6
Samenvatting
Opdracht
Imtech Marine Netherlands (IMNL) levert geïntegreerde systeemoplossingen voor de Maritieme sector. Op de productielocatie aan de Sluisjesdijk in Rotterdam ondervindt men hinder van vele verstoringen met de nodige gevolgen voor de werkdruk en de kosten. Dit leidt tot de opdracht om verbetervoorstellen te doen voor de besturing en beheersing van het materiaalvoorzieningsproces vanaf engineering tot en met de productie. Dit vindt plaats in een drietal stappen:
- Het huidige integrale proces met het huidige besturingsmodel in kaart brengen. - Bepalen van de belangrijkste verstoringen.
- Concrete voorstellen aandragen om de materialenstroom efficiënter, effectiever en betrouwbaarder te maken.
Het proces en zijn verstoringen
Het proces en de aansturing zijn vanaf de basis in kaart gebracht. Door verder in te zoomen zijn de processen en aansturingen van de afzonderlijke afdelingen verder verduidelijkt. Hiermee is ook per afdeling duidelijk geworden welke functies leiden tot verstoringen:
Projectteam:
- Bij veel projecten vindt er niet of niet altijd een projectvergadering plaats. Hierdoor kan er niet (op tijd) ingegrepen worden op het proces.
- Veel projectvergaderingen kennen geen vergaderstructuur of agenda, waardoor niet alle essentiële zaken worden besproken.
- Er zijn geen project-evaluaties: verstoringen worden niet benoemd en geëlimineerd. - De nadruk ligt op de individuele verantwoordelijkheid en daarmee ligt de focus op
sub-optimalisering van de deelprocessen. Engineering:
- Engineers worden niet altijd geïnstrueerd over de deadline en het verwachtte aantal engineeringsuren. Het ontwerp proces kan zo moeilijk gestuurd worden.
- De voortgang wordt slecht gemeten, waardoor ingrijpen op het proces lastig is.
- Regelmatig worden afwijking van de planning niet (op tijd) doorgegeven, met gevolg dat: o Er is minder flexibiliteit met de inzet van de engineers.
o Vertraging van het proces door niet op tijd in te grijpen.
- Het proces wordt regelmatig vertraagd door wijzigingen in het ontwerp.
- Bij de meeste projecten worden RT’s niet verwerkt, waardoor fouten blijven terugkeren. - Ontwerpen worden nauwelijks gereviewd: er zijn veel herstelwerkzaamheden nodig.
- De leveranciers van speciale producten kunnen regelmatig niet op tijd produceren, omdat de nodige technische specificaties niet door de TC zijn meegezonden.
Inkoop:
- Al bestelde artikelen blijven op het inkoopvoorstel staan: artikelen verdwijnen pas van het inkoopvoorstel na de ontvangst van de artikelen, i.p.v. na het bestellen ervan.
7 - De projectinkoper stuurt het proces van materialen inkopen slecht omdat de tekortenlijst niet
consequent wordt bijgehouden.
- De levertijden van de onderdelen worden niet goed bijgehouden, waardoor artikelen niet op tijd besteld (kunnen) worden.
Logistiek:
- Het proces wordt vertraagd, omdat het magazijn twee dagen nodig heeft om de ontvangen artikelen te verwerken.
- Regel-voor-regel projectartikelen overboeken in ERP vertraagt het proces en kost veel tijd. - Selectie van materialen voor de productie is niet altijd efficiënt, vanwege samenstelling pakbon. - Wanneer er artikelen in de werkplaats missen of niet correct geleverd zijn, zijn er teveel stappen
nodig voor het leveren van deze artikelen: vertraging proces, tijdrovend en relatief foutgevoelig. - Het regel-voor-regel afboeken van projectartikelen kost onnodig veel tijd.
Productie:
- Producten hebben geen productnummer in ERP, waardoor ze niet traceerbaar zijn. - Veel materialen ontbreken bij de aanvang van de productie: het productieproces wordt
vertraagd.
Optimaliseringsvoorstellen
Uit de beschrijving van de verstoringen volgen de optimaliseringsvoorstellen. De verstoringen zijn gegroepeerd. Daarbij zijn een drietal hoofdcategorieën naar voren gekomen. Deze hoofdcategorieën en een overige categorie vormen de basis voor het optimaliseringsplan:
1. Planning: het maken en aanpassen van de projectplanning en de detailplanningen, het meten van de voortgang en het communiceren daarover. De verbetervoorstellen hebben betrekking op zowel het projectteam, als ook de afzonderlijke afdelingen.
Om in te kunnen grijpen in het proces is het nodig dat de (detail)planning tijdig aangepast wordt en kan worden. Door de wijzigingen in de planning tijdig door te geven kunnen de medewerkers goed en op tijd op projecten ingedeeld worden. Dit voorkomt dat projecten in de organisatie weer andere projecten verstoren door hun resourceplanning.
2. Redundante handelingen: de meeste handelingen, die vereenvoudigd en/of geautomatiseerd kunnen worden, hebben betrekking op de interactie met het ERP-systeem.
Door automatisering en vereenvoudiging van processen, worden er manuren bespaard en wordt het proces versneld. Verder wordt de kans op fouten gereduceerd.
3. Projectevaluatie: als voorgestelde richtlijn geldt dat projecten altijd geëvalueerd dienen te worden waarbij projectgegevens ingevuld en gebruikt worden.
Het evalueren van het project en de gegevens over de processen bijhouden maakt het voor de medewerkers duidelijker welke delen van het proces verbeterd kunnen worden. Dit stimuleert om continu te werken aan optimalisering en geeft inzichten over een minder efficiënt proces. 4. Overig: een verzameling van thema’s over regelmatig de klantgegevens navragen, consequent
verwerken van RT’s, (tussentijds) reviewen van het ontwerp, technische specificaties doorgeven, levertijden bijhouden, productnummer aanmaken en standaardiseren.
8 Deze verbetervoorstellen hebben een belangrijke invloed op de kwaliteit en de doorlooptijd van het proces. Als deze verbetervoorstellen worden geïmplementeerd, zou het proces aanzienlijk versneld kunnen worden.
De meeste verbetervoorstellen kunnen vrijwel direct worden toegepast binnen de organisatie. Hierbij moet wel opgemerkt te worden dat dit consequent door alle projecten dient te gebeuren om een optimaler resultaat te behalen. Vooral over de inrichting van het ERP-systeem en het ontwikkelen van plannen om procesvoortgangen en evaluaties te bepalen, zal verder in detail bepaald moeten worden. Wanneer al deze voorstellen goed geïmplementeerd worden, is een optimaler proces te realiseren!
