Informatyka w rachunkowości : materiały na kursokonferencję. Tom 1

S T O W A R Z Y S Z E N I E K S I Ę G O W Y C H W P O L S C E Stowarzyszenie Wyższej Użyteczności

R A D A N A U K O W A S T O W A R Z Y S Z E N I A K S I Ę G O W Y C H W P O L S C E

ZARZĄD ODDZIAŁU W OJEWÓDZKIEGO W SZCZECINIE

I N F O R M A T Y K A

W R A C H U N K O W O Ś C I

(M a te ria ły na k u rs o k o n fe re n c ję ) Tom I

SZCZECIN - WRZESIEŃ 1977

STOWARZYSZENIE KSIĘGOWYCH W POLSCE Stowarzyszenie Wyższej Użyteczności RADA NAUKOWA STOWARZYSZENIA KSIĘGOWYCH W Pt.

ZARZĄD ODDZIAŁU WOJEWÓDZKIEGO W SZCZECINIE

INFORMATYKA W RACHUNKOWOŚCI Materiały na kursokonfereucj ę

SZCZECIN, WRZESIEŃ - 1977 rok.

2FD um. 67*fTT r\. *«>

S P I S T R E Ś C I

Str.

1. Er Janusz Ilczuk

- STSTKM ZARZ

4

- STOPHIE IH IR GRACJI PODSYSTEMU "RACUUBKU KOSZTOS"

« IOT3RHATYCZHYM SYSTEMIE ZARZĄDZAJ)IA... 23 . 3. Prof. dr hab. Wiktor Kale

KOHTROŁHE I KALKULACYJKE WYKORZYSTAMIE ODCHYLEŃ W EJPORHATYCZHYM PODSYSTHitE RACHUHKU KOSZTÓW

HJFORKATYCZIJYCa . . . . . ... 44 4. Er CzeBław Paczuła

KOMPUTERYZACJA RACHUKKOWOŚCI W PRZEDSIĘBIORSTWIE

WIELOZAKŁADOWYM... 63 5. Dr Jizet Urygs, mgr.Leszek Stochel

ORGAHIZACJA SYSTEMU PIHABSE-AOSZTY T JEGO

IUTEGRUJĘCA ROLA S SYSTBUCB EhZDLUCYJUYCH . . . . 85 b. Mgr Czesław Ludwiczak

SEOMPUTEEYZOWAHY BEABŻOWY SYSTEM RACHUKKOWOŚCI

W ZJEDHOCZERIU PRZEMYSŁU KOBCEBTRATÓW SPOŻYWCZYCH 113 7. Mgr Bogumił; Stachura

METODY REJESTRACJI KOSZTÓW JAKO 5IEZBYDRY ELHiSHT W ELEKTROHICZBYM PRZETWARZANIU DABYCH ... 125

8, Mgr Ginter JaBzek

SKOMPUTERYZOWANY RACHUNEK KOSZTÓW W PRZEDSIĘ­

BIORSTWIE BUDOWLA HO-MONTAŻOWYM... 151

• 9. Mgr Krystyna Lubelska, mgr Eugeniusz Głód POWIĄZANIE Z EWIDENCJĄ SYSTEMU PŁAOOWO- ZATRUDNIEKIOY.EGO FUNKCJONUJĄCEGO W HUCIE

In. 3. BIERUTA W CZĘSTOCHOWIE . . . 196 10. Mgr Jan Rżanek

KONCEPCJA ORGANIZACJI KOMPLEKSOWEGO SYSTEMU EWIDENCJI I INFORMACJI EKONOMICZNEJ W OPARCIU O SYSTEM RACHUNKOWOŚCI I WYKORZYSTANIE

ELEKTRONICZNYCH MASZYN CYFROWYCH... 222 11. Mgr Heniyk Oganowskl

SYSTEM ZATRUDNIENIOWO-PŁACOWY "ASKOP", ZASADY

DZIAŁANIA I WDRAŻANIA ... 251

Dr Janusz Ilczuk

SYSTEM ZARZĄDZANIA PRZEDSIĘBIORSTWEM W WARUNKACH KOMPUTERYZACJI RACHUNKOWOŚCI

W s t ę p

Usprawnianie systemu zarządzania ma duże znaczenie, Jest możliwe i zawsze pożądane w każdym, nawet najlepiej zorgani­

zowanym i zarządzanym przedsiębiorstwie. Zmiany w otoczeniu, w jakim działa przedsiębiorstwo, jak i zmiany w technice i technologii oraz w postawach i umiejętnościach ludzi stwa­

rzają stale nowe sytuacje, nowe problemy i nowe możliwości ich rozwiązywania.

Przedmiotem niniejszego referatu jest analiza możliwości, jakie systemowi zarządzania dowolnym przedsiębiorstwem stwa­

rza komputeryzacja rachunkowości. Rachunkowość rozumiana Jest tu szeroko. Zgodnie z literaturą1^ pojęciem tym objęta jee;

księgowość, rachunek kosztów i sprawozdawczość finansowa.

Przyjmuje sie też, że komputeryzacja rachunkowości zostaje poprzedzona komputeryzacją ewidencji operatywnej. Tak rozu­

miana rachunkowość służy odzwierciedleniu pełnego ekono­

micznego obrazu działalności przedsiębiorstwa. Ze względu na duże doświadczenia niektórych przedsiębiorstw kapitalistycz­

nych w zakresie zarządzania opartego o skomputeryzowaną ra­

chunkowość, referat poddaje analizie te z nich, które mogą być przydatne w zarządzaniu przedsiębiorstwem socjalistycznym.

V celu zwiększenia stopnie porównywalności, doświadczenia

zachodnie zaczerpnięto z przedsiębiorstwa państwowego.

Problemy zarządzania przedsiębiorstwem

Pod pojęciem przedsiębiorstwa rozumie ale w tym opraco­

waniu jednostkę organizacyjną prowadzącą działalność gospo­

darczą i będącą na pełnym rozrachunku gospodarczym.

Zarządzanie przedsiębiorstwem ma na celu taką realizację jego działalności, jaka jak najlepiej odpowiada zewnętrznym kryteriom oceny przedsiębiorstwa i warunkom stawianym przez otoczenie, któremu ono służy.

Istnieją duże różnice w celach, a w związku z tym i w nie­

których funkcjach aparatu zarządzania pomiędzy przedsiębior­

stwami kapitalistycznymi i socjalistycznymi, nawet wówczas, gdy stanowią one własność państwa.

Przedsiębiorstwo państwowe działające w gospodarce kapi­

talistycznej ro2iicze się z państwem saldem wyników wyraża­

jących się zyskiem lub stratą. T swojej działalności musi ono uwzględniać szereg warunków organizacyjnych, stawianych przez otoczenie. Są to z jednej strony ograniczenia natury prawnej, wynikające z ogólnie obowiązujących'przepisów lub z umów, na przykład z układów zbiorowych regulujących sto­

sunki między pracodawcą i pracownikami. Z drugiej strony są to ograniczenia wynikające z działania praw rynkowych, w tym między innymi z działalności przedsiębiorstw konkurencyjnychi z ruchów cen zarówno produktów i dóbr zbywanych, jak i na­

bywanych i z postaw nabywców działających w warunkach wyboru.

Ścisłym odzwierciedleniem sytuacji gospodarczej przedsiębior­

stwa kapitalistycznego jest jego sytuacja finansowa. Wśród

- 3 -

wielu elementów decydujących o niej, jako szczególnie ważne wymienić należy wpływy ze sprzedaży wyrobów i uaług oraz po­

ziom wydatków. Wpływy ze sprzedaży są odbiciem społeczno- ekonomicznej akceptacji działalności przedsiębiorstwa.

Jeśli przedsiębiorstwo czerpie fundusze także ze sprzedaży akcji, notowania giełdowe tych akcji są także bardzo isto­

tnym wskaźnikiem sytuacji przedsiębiorstwa. Pozycja na giełdzie jeBt wyrazem stosunku całego układu gospodarki ka­

pitalistycznej do działalności przedsiębiorstwa. W ramach tego układu giełda spełnia niezwykle istotną funkcję regu­

latora, który powoduje przesuwanie środków finansowych z# jednostek ekonomicznie słabych do jednostek opiągających powodzenie. Działające w takich warunkach przedsiębiorstwo musi byó szczególnie wyczulone na racjonalną gospodarkę swoimi środkami finansowymi i na wszystko, co na tę gospo­

darkę wpływa. Z tego względu interesuje się ono nie tylko kwotami płynącymi ze sprzedaży, ale także wydatkami.ilszelkle przedsięwzięcia wewnątrz przedsiębiorstwa rozpatrywane pą pod kątem ich wpływu zarówno na bieżącą, jak i na przyszłą sytuacje finansową przedsiębiorstwa. System zarządzania, uwzględniając w pełni ten element, przywiązuje bardzo duże znaczenie do rachunkowości, jako czynnika spełniającego następujące podstawowe funkcjet

Punkcja I: dostarczanie informacji o stanie finansowym przedsiębiorstwa,

Punkcja IIj dostarczanie informacji pozwalających racjonalnie gospodarować środkami posiadanymi przez przedsię­

biorstwo,

Punkcja I-I: dostarczanie informacji, pozwalających kontro­

lować przebieg działalności gospodarczej i jej wpływ na sytuację finansową przedsiębiorstwa, Funkcja 17: ochrona majątku 1 środków posiadanych przez

przedsiębiorstwo przed sprzeniewierzeniom, przywłaszczeniem, nadużyciami itr.

'Ssrto zwrócić uwagę, że w gospodarce socjalistycznej rachunkowość me. do spełnienia takie same funkcje, Drzv czvm ta znaczeniu traci furkcja I, Ha marginesie tego spostrzeże­

nia war:,, poekreślić. że nie jest to objaw korzystny. Dzia­

łalność gospodarcze przedsiębiorstwa socjalistycznego przy­

rost efel— y gospodarce, jako całości, irsedsiębi-rstwc. tylko ł nieznacznej mierze korzysta z tych efektów. Jego uć-.iał i tym samym zainteresowanie można by zwiększyć wprowadzając

■'procentowanie środków obr-towych posiadanych na rachunki bankowym.

Wpływ informatyzacji na realizację podstawowych ftnkcji rachunkowości

Funkcja 1. Dla realizacji toj funkcji informatyka ma podsts

■kBcrtrc&s

wowe znaczenie, ponieważ

a/ przyspiesza przetwar.-anie 1 dostarczanie -nformanji.

b/ umożliwia rozszerzenie wachlarza danych o iiódłach - przy czynach bieżącej sytuacji finansowej,

c/ umożliwia szybkie wykonanie pilnych, wielowariantowych analiz,

d/ t .uiejsze prawdopodobieństwo błędu w decyzjach o pocsta-

- 5 -

wowym znaczeniu dla sytuacji przedsiębiorstwa.

- Sczególne znaczenie ma szybkie dostarczanie Informacji.

Rachunkowość oparta na pracy manualnej lub na tradycyjnych środkach techniki przetwarzania danych dostarcza informacje przetworzone ze znacznym opóźnieniem w atosunku do opisywa­

nych zdarzeń gospodarczych. /Opóźnienie to jeat równie duże w przedsiębiorstwach kapitalistycznych, jak i socjalistycz­

nych, zależy bowiem wyłącznie od rodzaju zastosowanej tech­

niki/.

Kierownictwo przedsiębiorstwa kapitalistycznego ma zwykle do wyboru kilka dróg działania w przypadku powstania na przy­

kład, nadwyżek finansowych. Może zagospodarować j* w taki sposób, że>

- zwiększy produkcje wyrobu, który cieszy się dużym popytem, - ulokuje nadwyżki w banku na korzystnie oprocentowanym ra­

chunku Bankowym,

- spłaci niekorzystnie oprocentowany kredyt, - zakupi akcje,

- zakupi nowoczesne urządzenia, - zakupi obiekty majątkowe,

- obniży ceny produktów nie znajdujących nabywców.

Istnieje szereg innych możliwości ulokowania chwilowych nadwyżek finansowych. Kierując się dążeniem do maksymali­

zacji zysków, przedsiębiorstwo jest zainteresowane w jak naj­

szybszym zagospodarowaniu środków finansowych. Im wcześniej Zatem dowie się o powstałych nadwyżkach, tym większa odnie- iie korzyści z ich zagospodarowania.

_ 6 -

Eietrudno zauważyć, że mając do wyboru szereg możliwości i określone ograniczenia wynikające na przykład ze zdolności produkcyjnej, przepisów itp., przedsiębiorstwo może zoptyma­

lizować rozdział powstałej nadwyżki finansowej, stosując do tego celu odpowiedni aparat obliczeń matematycznych, w czym użycie sprzętu informatycznego stanie się nieodzowne. /Sto­

sunkowo łatwo można też obliczyć w takim układzie wartość informacji 1 wartość jej przyspieszenia/.

- Ea zbiorczy wynik finansowy składa się zarówno dobra, jak i niekorzystna sytuacja na różnych odcinkach działalności przedsiębiorstwa; nie zawsze korzystny obraz sytuacji finan­

sowej oznacza wyłącznie pozytywne zjawiska w wewnętrznej gospodarce przedsiębiorstwa. Ka przykład,swobodne środki -■hrotowe mogą pojawić się wskutek opóźnień w rozpoczęciu prac remontowych. Znajomość przyczyn kształtujących bieżącą :...-tuację finansową jest nie mniej cenna, niż szy" ' uzyska­

ni z informacji.

- Wykonywanie wielowariantowych analiz wiąże się zarówno z .. otrzehą najbardziej efektywnego zagospodarowania środków . ....mnowych, jak i z analizowaniem źródeł pochodzenia nadwy-

oraz z analizą trwałości tych źródeł i możliwości ewentu­

alnego pogłębiania sukcesu. Celowe jest też analizowanie skutków różnych wariantów projektowanych decyzji.

W przypadku wystąpienia trudności finansowych kierownictwo przedsiębiorstwa stara się określić przyczyny trudności i moż­

liwie wozośnie powziąć decyzje zapobiegające niekorzystnym zjawiskom i ich ujemnym skut). . .

- Dokładność danych zwiększona dzięki zastosowaniu sprzętu

- 7 -

informatycznego oraz szybkość przetwarzania danych sprawiają, że kierownictwo ma dane pewne i aktualne, w związku z czym zmniejsza się ryzyko błędu, który mógłby wystąpić, gdyby decyzja byka oparta na danych szacunkowych, niedokładnych lub spóźnionych.

funkgją_XIł Punkcja ta jest ściśle związana z wewnętrzną gospodarką przedsiębiorstwa. Informatyzacja rachunkowości prowadzi do zasadniczej zmiany jakościowej w realizacji tej funkcji i nadaje rachunkowości zupełnie nową rangę w ukła­

dzie funkcjonalnym aparatu zarządzania. Istota zmiany pole­

ga na tym, że kierownictwo /różnych szczebli/ otrzymuje poza informacją ilościową także bieżącą infonnację ekonomiczną.

System zarządzania związany z rachunkowością prowadzoną środkami tradycyjnymi pozwala na reagowanie nadążne tylko w przypadku odchyleń ilościowych, wyrażanych w jednostkach fizycznych. Da,.e ekonomiczne, ze względu na opóźnienie typo­

we dla tradycyjnych technik rachunkowości, nie są przydatne do bieżącego korygowania przebiegu procesów gospodarczych.

System zarządzania oparty na rachunkowości zinformatyzowanej pozwala na bieżąco reagować nie tylko na odchylenia cd za­

łożeń ilościowych, ale także na odchylenia od przyjętych miar i kryteriów ekonomicznych. W ten sposób powstaje możli­

wość sterowania wynikami ekonomicznymi.

Zarządzanie współczesnym przedsiębiorstwem ma charakter systemowy, to znaczy oparte jest na współdziałaniu organów

pełniących wyspecjalizowane funkcje. Jedna z angielskich- definicji mówi, że przedsiębiorstwo, to "... zespół zintegro­

wanych funkcji technicznych, handlowych, sekretarskich,

- 8 -

księgowych i zarządczych. Każda z tych funkcji ma do speł­

nienia specyficzne zadania, a wyniki realizacji poszczegól- 2

/

nych funkcji wykorzystywane są przez pozostałe funkcje".

System informatyczny rachunkowości musi odzwierciedlać tę integrację funkcji, wzbogacać ją i wzmacniać, a to oznacza pokazywanie bieżąco ekonomicznego obrazu działalności przed­

siębiorstwa, w tym głównie stanu wykorzystania, zagospodaro­

wania oraz rezerw takich czynników znajdujących się w gestii przedsiębiorstwa, jak: siła robocza, materiały, wyroby, ma­

szyny, urządzenia, środki finansowe i inne.

Aparat zarządzania przedsiębiorstwem zainteresowany za­

gospodarowywaniem rezerw, zmierza do ich jak najwcześniej­

szego wykrywania. Ka to szczególne znaczenie w przypadku siły roboczej i środków produkcji, gdyż nieprzepracowany czas mija bezpowrotnie, przynosząc ewidentne straty.

JunkSj§=iJii Przy tradycyjnie zorganizowanej rachunkowości kontrola przebiegu działalności gospodarczej ma, jak już poprzednio wspomniano, charakter ilościowy. Kontrola reali­

zacji zadaó ilościowych nic zawsze oznacza utrzymywanie się w założonych granicach kosztów. Często oszczędności ilościo­

we przynoszą negatywny wynik ekonomiczny. W innych przypad­

kach, na przykład w przedsiębiorstwach mających ustalone limity np. kosztów, nie w pełni wykorzystuje się potencjał gospodarczy w obawie przed przekroczeniem limitu. Bieżąca znajomość stopnia wykorzystania limitów, jaką daje zinfoma- tyzowana rachunkowość, pozwala na znaczną poprawę wykorzysta­

nia przyznanych środków. Codzienna lub cotygodniowa informa­

cja o kosztach podawana w różnych układach, pozwala:

- 9 -

- bieżąco porównywać koszty i wyszukiwać przyczyny zbędnych wydatków,

- dokładnie określać składniki kosztów w różnych miejscach ich powstawania i w różnych okresach czasu,

- codziennie prowadzić rachunek ekonomiczny.

Praktyka wskazuje, że w przedsiębiorstwach, które mają paroletnie doświadczenie w posługiwaniu się kompleksowym

systemem informatycznym rachunkowości, codzienne analizy kosztów stają się głęboko zakorzenionym nawykiem, który po­

chłania wiele uwagi całego aparatu zarządzania /wszystkich szczebli/.

To prowadzi z kolei do formułowania zamiaru wykorzysta­

nia kompleksowego systemu Informatycznego rachunkowości do stworzenia, opartego na realiach, modelu finansowego przed­

siębiorstwa, który mógłby służyć do symulowania skutków eko­

nomicznych zamierzonych decyzji.

Hawyk codziennej i wielostronnej analizy kosztów, ich źródeł, struktur i dynamiki i związany z tym nawyk stałego prowadzenia rachunku ekonomicznego Jest Jedną z najważniej­

szych i najcenniejszych zmian, jakie w aparacie zarządzania wprowadza zaawansowany system informatyczny rachunkowości.

Punkcja IV. Wbrew pozorom, funkcja ochrony mienia ma duże

e s a a s & a s s s a

znaczenie dla gospodarności przedsiębiorstwa. W dużych jed­

nostkach, gdzie liczba dokumentów jest znaczna, rachunkowość prowadzona metodami tradycyjnymi nie jest w stanie podołać tej funkcji. Przy masowym występoyraniu dokumentdw źródłowych realizacja tej właśnie funkcji wymaga stosowania sprzętu in­

formatycznego. W małych przedsiębiorstwach, gdzie stosunki

- 10 -

nia mają na ogół dostatecznie formalnego charakteru, sku­

teczna realizacja omawianej funkcji wymaga nie tyle instalo­

wania sprzętu, np. mini-komputerów, ile centralizowania pro­

cesów ewidencyjnych w zewnętrznej, wspólnej jednostce.

Podkreślić należy, że rodzaje i natężenie nadużyć gospo­

darczych zależy w podstawowej mierze od techniki ewidencji i jej skuteczności w ochronie mienia. Bliższe badania wyni­

ków automatyzacji prostej, masowej ewidencji wykazały, że rodzaje nadużyć.są podobne w krajach o zupełnie różnych sto­

sunkach społecznych i zależą w decydującej mierze od techniki ewidencji.

Przy dynamicznym rozwoju przedsiębiorstw, form i rodza­

jów ich działalności i przy jednoczesnym przeciążeniu perso­

nelu prowadzącego ewidencje gospodarczą środkami manualnymi lub tradycyjną techniką, stopień zabezpieczenia mienie prze­

staje być dostateczny, co w skali społecznej mo-że przyczy­

niać się m.in. do trudności w zbilansowaniu strunieni pie­

niędzy i towarów na rynku. Leninowskie sformułowanie:

"socjalizm to ewidencja* nadaje szczególnie dużą rangę syste­

mom informatycznym rachunkowości.

Doświadczenia praktyczne

Funkcjonującym systemem informatycznym rachunkowości dys­

ponuje Eastern Electricity Area Board1^ w Wielkiej Brytanii, państwowe przedsiębiorstwo przemysłowo-handlowe, działające

^Obszerną informację o Eastern Electricity zamieściła "In­

formatyka" w cyklu "Informatyka po angielsku", w nr S, 12/76 i 1,2/77.

w południowo wschodniej »nglii na obszarze 21 tys. kmŁ’, za­

trudniające około 11 tys. pracowników i skupiające 3 zakłady podzielone na 19 rejonów, 120 sklepów i 2 magazyny centralne.

Centralne Biuro Księgowości skupia całokształt przetwarzania . danych. Eksploatuje się tu następująco, wielkie systemy;

składające się na informatyczny system rachunkowości:

A. Płace i personel, 3. Kontrola robocizny.

C. Gospodarka zapasani.

D. Rozliczenia z. dostawcami.

E. Obsługa odbiorców.

F. Kontakty /dotyczące prac instalatorskich/.

G. Sprzedaż.i marketing.

H. Kapitał.

I. Eksploatacja urządzeń.

•J. Planowanie i ruch.

K. Księgowość finansowa.

Ponadto wyodrębnia się systemy automaty cłuv c- ..-trecie:, i ogólnych zastosowań komputerów /głównie do obliczeń Łcoh- niczno-aatematycznyćk/. Granice miedzy aystenami uluguj,-.

zmianom. IJa przykład, w roku 1979 połączono systemy i 3, wydzielając z nich podsystem premii.

Centralne Biuro Księgowości mieści się w specjalnie, za­

projektowanym budynku, którego cechą jest funkcjonalne roz­

mieszczenie 3tanowiak pracy, dostosowane do drcyi obiera do­

kumentów źródłowych i wynikowych. Schemat budynku pokazano

na rys, 1. •

V budynku tym znajdują się dwie' sale komputerowe, ztńsja przygotowania danych, działy projektowania i programowania

- 12 -

o

©« +■>

rMÖ O.5

Os

•Ho

C

ra

r-H d© CÖ X

Q $ ND tí O“íM G >>

•O CÎ

&

C

CO

wd

utO Í4o

A<

&

5

<

oÿ

* >%

5

'O •« K>

*o £Ö ©

p

o •ZS 3

D.

.Xi <D a o

o S 8

VO

» Ö 1

o P. ' S «

co

u Q

o

'O

o

o o

to to s 8

©• o § iH *H

00 •® cM

•M p :=O EH

«M rM d d 8

•H •H S t4 « §

•d Tj <

•zS •ZS O

o O coS

•H» f-ł P4CÖ

«¡

A*O 8 3

'OÎC h© H P M

3 HO.

1 8

¿í 03 H Kd i Md

n»p.1. ScheaatbudynkuCentralnegoBiuraKsięgowości

- 13 -

oraz liczne komórki księgowości. Łączna liczba pracowników mających swoje stanowiska pracy we wspomnianym budynku wy­

nosi 611. Oprócz nich, głównemu księgowemu podlega dalszych 800 osób zatrudnionych w jednostkach terenowych i zajmują­

cych się głównie zbieraniem, kontrolą i kompletowaniem do­

kumentów źródłowych.

Ha wyposażenie Centralnego Biura Księgowości składa się i a/ Zestaw komputerów Honeywell 200, 1000 i 800 określany jako

system H-1800 III.

b/ Kowoczesny zestaw komputerów Honeywell 6060, pracujących w multiproceasingu, z b.dużą pamięcią dyskową i taśmową, wyróżniający się wysokozautomatyzowanymi systemami za­

rządzania danymi i zbiorami. Konfigurację zestawu pokazano na rys. 2.

o/ 4 optyczne czytniki znaków /O.C.R./.

d/ Zestaw rejestratorów taśmowych z 24 pulpitami operatorski­

mi i zestaw rejestratorów dyskowych również z 24 pulpitami operatorskimi.

e/ 14 dziurkarek i 12 sprawdzarek kart /wycofywanych z uży­

cia/.

f/ Urządzenia wyjścia na mikrofilm /C.O.K./.

g/ Kilkanaście maszyn do cięcia tabulogramów, kopertowania, frankowania i powielania,

h/ Monitory ekranowe /także w Innych Jednostkach organizacyj­

nych, w łącznej liczbie około 200/.

1/ Czytniki mikrofilmów/ /także w innych jednostkach organiza­

cyjnych, w łącznej liczbie około 220 sztuk/.

ważną cechą sprzętu Jest niezawodnośó. Szczególny nacisk

k w q u ib a c z a m fiF vreeA m n E in e a ¿oso u EASTEen EiEcnuc/ry

- 15 -

położono na bezawaryjne działanie zestawu, Honeywell C080.

Jakkolwiek zestaw ten niezwykle rzadko ulega uszkodzeniom /przy konserwacji zatrudniony jest tylko 1 siewnie: jeden człowiek/, konfiguracja składa się z dwóch, bliźniaczych zespołów. Wynika to stąd, że ośrodek wykonuje całokształt prac z zakresu przetwarzania danych i jakkolwiek przerwa w jego pracy oznaczałaby zawieszenie działalności przedsię­

biorstwa, co ze względów technicznych i ekonomicznych byłoby nie do przyjęcia.

Wymienione uprzednio systemy informatyczne opraoowyy. .ono kolejno i wprowadzano stopniowo pr2ez okres 10-12 lat. Had konserwacją, aktualizacją, ulepszaniem i rozwojem zestawu systemów pracuje 10 analityków i 44 programistów. Każda zmia­

na jest kilkakrotnie analizowana, badana i wprowadzana bardzo ostrożnie, po starannym i dokładnym przeszkoleniu użytkowni­

ków,. to jest zarówno tych pracowników, którzy wypełniają do­

kumenty źródłowe, jak' i tych, który korzystają z danych wyni­

kowych.

. _ Centralne Biuro Księgowości wytwarza około 330 zestawów danych wynikowych w postaci tabulogramów lub mikrofiuz, Sto­

sownie do potrzeb są one generowane codziennie, co tydzień lub w innych odstępach czasu, jak miesiąc, kwartał, rok, a także na żądanie.

Podstawową jednostką analizy jest tydzień. Odpowiada to zarówno tradycjom, jak też zapewnia porównywalność danych dzięki jednakowej liczbie dni roboczych w przeważającej więk­

szości tygodni. Jako regułę stosuje się porównywanie danych analizowanego tygodnia z danymi 52 poprzedzających go tygodni.

- 16 -

a także z analogicznym tygodniem poprzedniego miesiąca,kwar­

tału lub roku. Stosuje się też analizy danych kumulowanych od początku roku gospodarczego.

Aparat zarządzania posługuje się swoistymi miarami, do których zaliczyć należy:

- budżet w przekroju jednostek organizacyjnych, w tym takich, jak działy, wydziały, rejony, sekcje, piony, służby,

- budżet w przekroju robót, przedsięwzięć i zleceń,

- normy, głównie pracy i zużycia materiałów. Hormami pracy, na przykład, objętych jest 93 % pracowników tak fizycznych, jak i umysłov.ych. Honny są niezwykle szczegółowe, stale aktualizowane i uzgadniane - ze związkami zawodowymi. Utrzy­

mywanie, obliczanie i wykorzystywanie norm do ocen bieżącej działalności możliwe jest dzięki vykorzystywaniu sprzętu informatycznego.

Dużą rolę w ocenie bieżącej działalności odgrywają ana­

lizy porównawcze. I tak, na przykład, porównuje się wydajność pracy różnych brygad, które wykonują, lub wykonywały prace tego samego rodzaju. Oprócz wydajności porównuje się koszty wykonywania prac, w tym wydatki z funduszu płac, koszty nad­

zoru. Przedmiotem porównań są składy brygad, a zwłaszcza udział i zadania robotników o wyżej płatnych specjalnościach Szczególnie dokładnie analizowane są przyczyny nieobecności w pracy, którym poświęcono 50 % danych zawartych w makrore- kordzie personalnym. Skrupulatnie bada się celowość pracy w godzinach nadliczbowych. Dla zilustrowania struktury zainte­

resowań aparatu zarządzania podaje się tytuły wybranych wy­

druków emitowanych przez Centralne Biuro Księgowości:

- 17 -

W systemie "Płace i personel":

- lista pracowników kwalifikujących się do stałego zatrudnie­

nia.

- Wykaz pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu.

- Wykaz pracowników zatrudnionych okresowo w niepełnym wymia­

rze czasu.

Wymienione tu tabulogramy związane są z dążeniem kie­

rowników wszystkich szczebli do pozbywania się zbędnego personelu. Stąd różne okresy zatrudnienia nawet do jed­

nego dnia w tygodniu.

- Wykaz pracowników mających więcej niż 5 godzin nadliczbo­

wych w tygodniu nr...

- Tygodniowe zestawienie godzin nadliczbowych robotników grupy przemysłowej za ostatni tydzień i za ubiegłe 52 ty­

godnie.

- Zestawienie godzin nadliczbowych pracownikó-w umysłowych.

- Porównanie godzin nadliczbowych pracownikó- ~rupy przemy­

słowej za ostatnie 52 tygodnie.

- Wykaz pracowników, którzy korzystali ze zwolnień z pracy.

- Wykazy pracowników otrzymujących dodatki za korzystanie z roweru, samochodu, posiadanie prawa jazdy, posiadanie uprawnień do udzielania pierwszej pomocy.

- Wykaz i sumy wynagrodzeń z podziałem na grupy zawodowe.

- Wykaz pracowników wg stanowisk i sumy zatrudnionych na jednakowych stanowiskach i”.b przy jednakowych rodzajach pracy.

•- Rekrutacja, .straty 1 przeniesienia pracowników.

- Pluktuacja pracowników wg grup zawodowych.

- 18 -

- Absencja chorobowa /w wielu przekrojach/.

- Porównanie wydajności wg rodzajów robót, - Analiza wydajności brygadzistów.

- Wypłaty za godziny przepracowane, objęte premiowaniem.

- Wykaz pracowników ostrzeżonych pisemnie o zmniejszeniu płacy wskutek obniżenia wydajności.

W systemie rozliczeń z dostawcami:

- Indeks dostawców doraźnych /nie stałych/.

- Kwoty wypłacone wybranym dosxawcom za ostatnie 12 miesięcy.

- Wybrane informacje z księgi głównej dostawców /na żącanie/.

- Zestawienie faktur niezapłaconych i salda rozliczeń.

W systemie gospodarki materiałowej:

- Katalog zapasów. /Całość obszernego katalogu zapasów mieści się.na 4-ch mikrofiazkach emitowanych i rozsyłanych do wszystkich użytkowników co tydzień/.

- Materiały zakupione, przechowywane w magazynach centralnych.

- Wykaz znacznych odchyleń od średniej ceny.

- Rozbieżności dotyczące przesunięć międzymagazynowych.

- Wykaz materiałów, które należy przeliczyć dla kontroli.

- Hadwyżki i braki na koniec tygodnia.

- Dane statystyczne o wynikach kontroli zapasów w magazynach głównych i sklepach.

- Zapasy poniżej poziomu minimalnego.

- Zapasy materiałów niechodliwych.

- Zapasy sprzeczne i salda niewiarygodne.

- Aktualizacja księgi głównej zapasów - odrzucone, dokumenty wejściowe.

-Wybrane informacje o transakcjach magazynowych /na żądanie/.

- 13 -

- Obroty materiałów w magazynach - średnie zużycie tygodnio­

we.

W systemie księgowości finansowejj - Tabela kodów allokacji wydatków.

- Wydatki tygodniowe - zestawienie odrzuconych dokumentów wejściowych /dotyczących materiałów, rozrachunków z dostaw­

cami, transportu itp./.

- Wydatki tygodniowe - zestawienie odrzuconych dokumentów do­

tyczących allokacji kosztów robocizny.

- Yiydatki tygodniowe - obciążenia z innych jednostek tereno­

wych.

- Y/ydatki tygodniowe - szczegółowe dane o kosztach pośrednich.

- Zbiorcze wydatki tygodniowe - oddzielne zestawienia doty­

czące:

- not transferowych, - kosztów transportu, - rozrachunków z dostawcami,

- kosztów materiałowych poszczególnych prac, - kosztów robocizny,

- kosztów robocizny wg zawodów,

- poszczególnych jednostek organizacyjnych,

- poszczególnych prac w różnych jednostkach organizacyjnych.

- Zestawienie wydatków narastająco od początku roku gospo­

darczego z podziałem wg kodów robót i miejsc powstawania kosztów.

- Allokacja wydatków na płace wg kierunków wydatków.

- Rejestr i koszty realizacji poszczególnych kontraktów.

- Miesięczna zyski brutto.

- 20 -

- Rejestr i koszty prac dotyczących poszczególnych środków trwałych.

- Specyfikacja kosztów'poszczególnych rohót dotyczących środków trwałych.

W systemie sprzedaży i marketingu»

- Statystyki ilościowe i wartościowe sprzedanych towarów:

Podawane są tu dane.dotyczące każdego rodzaju towarów, z podziałem na dostawców, modele, w tym także dane o war­

tości sprzedaży pozwalające analizować obroty ostatniego tygodnia z obrotami z różnych odcinków okresów ubiegłych.

Oddzielne zestawienia dotyczą poszczególnych jednostek organizacyjnych, sklepów, a nawet sprzedawców.

Przedstawiony zestaw tabulogramów reprezentuje tylko nie­

znaczną część ich ogólnej liczby. Baje jednak pogląd zarówno na zainteresowania aparatu zarządzającego, jak i na rangę, jaką mają poszczególne zagadnienia typu ekonomicznego. Ha szczególne podkreślenie zasługuje wielostronność ujęć i czas.

Większość tabulogramów emitowana jest w pierwszych dniach ty­

godnia następnego po tygodniu analizowanym. Są to zatem ob­

szerne dane o charakterze bieżącym, pozwalające ingerować w działalność ekonomiczną wówczas, gdy można jeszcze wpływać na wysokość ponoszonych kosztów lub likwidować powstające re­

zerwy.

Uwagę zwraca także szczegółowość analiz. Baje ona możność' badania celowości każdego wydatku, choćby tak elementarnego-, jak wyjazdy na delegacje pracowników technicznych nadzorują­

cych prace terenowe.

21 -

Podsumowanie 1 wnioski

Doświadczenia praktyczne, a zwłaszcza sposób wykorzysty­

wania danych pochodzących ze zinformatyzowanej rachunkowości wskazują, że trudno jest mówić o informatyzacji tylko księ­

gowości lub tylko rachunku kosztów, albo tylko statystyki finansowej. Hawet informatyzacja tych trzech elementów nie wystarcza dla osiągnięcia pełnych efektów. Podstawą bowiem jest informatyzacja ewidencji operatywnej. Łlożna zatem po­

wiedzieć, że nowoczesny system zarządzania opiera 3ię nic tyle na zinformatyzowanej rachunkowości, ile na zinforaaty- zowanej ewidencji gospodarczej, jako całości. Informatyzacja ewidencji operatywnej jest podstawą usprawnienia "arządza-ia, ale nie uwieńczona informatyzacją rachunkowości pozostaje je­

dynie półfabrykatem, który -s konieczności nic może przynieść pełnych efektów. Tendencje do oddzielnego inforaatyzowania rachunkowości również prowadzą do ograniczonych efektów.

Jedynie połączenie informatyzacji ewidencji operatywnej 7 in­

formatyzacją rachunkowości daje podstawy.do ur_chomienia systemu niezwykle użytecznego w zarządzaniu. System zarzą­

dzania oparty na takim systemie może oderwać się od danych spóźnionych 1 danych szecunkowych i pozwolić oprzeć cecyzje na szczegółowych danych obrazujących przebieg procesÓ7,- gos­

podarczych wówczas, gdy nie zostały one jeszcze zakończone i gdy jednostka zarządzająca ma jeszcze czas na podejmowanie decyzji kształtujących wyniki ekonomiczne tej działalności.

Profesor Lipiński nazwał księgowość przed laty "cmentarzy­

skiem liczb". Informatykę stwarza możliwości przekształcenia księgowości rejestrującej dane histori czne w żywe narzędzie

- 22 -

aparatu zarządzania, narzędzie niezwykle owocne, mogące przy­

nosić codziennie ogromne korzyści.

Jest rzeczą interesującą, że w krajach zachodnich, jak to można zaobserwować w przytoczonym w referacie przykładzie, nie stosuje się sprzętu informatycznego do nadzwyczaj ekspo­

nowanych celćw i do nadzwyczajnych metod zarządzania.

¡¿ajwyższej jakości komputery, niezwykle nowoczesny sprzęt, stosuje się do problemów bardzo przyziemnych, codziennych, pozornie mało ważnych. Tymczasem te właśnie zastosowania, odpowiednio wykorzystane w codziennej działalności gospodar­

czej dają najwyższe efekty i najcenniejsze rezultaty.

W przykładach zastosowań i w tytułach tabulogramów emito­

wanych przez komputery obsługujące system informatyczny państwowego przedsiębiorstwa kapitalistycznego nie ma prak­

tycznie nic, co by nie było -użyteczne również w państwowym- przedsiębiorstwie socjalistycznym, które także przecież po­

winno dbać o racjonalną gospodarkę siłą roboczą, środkami produkcji, materiałami, wyrobami gotowymi, środkami transpor­

tu ltp. Dbałość o racjonalną gospodarkę Jest bowiem podstawą każdego systemu ekonomicznego.

Zastosowanie informatyki w rachunkowości, po uprzednim zinforaatyzowaniu ewidencji operatywnej, jest bardzo ważnym czynnikiem mogącym usprawnić zarządzanie. Jest dzięki temu także czynnikiem, który powoduje jakościową', niezwykle Istotną zmianę w funkcjach i roli Jaką ma do odegrania ra­

chunkowość w przedsiębiorstwie.

Literatura»

1/ Peche T.» "Podstawy współczesnej ewidencji gospodarczej", PWK, Warszawa, 1973.

2/ "Computer applications panel report /to the Chief Aoco- uatant"/" Eastern Llactrioity. Ipswich, 1970.

- 23

Prof. dr hab. Wiktor Malc dr Edward Jończak

STOPEIE I1JTE GRACJI PODSYSTEMU "RACHUHKU KOSZTÓW"

W IKPORUATYCZHYM SYSTEMIE ZARZ4BZAKIA

Zacznijmy nasze rozważania od stwierdzenia, iż aktualna sytuacja w dziedzinie zastosowań nowoczesnej techniki obli­

czeniowej w naszym kraju stwarza konieczność przejścia Już od rozwoju ilościowego w kierunku postępu jakościowego pro­

jektowanych 1 wdrażanych systemów informatycznych zarządza­

nia. Zgodni jesteśmy także z tym, że nie należy fetyszyzować techniki obliczeniowej, jako panaceum na wszelkie dolegli­

wości jednostek organizacyjnych różnych szczebli naszej gos­

podarki. Bowiem technika oblicżeniowa, bez względu na jej stopień doskonałości, jest tylko narzędziem, przy pomocy którego systemy zarządzania mniej lub bardziej sprawnie reali­

zują' swe funkcje. Doceniamy również rolę integracji systemów informatycznych, podzielając w pełni cybernetyczny pogląd, suma efektów uzyskiwanych ze zintegrowanego systemu /sprzęże­

nie podsystemów w cs .0/ jest większa niż suma efektów uzy­

skiwanych kolejno z wszystkich podsystemów oddzielnie. Prze­

jawia się to w tendencji projektowania bardziej złożonych .systemów informatycznych zarządzania, obejmujących wszystkie, przynajmniej podstawowe dziedziny tematyczne, wewnętrznie i zewnętrznie zintegrowane.

Sam teznim Integracja, w wielu przypadkach nadużywany,oznacza działalność lub stan scalenia kilku lub kilkunastu podsystemów

w jeden system wspólny. Może ona być utożsamiana jato zbiór procedur stosowanych w tzw. czystym przetwarzaniu, bądź też jako zastosowanie badań operacyjnych i automatyczne podejmo­

wanie decyzji.

2 / W ten sposób wyróżnia się dwie roimy integracji:

- integrację pionową, obejmującą głównie automatyzacje róż­

nych faz obiegu informacji,

- integrację poziomą, jako koordynacje różnych funkcji^

w ramach tego samego obiegu.

Pierwsza z form integracji o aspekcie technicznym opiera sii na:

- orgw. -jji kartotek grupujących wszystkie informacje, - wyborze nośnika pamięci przystosowanego do istoty informa­

cji, częstości odwołań i metod dostępu,

- odniesieniu do różnych wyjść, a szczególnie do końcówek rozmieszczonych wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa.

Druga forma powinna Bpałniać warunki kontroli różnorodności operacji, możliwości adaptacji bez zmiany struktury całego systemu, a także pozostawienia odpowiedniej roli człowiekowi.

W ten sposób rozumiana integracja systemu informatycznego zarządzania odwołuje się z jednej strony do rosnącego zakresu automatyzacji poszczególnych faz przetwarzania, z drugiej zaś kładzie duży nacisk na koordynację współzależnych, przenika­

jących się wzajemnie i powiązanych siecią informacyjną funkcji 1/ ?. Conso, F. Poulain - Informatyka i zarząduzanie przed­

siębiorstwem PWN Warszawa 1975 r. str. 110-.

2/ Tamże - str. 112.

3/ handlową, zaopatrzenia, produkcji, administracji i finan­

sów w ranach funkcji kontroli zarządzania.

- 25 -

przedsiębiorstwa. Sam termin "integracja" mógłby tu zostać zastąpiony "automatyzacją" bądź "koordynacją".

Formy integracji mogą być również rozpatrywane jako po­

siadające odpowiednie cechy czynności projektowania systemów informatycznych. Wymienia się wówczas integrację:1^

- metodologiczną, - konstrukcyjną, - organizacyjną, - techniczną.

Integracja systemu informatycznego, rozumiana jako me- 2

/

tody integracyjne odbywa się poprzez:

- łączenie celów,

- łączenie komórek przetwarzania danych, - łączenie operacji przetwarzania danych. .

Pierwsza z metod jest niezależna od techniki obliczenio­

wej, druga zaś jest niejako "automatycznie" wymuszona właś­

nie przez komputerowe przetwarzanie danych.

Przy zastosowaniu trzeciej metody integracji system infor­

matyczny będzie wtedy zintegrowany, gdy zapewnimy połączenie i scalenie występujących w nim zagadnień /podsystemów comu- tycznych/, zbiorów podstawowych /w ramach banku danych/, transakcji /zasada jednokrotnego wprowadzenia danych i wie­

lokrotnego uzyskiwania z nich informacji/,programów /scala­

nie segmentów 1 modułów programów sterujących takimi samymi operacjami przetwarzania w różnych podsystemach tematycznych/.

1/ E. Niedzielska - Dekalog integracji w obiektowym syntonie informatycznym, Prace Naukowe AS we Wrocławiu, nr 65/75, str. 14-15.

2/ A. Targowski - Organizacja procesów przetwarzania danych, FiE Warszawa 1971, str. 66.

- 26 -

Istniejące tendencje w integracji procesów automatyczne­

go przetwarzania danych różnych zagadnień w przedsiębior­

stwach, doprowadziły do wyróżnienia czterech stopni integra­

cji, które ¡nożna scharakteryzować następująco:

I - pierwszy stopień integracji - cząstkowe sysi' ■ .ze-

* V«CiT₂£niii ćsny Chi•

- poziome połączenie wybranych y/ycinków dziedzin tematy- cz:iych w ramach jednaj funkcji /najczęściej ewidencji/, - pionowa integracja danych wejściowych /próby ujednoli­

cenia dokumentacji źródłowej, jednokrotne wprowadzenie danych qo systemu i -wielokrotne ich wykorzystanie/;

Ti - drugi stopień integracji - tematyczne systemy przetwa­

rzania danych:

- poziome połączenie i scalenie całego zagadnienia /tematu/ y/chodzącego w z okres jednej funkcji /plano­

wania, ewidencji lut prezentacji/,

- pionowa integracja danych wejściowych /transakcji/

oraz początek integracji zfaioróyi, w postaci bazy da­

nych normatywnych wykorzystywanych przez różne pod­

s y s t e m y /katalogi i zestawienia norm, kodeks materia­

łowy itp./; .

III - trzeci stopień integracji,kompleksowo-dziedzinowe cyste­

rny informatyczne:

- poziome scalenie wszystkich zagadnień tematycznych wchodzących w skład podstawowych dziedzin tematycznych /funkcje planowania, ewidencji i prezentacji/,

- pionowa integracja transakcji, niepełna integracja zbiorów oraz programów;

- 27 -

a . i. ^ujmie integracji s/atemu informatycznego /v; aspek- oie procesu przetwarzania danych/.

Objaśnienie skrótów nazw poda/stenów uży ty er: ;.a „.-.zyn ry­

sunku oraz na pozostałych zawartych w opracowaniu!

TP? - technologiczne przygotowanie produkcji PEP - planowania i ewidencja produkcji

Qi - gospodarka materiałowa ZP - zatrudnienie i płace ŚT - środki trwałe

SA - sprawozdawczość i analiza HK - rachunek kosztów

- 28 -

IV -% czwarty stopień integracji - zintegrowane systemy in­

formatyczne zarządzania!

- pełne poziome scalenie wszystkich funkcji przez po­

szczególne podsystemy bądź przez bank danych,

, - pełna integracja transakcji i zbiorów - poprzez wspól­

ny dla całego systemu bank danych oraz programów po­

przez System Zarządzania Bazą Danych /języki programo­

we opisu danych, manipulacji danych, opisu pamięci, funkcji pomocniczych, opisu wydawnictw oraz zapytań/.

Ideową ilustracją wyżej wymienionej charakterystyki stopni integracji systemów informatycznych jest rys. 1. Bie przed­

stawiamy w nim szczegółowego podziału całego systemu na odrębne podsystemy tematyczne, ani też dla keżaego z nich precyzyjnych granic tematycznych. Pragniemy jednak zatrzymać się Już dłużej przy podsystemie "Hachunku kosztów" zgodnie zresztą z tematem niniejszego opracowania.

Kraz z rosnącym stopniem integracji systemów infomatycz- nych wzrasta również zakres tematyczny podsystemu "Hachunku kosztów", choć można prohlem odwrócić i Btwierdzlć, że to władnie między innymi dzięki rozszerzaniu granic tematycznych wzrasta stopień integracji rachunku kosztów z systemem infor­

matycznym.

Pierwszy stopień integracji charakteryzuje się włączeniem do systemu informatycznego niektórych elementów rachunku kosz­

tów, takich jaki

- rozliczenie zużycia /rozdzielniki/ materiałów, rębocizny i amortyzacji,

- kalkulacja bezpośrednich kosztów normatywnych, itp.

- 25 -

Otrzymuje się wówczas cząstkowe podsystemy kosztowe, nie w;

odrębnione w oddzielny podsystem, lecz włączone ¿o inny cii ; systemów /"Gospodarki materiałowej", "Zatrudnienia i pi ;c"

"Środków trwałych", względnie "Technicznego przygotowań ca produkcji"/.

Drugi stopień integracji powoduje scalenie czynności p twarzania w ramach przynajmniej jednej funkcji.

H zakresie rachunku kosztów zwykle dotyczy to funkcji cyjnej. Powstaje wyodrębniony podsystem "Sachunitu io-cstów"

0 zakresie tematycznym obejmującym gromadzenie, rozlicz iw.;

1 kalkulację kosztów. Jest to odpowiednik funkcji zwanej ;.

kiedy "księgowością kosztów".

Trzeci stopień integracji prowadzi qo scaleni., su.:syn . go - nie tylko z punktu widzenia obowiązujących przepiąć.., lecz również przyjętej modelowej podstawy - zuureai rucuun kosztów.

Łiamy tu na myśli planowanie, ewidencje i kalkulację oruz - wozdawczość i analizę kosztów. .V przypadku przyjęcia w.,ni­

towaniu podsystemu kosztowego zasad i, metod rachunku kosz-, normatywnych, w zakres komputerowego przetwarzania •.•.•chodzi datkowo normowanie kosztóy; oraz obliczanie i analiza eie.-.c ekonomicznych z tytułu zmian nom. Przypomnijmy w tyu ulej wygłoszoną już wcześniej tezę, że przekształcając rachune.;

kosztów normatywnych w podsystem informatyczny mamy do czy n i s z sytuacją zarówno scalenia w podsystem wszystkie;; zu._

hień planistyczno-normatywnych, ewidencyjnych oraz anality kontrolnych rachunku kosztów, jak i dezintegracji czy też odejścia od. szeregu zagadnień organizacyjnych, tradycyjni.

e -

ecu

nie-

- 30

mieszczących się w cc szarce rachunku kosztów normatywach i umie jscowienia ich'we właściwych podsystemach macierzystych;'

Integrację podsystemu "P.acnunku kosztów" szczególnie trze­

ciego stopnia mcżna rozpatrywać tak od strony zewnętrznej,¿ak i wewnętrznej. A pierwszym przypadku integracja realizowana -est pop.-.' z wiązani.' celon z pozostałymi celami całości sp ztemu i tematycznych podsystemów informatycznych oraz przez zapewnienie powiązań informacyjnych zbiorów występujących w poćsystemaca na zasadzie wielokrotnego użycia raz wprowadzo- nycr. ćanycn wejściowych oraz wykorzystania wyjścia z jednego podsystemu pak o wejścia do innego /następnego/, la ostatnia zasaca znajduje swe wyraźne odbicie w wynikowym charakterze podsystemu "hachunku kosztów", który z założenia może być projektowany bez dokumentacji źródłowej na wejściu, przy wyko­

rzystaniu natomiast szeregu zbiorów zakładanych 7. podsystemach macierzystych. Schema: takich ogólnych powiązań infoitsacyjnjch przedstawi:nc na rys. 2 w postaci przykładowej tablicy krzyżo­

wej .

Integracja wewnętrzna poasystemu k a s z t o . . . o być osiągnięta poprzez:

- wewnętrzną organizacyjną spójność jednostek i modułów prze­

twarzania, tj. właściwą kolejność wynikającą z cyklu reali­

zacji, malejący udział obcych zbiorów na rzecz zbiorów włas­

nych /patrz rys. 3/ oraz brak tzw. pętli zwrotnych w powią­

zaniach informacyjnych,

1/ Szerzej >V. ¡lale - Hachunek kosztów normatywnych a podsystem

"Koszty własne produkcji", Prace JJaukowe Ah we Wrocławiu, nr 03/75, atr. 85-S3.

- 31 -

JRD*.GoTkX i 3 0 D 3 Y 3 T Z M I Ł R X

ście . Pre- nor­ Pla- , Hoz- wew- , 3i- Spra- Ana—|

q o: lini- mowa­ no- . dziel nęt- lans woz- _{L ± ~} . 1 nowa- nie wa- niki rzne kosz- daw- za

v«yd- 1 nie kosz­ nie 1 kosz- rozl.1 tów 1czość kosz*-

scie z:

i kosz-ł tów kosz-i tów * prod ■ tów i

i tow tów , i i i

i 1 i

, TPr ł + + + 1 i » i

? i---

0 1 PR? 1 + + + 1 + + 1 + ⁱ i

D 1 ---

1 i i

5 ' 3T +

Y 1 *

S i GŁi i + ł + i i i

T , 1 i i i

E 1 Z ? + + +

.i i i

l i i i

d •---

, i R ? i +■ + 1 + t i i

W ( i 1 i i i

Rys. 2. Tablica krzyżowa powiązań informacyjnych poszczegól­

nych Jednostek podsystemu "Rachunku kosztów” z pod­

systemami macierzystymi /dostawcami zbiorów/.

Rys. 3. Układ obcych i własnych wejść informacyjnych w po­

szczególnych Jednostkach podsystemu "Rachunku kosztów”.

- 32 -

- scalania zbiorów i danych bez możliwości Jednak w tym sta­

dium integracji całkowitej likwidacji redundancji,

- ujednolicenie procedur, zwłaszcza obliczeniowych, umożliwia­

jące w dalszej kolejności integrację programową /tzw. pro­

gramowanie modularne/.

Charakteryzując krótko dotychczas spotykane stopnie inte­

gracji systemów informatycznych /pierwsze trzy stopnie/ nie uzależnialiśmy ich kolejnej gradacji od. rodzaju techniki obli­

czeniowej .

Wszystkie trzy stopnie integracji możliwe są do zrealizowania przy komputerach o orientacji taśmowej /do tej pory niemal do­

minujące/, Cechą charakterystyczną systemów informatycznych opartych na wykorzystaniu taśmowej pamięci zewnętrznej jest organizowanie zbiorów własnych dla każdego z projektowanych podsystemów.

Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest to, że na poziomie zbiorów każdy podsystem obsługiwany jest przez oddzielny ich zestaw, powoływany i utrzymywany dla potrzeb tego podsystemu.

Sytuacja taka powoduje wiele niekorzystnych objawów jeśli na­

wet pominiemy konieczność utrzymywania i eksploatacji znacz­

nej liczby zbiorów wraz z ich kopiami, to i tak szczególnie istotnymi oznakami nieefektywności będą:

- wielokrotne zbieranie tej samej informacji z tego samego źródła a przeznaczonej do wykorzystania w wielu podsystemach, - powtarzanie tych samych informacji w wielu zbiorach genero­

wanych w różnych podsystemach,

- nierównoważność stopnia aktualizacji tej samej informacji w różnych zbiorach, wynikająca zarówno z cyklu aktualizacji

- 33 -

dla ;yta zciorów jak i “wasi"’ różnych informacji, - silna zaltzncsć oprogramowania od ftzyczne j organizacji

zticrów,

- straty na pamięci masowej spowodowane wpomnianymi wyr."- niedostatkami, a w konsekwencji!

- ''szTywcość" /pod/systemów informatycznych. dos’turĆzz.jący ch jedynie okresowe zestawienia w określonych z góry .jutach, utrwalona ż rutyniż o wanymi algorytmami ewidencyjno-rozlicze- niowymi orrz tradycyjną strukturą organizacyjną.

Powyższych stwierdzeń nie podważa nawet fakt, ze między podsystzaani występują powiązania irformacyjne, uarto tu przy­

toczyć cane opublikowane w Informatyce z analizy wielotematyca- nego rys tez. u informatycznego zaprojektowanego przez jeden z branżowych ośrodków informatyki!

- L/atec zawierał 33 zbiory, pomiędzy którymi wystąpiło ICćC powiązań typu powtórzenia elementu,

- suma elementów w zbiorach wynosiła 1500, stąd:

- średnic 70 £ elementów zdstało powtórzonych,

- najmiększa częatotllwośó powtóueń odnosiła alg do zsiorźw kartotekowych oraz indeksowych,

- największą liczbę powiązań wykazywały podsystemy w zakresie obrotu towarowego, r a c h u n k u k o s z t ó w , /pod­

kreślenie autorów/ oraz planowania, najmniej zaś kadrowo-

?i.cowy •

1/ Z . Ryznaz - Problemy integracji syctemu informatycznego, Informatyka r.r 11/7.1, str. 15 /jako główne przyczyny powta­

rza.ności autor wymienia konieczność powiązania za-isów w wielu zbiorach, trudności w koordynowaniu prac nad pro­

jektami podsystemów oraz ograniczoność konfiguracji kompu­

terów/ .

- 34 -

Alternatywą dla takich rozwiązań jest dążenie do osiąga­

nia czwartego stopnia integracji, czyli konstruowania systemów informatycznych opartych, na tanku danych, rozumianych tu jako baza danych wraz z systemem zarządzania nią /oprogramowaniem/, przy jednoczesnym wykorzystaniu komputerów o szybkiej i po­

jemnej pamięci bezpośredniego dostępu. Bank danych jest bowiem f o r m ą i n t e g r a c j i systemów informatycznych, pozwalającą uelastycznić zestawiane informacje w układach od­

powiadających aktualnemu zapotrzebowaniu.

Dotychczasowe osiągnięcia w dziedzinie systemów informa­

tycznych wykorzystujących banki danych są w jjaszym kraju nie­

wielkie i zwykle nie wykraczają poza próg projektowania. Do­

tyczy to w szczególności obiektowych systemów przetwarzania danych dla potrzeb zarządzania, a już w decydującej mierze - podsystemów kosztowych.

Siożna wymienić dwie przyczyny tego etanu. Po pierwsze, adapta­

cja dostępnych rozwiązań zagranicznych napotyka na barierę od­

miennych warunków organizacyjnych, technicznych i ekonomicz­

nych naszych jednoBtek gospodarczych a takie uzależniona jest od organizacji funkcjonujących już systemów komputerowych.

Spośród wielu zagranicznych pakietów programowych sporą rolę odgrywają u nas systemy oferowane przez ICL /KTtMS i EŁ5S-2/

ora: IB£ /PICS i SOUP/, z których często ozerple się wzory przy projektowaniu rodzimych systemów informatycznych.

Drugą przyczyną Btosunkowo nielicznych jeszcze rozwiązań banku danych jest małe nasycenie komputerami o pojemnej i wy­

dajnej pamięci zewnętrznej bezpośredniego dostępu. Dopiero przyjęci* ispółaego dla krajów członkowskich H?<PG programu

- 35 -

budowy Jednolitego Systemu SiC oraz projektów typowych syste­

mów informatycznych wykorzystujących bank danych stworzyło podstawy do odrabiania zaległości i w tej dziedzinie. Dotyczy to także podsystemów kosztowych, które w warunkach integracji systemów informatycznych poprzez bank danych powinny!

- zachować możliwości osiągnięcia wszystkich dotychczasowych wyników przetwarzania, a więn zakres informacji wynikowych winien być co najmniej taki sam,/eliminując oczywiście in­

formacje nadmierne i nieprzydatne/,

- stworzyć możliwości rozwoju podsystemu w miarę powstawania nowych potrzeb.

Specyfika banku danych powoduje, że część celów stojących przed podsystemem "Rachunku kosztów" realizowana jest bezpo­

średnio przez bank danych. Dotyczy to w szczególności jedno­

stek przetwarzania wchodzących w skład bazy normatywnej pod- syctemu, a więc zbiorów stałych o kosztach planowanych i nor­

matywnych. Wynika to z faktu, że ogromna większość danych i informacji wejściowych do tych jednostęk pochodzi z podsy­

stemów stycznych /patrz rys. 2/, oraz że spośród nich - większość również włączona zostaje w zbiory banku danych.

Przykładowo - kartoteka kosztów normatywnych produktów budo­

wana jest z trzech podstawowych zbiorów, a mianowicie z kar­

totek:

- rodzajowej, - strukturalnej, - technologicznej,

ćo w postaci ogólnego schematu przetwarzania przedstawia rys.

4» Zbiór wynikowy zapisany na dysku magnetycznym ma organisa—

& S *. KO IM Y SCHEIWT B u S M f.VSlCTaMI JTKJiOM M XfU /YM M YM

- 37 -

oję indeksowo-sekwencyjną, pozwalającą zarówno na szybkie sporządzenie wydawnictw /przykładowy wzór tabulogramu - tabl. 1/, jak i na natychmiastowe otrzymanie żądanej, wyryw­

kowej informacji o kosztach normatywnych każdego z produktów.

Drugim zbiorem kartotekowym kosztów wchodzących w skład banku danych jest kartoteka kosztów rzeczywistych. Obejmuje ona informacje o kosztach faktycznych produktów ponoszonych w poszczególnych okresach miesięcznych oraz narastająco od początku roku. Jest wiec zbiorem historycznym, którego in­

formacje wykorzystywane są dla celów przede wszystkim sta­

tystyki gospodarczej.

Przy założeniu jednak funkcjonowania rachunku kaszto-..- norma­

tywnych, zbiór kosztów rzeczywistych spełnia dodatkową role instrumentu oddziaływania na poziom kosztów poprzez wyodręb­

nienie odchyleń od kosztu normatywnego - sklasyfikowanych według miejsc powstawania względnie ujawnienia, przyczyn i winnych. Dzięki temu, wykorzystując techniczną możliwość szybkiego uzyskiwania informacji z hanku danych, zestawy in­

formacji o odchyleniach stają sie skutocznym narzędziem ope­

ratywnej kontroli przebiegu procesu produkcyjnego.

Pozostałe zagadnienia z zakresu rachunku kosztów /norma­

tywnych/ realizowane są przez jednostki i moduły podsystemu

"Rachunku kosztów". Dotyczy to szczególnie przetwarzania da­

nych transakcyjnych c poniesionych w miesiącu kosztach w obo­

wiązujących układach aprawozdawczo-analitycznych. Dostawcami

"wejść" są wówczas podsystem;' macierzyste.

Ogólną strukturę podsystemu "Rachunku kosztów" wraz z po­

wiązaniami z bankiem danych, podsystemami macierzystymi oraz

v6 S •*£-í#o í»r«ví¿ '

' V ! , í , W *41. • X-

-i; •• . »yfess ;>:*«*>»&! Æ*oi :=> s-j,

.

_

.

tawK? % fp w pi ¿ w i SIL ^’s#$íu á. HSK ■' *

/ » — - ... -

üí;v:; ■ ■ . . ¡r : ; V-’* '

•S.- *?(,’ r .- ' J.. ... V:.-^ V/

,; á 31» •;«:■•'. ;; - .ja

6 ” ' _:•- - .

Z A K L * t > Ł l f c * . I R O N I C Z N E J

U C H K K i O B I I-C Z En I O W E J

>»

D A T A 1 0 L U T Y 77

T A B U l O G R A M

• J E K A N * A N R 9 9 9

* Z T

J E D N O S T K O W A K A L K U L A C J A n o r m a T y u h A K O S Z T O W CZfcSCI I Z E S P O L O W

W A H A C Z Z A W J E S Z P R Z E D N P R K C Z l N l E N R T K c z e s c i a n a l i t y c z n e z e s t a w i e n i e z u z y c i a m a t e r i a ł ó w w g o p e r a c j i t e c h n o l o g i c z n y c h

♦ L P * O O S T * 2 ^ 0 * O P E R * I N D E K S M * N A Z W A M A T E R f C Z E S C l * J M * C E N A J E 0 N v a N O R M A Z U Z Y C *

N R T T 6 O O (i _{i 6}

156110

• •*1 « ł • '

P A T E R I A L Y * P H F *

T Atol.Ca i

A f < f«ii 7

H o , W L A S • a 7. T .

1 0*33 n 6 ł i • 1010 61000751 WAHACZ ZAWIESZ PkZ-KPL-P 1 77,67 1,000000 77,f>?S<*

z 0 4 8 9 0 63 Z 1 01 0 64044416 ^tOi e j a -m e t a l o w o-g u h o w a 1 28,94 1,000000 28,94000

r a z e m W OPERACJI: 28,94000' 77,f7q4*

3 0150 0632 1020 61001670 PRZEGUB KIROWY DOLNY KPI 1 98,13 1,000000 9 8 ,1311

A 0**7 0632 1020 64060022 NIT ZAMOCOWANIA PRłEGUBU 7 16,00 0,042420 0,76356 .

5 0487 0632 1C20 64104871 u s z c z e l p r z e g WAHA d k 1 6*90 1,000000 6.90000

6 0487 0632 1020 6 4 2 5 7 3 1 S w k ł a d k a ELASTYCZNA 1 0*35 1,000000 0,35000

RA2EM W OPERACJI: 8 , 0 T 3 51, * 96,1311•

7 045? 0632 1 040 13161017 FARBA EMULSYJNA 5 30*50 0,000200 0 » 0 0 6 ’ 0

RAZEM W O P E R A C J I : 0 * D 0 h i 0 * ♦

8 0470 0632 1050 02449038 SMAR BARPLEX 2 7 70, 10 0,020000’ 1 »4025*0

RAZEM W OPERACJI: 1 ,40200« *

CZESC IX ^{k o s z t} WYTWORZENIA WG OPERACJI TECHNOLOGICZNYCH ORAZ NARASTAJACO PO KAZOEj OPERACJI

/*« («,4«9*»,< **•♦»» * ‘ *

1 0 * 3 2 1 0 1 0 NO PW N A R A S T A J A C O P O OPf

Z 0 63 Z 1 0 2 0 NO PW n a r a s t a j a c o p o o p:

3 0 6 3 2 1 0 3 0 NO N A R A S T A J Ą C O P O 0P|

A 0 63 2 1 OA O NO N A R A S T A J A C O p o O Pi

5 0 6 3 2 1 0 S 0 NO N A R A S T A J Ą C O P O 0P|

26*94000

3 9 , 7 5 2 4 8 6 5 * 6 9 2 4 0

6 * 0 1 3 5 6

? O * 2 3 9 7 2 1A 6 * 9 A 5 ? 6

0 * 4 0 5 1 6 0 * 5 5 6 5 2 0 * 9 6 1 6 6

0*11218

0 * 9 6 3 3 4 2 , 0 5 7 2 0

( 9 6 , 9 9 5 7 6 Z , 0 5 7 2 0

OiOOOłO

1**(95186

1 ( 4 0 2 0 0

148

,

O , 0 0 0 0 6 2 i 0 5 7 2 6

0 , 0 1 9 6 2 2 , 0 7 6 9 0

0 , 0 0 7 3 3 0 , 1 1 5 6 2 0 , 1 2 3 0 5

0 , 0 1 8 5 7 0 , 0 7 0 1 2 0 , 2 1 1 7 6

0 * 2 1 1 7 6

0,21176

0 , 0 1 6 9 5 0 , 2 2 8 6 9

0 . 1 2 8 5 3 1 , 8 2 0 9 9 1 , 9 3 9 0 2

0 , 3 2 1 2 6 1 , 1 5 8 2 0 3 , 9 2 8 3 8

3 . 9 2 8 9 8

3 . 9 2 8 9 8

0 , 2 6 1 0 3 3 , 6 8 9 5 1

0 , 1 8 3 9 2 2 , 6 0 5 0 3 2 , 7 8 8 9 5

0 , 9 5 9 7 2 1 , 6 5 7 2 2 9 , 9 0 5 8 9

9 . 9 0 5 8 9

3 . 9 0 5 8 9

8 , 3 / 3 5 3 3 , 2 7 9 9 2

1 , 2 8 7 9 18,2152 19,5226

5,2160 13,3502 36,0908

3 6 . 0 9 0 8

3 6 . 0 9 0 8

2, 6 1 9 7 ' 3 8 , 7 0 5 6

1 , i- h 7

16.5262

1 7; t y 3 i

2.9169

11,«807

32.5101

32.5101

32.5101 2.3396

3 3, 8.7 9 e

3 1 .?2-Cl 7 7 , i. 7 5 9

105,656?

13,7109 9 6 , 1 3 , 1

2 22 * 5099

2 2 2 . 5 0 9 9

0,90 61

'222,5160

6,, 7/03

229.2956

C 2 E S C U J 2 8 1 0 A C Z E Z E S T A W I E N I E K O S Z T O W W 7 T U M Z 9 N J 9 WG Z A K Ł A D Ó W

9 V P 9 Z 9 0 0 " A T E A J 9 1 . 7 9 7 0 0 S T A W O W E , K O O P E » , J M P O R T * K, 2 A C U P » C Z 95 N O K M » » 0 8 8 E Z P, * P t A C E B E Z P , • K . S P E f . »

1 0100

Z 0 6 0 0

3 120

»

78.110,91 69.12

0,391,8» 0, 02 9 5 , 8 « 6 9 , 7 3

3 0,39 0,001,09 5,08 0,97

0 , 0 0 6 3 0 0 , 1 6 1 7 9 0 , 0 6 0 6 5

0 , 1 0 2 9 8 2 , 5 9 2 9 9 0 , 9 9 9 5 9

0 , 1 9 6 6 9 3 , 7 0 9 7 9 1 , 9 2 3 0 9

» tt**««9 «6* 9 » 4

< , y Y 3 J , * < ,Ofi , f A 8 , ♦*'A t * 9 * » w ,

0*52 O'** Z ' ? *

25,96 23 <35 - . 3 . 7

12,20- 10 ,31 9?.,29