zapewnienia bezpieczeństwa ekonomicznego i prawnego przedsiębiorstwa oraz wspieranie efektywnej realizacji zadań strategicznych.. Pracowników działu AW. – Urząd Skarbowy – NIK – zewnętrzne firmy audytorskie – inne. 1. Prowadzenie działań mających na celu zapewnienie uporządkowanego i efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa: – stałe monitorowanie efektywności systemu kontroli wewnętrznej, struktur organizacyjnych i procesów zarządzania, mające na celu wprowadzanie zmian mogących usprawnić działalność i wyeliminowanie występujących nieprawidłowości, – ocena prawidłowości podziału kompetencji oraz nadzorowanie ich przestrzegania, – ocena prawidłowości obowiązujących procedur oraz nadzorowanie kontroli ich przestrzegania, – inicjowanie wniosków i propozycji dotyczących udoskonalenia mechanizmów systemu kontroli wewnętrznej, procesów zarządzania i elementów struktury organizacyjnej, wewnętrznych regulaminów oraz opiniowanie projektów do zatwierdzenia przez Zarząd, których celem jest poprawa efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa i zapobieżenie wystąpieniu ewentualnych nieprawidłowości, – zgodne z zaleceniami Zarządu, współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi czy też powołanymi grupami zadaniowymi, celem opiniowania przedsięwzięć związanych z inwestycjami, – przekazywanie władzom przedsiębiorstwa opinii dotyczących możliwych zmian mogących usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub wyeliminowanie potencjalnego zagrożenia.. 1/30/08 1:28:07 PM.

(7) Audyt personalny jako narzędzie wspierające…. 25. cd. tabeli 1 2. Kontrolowanie działalności poszczególnych jednostek struktur organizacyjnych: – przygotowanie, we współpracy z Zarządem, planu audytu poszczególnych jednostek organizacyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem tych, których działalność potencjalnie rodzi największe zagrożenia, – nadzorowanie realizacji rocznego planu badań i kontroli, – organizowanie audytów wstępnych w przypadku pojawienia się przesłanek mogących wskazywać na występowanie nieprawidłowości w pewnych komórkach organizacyjnych, – omawianie z kierownikami jednostek wyników przeprowadzonego audytu, – sporządzanie raportu pokontrolnego i przedstawienie go Prezesowi lub innemu podmiotowi, – kontrola realizacji zaleceń zawartych w raporcie pokontrolnym. 3. Kierowanie działalnością Działu Audytu Wewnętrznego: – określanie celów operacyjnych DAW we współpracy z Zarządem, – nadzorowanie realizacji przyjętych celów operacyjnych DAW, – zapewnienie bieżącego efektywnego i poprawnego funkcjonowania DAW, – zapewnienie przestrzegania przepisów związanych z tajemnicą służbową, przepisami BHP i innymi regulacjami, – zapewnienie efektywnej realizacji zadań przez podległych pracowników, – kierowanie pracami nad projektowaniem i wdrażaniem rozwiązań mających podnieść efektywność i ułatwić prowadzenie czynności służbowych przez pracowników, – zarządzanie budżetem DAW, – tworzenie warunków dla ciągłego rozwoju i podnoszenia kwalifikacji kadr DAW, – prowadzenie we współpracy z działem zasobów ludzkich naboru nowych pracowników, – określanie wymogów, które powinni spełniać pracownicy DAW.. 4. Utrzymywanie kontaktów z organami kontroli zewnętrznej w celu zapewnienia realizacji przez przedsiębiorstwo wszystkich wymogów i obowiązków związanych z obowiązującymi przepisami.. 5. Bieżące zapoznawanie się z najnowszymi opracowaniami i rozwiązaniami w dziedzinie zarządzania i audytu wewnętrznego, w celu rozważenia możliwości ich zastosowania w przedsiębiorstwie.. ZN679.indb 25. 1/30/08 1:28:07 PM.

(8) Tomasz Sapeta. 26. cd. tabeli 1. IV. Wymagania. V. Warunki pracy. VI. Relacje z innymi stanowiskami. 6. Dyrektor DAW jest uprawniony do podejmowania decyzji w następujących obszarach: – podejmowanie decyzji związanych z realizacją celów operacyjnych DAW, – zatwierdzanie wydatków z budżetu DAW, – zatrudnianie nowych pracowników. Wykształcenie: – wykształcenie wyższe ekonomiczne, – ukończone studia zawodowe z zakresu kontroli i audytu wewnętrznego oraz wpis na listę profesjonalnych audytorów wewnętrznych uznanego instytutu (PIKW, KIBR), – szkolenia menedżerskie z zakresu: planowania, zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania w sytuacjach kryzysowych, – minimum 5 lat na stanowisku kierowniczym w DAW lub na stanowisku kierowniczym w firmie audytorskiej. Cechy charakteru: dociekliwość, obiektywizm, konsekwencja, poczucie sprawiedliwości, lojalność wobec pracodawcy, poczucie obowiązku, cierpliwość. Umiejętności: analityczne, badawcze, planistyczne, przywódcze. Dodatkowe umiejętności: znajomość standardów i wytycznych stosowanych w audycie wewnętrznym, znajomość różnych rodzajów działalności przedsiębiorstwa, znajomość obowiązujących regulacji prawnych i związanych z nimi wymogów oraz obowiązków, znajomość techniki komputerowej. Zapewniające sprawne wykonywanie realizowanych zadań.. Możliwy awans na opisywane stanowisko pracy pracowników DAW spełniających powyższe kryteria.. Źródło: opracowano na podstawie [Saunders 2002, s. 55–58].. Powołując komórkę audytu wewnętrznego, należy pamiętać, że powinny znaleźć się w niej osoby znające problematykę tych funkcji realizowanych w badanym przedsiębiorstwie. Do funkcji tych bez wątpienia zawsze należy zaliczyć obszar i problematykę zarządzania zasobami ludzkimi. 3. Audyt personalny – definicja, zakres, rodzaje Przedstawiona definicja audytu wewnętrznego stanowi podstawę do sformułowania definicji audytu personalnego, rozumianego jako proces usystematyzowanego, niezależnego i metodycznego badania oraz oceny zasobów ludzkich firmy,. ZN679.indb 26. 1/30/08 1:28:07 PM.

(9) Audyt personalny jako narzędzie wspierające…. 27. a także systemu zarządzania tymi zasobami, który ma na celu monitorowanie zgodności ich stanu jest odpowiednimi standardami [Saunders 2002, s. 227]. Powodem podjęcia działań związanych z audytem personalnym jest konieczność permanentnego doskonalenia obszaru zarządzania zasobami ludzkimi w kontekście zadań, jakie ma do zrealizowania firma. Stąd audyt personalny obejmować powinien zarówno analizę i badanie stanu oraz struktury zatrudnienia, jak również badanie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w aspektach funkcjonalnych, instytucjonalnych i instrumentalnych. Prace w zakresie audytu personalnego powinny opierać się na ocenie dokonanej przez audytora, dotyczącej ryzyka istotnych błędów w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Sama ocena ryzyka stanowi technikę stosowaną do badania potencjalnych zadań audytu oraz wyboru tych zadań, które są narażone na największe ryzyko. Ryzyko rozumiane jest tutaj jako prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub nawet braku działania, którego skutkiem może być powstanie szkody lub też, co częściej zdarza się w przypadku sprawowania funkcji personalnej, nieosiągnięcia wyznaczonych celów lub niezrealizowanie postawionych zadań. Jako przykład takiego niepożądanego zdarzenia można wymienić np. podjęcie błędnej decyzji personalnej na podstawie nieprawdziwych, nieaktualnych lub niepełnych informacji. Ograniczenie ryzyka, podniesienie efektywności zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji jest podstawowym celem audytu personalnego. Audyt personalny należy traktować jako narzędzie usprawniania praktyki w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży, w której działa. Jest to efekt postrzegania kapitału ludzkiego w organizacji jako kluczowego czynnika sukcesu każdej firmy. W ramach prowadzonego audytu personalnego można wyróżnić dwa główne kierunki, których realizacja powinna odbywać się równolegle. Są nimi audyt personelu oraz audyt systemu zarządzania zasobami ludzkimi. W pierwszym przypadku badaniem objęty jest nie tylko stan i struktura zatrudnienia, ale również efektywność i koszty wynikające z funkcjonowania pracowników w organizacji. W drugim zaś przypadku pod uwagę bierze się zarówno instytucjonalny, funkcjonalny, jak i instrumentalny wymiar zarządzania zasobami ludzkimi. Stąd prowadzone audyty personalne mogą się w swej istocie różnić zakresem zadaniowym, tj. obszarami, które zostają poddane badaniu, czasem, w którym prowadzona jest analiza, zakresem prowadzonych badań oraz wymiarem podmiotowym. Uwzględniając powyższe można wyróżnić: audyty planowe i nadzwyczajne, audyty wewnętrzne i zewnętrzne, wstępne i pogłębione, kompleksowe i wycinkowe. Niezależnie od rodzaju prowadzonych badań audytowych warunkiem uczynienia z niego skutecznego instrumentu doskonalenia zarządzania zasobami ludzkimi jest. ZN679.indb 27. 1/30/08 1:28:07 PM.

(10) 28. Tomasz Sapeta. opracowanie i przestrzeganie odpowiedniej procedury audytowania, która powinna uwzględniać przyjęte standardy oraz specyfikę danej organizacji. Szczegółowa procedura audytu personalnego, jako wymiaru audytu wewnętrznego, powinna obejmować zagadnienia związane z planowaniem audytu w powiązaniu z oceną ryzyka, w ramach którego wyznaczyć należy cel, przedmiot i zakres audytu. Kolejnym krokiem powinno być przeprowadzenie badań, dokonanie oceny i diagnozy stanu faktycznego w odniesieniu do standardów badania i oceny. W dalszej części procedury powinna nastąpić weryfikacja i interpretacja poczynionych ustaleń oraz przekazanie komunikatu o wynikach audytu zainteresowanym podmiotom, w opracowanym raporcie zawierającego ocenę i rekomendacje. Przyjmuje się, że całą procedurę audytu powinny zakończyć czynności sprawdzające, tj. ocena wykonania zaleceń audytu, co niestety nie zawsze jest realizowane. Efektem audytu personalnego powinien być plan działań ukierunkowanych na doskonalenie praktyki zarządzania zasobami ludzkimi w odniesieniu do celów, zasad i stosowanych procedur. Prace w zakresie audytu personalnego powinny opierać się na ocenie dokonanej przez audytora, dotyczącej ryzyka istotnych błędów w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, które mają być poddane audytowi. Ocena ryzyka powinna być obecna na każdym etapie pracy audytora poprzedzającym opracowanie sprawozdania z przeprowadzenia audytu. W ramach oceny ryzyka można wyróżnić dwa zasadnicze etapy: identyfikację obszarów ryzyka w ramach funkcji personalnej oraz analizę ryzyka, w wyniku której zostają uszeregowane obszary ryzyka pod względem ich znaczenia dla zarządzania zasobami ludzkimi. W konsekwencji pozwala to ustalić kolejność przeprowadzenia zadań audytu personalnego. O ile w szeroko rozumianym audycie wewnętrznym nie istnieje uniwersalny zbiór obszarów ryzyka, o tyle w ramach funkcji personalnej takie obszary można określić, znane są bowiem procesy personalne stanowiące źródło wartości realizowanych w ramach polityki personalnej, jakie mogą wystąpić w danej organizacji. [Pocztowski 2003, s. 40] (tabela 2): Zbierając informacje niezbędne do identyfikacji obszarów ryzyka, audytor powinien brać pod uwagę: – cele i zadania organizacji w ramach realizowanej polityki personalnej, – przepisy prawa pracy (i nie tylko), które narzucają rozwiązania w określonych kwestiach, – wyniki (jeżeli takie są) wcześniej przeprowadzonego audytu personalnego, – wyniki wcześniej dokonywanych innych ocen adekwatności, efektywności i skuteczności stosowanych narzędzi i metod zarządzania pracownikami, – wyniki rozmów przeprowadzonych przez audytora z menedżmentem lub innymi pracownikami, – ankiety i kwestionariusze badające opinie pracowników.. ZN679.indb 28. 1/30/08 1:28:08 PM.

(11) Audyt personalny jako narzędzie wspierające…. 29. Tabela 2. Procesy realizowane w ramach funkcji personalnej Nazwa procesu Planowanie zasobów ludzkich Kształtowanie stanu i struktury personelu Zarządzanie efektywnością pracy Kształtowanie wynagrodzeń Rozwój zasobów ludzkich. Kształtowanie warunków i stosunków pracy Administrowanie sprawami personalnymi. Cel procesu. opracowanie planów strategicznych i operacyjnych optymalizacja zatrudnienia. produktywność, jakość, zachowania dochody, koszty, motywacja kompetencje, kariery. komfort pracy i klimat społeczny. poziom obsługi klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Doskonalenie organizacji i zarządzania funkcją innowacje podnoszące efektywność funkcjonopersonalną wania systemu zarządzania zasobami ludzkimi Źródło: A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa 2003, s. 40.. Istotne jest, aby audytor zapewnił sobie dostęp do najważniejszych (i nie tylko) źródeł informacji o wszystkim, co dotyczy zarządzania zasobami ludzkimi. Jednym z najważniejszych źródeł informacji są rozmowy z pracownikami audytowanej organizacji, bowiem na ogół wiedzą oni znacznie więcej niż audytor na temat określonego problemu i mogą zaproponować jego rozwiązanie. Dlatego też jedną z ważnych ról audytora jest zdobycie zaufania i wyjaśnienie, że skutkiem zbierania przez niego informacji nie będą represje ze strony kierownictwa, a jedynie ewentualne podjęcie działań prewencyjnych w celu zapewnienia prawidłowego działania organizacji w sferze zarządzania pracownikami. Dokonując analizy napływających informacji, audytor powinien zwrócić uwagę na newralgiczne punkty związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, którymi mogą być np.: – cele i zadania postawione przed organizacją w obszarze funkcji personalnej, – przepisy prawa pracy wpływające na działania w ramach polityki personalnej, – działania optymalizujące stan i strukturę zatrudnienia, – kwalifikacje, kompetencje zatrudnionych pracowników, – postawy etyczne pracowników, ich nastawienie i motywację w stosunku do realizacji zadań, – koszty pracy i efekty działalności pracowników. Przydzielenie zadania audytowego, które zwykle jest określane przez głównego audytora (może nim być np. dyrektor lub kierownik powołanej komórki ds. audytu), rozpoczyna wykonanie badania. Związane jest ono z konstruowaniem listy weryfikacyjnej i planowaniem zadania audytowego. Celem utworzenia. ZN679.indb 29. 1/30/08 1:28:08 PM.

(12) 30. Tomasz Sapeta. takiej listy weryfikacyjnej jest udokumentowanie informacji przedstawionych w planowaniu zadania audytowego. Rozpoczęcie badania audytorskiego powinno zostać poprzedzone przeprowadzeniem wstępnego przeglądu, którego celem jest uzyskanie informacji potrzebnych do opracowania programu zadania audytowego. Wstępny przegląd polega na zbieraniu informacji o badanej działalności, bez ich szczegółowej weryfikacji. Do głównych celów takiego przeglądu zalicza się m.in. zrozumienie badanej działalności, wyodrębnienie istotnych obszarów wymagających szczególnej uwagi, uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego, ustalenie, czy konieczne jest przeprowadzenie zadania audytowego w danym obszarze. Zebrane na tym etapie informacje stanowią dla audytora podstawę do opisania obszaru, procesu (uporządkowany logicznie ciąg czynności, działań, decyzji, których efektem jest powstanie wartości dodanej w postaci dającej się określić zmiany w środowisku), który ma być poddany badaniu w trakcie zadania audytowego. Istotne jest zastosowanie na etapie planowania zadania audytowego i w trakcie realizacji badania odpowiedniej techniki, która doprowadzi do pożądanego wyniku. Wśród stosowanych technik najczęściej wyróżnia się: wywiad, analizę porównawczą, technikę testową, listy pytań kontrolnych czy kwestionariusze kontroli. Kolejna faza, czyli czynności audytorskie, powinna być przeprowadzona w sposób metodyczny, zgodnie z ustalonymi celami i według ustalonego zakresu audytu i planu pracy. Czynności audytorskie mogą obejmować wstępny przegląd celem uzyskania informacji związanych z ogólną organizacją zarządzania zasobami ludzkimi, instrumentami, metodami stosowanymi w audytowanym obszarze; przeprowadzenie badań właściwych w tych obszarach, które w szczególności zostały określone w planie audytu przy zastosowaniu odpowiedniej techniki. Dokonanie czynności audytorskich powinno dać możliwość udzielenia odpowiedzi na pięć kluczowych pytań: – co jest – tj. stwierdzenie stanu istniejącego, – co powinno być – pytanie o kryteria, – co z tego wynika – określenie skutku, – dlaczego tak się stało – przyczyny, – co należy zrobić – zalecenie. Zamknięciem zadania audytowego jest przygotowanie i przedstawienie sprawozdania z przeprowadzenia audytu personalnego, którego celem jest dostarczenie obiektywnych informacji i zaleceń stanowiących podstawę do podjęcia właściwych decyzji. Dlatego też w ostatecznym sprawozdaniu, będącym wynikiem końcowym każdego zadania audytowego, powinny się znaleźć w szczególności następujące informacje: cel przeprowadzenia zadania audytowego, zakres przedmiotowy, ustalenia stanu faktycznego, określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych błędów. Jasne określenie celu. ZN679.indb 30. 1/30/08 1:28:08 PM.

(13) Audyt personalny jako narzędzie wspierające…. 31. zadania audytowego jest wręcz konieczne do prawidłowej oceny jego wyników. Wskazanie zakresu audytu personalnego umożliwia zainteresowanym osobom orientację w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, którego dotyczyło badanie. Nieodzownym elementem jest ustalenie stanu faktycznego potrzebne do uzasadnienia lub wyjaśnienia uwag i wniosków, jak również analiza przyczyn i skutków ujawnionych uchybień. 4. Audyt personalny – korzyści z zastosowania w organizacji Wdrożenie audytu personalnego jako narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi może dostarczyć wielu korzyści, istotnych nie tylko z punktu widzenia zwiększenia efektywności zarządzania zasobami ludzkimi, ale i dla całej organizacji. Do najczęściej wskazywanych korzyści zalicza się [Zarządzanie… 2000, s. 234]: – określenie wkładu wnoszonego przez dział personalny w funkcjonowanie organizacji, – doskonalenie profesjonalnego wizerunku działu personalnego, – przyczynianie się do wzrostu odpowiedzialności i profesjonalizmu pracowników działu personalnego, – określenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności działu personalnego, – stymulowanie spójności polityki i działań w obszarze zasobów ludzkich, – identyfikacja istotnych problemów personalnych, – zapewnienie zgodności polityki personalnej z wymogami prawa, – racjonalizacja kosztów pracy poprzez udoskonalenie stosowanych procedur, – przyczynianie się do akceptacji koniecznych zmian roli i miejsca działu personalnego, – dokonanie przeglądu systemu informacji personalnej w organizacji. Przedstawione korzyści, które może nieść ze sobą wdrożenie audytu personalnego w organizacji, wskazują na szeroki zakres badań i analiz koniecznych do przeprowadzenia, aby w pełni zdiagnozować sytuację zarządzania zasobami ludzkimi. Tak obszerny zakres badawczy, z wykorzystaniem wtórnych i pierwotnych źródeł informacji, stwarza konieczność zastosowania wielu metod i technik badawczych, pozwalających na przedstawienie nie tylko ilościowego, ale także jakościowego obrazu realizacji funkcji personalnej w organizacji.. ZN679.indb 31. 1/30/08 1:28:08 PM.

(14) 32. Tomasz Sapeta. Literatura Cascio W.F. [2001], Kalkulacja kosztów zasobów ludzkich, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Fitz-enc J. [2001], Rentowność inwestycji w kapitał ludzki, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Pocztowski A. [2003], Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa. Potencjał pracy w przedsiębiorstwie. Kształtowanie i wykorzystanie [1998], pod red. M. Gablety, Wydawnictwo AE we Wrocławiu, Wrocław. Saunders E.J. [2002], Audyt i kontrola wewnętrzna w przedsiębiorstwach, Edukator, Częstochowa. Sekuła Z. [1999], Controlling personalny, cz. I i II, TNOiK, Bydgoszcz. Stepniewski J. [2001], Audyt i diagnostyka firmy, Wydawnictwo AE we Wrocławiu, Wrocław. Zarządzanie personelem dziś i jutro [2000], pod red. Z. Janowskiej, Absolwent, Łódź. The Personnel Audit as a Tool for Perfecting Human Resources Management In this article, the author presents the key methodological assumptions involved in implementing a personnel audit as a tool for increasing the effectiveness of human resources management. The author presents the personnel audit as one element of the internal audit; for this reason the concept of the internal audit is first explained in order that the personnel audit can be defined in this context. Using the audit as a human resources tool necessitates the development of rules for the application of this instrument, as well as audit procedures and techniques. The article focuses precisely upon this issue. The author concludes with a review of the benefits that the application of a personnel audit in an organisation may bring.. ZN679.indb 32. 1/30/08 1:28:09 PM.

(15)