Kodeks postępowania
korporacji
Zapewnianie doskonałej zgodności korporacji
z przepisami
Spis treści
I. Wprowadzenie . . . 2
II. Oświadczenie w sprawie Polityki dotyczącej konfliktów interesów, upominków biznesowych i rozrywki, datków na cele polityczne oraz płatności na rzecz urzędników państwowych i innych płatności niezgodnych z prawem . . . 3
Konflikty interesów . . . . 3
Upominki biznesowe i rozrywka . . . . 3
Datki na cele polityczne . . . . 4
Płatności na rzecz urzędników państwowych i płatności niezgodne z prawem . . . . 4
III. Możliwości korporacyjne . . . 5
IV. Zakaz wykorzystywania informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi . . . 5
V. Prowadzenie rzetelnych ksiąg i dokumentacji . . . 6
VI. Praktyki konkurencyjne i uczciwe zawieranie transakcji . . . 6
Informacje dotyczące konkurencji . . . . 7
Przestrzeganie prawa konkurencji: polityka ogólna . . . . 7
Przestrzeganie prawa konkurencji: wytyczne . . . . 8
VII. Przepisy eksportowe i importowe . . . 10
VIII. Własność intelektualna, szpiegostwo komputerowe i informacje poufne . . . 11
Własność intelektualna . . . 11
Kopiowanie materiałów drukowanych chronionych prawami autorskimi . . . 11
Korzystanie z oprogramowania . . . 11
Szpiegostwo komputerowe . . . 12
Informacje należące do innych podmiotów . . . 12
IX. Prywatność danych, bezpieczeństwo i komunikacja elektroniczna . . . 12
Komunikacja elektroniczna . . . 13
X. Ochrona i właściwe wykorzystywanie aktywów firmowych . . . 13
XI. Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona środowiska . . . 14
XII. Praktyki związane z zatrudnieniem . . . 14
Równe szanse w zatrudnieniu . . . 14
Przeciwdziałanie nękaniu . . . 14
Przemoc i broń w miejscu pracy . . . 17
Prawo imigracyjne . . . 17
XIII. Przestrzeganie przepisów i składanie zgłoszeń . . . 17
Anulowanie postanowień . . . 18
Naruszanie Kodeksu . . . 18
Kary . . . 18
Składanie zgłoszeń do organów zewnętrznych . . . 18
Zakończenie . . . 19
Numery telefonu do zgłaszania przypadków naruszenia Kodeksu grupy Hyster-Yale . . . 20
Kodeks postępowania korporacji
Firma Hyster-Yale Materials Handling, Inc. („Hyster-Yale”) i jej filie
(firmę Hyster-Yale wraz z filiami nazywa się łącznie „Firmą”) zobowiązały się do osiągnięcia najwyższych standardów postępowania zgodnego z przepisami prawa i etyki w odniesieniu do postępowania członków swojego Zarządu, dyrektorów i pracowników (zwanych łącznie „Personelem Firmy”) . Przestrzeganie tych standardów przez cały Personel Firmy ma zasadnicze znaczenie,
ponieważ jego działania, podejmowane przez pojedynczych pracowników oraz łącznie, przez cały personel, wpływają na reputację, jaką Firma cieszy się w społeczności oraz przekonanie opinii publicznej co do jej uczciwego działania, jak również bezpośredni interes finansowy Firmy, a to wszystko ma podstawowe znaczenie dla dalszych sukcesów Firmy . Pomijając aspekty wynikające ściśle z przepisów prawa, od całego Personelu Firmy oczekuje się przestrzegania wysokich standardów etyki biznesowej i osobistej w ramach realizacji swoich obowiązków .
W niniejszym Kodeksie postępowania korporacji („Kodeks”) Firma zestawiła swoje polityki dotyczące zgodności korporacji z przepisami, w ramach których przedstawione są odpowiednie zasady prawne i etyczne, których musi przestrzegać cały Personel Firmy . W przypadku Personelu Firmy pracującego w pewnych krajach Firma może, po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Głównego Firmy ds . Przestrzegania Przepisów, wprowadzić dodatek (każdorazowo „Dodatek”), w którym, w zakresie określonym dokładnie w tym dokumencie, mogą być podane dodatkowe zasady i/lub który będzie zastępował pewne postanowienia podane w Kodeksie, zapewniając w ten sposób zgodność z przepisami obowiązującymi w danym kraju . Celem Kodeksu i wszystkich odpowiednich Dodatków jest przekazanie całemu Personelowi Firmy wytycznych dotyczących postępowania w obliczu problemów natury prawnej lub związanych z etyką biznesową . Kodeks i Dodatki (wprowadzane w życie co pewien czas) są przyjmowane w ramach firmowego Programu przestrzegania przepisów przez korporację i stanowią jego nieodłączną część .
Zobowiązujemy się zapewnić najwyższe standardy postępowania zgodnego z przepisami prawa i etyki w odniesieniu do postępowania członków Zarządu, dyrektorów i pracowników.
I. | WPROWADZENIE
Kodeks stanowi oficjalne oświadczenie dotyczące sposobu prowadzenia działalności przez Firmę . Obliguje on cały Personel Firmy do podążania za tradycją Firmy opartą na uczciwym, etycznym i zgodnym z prawem postępowaniu, w tym rozwiązywania rzeczywistych lub pozornych konfliktów interesów oraz utrzymywania relacji zawodowych w sposób zgodny z zasadami etyki . Zgodnie z Programem przestrzegania przepisów przez korporację, którego celem jest dopilnowanie, aby Firma oraz cały Personel Firmy przestrzegali wszystkich obowiązujących praw i przepisów, osoby zajmujące najwyższe stanowiska w Firmie muszą
Cały Personel Firmy powinien być dokładnie zaznajomiony z Kodeksem . Na stronie internetowej firmy Hyster-Yale (www .Hyster- Yale .com), na stronie Relacje inwestorskie, można znaleźć Kodeks w wersji angielskojęzycznej oraz przetłumaczonej . Poza tym pracownicy otrzymują także kopię tego Kodeksu . Możliwe jest także bezpłatne uzyskanie dodatkowych kopii Kodeksu od działu prawnego Firmy, po złożeniu stosownej prośby .
II. | OŚWIADCZENIE W SPRAWIE POLITYKI DOTYCZĄCEJ KONFLIKTÓW INTERESÓW, UPOMINKÓW
BIZNESOWYCH I ROZRYWKI, DATKÓW NA CELE POLITYCZNE ORAZ PŁATNOŚCI NA
RZECZ URZĘDNIKÓW PAŃSTWOWYCH I INNYCH PŁATNOŚCI NIEZGODNYCH Z PRAWEM
Konflikty interesów. Działalność biznesową Firmy należy zawsze prowadzić w jej najlepszym interesie . W związku z tym cały Personel Firmy powinien unikać sytuacji, w których jego prywatne interesy będą w jakikolwiek sposób kolidowały z interesami Firmy . Cały Personel Firmy musi w szczególności uważać na sytuacje, które wydają się niewłaściwe i niezwłocznie zgłaszać je przełożonemu bądź kierownikowi wyższego szczebla (w zależności od przypadku) . Jeżeli uważasz, że jakaś transakcja, relacja lub inna okoliczność stanowi bądź może stanowić konflikt interesów, należy niezwłocznie zgłosić takie obawy, postępując zgodnie z postanowieniami dotyczącymi dokonywania zgłoszeń, określonymi w Kodeksie, aby można było określić, czy sytuacja taka jest rzeczywiście konfliktem interesów . Zgodnie z polityką Firmy Personel Firmy ma zakaz angażowania się w okoliczności stanowiące konflikt interesów, chyba że w danym przypadku dojdzie do anulowania postanowień Kodeksu, jak określono w punkcie XIII Kodeksu .
Upominki biznesowe i rozrywka. Za wyjątkiem poniższych postanowień na Personelu Firmy ciąży zakaz wręczania upominków, płatności lub pożyczek bądź korzyści na rzecz aktualnego lub
potencjalnego klienta, dostawcy, usługodawcy, partnera biznesowego lub innego podmiotu zewnętrznego, szczególnie jeśli celem takich działań jest wywarcie wpływu na jego osąd lub nakłonienie go do nadużycia jego stanowiska . Personel Firmy ma zakaz przyjmowania podobnych upominków, płatności, pożyczek lub korzyści od takich osób bądź podmiotów . Zakazy te nie obejmują (a) upominków ani przyjmowania uzasadnionych korzyści lub upominków w postaci dóbr materialnych o symbolicznej wartości, która nie wykracza poza zwykłe standardy etycznego postępowania w biznesie ani (b) zwykłej rozrywki zapewnianej w celach biznesowych zgodnie ze zwyczajowymi standardami branżowymi . Wszelkie upominki lub wszelka rozrywka, związane z wydatkowaniem środków Firmy,
Poniżej przedstawiono przykładowe sytuacje, które można uznać za stanowiące konflikt interesów:
1. Praca w firmie, która aktualnie konkuruje z Firmą lub może z nią konkurować w przyszłości, u dostawcy lub ważnego klienta Firmy (lub działanie na rzecz tych podmiotów) w charakterze członka zarządu, dyrektora, partnera, pracownika lub konsultanta.
2. Zakup, sprzedaż, wynajmowanie, dzierżawienie bądź obracanie, w sposób bezpośredni lub pośredni, w ramach pracy w Firmie lub współpracy z nią, jakimkolwiek majątkiem, obiektami, sprzętem lub usługami przez Personel Firmy lub członków jego rodziny pozostających na jego utrzymaniu, w sposób inny niż zgodny z zasadą pełnej konkurencji lub programami zatwierdzonymi przez Firmę.
3. Posiadanie przez pracownika lub jakiegokolwiek członka jego rodziny pozostającego na jego utrzymaniu, w sposób bezpośredni lub pośredni, jakichkolwiek obligacji lub innych udziałów finansowych w jakiejkolwiek firmie, która stanowi obecnie lub może stanowić w przyszłości konkurencję, dostawcę bądź ważnego klienta Firmy.
Posiadanie niewielkich udziałów w korporacji notowanej na giełdzie jest dozwolone.
4. Wszelkie pożyczki lub gwarancje do- trzymania zobowiązań, udzielane/
wydawane przez Firmę jakimkol- wiek członkom Personelu Firmy (za wyjątkiem działań w tym zakresie, które są zgodne ze standardowymi politykami dotyczącymi przenosin, jakie obowiązują w Firmie).
5. Wszelkie działania podejmowane poza Firmą, które mogą osłabić bezstronność, osąd, wydajność lub produktywność Personelu Firmy.
Konflikt interesów
wręczane lub organizowane w ramach jednego z tych wyjątków, wymagają wcześniejszej zgody wydanej na piśmie zgodnie z polityką Firmy, która musi zostać odpowiednio uwzględniona w księgach i dokumentacji Firmy . Kwestię rozrywki i wydatków biznesowych opisano szczegółowo w Polityce dotyczącej upominków i rozrywki (obowiązującej od 01/03/2016) .
Datki na cele polityczne. Personel Firmy nie może obiecywać ani przekazywać jakichkolwiek datków, bezpośrednio bądź pośrednio, w imieniu Firmy na rzecz jakiejkolwiek partii politycznej lub kandydata na stanowisko publiczne, zwłaszcza jeśli jest to dokonywane w celu wpłynięcia na jego osąd bądź wybory na stanowisko publiczne . Personel Firmy zachęca się do udziału w procesach politycznych oraz wspierania działalności politycznej swoich społeczności w ramach działań prywatnych;
jednak Personel Firmy musi przeznaczać na to swój osobisty czas i korzystać z własnych środków . Firma nie będzie zwracała Personelowi Firmy środków wydanych w ramach jakiejkolwiek formy datków na cele polityczne . Personel Firmy zachęca się do udziału w głosowaniach oraz pełnego uczestnictwa w procesach politycznych; Personel firmy nie może jednak wykorzystywać do tego celu zasobów Firmy .
Płatności na rzecz urzędników państwowych i płatności niezgodne z prawem. Na Personelu Firmy ciąży zakaz wręczania jakichkolwiek upominków, płatności, pożyczek lub korzyści jakiemukolwiek obecnemu bądź potencjalnemu urzędnikowi, agentowi bądź działaczowi
państwowemu, który piastuje urząd w kraju danego pracownika lub w innym kraju, zwłaszcza jeśli działania te mają na celu wpłynięcie na jego osąd biznesowy lub nakłonienie go do nadużycia jego stanowiska . Personel Firmy ma zakaz przyjmowania podobnych upominków, płatności, pożyczek lub korzyści od takich osób bądź podmiotów . Zakaz ten nie obejmuje korzyści ani upominków wręczanych urzędnikowi lub agentowi państwowemu, który piastuje stanowisko w kraju danego pracownika albo w innym kraju, jeżeli mają one postać dóbr materialnych o symbolicznej wartości, która nie wykracza poza zwykłe standardy etycznego
postępowania w biznesie . Zalicza się tu m .in . środki Firmy wydatkowane na potrzeby zorganizowania zwykłej rozrywki w celach biznesowych, zgodnie ze zwyczajowymi standardami branżowymi, pod warunkiem, że takie korzyści, upominki lub rozrywka są zgodne z prawami i przepisami państwowymi, które obowiązują we wszystkich stosownych jurysdykcjach, w tym m .in . w Stanach Zjednoczonych (np . amerykańska Ustawa w sprawie zagranicznych praktyk korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act)), Wielkiej Brytanii (np . Brytyjska Ustawa antyłapówkarska (The UK Bribery Act) z 2012 r .)) oraz kraju reprezentowanym przez danego urzędnika lub agenta państwowego . Wszelkie płatności objęte zakresem wyjątków od powyższego zakazu, dokonywane na rzecz jakiegokolwiek urzędnika, działacza lub agenta państwowego, wymagają uprzedniej zgody radcy prawnego Firmy, odpowiedzialnego za dany region . Bardziej szczegółowe wytyczne dotyczące upominków, płatności, pożyczek lub korzyści
wręczanych urzędnikom państwowym można znaleźć w Globalnej polityce dotyczącej przestrzegania przepisów antykorupcyjnych (obowiązującej od 05/03/2014) oraz Polityce dotyczącej upominków i rozrywki (obowiązującej od 01/03/2016) .
Prośby o przekazanie środków z tytułu opłat lub prowizji na rachunek odbiorcy płatności prowadzony w kraju innym niż kraj jego zamieszkania bądź w którym prowadzi on
działalność nie mogą być spełniane, chyba że zostaną zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego ds.
Przestrzegania Przepisów.
Przykładowe sytuacje, które mogą wskazywać na konieczność ich dokładniejszego zbadania, obejmują przekazanie jakiemuś podmiotowi prowizji lub opłaty za nieokreślone usługi, posiadanie rachunków bankowych, niezarejestrowanych w księgach rachunkowych oraz wprowadzanie do dokumentów księgowych wpisów niepopartych odpowiednią dokumentacją.
Upominki biznesowe
W przypadku braku pewności, czy Twoje działania mogą spowodować naruszenie Kodeksu w myśl postanowień przedstawionych w niniejszym punkcie II lub w przypadku uwag bądź pytań dotyczących obowiązków, jakie ciążą na Tobie w związku z tym punktem, prosimy o kontakt z Dyrektorem Głównym ds . Przestrzegania Przepisów lub Dyrektorem ds . Przestrzegania Przepisów przez Korporację .
III. | MOŻLIWOŚCI KORPORACYJNE
Personel Firmy ma zakaz wykorzystywania możliwości przeznaczonych dla Firmy dla własnych korzyści lub korzyści innych osób, bez względu na to, czy zostały one odkryte w ramach korzystania z własności, informacji Firmy, czy też zajmowanego w niej stanowiska, nie uzyskawszy zgody Dyrektora Generalnego Firmy . Personel Firmy ma również zakaz konkurowania z Firmą oraz wykorzystywania jej własności, informacji bądź zajmowanego w niej stanowiska dla własnych korzyści, nie uzyskawszy zgody Dyrektora Generalnego Firmy . Personel Firmy ma względem niej zobowiązanie, zgodnie z którym musi wspierać zaspokajanie jej uzasadnionych potrzeb, gdy tylko pozwalają na to okoliczności .
Na Personelu Firmy ciąży zakaz ujawniania informacji poufnych, odnoszących się do Firmy lub jej jakiejkolwiek filii bądź jakiegokolwiek z jej klientów.
IV. | ZAKAZ WYKORZYSTYWANIA INFORMACJI POUFNYCH W OBROCIE PAPIERAMI WARTOŚCIOWYMI
Na Personelu Firmy ciąży zakaz ujawniania informacji poufnych (np . informacji niepodanych do wiadomości publicznej, które dotyczą przejęć, zbycia, planów biznesowych, zysków, prognoz finansowych lub biznesowych bądź informacji konkurencyjnych, które, w przypadku ich ujawnienia, mogą okazać się przydatne dla konkurencji lub szkodliwe dla Firmy bądź jej klientów), odnoszących się do Firmy lub jej jakiejkolwiek filii bądź jakiegokolwiek klienta, jakimkolwiek osobom, które nie mają potrzeby znać takich
informacji, powiązanej bezpośrednio z Firmą . Personel Firmy nie może podejmować działań sprzecznych z prawem lub zasadami etycznymi, aby zdobyć informacje poufne, należące do klientów, dostawców lub konkurencji . Żadnych informacji uzyskanych przez Personel Firmy w ramach relacji, jakie łączą go z Firmą nie można wykorzystywać dla własnych korzyści ani jako podstawy do udzielania „wskazówek” innym osobom, chyba że Firma przekaże takie informacje do wiadomości publicznej . Wymóg ten dotyczy nie tylko transakcji
obejmujących obligacje i inne papiery wartościowe, lecz także wszelkich sytuacji, w których możliwe jest wykorzystanie nieujawnionych informacji do zawarcia niesprawiedliwych transakcji z innymi podmiotami . Wykorzystywanie informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi jest zarówno nieetyczne, jak i niezgodne z prawem . Jakikolwiek członek Personelu Firmy, który zostanie przyłapany na wykorzystywaniu informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi, zostanie dotkliwie ukarany poprzez m .in . nałożenie kar pieniężnych, zasądzonych na drodze cywilnej i/lub prawnej, jak i rozwiązanie stosunku pracy bądź zwolnienie z Firmy .
Wszystkie komunikaty dotyczące Firmy, jej sytuacji biznesowej bądź finansowej mogą być ogłaszane tylko przez upoważniony personel, po uzyskaniu odpowiedniej zgody od Dyrektora Generalnego firmy Hyster-Yale bądź wyznaczonej przez niego osoby . Wszystkie takie komunikaty będą ogłaszane zgodnie z procedurami określonymi na potrzeby rozpowszechniania informacji firmowych przez dyrektora firmy Hyster-Yale lub osobę(-y) odpowiedzialną(-e) za dokonywanie zgłoszeń do podmiotów zewnętrznych . Bardziej szczegółowy opis tych kwestii można znaleźć w Polityce dotyczącej wykorzystywania informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi (obowiązującej od września 2012) oraz Wytycznych firmy Hyster-Yale Materials Handling, Inc . dotyczących ujawniania informacji należących do korporacji (obowiązującej od października 2017) . Przed podjęciem jakichkolwiek działań lub wydaniem jakichkolwiek oświadczeń w zakresie informacji poufnych, papierów wartościowych lub ujawniania informacji, wszyscy pracownicy powinni zapoznać się z tymi politykami oraz skonsultować się z kierownictwem .
V. | PROWADZENIE RZETELNYCH KSIĄG I DOKUMENTACJI
Wszystkie aktywa, zobowiązania, przychody i wydatki Firmy wymagają właściwego dokumentowania w odpowiednich księgach i dokumentacji Firmy . Niezależnie od
przyczyny, nie można wprowadzać do ksiąg i dokumentacji Firmy żadnych fałszywych lub fikcyjnych wpisów ani nie zamieszczać w nich informacji, które wymagają ujęcia w tych księgach i dokumentacji . Wszystkie wpisy dokonywane w księgach i dokumentacji Firmy muszą stanowić właściwie odzwierciedlenie charakteru transakcji i być całkowicie zgodne z przepisami księgowymi, w tym, w zależności od potrzeby, odpowiednimi przepisami podatkowo-księgowymi, dotyczącymi cen transferowych, stosowanych w ramach transakcji wewnątrzfirmowych .
Raporty i dokumenty, składane w bądź przekazywane przez Firmę amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (Securities and Exchange Commission) oraz wszystkie komunikaty przekazywane przez Firmę do wiadomości publicznej muszą stanowić całkowite, uczciwe i rzetelne ujawnienie kwestii wymaganych w przypadku takich komunikatów . Informacje należy ujawniać w odpowiednim czasie, jak określono w obowiązujących prawach i przepisach, i muszą one być przekazywane w sposób umożliwiający ich zrozumienie .
VI. | PRAKTYKI KONKURENCYJNE I UCZCIWE ZAWIERANIE TRANSAKCJI
Nie da się uniknąć sytuacji, w których pracownicy Firmy i pracownicy firm, które z nią konkurują, będą się spotykali i rozmawiali ze sobą . Współpraca z konkurencją jest jednak niezgodna z prawem i konieczne jest unikanie pewnych tematów . Mogą one dotyczyć cen, produkcji, marketingu, zapasów, rozwoju produktów, terytoriów i celów sprzedażowych, badań rynkowych oraz innych informacji poufnych lub zastrzeżonych .
Przedstawione poniżej sposoby postępowania są sprzeczne z polityką Firmy:
• angażowanie się w niewłaściwe działania lub działania niezgodne z prawem celem zdobycia tajemnic handlowych, list klientów, danych finansowych lub informacji dotyczących obiektów, działalności bądź rozwoju technicznego firm konkurencyjnych .
• zatrudnianie pracowników konkurencji celem pozyskania informacji poufnych lub namawianie personelu bądź klientów konkurencji do ujawnienia informacji poufnych .
• nieuczciwe wykorzystywanie jakichkolwiek osób poprzez manipulowanie nimi, ukrywanie pewnych faktów, nadużywanie informacji zastrzeżonych, błędne
interpretowanie ważnych faktów lub inne, nieuczciwe praktyki podejmowane w ramach kontaktów z tymi osobami .
Działania, które, zdaniem innych osób, są przez Ciebie podejmowane lub
sposób, w jaki osoby te postrzegają Twoje postępowanie, nawet jeśli zachowujesz się inaczej, mogą mieć duże znaczenie, jeśli chodzi o uznanie, że Ty lub Firma dopuściliście się naruszenia prawa konkurencji.
Informacje dotyczące konkurencji. W ramach konkurowania z innymi podmiotami działającymi na rynku, Firma może poszukiwać informacji na temat konkurencji, jednak nie będzie angażować się w niewłaściwe działania ani działania niezgodne z prawem, aby zdobyć tajemnice handlowe, listy klientów, dane finansowe i/lub informacje dotyczące obiektów, działalności lub rozwoju technicznego firm konkurencyjnych . Firma nie będzie także przeprowadzać wywiadu konkurencyjnego bezpośrednio u podmiotów, z którymi konkuruje (czyli przekazywać konkurencji materiałów wrażliwych z punktu widzenia konkurencyjności) . Personel Firmy powinien utrzymywać kontakty z klientami, dostawcami, konkurencją i pracownikami Firmy, opierając się na zasadach uczciwości oraz etyki .
Przestrzeganie prawa konkurencji: polityka ogólna. Wdrożenie przepisów prawa konkurencji obowiązującego w krajach, w których Firma prowadzi działalność, miało na celu ułatwienie prowadzenia wolnego przedsiębiorstwa poprzez promowanie konkurencji i zapobieganie nieuczciwym, drapieżnym praktykom handlowym . Najlepszy sposób na zaspokojenie interesów Firmy i jej personelu polega na postępowaniu zgodnie z surową polityką Firmy, która dotyczy prężnej i uczciwej konkurencji, zgodnej z literą i duchem tych przepisów . Możliwość przestrzegania przepisów przez Firmę zależy od postępowania jej personelu, przy czym Personel Firmy musi mieć świadomość, że postępowanie w sposób zgodny z polityką Firmy stanowi jego osobiste zobowiązanie oraz obowiązek . Na całym Personelu Firmy ciąży obowiązek nieangażowania się w działania prowadzące do naruszenia prawa konkurencji, które obowiązuje w Stanach Zjednoczonych lub innym kraju, w jakim Firma prowadzi działalność . Od całego Personelu Firmy oczekuje się wystrzegania się postaw, które mogą wskazywać na naruszanie prawa konkurencji . Oprócz tego, że Personel Firmy musi rozumieć, na czym polega postępowanie zgodne z etyką biznesową, musi on także uważać na zakres prawa konkurencji, który czasami może być bardzo rozległy .
Działania, które, zdaniem innych osób, są przez Ciebie podejmowane lub sposób, w jaki osoby te postrzegają Twoje postępowanie, nawet jeśli zachowujesz się inaczej, mogą mieć duże znaczenie, jeśli chodzi o uznanie, że Ty lub Firma dopuściliście się naruszenia prawa konkurencji . Każdy z nas musi zachowywać bardzo dużą ostrożność i świadomość, jeśli chodzi o działania mogące sprawiać problemy związane z przestrzeganiem prawa konkurencji .
Oczekuje się od Ciebie zapoznania się z wytycznymi dotyczącymi prawa konkurencji, które przedstawiono w niniejszym Kodeksie oraz postępowania ściśle według określonych w ich ramach wymagań . Celem tych wytycznych jest ułatwienie Tobie dostrzegania i rozpoznawania problemów związanych z przestrzeganiem prawa konkurencji oraz określania konieczności skonsultowania się ze swoim przełożonym lub Dyrektorem Głównym ds . Przestrzegania Przepisów . Masz obowiązek także informować niezwłocznie Dyrektora Generalnego ds . Przestrzegania Przepisów zawsze, gdy będziesz świadkiem praktyk podejmowanych przez inne firmy, które uznasz za niezgodne z postanowieniami określonymi w ramach niniejszych wytycznych dotyczących prawa konkurencji, aby uniknąć uwikłania swojej osoby bądź Firmy w postępowanie innych osób lub firm .
Przestrzeganie prawa konkurencji: wytyczne
1 . Zaciekłe i niezależne konkurowanie w każdej chwili oraz w każdy sposób dopuszczany przez zasady etyki . Należy zawsze postępować w sposób, który będzie dla wszystkich wyrazem zaciekłej i niezależnej konkurencji .
2 . Nie należy zawierać żadnych umów, dokonywać uzgodnień ani nawet rozmawiać z konkurencją na temat takich kwestii, jak ceny, zyski, koszty, warunki sprzedaży, strategie marketingowe, produkcja, dystrybucja, terytoria, klienci, oferty lub inne informacje o konkurencyjnym charakterze . Należy unikać nawet pozorów mogących świadczyć o takich rozmowach lub zawieraniu takich umów .
3 . Nie należy porównywać ofert z konkurencją . Nie należy wymieniać poufnych informacji biznesowych z konkurencją . Należy rejestrować i dokumentować w swojej dokumentacji właściwe źródła informacji o konkurencji (jeżeli nie wynika to wyraźnie z kontekstu), jak również podstawy, w oparciu o które podejmowane są decyzje biznesowe, które mogą wzbudzać później podejrzenia, że zostały podjęte w porozumieniu z konkurencją .
4 . Nie należy próbować ustalać ani narzucać cen odsprzedaży stosowanych przez swoich klientów ani też angażować się w działania, które mogą być postrzegane jako żądanie lub przymuszanie klienta do stosowania określonych cen sprzedaży . 5 . Należy szanować niezależność klientów; nie należy nigdy nakładać
ograniczeń terytorialnych, w zakresie klientów lub zastosowań końcowych, których celem jest utrudnienie klientom odsprzedaży produktów Firmy, chyba że uzyskana zostanie wcześniej zgoda działu prawnego .
6 . Nie należy zawierać żadnych umów, dokonywać uzgodnień ani rozmawiać z jakimkolwiek klientem w związku z wyborem, klasyfikacją, odrzuceniem lub zakończeniem współpracy z jakimkolwiek klientem przez Firmę ani też na temat warunków, na podstawie których Firma współpracuje lub może współpracować z jakimkolwiek klientem .
Oczekuje się od Ciebie zapoznania się z wytycznymi dotyczącymi prawa konkurencji, które przedstawiono w niniejszym Kodeksie oraz postępowania ściśle według określonych w ich ramach wymagań.
7 . Nie należy kończyć współpracy z klientem ani odmawiać mu sprzedaży produktów w związku z koniecznością osiągnięcia niewłaściwego celu .
8 . Nie należy wymagać od klienta kupna całego produktu w ilości zaspokajającej całe jego zapotrzebowanie wyłącznie od Firmy, współpracy tylko z Firmą ani niekupowania oraz niehandlowania produktami konkurencji, chyba że uzyskana zostanie wcześniej zgoda działu prawnego . Nie należy także wymagać od klienta kupna jednego
produktu, warunkując tym sprzedaż mu innego produktu, jeżeli nie zostanie uzyskana wcześniej zgoda działu prawnego .
9 . Należy unikać stosowania wszelkich taktyk, które mogą być interpretowane jako nastawione na nieuczciwe wykluczenie konkurencji Firmy z rynku lub jako próba zaatakowania określonej firmy konkurencyjnej bądź kontrolowania cen .
10 . Nie należy oferować różnym klientom różnych cen, upustów, rabatów ani innych warunków sprzedaży tych samych bądź podobnych produktów, chyba że jest to konieczne, aby dostosować swoje ceny lub warunki sprzedaży do tych, które oferuje konkurencja . Jeżeli jest to możliwe, należy weryfikować i dokumentować ceny konkurencji przed zaoferowaniem klientowi niższych cen, nastawionych na dorównanie cenom konkurencji; nie należy jednak próbować weryfikować cen konkurencji w ramach kontaktów z konkurencją .
11 . Nie należy zapewniać jednemu klientowi pomocy przy działaniach promocyjnych, materiałów reklamowych, promocyjnych ani dodatków na materiały reklamowe bądź promocyjne, chyba że zostanie to zapewnione wszystkim klientom, którzy konkurują ze sobą, na zasadzie równości proporcjonalnej .
12 . Należy unikać wszelkich programów marketingowych i innych, które mogą uchodzić za nieuczciwe bądź oszukańcze . Należy zawsze przestrzegać zasad uczciwości i szczerości, prowadząc sprzedaż produktów Firmy, w tym reklamując je oraz promując . 13 . Należy przestrzegać wszystkich wytycznych Firmy dotyczących uczestnictwa
w związkach zawodowych lub stowarzyszeniach standaryzacyjnych . W Firmie
obowiązuje ogólna polityka, zgodnie z którą uczestnictwo w związkach zawodowych i stowarzyszeniach standaryzacyjnych jest możliwe tylko wówczas, gdy grupy te wnoszą wkład w zapewnienie znacznych korzyści, które uzasadniają czas oraz koszt związane z
14 . Wszystkie oddziały Firmy, bez względu na ich lokalizację, muszą być świadome prawa i przepisów dotyczących konkurencji, jakie obowiązują we wszystkich krajach, w których Firma prowadzi działalność i które mogą odnosić się do wszelkich sytuacji . 15 . Zawsze w przypadku wątpliwości związanych z tym, czy jakaś proponowana transakcja
bądź umowa lub jakikolwiek rozważany sposób postępowania bądź działania są zgodne z prawem należy uzyskać w Firmie poradę prawną .
Bardziej szczegółowe wytyczne dotyczące praktyk konkurencyjnych i przestrzegania prawa konkurencji można znaleźć w Polityce dotyczącej przestrzegania przepisów
antymonopolowych (obowiązującej od 01/10/2013), której kopie są dostępne bezpłatnie na żądanie w dziale prawnym Firmy .
VII. | PRZEPISY EKSPORTOWE I IMPORTOWE
Zgodnie z polityką Firmy należy przestrzegać przepisów eksportowych i importowych, jakie obowiązują w krajach, w których Firma prowadzi działalność i które regulują oraz ograniczają zdolność Firmy do importowania, a także eksportowania towarów i materiałów, jak również kontrolują i/lub ograniczają eksport pewnych towarów i technologii do
określonych krajów .
Każdy pracownik, który zajmuje się eksportem lub
importem produktów firmy Hyster-Yale, ma obowiązek posiadać wiedzę na temat wszystkich odpowiednich praw i przepisów eksportowych/importowych, jakie obowiązują w jego kraju oraz w innych krajach.
Przepisy te dotyczą szeroko pojętego eksportu, uzależnionego od wielu zmiennych, takich jak rodzaj wysyłanych towarów (i elementów), miejsce docelowe, w którym znajduje się nabywca oraz rodzaj związanych z nimi technologii . Przepisy te mogą dodatkowo mieć zastosowanie w przypadku ponownego eksportu lub przeładunku wyeksportowanych towarów i/lub w przypadku pierwotnej wysyłki towarów obejmujących technologie pochodzące z określonych krajów z jednego kraju zagranicznego do drugiego . Chociaż szczegółowe opisanie różnych przepisów w tym Kodeksie zajęłoby zbyt dużo miejsca, należy pamiętać, że są one traktowane bardzo poważnie przez rządy oraz Firmę . Do naruszenia tych przepisów dochodzi często na skutek braku nadzoru zwłaszcza nad transakcjami rutynowymi, takimi jak transakcje zawierane z innymi filiami Firmy, które znajdują się w innym kraju . Należy mieć świadomość, że do naruszenia przepisów może dojść nawet przy zawieraniu transakcji z innymi filiami Firmy .
Podobnie jak w przypadku przepisów eksportowych, w krajach, w których Firma prowadzi działalność obowiązują skomplikowane przepisy regulujące import towarów i materiałów . Cła to tylko jeden z kluczowych obszarów przepisów importowych . W
ciąży przyjęte zobowiązanie do sprawdzania i przestrzegania listy sankcji publikowanej przez Biuro ds . Kontroli Aktywów Zagranicznych amerykańskiego Departamentu Skarbu przed zaimportowaniem lub wyeksportowaniem jakichkolwiek towarów .
Każdy pracownik, który zajmuje się eksportem lub importem produktów firmy Hyster-Yale, ma obowiązek posiadać wiedzę na temat wszystkich odpowiednich praw i przepisów eksportowych/
importowych, jakie obowiązują w jego kraju oraz w innych krajach . W przypadku pytań dotyczących prawa lub polityk Firmy odnoszących się do importu i eksportu Personel Firmy powinien poprosić dział prawny o odpowiednie wytyczne .
VIII. | WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA, SZPIEGOSTWO KOMPUTEROWE I INFORMACJE POUFNE
Własność intelektualna. Firma i jej personel muszą szanować własność intelektualną oraz informacje poufne, należące do innych podmiotów . Termin „własność intelektualna” odnosi się do prac twórczych, do których ich autorzy i wynalazcy posiadają prawa wynikające z przepisów . Do tej kategorii zalicza się prawa autorskie, patenty, tajemnice handlowe i znaki towarowe . Naruszanie tych praw może działać na szkodę ich właściciela i spowodować pociągnięcie osoby bądź podmiotu, które dopuszczają się tych naruszeń do odpowiedzialności . Pewne naruszenia, które mają charakter celowy, stanowią nawet przestępstwo . Bardzo ważne jest, aby cały Personel Firmy dbał nie tylko o ochronę naszych praw własności intelektualnej, ale również unikał naruszania praw innych osób i podmiotów .
Kopiowanie materiałów drukowanych chronionych prawami autorskimi . Zamierzone i nieuprawnione powielanie materiałów chronionych prawami autorskimi, mające na celu uzyskanie korzyści komercyjnej lub przewagi nad konkurencją, jest niezgodne z prawem i w większości przypadków będzie stanowiło naruszenie prawa karnego .
Korzystanie z oprogramowania. Zabrania się kopiowania oprogramowania komputerowego bez pozwolenia . Oryginalne oprogramowanie komputerowe jest chronione prawami autorskimi . Opłata dokonywana przy zakupie oprogramowania stanowi z reguły opłatę za licencję umożliwiającą korzystanie z jednej kopii tego oprogramowania . Nieuprawione powielanie oprogramowania, za wyjątkiem sytuacji, w których ma to miejsce zgodnie z warunkami licencji (np . tworzenie kopii zapasowych), stanowi naruszenie amerykańskich praw autorskich i może narazić zarówno Firmę, jak i Personel Firmy, wykonujących takie kopie, na poważne konsekwencje prawne . Dział audytu wewnętrznego Firmy będzie
co pewien czas sprawdzał sposób korzystania z oprogramowania w całej Firmie . Kopiowanie oprogramowania komputerowego, które jest sprzeczne z warunkami obowiązującej umowy licencyjnej, jest niezgodne z polityką Firmy i każda osoba, która tworzy takie kopie, działa w sposób wykraczający poza kompetencje i obowiązki przydzielone jej w ramach zatrudnienia .
Do naruszenia praw autorskich może przykładowo dojść:
• w przypadku kopiowania lub powielania materiałów drukowanych chronionych prawami autorskimi na użytek komercyjny, bez uzyskania zgody.
Do kradzieży tajemnicy handlowej może przykładowo dojść:
• w przypadku zdobycia poufnych informacji biznesowych za pomocą niedozwolonych środków i wykorzystania ich do zdobycia przewagi komercyjnej.
Sporadyczne powielanie materiałów chronionych prawami autorskimi, takich jak artykuł w gazecie, bez zezwolenia, w celu ich ograniczonego wykorzystania w Firmie jest z reguły dozwolone.
Zabrania się jednak stanowczo częstego powielania artykułów zamieszczanych w czasopismach oraz podobnych materiałów w celu uniknięcia konieczności wykupowania dodatkowych abonamentów na takie czasopisma.
Każdy pracownik, który ma pytania dotyczące tej kwestii, powinien poprosić o pomoc swojego przełożonego lub dział prawny.
Własność intelektualna
Szpiegostwo komputerowe. Korzystanie z komputera w celu uzyskania nieuprawnionego dostępu do systemów komputerowych z zamiarem (1) zdobycia tajemnic handlowych lub innych informacji poufnych, (2) zniszczenia, uszkodzenia lub wprowadzenia wirusa, konia trojańskiego, robaka bądź innego złośliwego oprogramowania do jakiegokolwiek systemu informatycznego lub (3) dopuszczenia się innego oszustwa lub kradzieży komputerowej stanowi naruszenie Kodeksu oraz Polityki Firmy dotyczącej korzystania z elektronicznych systemów komunikacyjnych, jak również, w wielu przypadkach, przepisów prawa miejscowego, federalnego bądź międzynarodowego . Informacje należące do innych podmiotów. Personel Firmy nie może zdobywać informacji poufnych, należących do innych osób lub podmiotów, za pomocą środków niezgodnych z przepisami prawa lub zasadami etyki i powinien natychmiast zgłaszać swojemu przełożonemu wszelkie próby sprzedaży lub ujawnienia Firmie takich informacji .
Firma Hyster-Yale szanuje prawo do ochrony prywatności osób i bardzo poważnie
podchodzi do kwestii ochrony tych danych.
IX. | PRYWATNOŚĆ DANYCH, BEZPIECZEŃSTWO I KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA
Firma Hyster-Yale szanuje prawo do ochrony prywatności osób i bardzo poważnie podchodzi do kwestii ochrony tych danych . Firma odczekuje od całego Personelu Firmy zapoznania się z i przestrzegania Globalnej polityki dotyczącej ochrony prywatności pracowników (obowiązującej od 30/10/2017), Zasad ochrony danych (obowiązujących od 30/10/2017) oraz wszystkich Polityk dotyczących bezpieczeństwa informacji . Poniżej przedstawiono pewne
najważniejsze zasady, które cały Personel Firmy musi zrozumieć i wdrożyć w swoje działania:
• Przejrzystość i zgodność z przepisami prawa: aby dane osobowe były przetwarzane w sposób uczciwy i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, a Personel Firmy był informowany (bezpośrednio lub w ramach polityk firmowych) o sposobie wykorzystywania przez Firmę zbieranych przez nią danych osobowych .
• Konkretne i uzasadnione cele: aby dane osobowe Personelu Firmy były zbierane i wykorzystywane na potrzeby realizacji uzasadnionych celów lub z przyczyn wynikających
z przepisów prawa .
• Jakość i integralność danych: aby podejmowane były odpowiednie działania mające na celu zapewnienie, że zbierane dane osobowe są odpowiednie i właściwe, a ich ilość nie wykracza poza taką, która nie jest niezbędna do spełnienia celów, dla których Firma zbiera te dane .
• Przechowywanie danych: aby dane osobowe Personelu Firmy były przechowywane nie dłużej niż są potrzebne Firmie lub dopuszcza to obowiązujące prawo .
• Praktyki związane z ujawnianiem danych: aby dostęp do danych osobowych mieli tylko tacy członkowie Personelu Firmy, którzy potrzebują tych danych do realizacji uzasadnionego celu lub wykonywania swoich obowiązków służbowych .
• Bezpieczeństwo i integralność danych: aby w firmie Hyster-Yale stosowane były odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych . Firma pilnuje także, aby każdy podmiot zewnętrzny, któremu przekazywane są dane osobowe, również dbał o ich bezpieczeństwo .
• Przekazywanie danych: aby w przypadku gdy Firma lub Personel Firmy muszą przekazać dane osobowe podejmowane były odpowiednie środki mające na celu zabezpieczenie przekazywanych danych w sposób wymagany przez obowiązujące prawo .
• Prawa podmiotów danych: aby Personel Firmy miał zapewnione prawo do wglądu w swoje dane osobowe oraz korzystania z praw właściwych dla tych danych, w tym prawa do zapewniania rzetelności i aktualności tych danych .
Komunikacja elektroniczna. Wszystkie urządzenia i rozwiązania multimedialne, służące do komunikacji elektronicznej lub cyfrowej, udostępniane Tobie przez Firmę (na przykład poczta elektroniczna, poczta głosowa, Internet, intranet, iPhony, tablety itp .) stanowią narzędzia biznesowe, zapewniane przez Firmę na potrzeby realizacji celów biznesowych, a także stanowią własność Firmy . Z takich urządzeń i rozwiązań multimedialnych należy korzystać zgodnie z Polityką Firmy dotyczącą korzystania z elektronicznych systemów komunikacyjnych (obowiązująca od 30/10/2017) . Cały Personel Firmy ma obowiązek sprawdzić, zrozumieć i postępować zgodnie ze wszystkimi aspektami omówionymi w Polityce dotyczącej korzystania z elektronicznych systemów komunikacyjnych .
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących którejś z polityk wymienionych w niniejszym punkcie IX, sposobu przestrzegania którychkolwiek z powyższych zasad ochrony danych lub zaobserwowania zachowania, które wydaje się podejrzane lub niezgodne z tymi zasadami należy zawsze poinformować o tym swojego przełożonego .
X. | OCHRONA I WŁAŚCIWE WYKORZYSTYWANIE AKTYWÓW FIRMOWYCH
Personel Firmy powinien chronić aktywa firmowe i dbać o ich wydajne wykorzystywanie . Kradzież, marnotrawienie oraz nieostrożne obchodzenie się z aktywami firmowymi mają bezpośredni wpływ na naszą rentowność i należy ich unikać . Wszystkie aktywa firmowe należy wykorzystywać wyłącznie na potrzeby realizacji uzasadnionych celów biznesowych Firmy . Wszelkie podejrzane przypadki oszustwa lub kradzieży wymagają natychmiastowego zgłoszenia, którego należy dokonać zgodnie z postanowieniami dotyczącymi składania zgłoszeń, przedstawionymi w Kodeksie .
XI. | BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY ORAZ OCHRONA ŚRODOWISKA
Cały Personel Firmy powinien wykonywać swoje zadania zgodnie z przepisami prawa ochrony środowiska, a także prawa, w którym przedstawione są zasady bezpieczeństwa i higieny pracy zapewniające ochronę osób przed nieuzasadnionymi zagrożeniami . Na Firmie ciąży także zobowiązanie wynikające z przepisów prawa, zgodnie z którym musi ona zapewnić miejsce pracy wolne od znanych zagrożeń, które mogą prowadzić do obrażeń fizycznych .
Wszyscy mamy świadomość, że ochrona środowiska to dziedzina podlegająca wielu regulacjom, a Firma zobowiązuje się do ich sumiennego stosowania . Ponieważ przepisy ochrony środowiska są skomplikowane, a za ich naruszenie mogą grozić wysokie kary, zapewnienie, aby działalność prowadzona przez Firmę była bezpieczna dla środowiska wymaga pracy całego Personelu Firmy . Pracownicy powinni informować swoich
przełożonych lub, w razie potrzeby, Dyrektora Generalnego ds . Przestrzegania Przepisów o wszelkich ewentualnych zagrożeniach dla środowiska lub bezpieczeństwa, aby można było im niezwłocznie zaradzić .
Personel Firmy musi przestrzegać następujących wytycznych:
• Stosować się do wszystkich obowiązujących wymagań w zakresie bezpieczeństwa i higieny zdrowia oraz ochrony środowiska;
• Dbać, aby w żadnych obszarach roboczych nie występowały zagrożenia niezgodne z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska;
• Przestrzegać wymagań dotyczących składania zgłoszeń, które zostały określone przez Firmę i instytucje państwowe na wypadek występowania zdarzeń lub
warunków podlegających zgłoszeniu w świetle prawa federalnego lub rozporządzenia dotyczącego wypadków, zanieczyszczenia środowiska lub dużego ryzyka
zanieczyszczenia .
XII. | PRAKTYKI ZWIĄZANE Z ZATRUDNIENIEM
Równe szanse w zatrudnieniu. Firma będzie zapewniała wszystkim osobom równe szanse w zatrudnieniu, jak określono w przepisach prawa . Podejmując wszystkie decyzje związane z zatrudnieniem, w tym decyzje odnoszące się do rekrutacji, zatrudnienia, przydziału stanowiska, awansu, ponownego przydziału obowiązków, wynagrodzenia, szkoleń, kar oraz zwolnienia, Firma zapewni równe szanse wszystkim osobom bez względu na ich rasę, kolor skóry, wyznanie, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciową, pochodzenie narodowe, wiek, status weterana oraz jakąkolwiek inną kategorię uznaną w świetle prawa za niepodlegającą uwzględnieniu w przypadku podejmowania takich decyzji . Zgodnie z wymaganiami określonymi w prawie federalnym lub prawie obowiązującym w danym stanie, zapewnione zostaną odpowiednie środki ułatwiające pracę osobom upośledzonym . Przeciwdziałanie nękaniu. Firma zobowiązuje się przestrzegać zasady, zgodnie z
którą wszyscy jej pracownicy mają prawo do pracy w miejscu pozbawionym wszelkich form dyskryminacji i nękania, w tym m .in . molestowania seksualnego i nękania oraz dyskryminacji w oparciu o rasę, kolor skóry, pochodzenie narodowe, wyznanie, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciową, wiek lub niepełnosprawność .
Firma zobowiązuje się do zapewniania w pracy warunków opartych na zasadach
profesjonalizmu i współpracy, w których wszystkie osoby są traktowane z szacunkiem oraz godnością . Zgodnie z definicją podaną w prawie federalnym, molestowanie seksualne oznacza niepożądane zaloty o podłożu seksualnym, prośby o przysługi o charakterze seksualnym i/lub jakiekolwiek inne zachowanie werbalne, wizualne bądź fizyczne o takim samym podłożu, w przypadku którego:
• poddanie się takiemu zachowaniu stanowi wyraźny lub domniemany czynnik warunkujący pracę danej osoby;
• poddanie się takiemu zachowaniu lub odrzucenie go przez daną osobę jest wykorzystywane jako podstawa do podjęcia decyzji wpływającej na pracę tej osoby; lub
• jego celem lub skutkiem jest bezzasadne utrudnienie danej osobie osiągnięcia właściwych wyników w pracy bądź stworzenie poniżającego, wrogiego albo agresywnego środowiska pracy .
Firma zobowiązuje się do zapewniania w pracy warunków opartych na zasadach profesjonalizmu i współpracy, w których
wszystkie osoby są traktowane z szacunkiem oraz godnością.
Na całym Personelu Firmy ciąży zakaz oferowania, obiecywania oraz zapewniania jakiemukolwiek pracownikowi lub osobie ubiegającej się o pracę preferencyjnego traktowania w zamian za poddanie się przez tę osobę zachowaniu o charakterze seksualnym . Cały Personel Firmy ma także zakaz wykorzystywania odmowy jakiegokolwiek pracownika lub osoby ubiegającej się o pracę, dotyczącej poddania się takiemu zachowaniu, jako podstawy do podjęcia decyzji wpływającej na pracę tej osoby . Okoliczności, takie jak naciskanie na poddanie się czynnościom o charakterze seksualnym, niechciany lub niepotrzebny kontakt fizyczny z innym pracownikiem, język ciała lub gesty z
podtekstami o charakterze seksualnym, obelgi słowne o takim samym charakterze, niewłaściwe używanie języka o zabarwieniu seksualnym lub umieszczanie w miejscu pracy przedmiotów bądź zdjęć z
podtekstami o charakterze seksualnym, mogą tworzyć poniżające, wrogie lub agresywne środowisko pracy .
Nękanie przez jakiegokolwiek członka Personelu Firmy jest nieakceptowane i zabronione w każdej sytuacji, w tym m .in . w przypadku pracy biurowej, podróży służbowych, kontaktów z klientami lub dostawcami oraz firmowych wydarzeń towarzyskich .
Firma będzie sprawdzała wszelkie zarzuty dotyczące dyskryminacji i nękania,
przeprowadzając dochodzenia w jak
najkrótszym czasie oraz przy zachowaniu najwyższych standardów poufności,
a także będzie podejmowała odpowiednie działania naprawcze, gdy ich wdrożenie będzie uzasadnione.
I podobnie, na skutek takich rzeczy, jak obelgi słowne o charakterze rasistowskim, używanie uwłaczających terminów odnoszących się do rasy bądź umieszczanie w miejscu pracy przedmiotów lub zdjęć motywowanych rasizmem może prowadzić do stworzenia środowiska pracy nastawionego wrogo do ludzi innych ras . Do występowania w miejscu pracy innych wrogich warunków może dochodzić na skutek używania epitetów, oszczerstw lub terminów uwłaczających, odnoszących się do koloru skóry, pochodzenia narodowego, wyznania, płci, wieku lub niepełnosprawności pracowników . Na Personelu Firmy ciąży zakaz tworzenia w miejscu pracy takich warunków i zachęca się go do taktownego zachowania oraz pamiętania o tym, jak pewne sposoby zachowania mogą być postrzegane przez jego współpracowników, dostawców, klientów oraz społeczności . Każdy pracownik, który uważa, że padł ofiarą dyskryminacji lub nękania w jakiejkolwiek formie ze strony przełożonego, innego pracownika Firmy, dostawcy lub innego usługodawcy, klienta lub jakiegokolwiek pracownika bądź przedstawiciela klienta albo innego gościa, powinien zgłosić to swojemu przełożonemu, do działu kadr, działu prawnego Firmy lub na infolinię dotyczącą powiadomień związanych z przestrzeganiem przepisów przez korporację .
Firma będzie sprawdzała wszelkie zarzuty dotyczące dyskryminacji i nękania, przeprowadzając dochodzenia w jak najkrótszym czasie oraz przy zachowaniu najwyższych standardów poufności, a także będzie podejmowała odpowiednie działania naprawcze, gdy ich wdrożenie będzie uzasadnione . W stosunku do każdej osoby, która w ramach takiego dochodzenia zostanie uznana przez Firmę za winną dopuszczania się dyskryminacji lub nękania wbrew politykom i/lub Kodeksowi Firmy, podjęte zostaną odpowiednie działania dyscyplinarne, obejmujące nawet rozwiązanie stosunku pracy . Surowo zabrania się podejmowania w stosunku do pracownika lub osoby ubiegającej się o pracę, którzy złożą skargę związaną z Zero tolerancji dla
przemocy w miejscu pracy W Firmie obowiązuje polityka zerowej tolerancji dla przemocy w miejscu pracy, gróźb werbalnych i niewerbalnych oraz innych działań, które mogą stwarzać uzasadnione obawy o bezpieczeństwo fizyczne Personelu Firmy, dostawców, kontrahentów i gości lub
bezpieczeństwo aktywów fizycznych Firmy, w tym m.in. gróźb werbalnych i fizycznych, bójek, zagrożeń bombowych oraz fałszywych alarmów pożarowych. Zalicza się tu także groźby stosowane poza miejscem pracy, które mają na nie wpływ.
Przemoc w miejscu pracy
Workplace
Violence
dyskryminacją lub nękaniem, działań odwetowych, a same te działania stanowią podstawę do podjęcia działań dyscyplinarnych, obejmujących nawet rozwiązanie stosunku pracy . Bardziej szczegółowy opis kwestii dotyczących dyskryminacji i nękania oraz zapewniania równych szans w zatrudnieniu można znaleźć w Polityce dotyczącej przeciwdziałania nękaniu i dyskryminacji (obowiązującej od 28/09/2012), która została wcześniej rozdana całemu Personelowi Firmy .
Przemoc i broń w miejscu pracy. Za wyjątkiem poniższych postanowień lub wymagań określonych w obowiązującym prawie, posiadanie jakiejkolwiek broni na terenie Firmy jest zawsze zabronione . Więcej informacji można znaleźć w Polityce dotyczącej przemocy i broni w miejscu pracy (obowiązującej od 08/07/2014) . Zakaz ten obejmuje m .in . wszelkiego rodzaju broń palną, broń ukrytą, paralizatory, noże sprężynowe, urządzenia wybuchowe oraz inne przedmioty noszone z wyraźnym zamiarem zranienia lub zastraszenia innych osób, które jednak nie obejmują gazu pieprzowego ani podobnych produktów w ilości i pojemnikach właściwych dla zastosowań związanych z ochroną osobistą, scyzoryków, narzędzi kombinowanych, obejmujących nóż lub noże, noża przeznaczonego do użytku w kuchni firmowej ani urządzeń tnących niezbędnych do bądź zwiększających wygodę pracy wykonywanej przez pracowników . Funkcjonariusze organów zajmujących się egzekwowaniem prawa, znajdujący się na służbie, mogą wnosić broń na teren Firmy . Dyrektor Generalny firmy Hyster-Yale może od czasu do czasu zgadzać się na pewne odstępstwa od powyższego zakazu, pozwalając na wniesienie broni na teren Firmy, jeżeli istnieją ku temu uzasadnione przyczyny .
W Firmie obowiązuje polityka zerowej tolerancji dla przemocy w miejscu pracy, gróźb werbalnych i niewerbalnych oraz innych działań, które mogą stwarzać uzasadnione obawy o bezpieczeństwo fizyczne Personelu Firmy, dostawców, kontrahentów i gości lub bezpieczeństwo aktywów fizycznych Firmy, w tym m .in . gróźb werbalnych i fizycznych, bójek, zagrożeń bombowych oraz fałszywych alarmów pożarowych . Zalicza się tu także groźby stosowane poza miejscem pracy, które mają na nie wpływ .
Prawo imigracyjne. Zgodnie z polityką Firmy, musi ona w pełni przestrzegać prawa i przepisów imigracyjnych, które obowiązują w krajach, w jakich znajdują się jej pracownicy . W ramach wielu praw i przepisów określone są postanowienia, zgodnie z którymi na pracodawcy ciąży obowiązek m .in . uzyskania właściwych i określonych dokumentów w przypadku wszystkich nowych pracowników i osób ponownie przyjmowanych do pracy . Naruszenie tych postanowień może prowadzić do nałożenia kar na drodze karnej i/lub cywilnej . Co więcej, do naruszenia prawa może dość nawet w przypadku zgromadzenia właściwej dokumentacji, jeżeli pracodawca będzie wiedział lub miał powody, aby sądzić, że nowy pracownik lub osoba ponownie przyjęta do pracy jest cudzoziemcem, którego nie można zatrudniać . W przypadku jakichkolwiek pozostałych pytań dotyczących tych wymagań prawnych lub jakiegokolwiek prawa bądź przepisu imigracyjnego Personel Firmy powinien skonsultować się z działem prawnym .
XIII. | PRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW I SKŁADANIE ZGŁOSZEŃ
Na wszystkich członkach Personelu Firmy ciąży obowiązek bezzwłocznego zgłaszania za pośrednictwem zwykłych kanałów raportowania (na przykład swojego przełożonego lub dowolnego kierownika) wszelkich przypadków postępowania, w które uwikłani są oni sami lub inny członek Personelu Firmy i które ich zdaniem stanowią naruszenie Kodeksu bądź są nieetyczne, nieuczciwe albo niezgodne z prawem . Gdy tylko będzie to możliwe, tożsamość członka Personelu Firmy, dokonującego takiego zgłoszenia, będzie utrzymywana w ścisłej poufności, jak określono w przepisach prawa . Dodatkowe informacje
dotyczące niewłaściwego postępowania w zakresie zgłoszeń oraz ochrony sygnalistów, w tym dokonywania zgłoszeń anonimowych, można znaleźć w Polityce firmy Hyster- Yale dotyczącej sygnalistów (obowiązującej od 15/10/2017) . Celem tych procedur jest zachowanie poufności . Jeżeli jednak dowiesz się o naruszeniu Kodeksu, ale podanie swoich danych nie jest dla Ciebie komfortowe, możesz dokonać anonimowego zgłoszenia .
W przypadku (1) wyczerpania możliwości dokonania zgłoszenia w ramach normalnych procedur lub (2) stwierdzenia na uzasadnionej podstawie, że wyczerpanie tych możliwości nie jest wykonalne, pracownicy powinni zgłosić takie działania, dzwoniąc na firmową infolinię dotyczącą powiadomień związanych z przestrzeganiem przepisów przez
korporację, logując się na stronie internetowej do składania zgłoszeń, prowadzonej przez tę infolinię lub pisząc do Dyrektora Generalnego ds . Przestrzegania Przepisów albo Dyrektora ds . Przestrzegania Przepisów przez Korporację, korzystając z danych zamieszczonych na ostatniej stronie niniejszego Kodeksu .
Każdy kierownik Firmy, który podejmie lub będzie zachęcał do podjęcia działań odwetowych w stosunku do jakiegokolwiek członka Personelu Firmy lub innej osoby, którzy w dobrej wierze zgłoszą znany lub podejrzewany przypadek naruszenia prawa bądź Kodeksu, dopuści się poważnego naruszenia Kodeksu oraz, w pewnych okolicznościach, obowiązujących praw .
Anulowanie postanowień. Do anulowania postanowień Kodeksu, a tym samym
zwalniania dyrektorów i kierowników Firmy z obowiązku ich przestrzegania, upoważniony jest tylko Zarząd lub komisja działająca z ramienia Zarządu, przy czym każdy przypadek anulowania takich postanowień wymaga niezwłocznego przekazania do wiadomości publicznej w sposób oraz w zakresie wymaganych przez obowiązujące prawo . W przypadku jakiegokolwiek innego pracownika postanowienia Kodeksu mogą być anulowane przez dział prawny .
Na stronie 20 niniejszego Kodeksu podano odpowiednie numery telefonu infolinii, adresy jej stron internetowych oraz dane kontaktowe Dyrektora Generalnego ds . Przestrzegania Przepisów, odpowiedzialnego za firmę Hyster-Yale oraz każdą z jej filii .
Naruszanie Kodeksu. Zarząd lub Komisja audytowo-rewizyjna, działająca z ramienia Zarządu, będą określać, czy zgłoszone działania dyrektorów bądź kierowników Firmy stanowią naruszenie Kodeksu . Za określanie, czy działania podejmowane przez innych pracowników stanowią naruszenie Kodeksu odpowiada Dyrektor Generalny ds . Przestrzegania Przepisów .
Kary . Wszelki przypadek naruszenia Kodeksu będzie stanowił podstawę do podjęcia odpowiednich działań dyscyplinarnych, które obejmują nawet zwolnienie z pracy .
Składanie zgłoszeń do organów zewnętrznych. Zgodnie z polityką Firmy, (a) informacje dotyczące znanych przypadków kradzieży, niewłaściwego wykorzystywania środków oraz innych przestępstw przeciwko Firmie, popełnionych przez Personel Firmy, jej
przedstawicieli lub inne osoby bądź podmioty, należy zgłaszać do odpowiednich instytucji regulacyjnych lub zajmujących się egzekwowaniem prawa oraz (b) należy niezwłocznie rozwiązać stosunek pracy z pracownikami uwikłanymi w jakiekolwiek z takich działań, chyba że Dyrektor Generalny firmy Hyster-Yale wyda inne postanowienie; pod warunkiem jednak, że Firma nie będzie mogła anulować wedle własnego uznania wymogu zgłaszania odpowiednich informacji do właściwych instytucji regulacyjnych lub zajmujących się egzekwowaniem prawa w przypadku sytuacji określonych w punkcie (a) powyżej, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo, ustawy, rozporządzenia bądź inne przepisy federalne, stanowe, prowincjonalne albo obowiązujące w krajach innych niż Stany Zjednoczone .
Personel Firmy nie powinien polegać na własnym osądzie, lecz omawiać w pełni i otwarcie wszystkie kwestie ze swoim przełożonym.
XIV. | ZAKOŃCZENIE
Firma na świadomość, że sformułowanie właściwych standardów etycznego postępowania jest czasami trudne . W takich przypadkach Personel Firmy nie powinien polegać na własnym osądzie, lecz omawiać w pełni i otwarcie wszystkie kwestie ze swoim przełożonym . Kierownictwo Firmy może przekazać do Dyrektora Generalnego Firmy lub, w razie potrzeby, Dyrektora Generalnego ds . Przestrzegania Przepisów wszelkie dalsze pytania dotyczące etyki lub zgodności danej sytuacji z prawem, aby dyrektor ten skonsultował się z zewnętrznym radcą prawnym i uzyskał końcowe rozstrzygnięcie .
Numery telefonu do zgłaszania przypadków naruszenia Kodeksu grupy Hyster-Yale
Dyrektor Generalny ds. Przestrzegania Przepisów - Suzanne S . Taylor Dyrektor ds. Przestrzegania Przepisów przez Korporację - Amy E . Gerbick 440 .449 .9600
www .hyster-yale .ethicspoint .com • 440 .449 .9600
Kraj Kod dostępowy Numer telefonu
infolinii dotyczącej powiadomień
Stany Zjednoczone Nie dot . 800-514-6268
Australia Telstra 1-800-881-011 Optus 1-800-551-155
800-514-6268
Brazylia Nie dot . 0800-891-4386
Kanada Nie dot . 800-514-6268
Czechy Nie dot . 800-144-305
Chiny Nie dot . 400-6-612-670
Nie dot. Nie dot . Nie dot.
Finlandia Nie dot . 0800-9-12761
Niemcy 0-800-225-5288 800-514-6268
Francja 0800-91-3674
Włochy Nie dot . 800-787-825
Japonia NTT: 0034-811-001 800-514-6268
Malezja Nie dot . 1-800-81-7783
Meksyk Nie dot . 001-800-835-9790
Holandia Nie dot . 0800-022-5971
Indie 000-117 800-514-6268
Filipiny 105-11 800-514-6268
Polska Nie dot. 00-800-151-0319
Rosja 363-2400 844-303-0232
Singapur Nie dot. 800-110-2391
Hiszpania 900-99-0011 844-303-0232
Szwecja 020-799-111 844-303-0232
Tajwan 00-801-102-880 800-514-6268
Wielka Brytania 0-800-89-0011 800-514-6268
Nie dot . Nie dot .
Nie dot . Nie dot .
Nie dot . Nie dot . Nie dot .
