Instrukcja naczelnej Rady
Adwokackiej z dnia 11 września 1959
r. w sprawie przechowywania akt
Palestra 3/12(24), 87-92
1959
IV Sprawozdawczość
18. Do dnia 15 stycznia i 15 lipca każdego roku zespoły przedstaw iają radzie adwokackiej w dwóch egzem plarzach sprawozdania półroczne (zał. nr 5). Jeden z tych egzem plarzy przesyłany jest przez rady adw okackie do dnia 31 stycznia lub 31 lipca Naczelnej Radzie Adwokackiej.
19. K ierow nicy zespołów przedstaw iają Radzie Adwokackiej odpis spraw ozda nia za okres sw ej kadencji, złożonego na zebraniu zespołu w w ykonaniu § 9 ust. 1 lit. c) rozporządzenia z 31.111.1958 r. w spraw ie zespołów adwokackich.
20. Zasady rachunkow ości i spraw ozdaw czości finansow ej określone są w instrukcji Naczelnej Rady Adwokackiej w spraw ie rachunkowości zespołów adw o kackich, zatw ierdzonej przez M inistra Spraw iedliw ości w porozum ieniu z M i n istrem Finansów pism em z dnia 7.XII.1954 r. Nr A 5042/54.
V Postanow ienia końcowe
21. U chw ała w chodzi w życie z dniem 1 stycznia 1960 r.
22. Zezw ala się zespołom na używ anie dotychczasowego nakładu kart ew id en cyjnych i obw olut do czasu dostarczenia now ych form ularzy przez rady adwokackie.
F. In stru k cja N a c z e ln e j R a d y A d w o k a c k ie j z d n ia 11 w r z e ś n ia 1 9 5 9 r. w s p r a w ie p r z e c h o w y w a n ia akt
CZĘSC 1. POSTANOW IENIA OGÓLNE
§ 1. Instrukcja normuje sposób postępow ania z aktam i zbędnym i w bieżącej pracy rad adwokackich, zespołów adwokackich oraz kancelarii adw okackich i ma na celu należyte zabezpieczenie oraz udostępnienie tych akt, jak rów nież ter m inow e przekazyw anie akt o znaczeniu trw ałym do archiwum państw ow ego, po zostałych zaś akt — na m akulaturę.
§ 2. A ktam i w rozum ieniu instrukcji jest cała dokum entacja działalności, bez w zględu na jej form ę, kształt i m ateriał, na jakim jest sporządzona (księgi, kar toteki, rejestry, plany rysunkowe, fotografie itp.).
§ 3. A kta organów adwokatury wchodzą w skład państw ow ego zasobu archi w aln ego w rozumieniu rozporządzenia Rady M inistrów z dnia 19 lu tego 1957 r.
(Dz. U. N r 12, poz. 66).
CZĘSC II. AKTA ORGANÓW ADWOKATURY
§ 4. 1. Do akt kategorii A (o znaczeniu trw ałym ) zalicza się w szelk ie akta m ające trw ałe, historyczne znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze i nau kowe zarówno dla historii Państw a, jak i dla h istorii adwokatury.
2. W szczególności do kategorii A należą:
a) akty norm atyw ne rad adwokackich, jak również projekty i m ateriały do aktów norm atywnych, zarówno inicjowanych przez rady adwokackie, jak i przekazanych organom adwokatury do zaopiniowania,
b ) korespondencja m ająca istotne znaczenie dla zobrazowania celów , zadań, organizacji i m etod działania samorządu adwokackiego,
c) zbiory protokołów posiedzeń Zjazdu Adwokatury, Naczelnej Rady A d w okackiej, W ydziału W ykonawczego Naczelnej Rady Adwokackiej, rad adw okackich, prezydium rad adwokackich i komisji rewizyjnych w raz z tak im i m ateriałam i, jak referaty, sprawozdania, wnioski, u chw ały itp., d) listy adw okatów i aplikantów adwokackich oraz rejestry zespołów, e) prelim inarze i sprawozdania roczne,
f) kom plety w ydaw n ictw , publikacji i druków, wydawanych przez sam o rząd adwokacki, obejmujące egzemplarze redakcyjne, opinie, interw encje kontrolne oraz 2 egzemplarze wydawnicze,
g) w ła sn e w ażniejsze opracowania statystyczne i analityczne,
h) akta osobowe w ybitnych osobistości na polu prac politycznych, gosp o darczych, kulturalnych, naukowych i samorządu adwokackiego, i) akta procesów politycznych,
j) akta w łasn e składnic akt, związane z przyjmowaniem akt do składnicy oraz przekazyw aniem ich do archiwum państwowego lub na makulaturę. 3. A kta k ategorii A przechowywane są przez Naczelną Radę A dwokacką przez okres la t 15, a przez rady adwokackie — przez okres lat 10. A kta kategorii A nie podlegają zniszczeniu i po upływ ie okresu ich przechowywania przeka zyw ane są przez rady adwokackie do wojewódzkich archiwów państw ow ych, a przez N aczelną Radę Adwokacką — do Archiwum Akt Nowych w W arszawie.
§ 5. Do ak t kategorii B należą akta nie zaliczone do kategorii A, a w ięc akta, które — ze w zględu na w łasn e potrzeby i na obowiązujące w tym zakresie prze pisy — mogą być oddane na m akulaturę dopiero po upływ ie ustalonego okresu ich przechow yw ania.
§ 6. 1. U stala się okresy przechowywania następujących typowych akt kat. B: a) d o c z a s u z n is z c z e n ia o b ie k tó w stanowiących rzeczowe środki trw ałe
(nieruchom ości, urządzenia itp.) — ich dokumentacja prawna i tech niczna,
b) 50 l a t — akta osobowe i dyscyplinarne adwokatów i aplikantów ad w okackich z w yjątkiem akt określonych w § 4, ust. 2 lit. h,
c) 12 la t — listy płacy lub inne dowody, na podstawie których następuje obliczenie podstaw y wym iaru renty,
d) 10 l a t — akta dotyczące nadzoru nad zespołami adwokackimi, e) 6 la t — akta dotyczące czynności finansowych i gospodarczych oraz
akta k sięgow e (dowody księgow e i książki rachunkowe) zgodnie z zarządzeniem Ministra Finansów z dn. 10 marca 1956 r. w spraw ie przepisów o rachunkowości budżetowej (Mon. Polski Nr 29, poz. 390), f) 2 la t a — akta manipulacyjne (zaproszenia, podziękowania, p onagle nia, pism a przewodnie bez merytorycznej treści, zbędne w tórniki pism , nieaktualne ew idencje itp.).
2. Okres przechow ywania akt liczy się od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu akt (sprawy).
3. Sekretarz rady adwokackiej może w uzasadnionych w ypadkach podwyższyć k w alifik ację akt danej spraw y, tj. zaliczyć je do kategorii A zam iast do kategorii B lub zw iększyć okres przechow yw ania akt kategorii B.
§ 7. W Naczelnej Radzie Adwokackiej i w radach adwokackich tw orzy się składnice akt archiwalnych, zw ane w dalszym ciągu „składnicam i”, podlegające sekretarzom rady.
§ 8. Za należyte prowadzenie składnicy odpowiada specjalnie w tym celu w yznaczony pracownik, posiadający odpowiednie kwalifikacje.
§ 9. Składnica przechow uje w zasadzie tylko akta organów adwokatury oraz akta zespołów adwokackich (w wypadkach przewidzianych w § 28). A kta adwo kackie członków zespołów oraz kancelarii indywidualnych mogą być przechow y w ane w składnicy w szczególnie uzasadnionych w ypadkach za zgodą sekretarza rady, w sposób zabezpieczający zachowanie tajemnicy zaw odow ej adwokackiej.
§ 10. Poszczególne jednostki organizacyjne organów adw okatury przechow ują akta u siebie w zasadzie przez okres jednego roku, liczony od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy. Przez zakończenie spraw y należy rozumieć ostateczne jej załatw ienie, lik w id ację w szelkich w ypływ ających z niej zobo w iązań i rozliczeń, utracenie mocy obowiązującej zarządzeń, sk reślenie z listy adw okatów itp.
§ 11. Do zadań składnicy należy:
1) przejm ow anie akt, których okres przechow ywania w poszczególnych jednostkach organizacyjnych upłynął (§ 10),
2) przechow yw anie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie ich ew idencji,
3) udostępnienie akt,
4) przekazywanie akt kategorii A do archiwum państw ow ego,
5) inicjow anie brakowania akt kategorii B, udział w kom isyjnym brako waniu oraz przekazyw anie w ybrakowanych akt na m akulaturę — po uprzednim uzyskaniu na to zezwolenia archiwum państw ow ego. § 12. Akta przekazuje się na podstaw ie spisu zdaw czo-odbiorczego (wzór C entrali W ydawniczej Druków „Arch. 1”). Jednostka zdająca sporządza spis w trzech egzem plarzach, z których dwa zatrzym uje składnica, na trzecim zaś k w itu je odbiór.
§ 13. Składnica przyjm uje akta tylko w stanie uporządkowanym , przez co należy rozumieć:
a) w yłączenie zbędnych w tórników ,
b) uporządkowanie akt w obrębie każdej teczki, w zasadzie przez ułożenie pism chronologicznie w obrębie każdej sprawy, a akt poszczególnych spraw również chronologicznie w edług daty zakończenia sprawy,
c) odpowiednie oznaczenie teczek przez podanie na ich w ierzchniej stronie nazw y zdającej jednostki organizacyjnej, znaku i tytu łu akt (według ich w ykazu), kategorii akt i okresu ich przechowywania,
d) zszycie i ponum erowanie poszczególnych kart w teczkach zawierających akta kat. A oraz oznaczenie na okładce teczki ich liczby.
§ 14. Do ak t zdawanych do składnicy dołącza się ew entualnie prowadzone rejestry, kartoteki, skorow idze itp., jeżeli zatrzym anie ich w zdającej jednostce organizacyjnej nie zostanie ze w zględów celow ości uzgodnione z prowadzącym składnicę.
§ 15. Składnica oznacza przyjęte teczki sw oją sygnaturą, tj. num erem spisu zdaw czo-odbiorczego, łam anym przez numer pozycji danego spisu.
§ 16. Na akta każdej jednostki organizacyjnej przeznacza się oddzielne m iej sce w składnicy, co powinno być odpowiednio uwidocznione. W obrębie m iejsca przeznaczonego dla każdej jednostki organizacyjnej układa się jej akta w ko lejn ości ich zdania do składnicy.
§ 17. Jeden egzem plarz sp isów zdawczo-odbiorczych przechow uje się w ko lejn ości ich num erów w ogólnej teczce, stanow iącej podstaw ow ą ew idencję akt znajdujących się w składnicy. Drugi egzem plarz spisów przechow uje się w oso bnych teczkach w edług poszczególnych jednostek organizacyjnych.
§ 18. Środki ew idencyjne akt w składnicy stanow ią, oprócz w zm iankow a nych spisów zdawczo-odbiorczych, również:
a) w ykaz sp isów zdawczo-odbiorczych (wzór CWD „Arch. 2”), do którego składnica w pisuje poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich w p ływ u i nadaje kolejną numerację,
b) karty udostępnienia akt na m iejscu w składnicy lub w ypożyczania ich poza jej obręb (wzór CWD „Arch. 3 i Arch. 5”).
§ 19. K orzystanie z akt przechow ywanych w składnicy odbywa się przez ich udostępnianie w lokalu biurowym składnicy lub ich w ypożyczanie poza lok al składnicy na określony termin. W m iejsce w yjętych z m agazynu akt składa się kartonow ą zakładkę (wzór CWD „Arch. 4”).
§ 20. U dostępnianie bądź w ypożyczanie akt powinno się odbyw ać przy ścisłym p rzestrzeganiu zachow ania tajem nicy służbowej i zawodowej, w szczególności zaś m oże ono być dokonywane jedynie na podstaw ie karty w ypożyczenia w y danej przez kierownika w łaściw ej jednostki organizacyjnej (ew entualnie adwo kata, który prow adził daną sprawę) albo przez sekretarza rady adwokackiej. § 21. W razie stw ierdzenia braków lub uszkodzenia akt, prow adzący skład n icę sporządza odpowiedni protokół w 3 egzem plarzach, z których jeden włącza się w m iejsce zagubionych lub dołącza do uszkodzonych akt, drugi przechowuje składnica w specjalnej teczce, trzeci zaś otrzym uje sekretarz rady adwokackiej w celu przeprowadzenia postępow ania w yjaśniającego.
§ 22. A kta kategorii A po upływ ie okresu przewidzianego w § 4 ust. 3 prze kazuje się do archiwum państw ow ego na podstaw ie spisu (wzór CWD „Arch. 6”) sporządzonego przez składnicę w trzech egzem plarzach i podpisanego przez se kretarza rady adwokackiej lub osobę przez niego upoważnioną, przy czym jeden egzem plarz spisu zatrzym uje składnica, dwa zaś przesyła do archiwum.
§ 23. Przekazyw anie akt kategorii B na m akulaturę następuje po uzyskaniu zezw olenia w łaściw ego archiwum państw owego na podstaw ie protokołu, sporzą
dzonego w ed łu g w zoru CWD „Arch. 7”. Przy przekazywaniu akt na m akulaturę należy przestrzegać postanow ień uchw ały nr 456 Prezydium Rządu z dnia 24 m aja 1952 r. w spraw ie gospodarki makulaturą (M.P. Nr A-51, poz. 691).
§ 24. Przynajm niej raz w roku sekretarz rady adwokackiej lub delegow any przez niego członek rady obowiązany jest przeprowadzić kontrolę składnicy. U pow ażnieni przedstaw iciele archiw ów państw ow ych m ają praw o dokon yw a nia w izytacji składnic, jednakże bez prawa w glądu w treść akt (okólnik nr 133 Prezesa Rady M inistrów z dnia 16 sierpnia 1951 r. w sp raw ie w izytow ania składnic akt — Dz. Urz. Min. Ośw. Nr 18, poz. 241).
CZĘŚĆ III. AKTA ZESPOŁÓW ADWOKACKICH
§ 25. Przepisy części niniejszej dotyczą akt zw iązanych z działalnością adm i nistracyjną zespołów adwokackich, nie mają natom iast zastosow ania do akt ad w o kackich członków zespołu.
§ 26. U stala się następujące okresy przechow ywania akt zespołów adw oka ckich:
a) dwanaście la t — listy płacy pracow ników zatrudnionych przez zespół, b) dziesięć la t — istotna korespondencja zw iązana z działalnością zespołu,
protokoły narad roboczych, protokoły lustracji, roczne spraw ozdania f i nansowe w raz z załącznikami, roczne i kwartalne sprawozdania dla rad adwokackich, repertoria i karty ew idencyjne oraz listy p łacy pracow ników zatrudnionych przez zespół,
c) sześć la t — akta finansow e (dziennik głów ny, dowody rachunkow e, listy płacy adwokatów, sprawozdania finansow e — z w yjątk iem rocznych — odpisy deklaracji dla władz finansow ych itp.),
d) dwa lata — akta o charakterze manipulacyjnym .
§ 27. Term iny określone w § 26 liczą się od 1 stycznia roku następującego po okresie sprawozdawczym , którego akta dotyczą. K ierow nik zespołu adwokackiego m oże w uzasadnionych w ypadkach zw iększyć okres przechow yw ania akt p rze w idziany w § 26.
§ 28. Akta zespołów przechow ywane są w lokalu zespołu. Sekretarz rady adwokackiej na w niosek kierownika zespołu może w yrazić zgodę na p rzechow y w an ie akt w składnicy rady adwokackiej, jeżeli zezw alają na to w arunki lokalow e. § 29. Po upływ ie okresu przechow ywania akt kierow nik zespołu zgłasza w niosek do terenowo w łaściw ego archiwum w ojew ódzkiego o przekazanie akt na m a kulaturę.
CZĘŚĆ IV. AKTA ADWOKACKIE
§ 30. A kta adwokackie członków zespołów oraz kancelarii adwokackich po w in n y być przechow ywane przez okres la t pięciu od daty zakończenia spraw y. § 31. 1. Po u pływ ie okresu przewidzianego w § 30 kierow nik zespołu zgłasza
w n iosek do terenow o w łaściw ego archiwum wojew ódzkiego o przekazanie akt na m akulaturę. W razie uzyskania zgody w łaściw ego archiwum w ojew ódzkiego na przekazanie akt na makulaturę, akta powinny być pocięte na drobne cząstki w sposób uniem ożliw iający odczytanie ich treści.
2. O zam ierzonym zniszczeniu akt kierownik zespołu zawiadam ia zaintere sow anych adwokatów , którzy w term inie m iesięcznym od otrzymania zaw iado m ienia są upow ażnieni do zabrania akt i przechow ywania ich w sw oim lokalu, jeżeli uznają, że akta mogą im być nadal potrzebne w pracy zawodowej.
§ 32. A dw okat w ystęp ujący z zespołu ma prawo domagać się w ydania akt prow adzonych przez siebie spraw, z w yjątkiem jednak kart ewidencyjnych, które p ozostają w zespole.
CZĘŚĆ V. PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
§ 33. Rady adwokackie utworzą składnice akt przewidziane w instrukcji n aj później do dnia 1 lipea 1960 r.
§ 34. Instrukcja w chodzi w życie z dniem 1 stycznia 1960 r.
G . D y ż u r y c z ł o n k ó w P r e z y d i u m N a c z e l n e j R a d y A d w o k a c k i e j Do w iadom ości K olegów podajem y dni przyjęć członków Prezydium Rady A d w okackiej:
P r e z e s NRA adw. Franciszek S a d u r s k i
poniedziałki i czwartki — od godz. 12 do 14 W i c e p r e z e s NRA adw. S tan isław J a n c z e w s k i
środy — » .» 11 „ 13
W i c e p r e z e s NRA adw. Natan C e r a n k a
soboty — •> ,» 12 „ 14
S e k r e t a r z NRA adw. W ładysław Ż y w i c k i
poniedziałki i czw artki — „ 13 „ 15 S k a r b n i k NRA adw. Michał K u l c z y c k i
w torki i piątk i — ,, » 13 „ 15
R z e c z n i k D y s c y p l i n a r n y NRA adw. Zygm unt S k o c z e k
