Regulamin organizacyjny
Spółdzielni Mieszkaniowej „Jaroty” w Olsztynie
Rozdział I
Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 16.09.1982 r. – prawo spółdzielcze (tekst jedn. Dz. U z 2013 r. poz. 1443).
2. Ustawa z dnia 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1222).
3. Statut Spółdzielni Mieszkaniowej „Jaroty” w Olsztynie.
Rozdział II Postanowienia ogólne
§ 1
1. Regulamin organizacyjny określa podstawowe zasady organizacji wewnętrznej Spółdzielni jako zakładu pracy, podstawowe zadania komórek organizacyjnych Spółdzielni oraz ich podporządkowanie służbowe.
§ 2
1. Spółdzielnia prowadzi działalność w oparciu o komórki wymienione w niniejszym regulaminie oraz schemacie organizacyjnym.
2. Zarząd biorąc pod uwagę aktualne potrzeby, opracowuje projekty zmian struktury organizacyjnej wraz z ilością etatów dla poszczególnych komórek organizacyjnych zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą.
Rozdział III Organizacja i kierownictwo
§ 3
1. Zarząd kieruje działalnością Spółdzielni oraz reprezentuje ją na zewnątrz. Do kompetencji Zarządu należy podejmowanie decyzji we wszystkich sprawach nie zastrzeżonych w ustawie lub w Statucie dla innych organów Spółdzielni.
2. Zarząd pracuje kolegialnie i podejmuje decyzje na odbywanych okresowo posiedzeniach. Zarząd wyko- nuje swoje zadania w ramach podziału kompetencji pomiędzy członkami Zarządu.
3. Skład Zarządu Spółdzielni:
prezes Zarządu Spółdzielni,
wiceprezes ds. technicznych,
wiceprezes ds. ekonomicznych.
4. Pracami Zarządu kieruje prezes Zarządu.
§ 4
1. Prezes Zarządu organizuje, kieruje i prowadzi nadzór nad całokształtem pracy Spółdzielni poprzez człon- ków Zarządu, kierowników komórek organizacyjnych i samodzielne stanowiska pracy.
2. Prezes Zarządu reprezentuje Spółdzielnię na zewnątrz i w ramach ogólnego kierownictwa nadzoruje realizację jej zadań.
§ 5 Wiceprezes ds. technicznych:
1. Nadzoruje bieżącą działalność administracji osiedlowych.
2. Nadzoruje prawidłowość rozliczeń remontów i eksploatacji.
3. Kieruje gospodarką zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni.
4. Nadzoruje przygotowania do realizacji, realizację i rozliczenie inwestycji.
5. Nadzoruje prawidłowość stosowania zasad i trybu przeprowadzania przetargów.
§ 6 Wiceprezes ds. ekonomicznych:
1. Nadzoruje działalność finansowo-księgową prowadzoną przez pion głównego księgowego.
2. Nadzoruje i kieruje sprawami windykacji należności czynszowych.
3. Nadzoruje i kieruje pracą audytora wewnętrznego.
Rozdział IV
Obowiązki i uprawnienia kierowników komórek i samodzielnych pracowników
§ 7
1. Osoby kierujące pracą poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielni pracownicy:
organizują wykonanie zadań wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów Statutu, regulami- nów i instrukcji wewnętrznych oraz uchwał i decyzji organów Spółdzielni,
zaznajamiają pracowników podejmujących pracę z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku oraz z ich uprawnieniami,
przekazują właściwym pracownikom otrzymane do załatwienia sprawy i zadania,
kontrolują wykonanie zadań przez pracowników,
współdziałają z kierownikami innych komórek organizacyjnych w zakresie w jakim opracowywane w ich komórkach sprawy wchodzą również w zakres działania innych komórek organizacyjnych,
opracowują dla potrzeb Spółdzielni sprawozdania, instrukcje oraz materiały dotyczące zakresu dzia- łania danej komórki organizacyjnej,
przygotowują na posiedzenie Zarządu projekty załatwienia spraw, w których podejmowanie decyzji należy do kompetencji Zarządu.
2. Do obowiązków kierowników i pracowników samodzielnych należy zapewnienie przestrzegania przez pracowników postanowień ogólnie obowiązujących przepisów oraz wewnętrznych regulaminów i in- strukcji a w szczególności w zakresie:
porządku i dyscypliny pracy,
zasad bhp i p.poż.,
zachowanie tajemnicy służbowej oraz o ochronie danych osobowych,
prawidłowego postępowania z aktami służbowymi.
§ 8
1. W Spółdzielni funkcjonują komórki organizacyjne oznaczone odpowiednimi symbolami zgodnie ze schematem organizacyjnym stanowiącym załącznik do niniejszego regulaminu.
Rozdział V Podstawowe zadania komórek organizacyjnych
§ 9 Pion prezesa Zarządu
Prezesowi Zarządu podlegają bezpośrednio komórki organizacyjne z wymienionym zakresem działania:
1. Sekcja administracyjno-organizacyjna:
obsługa sekretariatu,
prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania,
maszynopisanie i powielanie pism dla potrzeb Spółdzielni,
prowadzenie rejestru skarg,
obsługa techniczno-organizacyjna posiedzeń Zarządu,
prowadzenie rejestru zarządzeń wewnętrznych wydawanych przez prezesa Zarządu,
przygotowanie projektów dokumentów i materiałów na posiedzenia Rady Nadzorczej,
przygotowywanie wspólnie z innymi komórkami materiałów na Walne Zgromadzenie Członków oraz prowadzenie technicznej obsługi tego zebrania,
obsługa techniczno-organizacyjna posiedzeń Rady Nadzorczej i jej Komisji,
przekazywanie uchwał i decyzji Rady Nadzorczej zainteresowanym komórkom organizacyjnym Spółdzielni oraz innym adresatom,
przechowywanie aktów normatywnych uchwalonych przez organy samorządowe Spółdzielni.
2. Sekcja radców prawnych:
udzielanie poszczególnym organom i komórkom organizacyjnym Spółdzielni porad, opinii i wyja- śnień w zakresie dotyczącym stosowania obowiązujących przepisów prawa,
opiniowanie projektów umów zawieranych w ramach współdziałania Spółdzielni z innymi osobami prawnymi i fizycznymi,
opiniowanie pod względem prawnym projektów uchwał, instrukcji, regulaminów i innych aktów we- wnętrznych dotyczących działalności Spółdzielni,
wykonywanie zastępstwa prawnego i procesowego w postępowaniu sądowym i administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi.
3. Dział kadrowo-płacowy:
załatwianie spraw osobowych związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, zmianą sta- nowisk pracy lub wynagrodzenia,
prowadzenie i przechowywanie akt osobowych,
prowadzenie rejestracji obecności z rozliczeniem czasu pracy,
załatwianie spraw emerytalno-rentowych,
prowadzenie archiwum Spółdzielni,
bieżące cechowanie sprzętu będącego na wyposażeniu biura,
przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących ustalania terminów płatności podatków, wy- nagrodzeń i innych świadczeń,
sporządzanie sprawozdawczości,
przygotowanie miesięcznych wypłat wynagrodzeń pracownikom oraz wynagrodzeń bezosobowych,
archiwowanie dokumentów płacowych.
4. Samodzielne stanowisko ds. bhp i p. poż.:
prowadzenie spraw z zakresu bhp i p.poż,
przedkładanie informacji o stanie bhp i p.poż oraz o źródłach zagrożeń zawodowych wraz z wnio- skami,
prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych a także przechowywanie wyników badań środowiska pra- cy,
udział w dochodzeniach powypadkowych oraz w opracowaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy i kontrola realizacji tych wniosków,
współpraca ze służbą pracowniczą i innymi komórkami organizacyjnymi, a w szczególności w zakre- sie organizowania odpowiedniego poziomu szkoleń okresowych oraz instruktażu ogólnego i stanowi- skowego nowo zatrudnionych pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i p.poż,
prowadzenie kontroli stanu bhp i p. poż. oraz przestrzegania zasad i przepisów w tym zakresie na wszystkich stanowiskach pracy,
sprawowanie nadzoru nad kompletnością wyposażenia i zabezpieczenia p. poż.
5. Samodzielne stanowisko ds. obrony cywilnej:
planowanie i realizacja przedsięwzięć organizacyjnych i szkoleniowych w dziedzinie obrony cywilnej i powszechnej samoobrony pracowników Spółdzielni,
prowadzenie gospodarki materiałowej w zakresie sprzętu oc,
prowadzenie wszelkich spraw związanych z zabezpieczeniem i ochroną obiektów i zasobów Spół- dzielni.
6. Osiedlowy Dom Kultury:
edukacja kulturalna dzieci i młodzieży poprzez dziedziny sztuki (plastyka, muzyka, taniec, teatr),
prowadzenie dla członków Spółdzielni różnorodnych form działalności kulturalno-oświatowej, roz- rywkowej i sportowo-rekreacyjnej,
opracowywanie projektów planów wydatków na prowadzoną działalność i wpływów z tytułu odpłat- ności za uczestnictwo w prowadzonych zajęciach.
7. Samodzielne stanowisko ds. redagowania miesięcznika „Jaroty”:
redagowanie i kolportowanie miesięcznika „Jaroty”.
8. Dział mieszkaniowy:
a) załatwianie spraw związanych z uzyskaniem członkostwa, w tym:
przygotowywanie i przedkładanie do rozpatrzenia przez Zarząd wniosków o przyjęcie w poczet członków,
prowadzenie rejestru członków,
b) załatwianie spraw związanych z utratą członkostwa, w tym:
przyjmowanie dokumentów powodujących utratę członkostwa,
dokonywanie skreśleń w rejestrze członków i prowadzenie ewidencji członków skreślonych, c) załatwianie spraw związanych ze zmianą osób uprawnionych do lokali,
załatwianie spraw związanych z ustanawianiem nowych praw do lokali,
załatwianie spraw związanych z przekształcaniem spółdzielczych praw do lokali i najmu w od- rębną własność,
załatwianie spraw związanych z wygaśnięciem praw do lokali,
przygotowywanie i przedkładanie do rozpatrzenia przez Zarząd wniosków dotyczących lokali, d) prowadzenie ewidencji lokali.
§ 10 Pion wiceprezesa ds. technicznych.
Wiceprezesowi do spraw technicznych podlegają bezpośrednio komórki organizacyjne z wymienionym za- kresem działania:
1. Administracje Osiedli Jaroty, Pieczewo i Nagórki:
dbanie o utrzymanie właściwego stanu technicznego i estetycznego obiektów budowlanych znajdują- cych się w granicach administracyjnych osiedli i będących własnością Spółdzielni, a także należyte utrzymanie dróg osiedlowych, ciągów pieszych i terenów zielonych,
prowadzenie ksiąg meldunkowych i bieżące dokonywanie wpisów związanych z zameldowaniem lub wymeldowaniem,
nadzorowanie i dokumentowanie realizacji umów o świadczenie usług na rzecz Spółdzielni,
wykonywanie czynności związanych z likwidacją szkód wynikających z ubezpieczenia majątku od ognia i zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej właściciela, wobec osób trzecich,
wykonywanie czynności związanych z przekazaniem, zamianą lub zasiedleniem mieszkań,
sporządzanie projektów umów dzierżawy i prowadzenie korespondencji w tym zakresie,
wykonywanie czynności związanych z odbiorem i zasiedlaniem nowych mieszkań oraz przekazywa- niem do eksploatacji lokali użytkowych i garaży,
wykonywanie czynności odbioru i przyjęcia do eksploatacji nowych, zagospodarowanych terenów zielonych i placów zabaw,
dokonywanie przeglądu stanu technicznego budynków i wszystkich instalacji w nich wbudowanych,
dokonywanie przeglądów urządzeń na placach zabaw,
prowadzenie dokumentacji technicznej obiektów budowlanych znajdujących się na osiedlu,
prowadzenie nadzoru budowlanego nad pracami wykonywanymi w ramach robót remontowych,
dokonywanie odbioru tych robót oraz sprawdzanie dokumentacji kosztorysowo- rozliczeniowej,
bieżące ewidencjonowanie robót remontowych w książkach obiektów,
uczestniczenie w przeglądach gwarancyjnych budynków objętych gwarancją,
opracowywanie założeń do planów remontów,
uczestniczenie w pracach komisji przetargowych,
wykonywanie czynności odbioru technicznego i oplombowania wodomierzy mieszkaniowych i bu- dynkowych,
wykonywanie bieżącej konserwacji, napraw i remontów budynków i instalacji technicznych oraz usuwanie usterek zgłaszanych przez użytkowników lokali,
nadzór i koordynacja pracy zespołu konserwatorów,
współpraca z Radami Osiedlowymi.
2. Dział rozliczeń remontów i eksploatacji:
rozliczanie kosztów zakupu ciepła:
analiza wyników rozliczeń kosztów ciepła i składanie wniosków do Zarządu Spółdzielni w zakresie ustalania zaliczek na pokrycie kosztów ciepła i podgrzania ciepłej wody użytkowej,
opracowywanie programów modernizacji istniejącego systemu zasilania w ciepło i wodę oraz termo- modernizacji budynków,
wdrażanie nowych technologii w zakresie pozyskania energii ze źródeł odnawialnych,
podejmowanie działań, mających na celu optymalizację zużycia energii elektrycznej w zasobach Spółdzielni,
planowanie remontów zasobów Spółdzielni,
sporządzanie harmonogramu przetargów na roboty remontowe objęte planem,
przygotowywanie materiałów do przetargów i uczestniczenie w pracach komisji przetargowych,
załatwianie spraw związanych z zawieraniem umów na usługi, dostawę mediów, roboty budowlane.
3. Dział inwestycji:
1) Prowadzenie spraw gruntowo-prawnych w tym:
współpraca z instytucjami oraz organami administracji państwowej i samorządowej w zakresie spraw gruntowo-prawnych,
przygotowanie i kompletowanie dokumentów dotyczących spraw gruntowo-prawnych,
prowadzenie i aktualizacja bieżącej ewidencji gruntów znajdujących się we władaniu Spółdziel- ni, sporządzanie wniosków o założenie ksiąg wieczystych dla nieruchomości, wpisów własności,
składanie wniosków o przekształcenie użytkowania wieczystego gruntów na własność.
obsługa członków Spółdzielni w zakresie spraw gruntowo-prawnych.
2) Prowadzenie procesu inwestycyjno-budowlanego w tym:
nadzorowanie budowy budynków w celu ustanowienia na rzecz członków własności znajdują- cych się w tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu,
prowadzenie analityki kosztów budowy, sprawdzenie i rozliczenie kosztów wykonania, ustalanie wysokości wkładów budowlanych.
3) Konserwacja terenów zielonych w tym:
planowanie zagospodarowania terenów zielenią, inwentaryzacja, opracowywanie projektów szaty roślinnej na terenach Spółdzielni,
przedstawianie wniosków Zarządowi Spółdzielni w zakresie zagospodarowania terenów zieleni.
4) Prowadzenie spraw związanych z gospodarką remontową i eksploatacją zasobów Spółdzielni.
4. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością:
ustanowienie, wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania jakością w Spółdzielni, nadzorowanie przeprowadzanych audytów wewnątrz firmy,
prowadzenie zgodnej z przyjętymi w Spółdzielni normami dokumentacji SZJ.
5. Sekcja informatyczna:
_ prowadzenie spraw z ochroną danych osobowych,
nadzór nad sprzętem, osprzętem i oprogramowaniem komputerowym,
dokonywanie zakupów sprzętu, oprogramowania komputerowego,
budowa i aktualizacja serwisu internetowego.
§ 12 Pion wiceprezesa ds. ekonomicznych
Wiceprezesowi do spraw ekonomicznych podlegają bezpośrednio komórki organizacyjne z wymienionym zakresem działania:
1. Główny księgowy:
bezpośrednia kontrola i nadzór nad pracą działu księgowo -finansowego i działu czynszów Spółdziel-
ni, prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
sporządzanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg ope- racji gospodarczych i nadzór nad mieniem Spółdzielni,
organizacja inwentaryzacji rocznej wraz ze szkoleniem zespołów spisowych oraz wnioskowanie prze- prowadzenia inwentaryzacji bieżącej stosownie do potrzeb, rozliczanie i weryfikacja różnic inwenta- ryzacyjnych,
nadzór nad terminowym rozliczeniem osób materialnie odpowiedzialnych za mienie Spółdzielni,
rzetelne, poprawne i terminowe sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych Spół- dzielni oraz ich analiza,
organizowanie prawidłowego przechowywania i zabezpieczenia dokumentów księgowych, ksiąg ra- chunkowych oraz sprawozdań finansowych,
dokonywanie wstępnej kontroli formalno-rachunkowej dokumentów stanowiących podstawę księgo- wania oraz udzielanie pracownikom odpowiedniego instruktażu z tego zakresu,
nadzór nad przestrzeganiem zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnienie należnej ochrony środków pieniężnych,
zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostki organiza- cyjne Spółdzielni,
nadzorowanie, windykowanie wszelkich należności oraz rozliczeń z kontrahentami,
nadzór nad prawidłowym dysponowaniem środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach ban- kowych i korzystaniem z kredytów bankowych,
opracowanie i nadzór nad systemem rozliczeń nieruchomości pod kątem przychodów i kosztów,
nadzór nad systemem rozliczeń finansowych Spółdzielni,
nadzór nad prawidłowym rozliczaniem inwestycji oraz procesem przekształcania mieszkań lokator- skich,
opracowanie planów finansowych na rok następny i przekazywanie do zatwierdzenia,
kontrola przygotowania zamknięcia rocznego ksiąg rachunkowych,
sporządzanie kalkulacji opłat czynszowych.
Głównemu księgowemu podporządkowane są bezpośrednio:
a) dział księgowo finansowy:
prawidłowe i terminowe sporządzanie sprawozdania finansowego i innych sprawozdań,
sporządzanie deklaracji i zeznań podatkowych,
prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z Zakładową Polityką Rachunkowości Spółdzielni,
ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów bilansu,
ogłaszanie poddanych uprzednio badaniu sprawozdań finansowych,
gromadzenie i przechowywanie dokumentacji,
ewidencja faktur,
bieżące regulowanie należności Spółdzielni,
ubezpieczenie majątku Spółdzielni,
bieżąca obsługa członków Spółdzielni w zakresie rozliczania wkładów mieszkaniowych,
obsługa finansowa w zakresie wpisowego i udziałów członków Spółdzielni,
prowadzenie analitycznej ewidencji środków trwałych,
archiwowanie dokumentów finansowych, b) dział czynszów:
prawidłowe naliczanie opłat w poszczególnych składnikach na lokale mieszkalne, użytkowe, ga- raże,
bieżące wprowadzanie do systemu elektronicznego przetwarzania danych wpłat dokonywanych przez członków spółdzielni, najemców lokali mieszkalnych i użytkowych, właścicieli lokali, osób niebędących członkami,
bieżące wprowadzanie do systemu elektronicznego przetwarzania danych rozliczeń zużycia ener- gii cieplnej na potrzeby ogrzewania lokali i podgrzania wody, rozliczeń zużycia wody, rozliczeń zużycia gazu,
bieżąca analiza zapisu wpłat i rozliczeń poszczególnych użytkowników lokali oraz prawidłowości danych w kartotekach,
prawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej zadłużenia z tytułu kredytu wraz z skapitalizo- wanymi odsetkami, przejściowego wykupienia odsetek oraz oprocentowania wykupionych odse- tek przez budżet państwa,
bieżąca analiza zadłużeń w opłatach za używanie mieszkania,
bieżące przygotowywanie i kompletowanie dokumentów do skierowania pozwu do sądu użyt- kowników lokali użytkowych zalegających z opłatami i przekazywanie do komórki radców praw- nych.
2. Samodzielne stanowisko – audytor wewnętrzny:
przeprowadzanie kontroli w uzgodnieniu z Zarządem i przygotowywanie na tej podstawie analitycz- nych materiałów dla celów podejmowania odpowiednich decyzji przez Zarząd Spółdzielni.
3. Dział windykacji:
analiza zadłużeń,
wysyłanie przedsądowego wezwania do zapłaty na podstawie comiesięcznych wydruków,
przygotowanie wniosków do Zarządu dotyczących windykacji,
wszczynanie i prowadzenie egzekucji należności Spółdzielni,
przygotowanie projektów ugód o spłacie zadłużenia,
monitorowanie spłaty zadłużenia,
przygotowanie dokumentacji sądowej,
prowadzenie rejestru spraw skierowanych do sądu,
prowadzenie rejestru prawomocnych orzeczeń sądowych,
prowadzenie rejestru spraw skierowanych do egzekucji,
rozliczanie nakazów zapłaty.
Rozdział VI Postanowienia końcowe.
§ 13
1. Załącznik do mniejszego regulaminu stanowi schemat organizacyjny Spółdzielni.
2. Niniejszy regulamin został zatwierdzony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej „Jaroty” w Olsztynie uchwałą Nr 47/2014 z dn. 28.10.2014 r.
Sekretarz Rady Nadzorczej Jerzy Czaplejewicz
Przewodniczący Rady Nadzorczej mgr Krzysztof Iwulski
