GMINNY ZESPÓŁ EKONOMICZNO-ADMINISTRACYJNO GOSPODARCZY SZKÓŁ W KOBYLNICY
KOBYLNICA – 01.02.2005 R.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
GMINNEGO ZESPOŁU EKONOMICZNO-ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZEGO SZKÓŁ W KOBYLNICY
Rozdział I Postanowienia ogólne
§ 1
Niniejszy Regulamin określa szczegółową organizację wewnętrzną i tryb pracy Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjno-Gospodarczego Szkół w Kobylnicy, a w szczególności:
1. wewnętrzną strukturę organizacyjną Zespołu,
2. zadania i kompetencje dyrektora oraz głównego księgowego;
3. zakres działalności Zespołu;
4. zasady podpisywania pism i dokumentów;
5. obieg dokumentów;
6. zasady załatwiania skarg i wniosków, oraz 7. działalność kontrolną w Zespole.
§ 2
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1. Zespole - należy przez to rozumieć Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjno- Gospodarczy Szkół w Kobylnicy;
2. Dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu;
3. Głównym księgowym - należy przez to rozumieć głównego księgowego Zespołu;
4. Pracowniku GZEAGS - należy przez to rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez Zespół w ramach stosunku pracy;
5. Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Kobylnica;
6. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Kobylnica;
7. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Kobylnica;
8. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Kobylnica;
Szkole - należy przez to rozumieć szkołę, w tym zespół szkół, dla której (dla którego) organem prowadzącym jest Gmina.
§ 3
1. Zespół jest gminną jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, działającą jako jednostka budżetowa Gminy, utworzona do prowadzenia obsługi administracyjnej, finansowej i gospodarczej szkół.
2. Bieżący nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem Zespołu sprawuje Wójt.
3. Siedziba Zespołu mieści się w Zespole Szkół Samorządowych w Kobylnicy - ul. Główna 63, 76 - 251 Kobylnica.
§ 4
Zespół funkcjonuje oraz wykonuje swoje zadania w oparciu o:
1. ustawę z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.);
2. ustawę z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz.U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 z późn.
zm.);
3. ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku - Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 z późn. zm.);
4. Statut Zespołu i niniejszy regulamin, oraz
5. inne akty prawne obowiązujące pracodawców i jednostki budżetowe, w tym z zakresu finansów publicznych, rachunkowości, oraz określające zadania gmin w sprawach oświatowych.
§ 5
1. Zespół realizuje powierzone mu zadania pod kierownictwem dyrektora.
2. Wójt zatrudnia i zwalnia dyrektora oraz wykonuje wobec niego inne czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.
3. Dyrektor wykonuje zadania Zespołu przy pomocy głównego księgowego oraz pozostałych pracowników GZEAGS.
4. Dyrektor zatrudnia i zwalnia, w imieniu Zespołu, pracowników GZEAGS oraz dokonuje wobec nich innych czynności z zakresu prawa pracy.
5. Prawa i obowiązki pracowników GZEAGS regulują w szczególności przepisy o pracownikach samorządowych.
Rozdział II
Wewnętrzna struktura organizacyjna Zespołu
§ 6
Zespół posiada w swojej wewnętrznej strukturze organizacyjnej następujące stanowiska:
1. dyrektor - 1 etat;
2. główny księgowy - 1 etat;
3. stanowisko ds. księgowości - 1 etat;
4. stanowisko ds. obsługi kasy - 1 etat;
5. stanowisko – kierownik ds. administracyjnych - 1 etat;
6. stanowisko ds. BHP – 3/4 etat,
7. kierownik ds. - gospodarczych - 1 etat;
8. sprzątaczka – 22,5 etatu;
9. woźna - 2 etaty;
10. kierowca – 1 etat;
11. konserwator – 3,25 etatu;
12. Referent administracyjny – 6 etatów 13. Doradca zawodowy – 1 etat
Rozdział III
Zadania i kompetencje dyrektora
§ 7
1. Dyrektor wykonuje wszelkie zadania warunkujące prawidłową obsługę administracyjną, finansową i gospodarczą szkół oraz zadania wynikające z przepisów prawa, obowiązujących pracodawców i kierowników jednostek budżetowych - a w szczególności:
1) reprezentuje Zespół na zewnątrz;
2) organizuje i nadzoruje pracę pracowników GZEAGS;
3) zapewnia właściwe warunki pracy w Zespole i usprawnia tę pracę - m.in. poprzez wdrażanie nowych metod pracy i technik zarządzania;
4) ustala zakresy czynności dla pracowników GZEAGS;
5) sporządza plan finansowy Zespołu;
6) dysponuje środkami finansowymi Zespołu;
7) dokonuje zamówień publicznych dla Zespołu oraz wspólnych dla szkół;
8) sprawdza i zatwierdza pod względem merytorycznym rachunki i faktury VAT;
9) gospodaruje mieniem będącym w dyspozycji Zespołu;
10) zapewnia zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych w Zespole i czuwa nad ich bezpieczeństwem;
11) rozpatruje skargi i wnioski;
12) pełni nadzór nad pracą dyrektorów szkół, w tym nad przestrzeganiem przez nich dyscypliny finansów publicznych i organizacyjnej oraz przepisów dotyczących bhp, nauki, wychowania oraz opieki w szkołach;
13) organizuje inwentaryzację mienia szkół i nadzoruje jej przebieg;
14) koordynuje pracę dyrektorów szkół oraz kształtuje politykę kadrową dyrektorów szkół;
15) sporządza sprawozdania oraz informacje wynikające z odrębnych przepisów, zarządzeń, pism okólnych i poleceń Wójta;
16) wydaje przepisy wewnętrzne obowiązujące w Zespole (np. regulujące szczegółowe zasady rachunkowości w Zespole);
17) przygotowuje i przedkłada Wójtowi projekty zarządzeń Wójta i uchwał Rady w sprawach z zakresu działalności Zespołu;
18) wykonuje zarządzenia Wójta i uchwały Rady;
19) współdziała z dyrektorami szkół i pracownikami Urzędu w celu realizacji zadań Zespołu, w tym z informatykiem Urzędu w zakresie prawidłowego funkcjonowania sieci informatycznej w Zespole;
20) współdziała z innymi podmiotami oraz instytucjami powiązanymi z działalnością Zespołu i szkół, w tym z właściwym kuratorem oświaty, jednostkami samorządu terytorialnego oraz organizacjami pozarządowymi;
21) uczestniczy w sesjach Rady i posiedzeniach jej komisji właściwej ds. oświatowych;
22) załatwia indywidualne sprawy z zakresu administracji publicznej z upoważnienia Rady;
23) udziela upoważnień w sprawach należących do jego wyłącznych kompetencji;
24) składa Radzie coroczne sprawozdanie z działalności Zespołu oraz informację o zamierzeniach na rok następny;
25) wykonuje zadania zlecone mu przez Wójta, mieszczące się w zakresie działania Zespołu.
2. W przypadkach określonych w odrębnych przepisach dyrektor działa na mocy pełnomocnictwa udzielonego mu przez Wójta.
3. W czasie nieobecności dyrektora osobą uprawnioną do podejmowania czynności należących do
jego kompetencji w zakresie wypłaty wynagrodzeń pracownikom GZEAGS oraz szkół, w szczególności do podpisywania listy płac i czeków, jest Sekretarz Gminy.
§ 8
1. Dyrektor kieruje Zespołem poprzez wydawanie zarządzeń, pism okólnych i poleceń służbowych pracownikom GZEAGS.
2. W celu zapewnienia sprawnej realizacji zadań przez Zespół, w szczególności zadań o szczególnym znaczeniu lub wymagających współdziałania kilku pracowników GZEAGS, dyrektor może powoływać spośród pracowników GZEAGS - w drodze zarządzenia – pełnomocników, zespoły zadaniowe lub komisje pod przewodnictwem wyznaczonych przez siebie pracowników GZEAGS.
§ 9
Dyrektor jest odpowiedzialny przed Wójtem za całokształt działania Zespołu, a w szczególności za:
1. realizację zadań Zespołu w zakresie obsługi szkół;
2. przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w związku z działalnością Zespołu;
3. efektywne wykorzystanie mienia trwałego oraz środków finansowych przekazanych do dyspozycji Zespołu;
4. prawidłową politykę personalną i płacową w Zespole.
Rozdział IV
Zadania i kompetencje głównego księgowego
§ 10
1. Do zadań i kompetencji głównego księgowego należy:
1) prowadzenie rachunkowości Zespołu oraz szkół zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na:
a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: - właściwy przebieg operacji gospodarczych, - ochronę mienia będącego w posiadaniu Zespołu i szkół;
b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu
sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający: - terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych; - ochronę mienia będącego w posiadaniu Zespołu i szkół oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie pracowników GZEAGS oraz szkół
majątkowo odpowiedzialnych za to mienie, - prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych;
c) nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez pracowników GZEAGS;
2) prowadzenie gospodarki finansowej Zespołu i szkół zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające zwłaszcza na:
a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będący w dyspozycji Zespołu oraz szkół,
b) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych;
3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych oraz finansowych z planem finansowym Zespołu albo szkoły;
4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych Zespołu oraz szkół;
5) opracowywanie projektu planu finansowego Zespołu oraz pomoc w opracowywaniu projektów planów finansowych szkół;
6) analiza wykorzystania środków finansowych będących w dyspozycji Zespołu i szkół, w tym przydzielonych z budżetu Gminy;
7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych i innych dokumentówwydawanych przez dyrektora dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności:
zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dowodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, oraz pomoc dla dyrektorów szkół w opracowywaniu wydawanych przez nich dokumentów w zakresie rachunkowości;
8) opracowywanie projektów zarządzeń Wójta oraz uchwał Rady w sprawach dotyczących gospodarki finansowej Zespołu i szkół;
9) zapewnienie realizacji zarządzeń Wójta i dyrektora oraz uchwał Rady dotyczących gospodarki finansowej Zespołu i szkół;
10) występowanie do dyrektora z wnioskami o przeprowadzanie kontroli określonych zagadnień, które leżą w zakresie działania głównego księgowego;
11) współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy, Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami powiązanymi z gospodarką finansową Zespołu i szkół;
12) sprawowanie w zakresie określonym przez dyrektora, z zastrzeżeniem § 7 ust. 3, obowiązków należących do dyrektora w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków;
13) wykonywanie innych zadań powierzonych mu przez dyrektora.
2. Główny księgowy odpowiada przed dyrektorem a w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 12 - również przed Wójtem za rzetelną, terminową i zgodną z prawem realizację powierzonych mu do wykonania zadań.
3. W czasie nieobecności głównego księgowego zastępuje go pracownik wyznaczony przez dyrektora, posiadający ponadto stosowne upoważnienie od głównego księgowego.
Rozdział V
Zakres działalności Zespołu
§ 11
1. W ramach obsługi szkół Zespół wykonuje zadania określone w § 4 Statutu Zespołu.
2. Dyrektor informuje niezwłocznie Wójta na piśmie o wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach dotyczących funkcjonowania szkół, w szczególności z zakresu gospodarki finansowej.
§ 12
Do podstawowych zadań pracowników GZEAGS należy:
1. w zakresie spraw administracyjno - gospodarczych i organizacyjnych:
a) rejestracja korespondencji wpływającej do Zespołu i jej wysyłanie z Zespołu,
b) organizowanie narad, konferencji, spotkań, itp., w tym z udziałem dyrektorów szkół oraz ich protokołowanie,
c) przygotowywanie informacji i materiałów dla dyrektorów szkół, pomocnych w wykonywaniu ich zadań,
d) pomoc w opracowywaniu arkuszy organizacyjnych szkół i przygotowywanie ich do zatwierdzenia przez Wójta,
e) prowadzenie spraw związanych z egzekucją administracyjną w przypadku nie spełniania przez młodzież w wieku 16 - 18 lat obowiązku nauki oraz pomoc dyrektorom szkół w zakresie prowadzonej przez nich egzekucji obowiązku szkolnego i nauki,
f) zapewnianie odpowiedniej formy kształcenia dzieci z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego,
g) analiza stanu i struktury zatrudnienia w poszczególnych szkołach,
h) gromadzenie i opracowywanie informacji publicznych związanych z działalnością
Zespołu, w tym celem ich zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, oraz koordynacja działań dyrektorów szkół w tym zakresie,
i) prowadzenie teczek zarządzeń Wójta oraz uchwał Rady dotyczących Zespołu i szkół oraz udostępnianie ich dyrektorom szkół i innym zainteresowanym,
j) opracowywanie, z zastrzeżeniem dalszych przepisów, projektów zarządzeń Wójta i dyrektora oraz uchwał Rady w sprawach z zakresu działalności Zespołu, w tym w szczególności dotyczących zakładania, przekształcania i likwidacji szkół,
k) realizowanie zamówień publicznych dla Zespołu i wspólnych dla szkół, w tym
przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie, a także czuwanie nad terminowością oraz zakresem przedmiotowym zawieranych umów na dostarczane do szkół media, usługi komunalne, telekomunikacyjne, itp.,
l) organizacja zaopatrzenia szkół w sprzęt, pomoce naukowo - dydaktyczne, druki akcydensowe, opał i inne niezbędne materiały,
ł) zabezpieczanie potrzeb Zespołu w zakresie informatyki i oprogramowania, m) administrowanie pomieszczeniami Zespołu,
n) prowadzenie dokumentacji dotyczącej najmu lokali użytkowy
znajdujących się w budynkach szkół i najmu (dzierżawy) gruntów przyszkolnych, w tym przygotowywanie projektów umów najmu oraz dzierżawy,
o) współpraca ze stanowiskiem obrony cywilnej w Urzędzie Gminy,
p) współpraca z podinspektor w Urzędzie Gminy ds. służby zdrowia, oświaty oraz organizacji użyteczności publicznej w zakresie świadczenia pomocy materialnej dla uczniów, Sportu szkolnego, wypoczynku dzieci oraz przedszkoli,
r) prowadzenie archiwum zakładowego
2. w zakresie spraw kadrowych i bhp:
a) prowadzenie dokumentacji w sprawach kadrowych pracowników GZEAGS (np.
związanej z: nawiązaniem oraz ustaniem stosunku pracy, rozliczaniem czasu pracy, nabywaniem uprawnień pracowniczych, prowadzenie teczek osobowych),
b) pomoc w prowadzeniu spraw kadrowych pracowników szkół i prowadzenie ewidencji osobowej tych pracowników oraz rejestru ich zwolnień lekarskich,
c) prowadzenie spraw z zakresu dokształcania oraz doskonalenia zawodowego pracowników GZEAGS,
d) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem wyższego stopnia awansu zawodowego nauczycielom kontraktowym,
e) prowadzenie spraw związanych z tzw. ruchem służbowym nauczycieli, f) przygotowywanie projektów wniosków o nagrody dla dyrektorów szkół, g) przygotowywanie projektów oceny pracy dyrektorów szkół,
h) sporządzanie wykazu rencistów i emerytów - byłych nauczycieli, celem naliczania odpisu na fundusz socjalny,
i) wykonywanie obowiązków nałożonych na pracodawców przepisami z zakresu przeciwdziałania bezrobociu,
j) wystawianie zaświadczeń, świadectw pracy, opinii, referencji w oparciu o zgromadzoną dokumentację kadrową, w tym dla celów uzyskania świadczeń z ubezpieczenia
społecznego,
k) wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom GZEAGS i szkół, l) opracowywanie projektów tzw. zakładowego prawa pracy oraz zarządzeń Wójta i
uchwał Rady dotyczących doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz wynagradzania pracowników GZEAGS i szkół, a także pomoc dyrektorom szkół w tym zakresie, ł) wykonywanie obowiązków pracodawcy z zakresu ochrony zdrowia pracowników GZEAGS (np. kierowanie na badania profilaktyczne, przenoszenie do innej pracy zgodnie z zaleceniem lekarza),
m) organizowanie i prowadzenie szkoleń bhp dla pracowników GZEAGS,
n) prowadzenie instruktażu ogólnego nowo zatrudnionych pracowników GZEAGS,
o) nadzór nad stanem bhp w szkołach oraz współpraca z dyrektorami szkół w tym zakresie, p) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowanych
obiektów szkolnych (ich części), w których przewiduje się pomieszczenia pracy oraz innych urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników GZEAGS oraz szkół,
r) udział w ustalaniu okoliczności oraz przyczyn wypadków, którym ulegają pracownicy GZEAGS i szkół,
s) prowadzenie dokumentacji dotyczącej bhp w Zespole i szkołach, w tym dokumentacji powypadkowej,
t) bieżąca analiza stanu bhp w Zespole i szkołach oraz sporządzanie co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu bhp, zawierających propozycję przedsięwzięć organizacyjnych i technicznych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia oraz zdrowia pracowników GZEAGS i szkół oraz poprawę warunków pracy,
u) opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji dyrektora, itp., dotyczących bhp oraz pomoc dyrektorom szkół w tym zakresie;
3. w zakresie płac:
a) naliczanie wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych ze stosunku pracy
pracownikom GZEAGS i szkół oraz przygotowywanie dokumentacji do ich wypłaty (np.
karty wynagrodzeń, listy płac),
b) naliczanie zasiłków, w tym chorobowych, przysługujących pracownikom GZEAGS i szkół oraz przygotowywanie dokumentacji do ich wypłaty (karty zasiłkowe),
c) obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia od wypłat należnych pracownikom GZEAGS i szkół,
d) księgowanie potrąceń od wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych ze stosunku pracy pracownikom GZEAGS i szkół,
e) sporządzanie dokumentacji dotyczącej pracowników GZEAGS i szkół do Urzędu Skarbowego, w tym deklaracji podatkowych i "PITÓW",
f) sporządzanie dokumentacji dotyczącej pracowników GZEAGS i szkół do ZUS, w tym deklaracji oraz raportów imiennych i wykazu zarobków emerytów i rencistów,
g) sporządzanie dokumentacji związanej z przejściem pracowników GZEAGS oraz szkół na renty i emerytury oraz opracowywanie dokumentacji płacowej koniecznej do wyliczenia kapitału początkowego,
h) wystawianie zaświadczeń o zarobkach pracowników GZEAGS i szkół;
4. w zakresie rachunkowości i gospodarki finansowej:
a) prowadzenie rachunkowości i gospodarki finansowej Zespołu oraz szkół, w tym m.in.
przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji w Zespole oraz organizowanie i rozliczanie wyników inwentaryzacji w szkołach,
b) sporządzanie projektu planu finansowego Zespołu i pomoc w sporządzaniu projektów planów finansowych szkół - zgodnie z klasyfikacją budżetową,
c) udzielanie dyrektorom szkół bieżących informacji o stanie posiadanych środków finansowych,
d) udzielanie dyrektorom szkół pomocy i konsultacji w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych, zabezpieczania mienia, racjonalnego i celowego wykorzystywania środków finansowych i składników majątkowych będących w ich dyspozycji,
e) prowadzenie analizy kosztów utrzymania poszczególnych szkół,
f) prowadzenie obsługi finansowej zakładowych funduszy świadczeń socjalnych: Zespołu i poszczególnych szkół oraz funduszu zdrowotnego nauczycieli,
g) prowadzenie obsługi kasy Zespołu, w tym zabezpieczanie terminowych wypłat należności gotówkowych i bezgotówkowych,
h) przekazywanie do budżetu Gminy należności stanowiących dochody Gminy,
i) opracowywanie projektów zarządzeń Wójta i dyrektora oraz uchwał Rady a także innych dokumentów w sprawach dotyczących rachunkowości oraz gospodarki finansowej Zespołu i szkół oraz pomoc w tym zakresie dyrektorom szkół,
a także - w każdym z tych obszarów - załatwianie korespondencji wpływającej do Zespołu, opracowywanie wymaganych prawem sprawozdań, prowadzenie rejestrów i ewidencji w zakresie spraw określonych w ustawach oraz instrukcji kancelaryjnej, rozpatrywanie skarg i wniosków, obsługa programów informatycznych oraz współdziałanie z pracownikami Urzędu i innymi podmiotami oraz instytucjami powiązanymi z działalnością Zespołu i szkół.
§ 13
1. Pracownicy GZEAGS wykonują zadania zgodnie z indywidualnymi zakresami czynności.
2. Pracownicy GZEAGS odpowiadają przed dyrektorem za rzetelną, terminową i zgodną z prawem realizację powierzonych im do wykonania zadań.
Rozdział VI
Zasady podpisywania pism i dokumentów w Zespole
§ 14
1. Do podpisu dyrektora zastrzega się:
1) pisma i dokumenty kierowane do:
a) naczelnych i centralnych organów administracji i władzy państwowej, b) do organów jednostek samorządu terytorialnego,
c) do Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy,
d) do posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej, e) do przedstawicielstw dyplomatycznych;
2) z zastrzeżeniem ust. 2 - przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, stanowiące podstawę do wydatkowania środków pieniężnych Zespołu;
3) pisma i dokumenty zastrzeżone każdorazowo przez dyrektora do jego podpisu;
4) zarządzenia, pisma okólne i polecenia służbowe dyrektora.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, podpisuje, oprócz dyrektora, główny księgowy.
§ 15
Główny księgowy oraz pozostali pracownicy GZEAGS podpisują pisma i dokumenty w zakresie udzielonych im przez dyrektora upoważnień, w tym zawartych w indywidualnych zakresach czynności.
§ 16
Pracownicy GZEAGS opracowujący pisma i dokumenty parafują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony.
Rozdział VII
Obieg dokumentów w Zespole
§ 17
1. Postępowanie kancelaryjne i zasady obiegu dokumentów w Zespole określa instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), wprowadzona do stosowania przez Zespół na mocy stosownego rozstrzygnięcia Wójta.
2. W Zespole stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych ustalony przez Prezesa Rady Ministrów.
3. Przy znakowaniu spraw w Zespole stosuje się symbol "GZEAGS.".
Rozdział VIII
Zasady załatwiana skarg i wniosków w Zespole
§ 18
1. Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków w Zespole odbywa się zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
2. Dyrektor przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz.
od 7.30 do 15.30.
3. Pracownicy GZEAGS przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie - w godzinach pracy Zespołu.
§ 19
1. Pracownicy GZEAGS są zobowiązani do rzetelnego oraz terminowego załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
2. Skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku.
3. Posłowie na sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę lub wniosek we własnym imieniu lub przekazali skargę lub wniosek innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, a gdy ich załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie ich rozpatrywania, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia ich wniesienia albo przekazania.
4. O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek.
5. W razie nie załatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w ust. 2 stosuje się odpowiednio przepisy ustawy, o której mowa w § 18 ust. 1.
§ 20
1. Skargę na pracowników GZEAGS rozpatruje dyrektor, a na dyrektora - Wójt.
2. Odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników GZEAGS udziela dyrektor, a na dyrektora - Wójt.
Rozdział IX
Działalność kontrolna w Zespole
§ 21
1. Kontrola obejmuje czynności polegające na sprawdzaniu kierunków działania, doboru środków i wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników GZEAGS.
2. Celem kontroli jest w szczególności:
1) zbieranie oraz przedstawianie dyrektorowi bieżącej i obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności Zespołu;
2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa;
3) ujawnianie niegospodarności i marnotrawstwa mienia;
4) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych oraz wskazanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości oraz uchybień;
5) analizowanie stopnia wykonania zaleceń pokontrolnych, przeprowadzanie rekontroli oraz wykorzystywanie materiałów pokontrolnych dla doskonalenia działalności Zespołu i szkół;
6) analizowanie i przedstawianie dyrektorowi informacji o stopniu wykorzystania materiałów pokontrolnych innych podmiotów uprawnionych do kontroli.
§ 22
Kontrolę, o której mowa w § 21, sprawują:
1. dyrektor w stosunku do pracowników GZEAGS;
2. główny księgowy w odniesieniu do gospodarki finansowej Zespołu i szkół w zakresie określonym w odrębnych przepisach;
3. powoływane przez dyrektora w formie zarządzenia zespoły doraźne - w zakresie przez niego ustalonym.
§ 23
1. Kontrola sprawowana jest w Zespole jako:
1) kontrola wstępna, która ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom;
2) kontrola bieżąca, polegająca na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania;
3) kontrola następna, obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów po wykonaniu.
2. W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli wstępnej nieprawidłowości kontrolujący:
1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowo sporządzone projekty dokumentów z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień;
2) odmawia podpisu projektów dokumentów nierzetelnie sporządzonych, nieprawidłowych lub dotyczących działań sprzecznych z przepisami.
3. W przypadku ujawnienia nadużycia lub innych nieprawidłowości, kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić dyrektora oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód w sprawie.
§ 24
1. W Zespole mogą być przeprowadzane kontrole przez uprawnione do tego organy kontroli zewnętrznej.
2. Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela dyrektor.
3. Nadzór nad realizacją zaleceń i wniosków pokontrolnych sprawuje dyrektor.
Rozdział X Postanowienia końcowe
§ 25
Organizację i porządek w procesie pracy Zespołu oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników GZEAGS określa zarządzenie dyrektora w sprawie regulaminu pracy w Zespole.
§ 26
1. Niniejszy regulamin podlega zatwierdzeniu przez Wójta na wniosek dyrektora.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do zmian niniejszego regulaminu.
§ 27
Skonsultowano z dyrektorami szkół w gminie w dniu 11.01.2005 r.
§ 28
Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2005 r.
Dyrektor Zatwierdzam:
... ...
