REGULAMIN ORGANIZACYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ LOKATORSKO – WŁASNOIŚCIOWEJ „PRZYJAŹŃ” W KRZESZOWICACH,
UL. DŁUGA 18A.
ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE.
§1
1. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko – Własnościowa "PRZYJAŹŃ"
w Krzeszowicach, zwana dalej „Spółdzielnią”, działa na podstawie przepisów:
1. ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych /jedn. tekst:
Dz.U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1116 z późniejszymi zmianami/,
2. ustawy z dnia 16 września 1982 roku – Prawo spółdzielcze /jedn. tekst: Dz.U.
z 2003 r. Nr 188, poz. 1848 z późniejszymi zmianami/, 3. innych ustaw oraz postanowień Statutu.
§2
1. Spółdzielnia Mieszkaniowa jest dobrowolnym zrzeszeniem nieograniczonej liczby osób,
o zmiennym składzie osobowym i zmiennym funduszu udziałowym, które w interesie swoich członków prowadzi wspólną działalność gospodarczą.
2. Siedzibą Spółdzielni jest miasto Krzeszowice.
3. Cele Spółdzielni określa Statut uchwalany przez Walne Zgromadzenie Członków.
4. W celu realizacji swoich zadań Spółdzielnia :
1) prowadzi gospodarkę zasobami mieszkaniowymi oraz zarządza majątkiem własnym
i powierzonym oraz może zarządzać wspólnotami mieszkaniowymi, 2) prowadzi działalność gospodarczą w interesie swoich członków.
4. Spółdzielnia realizuje zadania siłami własnymi lub zleca ich wykonanie innym jednostkom gospodarczym.
ROZDZIAŁ II. OGÓLNE ZASADY ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA.
§3
1. Działalnością Spółdzielni w aspekcie organizacyjno-prawnym, technicznym i ekonomicznym kieruje Zarząd wybrany zgodnie z §144 pkt.10 i §149 Statutu Spółdzielni przez Radę Nadzorczą.
2. Zarząd działa kolegialnie na okresowo odbywanych posiedzeniach.
3. W okresie między posiedzeniami Zarząd wykonuje swoje funkcje w ramach podziału czynności między członkami Zarządu. Szczegółowe postanowienia dotyczące podziału czynności pomiędzy członkami Zarządu, spraw zastrzeżonych do decyzji kolegialnych, trybu zwoływania posiedzeń i obradowania, warunków podejmowania uchwał oraz inne sprawy organizacyjne określa regulamin Zarządu uchwalany przez Walne Zgromadzenie a jego członkowie ponoszą odpowiedzialność za funkcjonowanie komórek organizacyjnych przyporządkowanych im poprzez zakresy czynności.
4. Zarząd, biorąc pod uwagę aktualne potrzeby, określa projekt struktury organizacyjnej wraz z etatyzacją dla poszczególnych działów oraz samodzielnych stanowisk pracy - uchwałę w tej materii podejmuje Rada Nadzorcza.
§4
1. W Spółdzielni Mieszkaniowej w zależności od zakresu realizowanych zadań i wynikającej z nich wielkości zatrudnienia tworzy się: działy i samodzielne stanowiska pracy funkcjonujące w określonym pionie organizacyjnym.
2. Dział stanowi co najmniej trzy stanowiska pracy wraz z kierownikiem, który kieruje działem. Kierownik organizuje, koordynuje i nadzoruje całokształt spraw wynikających
z zakresu obowiązków i uprawnień działu ujętych w niniejszym regulaminie.
Kierownik ponosi także odpowiedzialność za właściwą i efektywną realizację zadań wyznaczonych planem gospodarczym i bieżącymi potrzebami Spółdzielni.
3. Samodzielne stanowisko pracy realizuje zadania w granicach ustalonych niniejszym regulaminem.
4. Szczegółowe zakresy uprawnień i obowiązków oraz wynikającej z nich odpowiedzialności określa Zarząd na wniosek jego członków, którym
podporządkowane są działy i samodzielne stanowiska.
§5
1. Kierownik działu kieruje całokształtem prac zgodnie z zakresem działania, który umożliwia realizację zadań wynikających z planu gospodarczego, bieżących decyzji uchwał Rady Nadzorczej i Zarządu oraz z potrzeb Spółdzielni warunkujących jej sprawne funkcjonowanie.
2. Do podstawowych obowiązków kierownika działu w sprawach objętych zakresem działania należy między innymi:
- opracowywanie planów pracy komórki organizacyjnej i sprawozdań z ich wykonania,
- informowanie przełożonego o bieżącym stanie wykonania zadań oraz potrzebach związanych z zapewnieniem prawidłowego i sprawnego działania komórki organizacyjnej,
- wydawanie stosownie do obowiązujących przepisów decyzji poleceń oraz udzielanie wskazówek podległym pracownikom,
- nadzorowanie prawidłowego i terminowego wykonania obowiązków przez podległych pracowników,
- przestrzeganie przepisów porządku, dyscypliny, bezpieczeństwa i higieny pracy, zabezpieczenie tajemnicy służbowej oraz wydawanie poleceń wyjazdów służbowych w granicach ustalonych zakresem czynności,
- zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami,
- organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności i należytej jakości pracy,
- ustalanie planu urlopów i przestrzeganie ich realizacji,
- udzielanie wyjaśnień i formułowanie opinii dla potrzeb Rady Nadzorczej Zarządu, urzędów i innych instytucji, z którymi Spółdzielnia współpracuje z wyłączeniem spraw zastrzeżonych w odrębnych przepisach dla Zarządu lub nadzorującego członka Zarządu,
- przekazywanie podległym pracownikom do wiadomości otrzymanych uchwał,
zarządzeń, postanowień i poleceń Zarządu oraz Rady Nadzorczej.
3. Do podstawowych uprawnień kierownika działu między innymi należy:
- przedstawianie przełożonym propozycji w sprawach organizacyjnych działu, - dokonywanie okresowych ocen pracowników oraz sporządzanie opinii o ich
pracy,
- wnioskowanie w sprawach obsady kadrowej, regulacji wynagrodzenia, nagradzania, odznaczania i karania podległych pracowników,
- udzielanie podległym pracownikom urlopów, zwolnień od pracy na czas niezbędny do załatwienia ważnych spraw osobistych i rodzinnych, które wymagają załatwienia w godzinach pracy, w granicach określonych przez zakres czynności kierownika,
- przygotowywanie pism w sprawach należących do zakresu działania komórki organizacyjnej.
§6
1. Pracownik zajmujący samodzielne stanowisko pracy realizuje swoje obowiązki zgodnie
z zakresem czynności.
2. Do podstawowych uprawnień pracownika zajmującego samodzielne stanowisko pracy między innymi należy:
- informowanie przełożonych o bieżącej realizacji zadań,
- udzielanie wyjaśnień i opinii dla potrzeb Rady Nadzorczej, Zarządu w granicach określonych przez zakres czynności.
§7
1. Do podstawowych obowiązków pracownika należy między innymi sumienne, staranne
i terminowe wykonywanie obowiązków wynikających z Kodeksu Pracy, regulaminu pracy oraz z zakresu czynności, a w szczególności: przejawianie inicjatywy i operatywności, poszanowanie członków Spółdzielni, ich uprawnień i równości wobec prawa oraz taktowne i życzliwe traktowanie, a także sprawne rozpatrywanie i rozstrzyganie wnoszonych przez nich spraw, wniosków i skarg.
2. Na polecenie przełożonego pracownik jest zobowiązany wykonywać również prace niezwiązane z ustalonym dla niego zakresem czynności, o ile charakter zleconej pracy
jest zgodny z jego kwalifikacjami oraz wynika ze stosunku pracy.
3. Pracownik ma prawo do korzystania z uprawnień określonych w Kodeksie Pracy, regulaminie pracy oraz z uprawnień szczegółowych podanych w zakresie czynności.
4. Pracownik na stanowisku kierowniczym i samodzielnym jest ponadto obowiązany do:
- stałego obserwowania zjawisk i problemów związanych z funkcjonowaniem Spółdzielni oraz wdrażanie możliwie najlepszych rozwiązań występujących w dziedzinie prowadzonej przez niego działalności merytorycznej,
- inspirowania i opracowywania propozycji działań niezbędnych dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Spółdzielni w zakresie prowadzonych spraw,
- udzielania konsultacji, instruktażu i pomocy podległym pracownikom.
ROZDZIAŁ III. PODSTAWOWE ZADANIA SŁUŻB WYKONAWCZYCH W PIONACH ORGANIZACYJNYCH
§8
ZARZĄD SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ.
1. Zarząd inicjuje, organizuje i prowadzi działalność zapewniającą realizację celów i zadań statutowych, poprzez podległe mu bezpośrednio i pośrednio elementy struktury organizacyjnej Spółdzielni.
2. Podporządkowanie pośrednie realizowane jest poprzez nadzór poszczególnych członków Zarządu nad pionami organizacyjnymi.
3. Zarząd podejmuje decyzje kolegialnie niezastrzeżone w ustawie Prawo Spółdzielcze lub Statucie Spółdzielni innym organom, które określone są przez Regulamin Zarządu. Oznacza to, że członkowie Zarządu wykonują swoje obowiązki zgodnie z jego kolegialnym charakterem oraz działania „zlecone"
przez Zarząd niezależnie od faktu, czy są tylko i wyłącznie członkami Zarządu, czy też pełnią inne funkcje w strukturze organizacyjnej Spółdzielni rozumianej jako organizacja gospodarcza.
§9
PREZES ZARZĄDU SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ.
Do zakresu czynności Prezesa Spółdzielni należy:
1) kierowanie pracą Zarządu,
2) nadzór, kontrola oraz koordynacja pracy poszczególnych działów,
3) nadzór nad prowadzeniem prawidłowej administracji i eksploatacji budynków wraz
ze wszystkimi urządzeniami w osiedlach z uwzględnieniem kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi,
4) prawidłowa gospodarka majątkiem i środkami finansowymi Spółdzielni,
5) koordynacja przygotowania projektów planów gospodarczych i finansowych oraz nadzorowanie ich realizacji,
6) kierowanie wdrażaniem najbardziej efektywnych form i metod wykonywania zadań,
7) dokonywanie prawidłowego doboru kadr i kształtowanie polityki płacowej w ramach środków przewidzianych w planach finansowo-gospodarczych uchwalonych przez Radę Nadzorczą,
8) organizowanie skutecznej kontroli i nadzoru nad:
a) realizacją zadań przez komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska, b) wykonywaniem uchwał organów Spółdzielni,
c) przestrzeganiem w Spółdzielni ogólnie obowiązujących przepisów oraz postanowień Statutu, regulaminów i instrukcji wewnętrznych,
9) współdziałanie z zakładowymi organizacjami związkowymi w zakresie spraw pracowniczych,
10) przyjmowanie skarg na działalność komórek organizacyjnych i pracowników Spółdzielni,
11) współpraca z organami Spółdzielni w realizacji zadań oraz zapewnienie obsługi tych organów,
12) reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz w zakresie realizacji bieżących zadań gospodarczych Spółdzielni,
13) składanie wobec Rady i Walnego Zgromadzenia Członków sprawozdań z pracy Zarządu,
14) współpraca z komisjami Rady Nadzorczej,
15) nadzór nad prowadzeniem prawidłowej gospodarki funduszem płac, 16) zapewnienie ubezpieczenia majątku Sp-ni.
Prezesowi Zarządu Spółdzielni podporządkowane są bezpośrednio:
- Zastępca Prezesa d/s Technicznych, - Członek Zarządu,
- Główny Księgowy,
- Samodzielne stanowisko d/s pracowniczych, sekretariatu i płac,
- Samodzielne stanowisko d/s członkowsko - mieszkaniowych i organizacyjno - samorządowych.
§10.
SAMODZIELNE STANOWISKO D/S PRACOWNICZYCH, SEKRETARIATU I PŁAC.
Stanowisko to podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu a także w zakresie płac i rozliczeń Głównemu Księgowemu.
Do podstawowego obszaru działania należy zaliczyć:
A. Sprawy pracownicze:
1) prawidłowe prowadzenie dokumentacji w zakresie doboru kandydatów do pracy, załatwianie spraw związanych z zatrudnianiem pracowników, zmianą stanowisk pracy lub wynagrodzenia oraz rozwiązaniem stosunku pracy,
2) powiadamianie właściwych komórek organizacyjnych o przysługujących pracownikowi uprawnieniach wynikających łub związanych ze stosunkiem pracy w celu ich realizacji,
3) przygotowywanie dokumentacji potwierdzającej nabycie prawa do nagrody jubileuszowej,
4) przygotowywanie dokumentacji w zakresie emerytur i rent pracowniczych,
5) współdziałanie z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie podnoszenia przez pracowników kwalifikacji,
6) stałe czuwanie nad stanem ilościowym i jakościowym kadr oraz okresowe badanie i analizowanie prawidłowości zatrudnienia pracowników,
7) opiniowanie projektów regulaminów i innych unormowań wewnętrznych
dotyczących porządku i dyscypliny pracy (regulamin pracy) oraz zasad wynagradzania,
8) przeprowadzanie kontroli i załatwianie spraw związanych z przestrzeganiem obowiązującego w Spółdzielni porządku i dyscypliny pracy (wykorzystanie czasu pracy, zwolnienia od pracy, opracowywanie planu urlopów, kary za naruszanie obowiązków pracowniczych itp.),
9) bieżąca kontrola wykorzystania urlopów pracowniczych,
10) współdziałanie z zakładowymi organizacjami związkowymi oraz komisją socjalną, 11) prowadzenie zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy dokumentacji kadrowej,
12) prowadzenie korespondencji i sprawozdawczości z zakresu spraw pracowniczych, 13) czuwanie nad terminowym przeprowadzaniem badań wstępnych, okresowych
i kontrolnych badań lekarskich pracowników.
B. Sprawy socjalno - bytowe:
1) współdziałanie z komisją socjalną i związkami zawodowymi przy opracowywaniu projektu regulaminu gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych,
2) współdziałanie ze służbą zdrowia, służbą bhp w zakresie zapewnienia pracownikom właściwej opieki zdrowotnej, dopilnowanie przeprowadzania przez pracowników badań okresowych,
3) współudział przy ustalaniu zasad podziału i wykonywania czynności odnośnie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
C. Sprawy administracyjno-gospodarcze:
1) zabezpieczenie dokumentów i prowadzenie archiwum Spółdzielni, 2) zamawianie pieczątek firmowych i imiennych i prowadzenie ich rejestru,
3) zaopatrywanie pracowników w druki ścisłego zarachowania, prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
4) zakup i ewidencja znaczków pocztowych,
5) prowadzenie ewidencji wydanej pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, 6) prowadzenie ewidencji przedmiotów wyposażenia będących w użytkowaniu, 7) prenumerata czasopism merytorycznie związanych z działalnością Spółdzielni.
D. Sekretariat:
1) przyjmowanie wszelkiej korespondencji przychodzącej do Spółdzielni,
2) ewidencjonowanie pism przychodzących i wychodzących oraz ich rozdział zgodnie z dekretacją Prezesa,
3) informowanie Prezesa i jego Zastępcy o telefonach przyjętych podczas ich nieobecności,
4) obsługa faksu i telefonu służbowego,
5) zapewnienie terminowej wysyłki korespondencji,
6) udzielanie informacji członkom Sp-ni i innym interesantom co do trybu załatwiania spraw członkowskich oraz kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych,
7) prowadzenie rejestrów umów.
E. Płace i rozliczenia:
1) sprawdzanie dokumentów płacowych pod względem formalno - rachunkowym, 2) sporządzanie listy płac wraz z potrąceniami oraz przygotowanie wypłat z tytułu
umów - zleceń i umów o dzieło,
3) prowadzenie rozliczeń podatków od płac oraz dokumentacji płacowej,
4) sporządzanie dokumentacji płacowej, zasiłków z ubezpieczenia społecznego pracowników (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, rodzinne i inne) oraz prowadzenie kart zasiłków chorobowych,
5) rozliczanie składek ZUS i PFRON,
6) przygotowywanie dokumentacji w zakresie emerytur i rent pracowniczych.
§11
SAMODZIELNE STANOWISKO D/S CZŁONKOWSKO-MIESZKANIOWYCH I ORGANIZACYJNO-SAMORZĄDOWYCH.
To stanowisko podlega bezpośrednio Prezesowi i realizuje całokształt spraw związanych z szeroko rozumianą obsługą członków i innych petentów, a w zakresie finansowym wkładów i udziałów - Głównemu Księgowemu.
Do przedmiotu działania stanowiska należy zaliczyć:
A. W zakresie spraw organizacyjnych:
1) kompletowanie podstawowych dokumentów związanych z działalnością Spółdzielni oraz rejestrów sądowych,
2) opracowywanie i koordynacja spraw związanych z opracowywaniem aktów wewnętrznych Spółdzielni takich jak: instrukcje, regulaminy, zarządzenia i polecenia Prezesa, zmiany statutowe, ich ewidencja, rozdział i aktualizacja i inne,
3) opracowywanie projektów uchwał wspólnie z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi,
4) rejestracja w KRS zmian statutowych, zmian w składzie organów samorządowych i udzielonych pełnomocnictw.
B. W zakresie spraw samorządowych:
1) przygotowywanie wniosków odnośnie włączania określonych spraw do planów pracy oraz porządków obrad tych organów,
2) koordynowanie prac nad przygotowaniem dla organów Spółdzielni materiałów sprawozdawczych, informacyjnych, planistycznych oraz projektów uchwał, 3) obsługa zebrań organów samorządowych,
4) sporządzanie protokołów z zebrań organów samorządowych oraz prowadzenie dokumentacji tych organów,
5) prowadzenie zbioru uchwał organów samorządowych, przekazywanie uchwał zainteresowanym do wiadomości i wykonania,
6) obsługa organizacyjno - techniczna organów Spółdzielni wraz z korespondencją, bieżące zawiadamianie o zebraniach, obsługa posiedzeń Zarządu i Rady,
7) zapewnienie pełnej obsługi Walnego Zgromadzenia Członków w zakresie
przygotowania i kompletowania materiałów, terminowego powiadamiania przedstawicieli, członków, Związku Rewizyjnego, Krajowej Rady Spółdzielczej o terminie Walnego Zgromadzenia, przygotowywania projektów uchwał wraz z komórkami organizacyjnymi i radcą prawnym, których tematyka jest przedmiotem obrad Walnego Zgromadzenia, protokołowanie obrad zebrania.
C. W zakresie spraw członkowsko - mieszkaniowych:
1) opracowywanie, kompletowanie dokumentacji członkowskiej i przedkładanie jej Zarządowi i Radzie Nadzorczej,
2) prowadzenie spraw zarejestrowanych kandydatów (rejestry, przygotowanie dokumentacji do przyjęcia ich w poczet członków),
3) prowadzenie rejestrów:
- kandydatów na członków, - członków Spółdzielni,
- umów zawieranych z członkami o kolejności przydziału mieszkań,
- umów ustanowienia spółdzielczych praw do lokali, garaży, lokali użytkowych, - członków ubiegających się o przydział garaży stałych lub miejsc pod ich
budowę,
- lokali (mieszkań i garaży), dla których zostały założone odrębne księgi wieczyste
z odnotowywaniem obciążeń hipotecznych, - lokali własnościowych,
- innych rejestrów dotyczących spraw członkowskich,
- prowadzenie ewidencji osób posiadających prawa do lokali, którzy nie są członkami Spółdzielni.
4) załatwianie spraw związanych z ustanawianiem spółdzielczych praw do lokali pochodzących z odzysku, występowanie z roszczeniem o ustanowienie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu albo pochodnym nabyciem prawa do lokalu,
5) sporządzanie umów w zakresie spraw członkowsko -mieszkaniowych,
6) opracowywanie wniosków i uchwał o ustaniu członkostwa oraz przedkładanie ich do zatwierdzenia właściwym organom Spółdzielni,
7) przygotowywanie materiałów na posiedzenia organów samorządowych w sprawach wykluczeń i wykreśleń ze Spółdzielni,
8) współpraca z Radcą Prawnym,
9) współpraca z PKO w zakresie likwidacji książeczek mieszkaniowych, 10) kompletowanie dokumentacji oraz prawidłowe jej zabezpieczenie,
11) sporządzanie projektów regulaminów z zakresu spraw członkowsko - mieszkaniowych,
12) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw członkowsko - mieszkaniowych, 13) przygotowanie kompletnej dokumentacji do ustanowienia odrębnej własności
lokali,
14) obsługa członków Spółdzielni i użytkowników lokali w zakresie przedmiotowym.
D. W zakresie wkładów i udziałów:
1) prowadzenie ewidencji i rozliczeń członkowskich związanych z uzyskaniem lub ustaniem członkostwa, uzyskaniem lub ustaniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego, zamianą mieszkań lub przekształceniem lokatorskiego prawa na własnościowe,
2) rozliczanie i księgowanie udziałów, wkładów oraz rozliczanie kaucji z tytułu najmu lokalu.
§12
GŁÓWNY KSIĘGOWY.
Ponosi odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej Spółdzielni zgodnie z obowiązującymi w tej sprawie przepisami, uchwałami Zarządu oraz innymi uregulowaniami wewnątrzspółdzielczymi, a ponadto odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą.
Do podstawowych obowiązków Głównego Księgowego należy:
1) prowadzenie gospodarki finansowej Spółdzielni, a w szczególności:
a) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnienie należytej ochrony wartości pieniężnych,
b) przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących między innymi ustalania
i opłacania podatków i innych podobnych świadczeń, pokrywania kosztów i wydatków z właściwych środków, wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników,
c) zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,
d) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawierania umów, e) prawidłowe dysponowanie środkami pieniężnymi zgromadzonymi
na rachunkach bankowych i korzystanie z kredytów bankowych, 2) przeprowadzanie analizy gospodarki finansowej Spółdzielni,
3) dokonywanie bieżącej kontroli w zakresie powierzonych obowiązków, kontroli operacji gospodarczych w przedmiocie księgowań,
4) organizowanie i doskonalenie systemu wewnętrznej informacji finansowej, 5) kierowanie pracą podległych pracowników,
6) prowadzenie na bieżąco instruktażu i szkolenia dla podległych pracowników,
7) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi a w szczególności:
a) organizowanie i doskonalenie sporządzania dokumentów, ich obiegu i kontroli w taki sposób, aby zapewnić właściwy przebieg operacji gospodarczych i ochronę mienia spółdzielczego,
b) organizowanie i doskonalenie prowadzenia księgowości oraz sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej,
c) prowadzenie na bieżąco księgowości oraz sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów,
d) należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych oraz sprawozdań finansowych,
e) nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez podległych pracowników,
8) ustalanie w ramach obowiązujących przepisów zakresu zadań i kompetencji bezpośrednio podległych pracowników,
9) sprawowanie stałego nadzoru nad wykonywaniem obowiązków służbowych, przestrzeganiem przepisów BHP i p. poż. podległych pracowników,
10) dokonywanie okresowych ocen pracowników oraz aktualizacji zakresu czynności,
11) opiniowanie w sprawie zatrudnienia, zwalniania pracowników działu Głównego Księgowego i ich wynagrodzenia,
12) współudział w ustalaniu planu urlopów pracowników działu,
13) przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń wewnętrznych zgodnie z zakresem działania,
14) przekazywanie podległym pracownikom do wiadomości otrzymanych uchwał, zarządzeń, postanowień, poleceń Zarządu i Rady Nadzorczej oraz egzekwowanie ich stosowania i przestrzegania,
15) koordynowanie i nadzór w sprawie ustalania opłat czynszowych, 16) naliczanie opłat z tytułu wieczystego użytkowania,
17) sporządzanie sprawozdań finansowych, 18) sporządzanie przelewów,
19) ewidencja składników majątkowych o niskiej wartości,
20) wyliczanie podatku od nieruchomości i gruntów zgodnie z obowiązującymi terminami i przepisami,
21) ustalanie wysokości wkładów mieszkaniowych, budowlanych oraz kaucji z tytułu najmu lokali.
Ponadto Główny Księgowy wykonuje inne czynności mieszczące się w ramach działalności Spółdzielni nieobjęte zakresem czynności, a zlecone przez Zarząd.
Do podstawowych uprawnień Głównego Księgowego należy zaliczyć:
a) określanie zasad, według których mają być wykonane zadania przez poszczególne komórki organizacyjne Spółdzielni, niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości, kalkulacji wynikowej i kosztów w sprawozdawczości finansowej,
b) żądanie od komórek organizacyjnych, w formie ustnej lub pisemnej, niezbędnych informacji i wyjaśnień jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
c) żądanie od komórek organizacyjnych Spółdzielni usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości, dotyczących zwłaszcza:
- przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, - systemu kontroli wewnętrznej,
- systemu wewnętrznej informacji finansowej,
d) występowanie do Zarządu Spółdzielni z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień.
§13 DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY.
Podlega bezpośrednio Głównemu Księgowemu i realizuje całokształt spraw związanych z pełną obsługą Spółdzielni pod względem finansowo - księgowym.
Głównemu Księgowemu podlegają stanowiska zgodnie ze strukturą organizacyjną na dany rok.
Przedmiotem działalności działu są między innymi czynności wykonywane przez jego pracowników w zakresie:
STANOWISKO D/S FINANSOWO – KSIĘGOWYCH:
1) zastępuje głównego księgowego w czasie nieobecności w pełnym zakresie,
2) rejestracja przychodzących faktur, dla celów VAT oraz wszelkich rozliczeń z Urzędem Skarbowym,
3) wprowadzanie faktur i innych dokumentów do ewidencji komputerowej, pod kątem VAT i kosztów w rozbiciu na nieruchomości,
4) prowadzenie zapisów syntetycznych i analitycznych metodą komputerową, na nieruchomości,
5) uzgadnianie kont analitycznych z syntetyką, 6) sporządzanie dodatkowych zestawień kosztów, 7) prowadzenie funduszu socjalnego,
8) rozliczanie delegacji służbowych,
9) rozliczanie ryczałtów za użytkowanie samochodów prywatnych na potrzeby służbowe,
10) rejestracja faktur, sprawdzanie ich pod względem merytorycznym i rachunkowym, 11) prowadzenie funduszu remontowego - ewidencja przychodów i kosztów,
12) dekretowanie i wtórna kontrola raportów kasowych,
13) rozliczanie inwentaryzacji materiałów magazynowych oraz składników majątku pozabilansowego, ustalenie różnic,
14) ewidencja składników majątkowych o niskiej wartości,
15) dekretowanie dowodów bankowych i prowadzenie rejestru bankowego, 16) udzielanie wyjaśnień lokatorom dotyczących czynszów, odsetek, zaległości,
17) prowadzenie kasy na potrzeby własne Spółdzielni wraz ze stosowną dokumentacją zgodnie z instrukcją kasową,
18) prowadzenie kasy na potrzeby własne Spółdzielni wraz ze stosowną dokumentacją zgodnie z instrukcją kasową,
19) wypłata wynagrodzeń,
20) uzgadnianie salda kasowego,
21) czuwanie nad terminowością rozliczania zaliczek pobranych przez pracowników, 22) przestrzeganie wysokości ustalonego pogotowia kasowego.
STANOWISKO DS. ROZLICZANIA CZYNSZÓW, FAKTUROWANIA, GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ I ŚRODKÓW TRWAŁYCH:
1) odbiór danych z systemu bankowości elektronicznej - na bieżąco, 2) uzgadnianie kont analitycznych z syntetyką,
3) prowadzenie zapisów kosztów wg typów działalności oraz bieżące analizowanie sald,
4) przyjmowanie, księgowanie i kontrolowanie dokumentów magazynowych oraz dekretowanie faktur dotyczących zakupu materiałów i obrotu materiałowego, 5) sporządzanie rozdzielników materiałowych,
6) zastępstwa kasjera w czasie nieobecności,
7) prowadzenie rozrachunków z członkami, najemcami z tytułu opłat eksploatacyjnych i odsetek,
8) wystawianie faktur za świadczone usługi,
9) sporządzenie rejestru w rozbiciu na lokale mieszkalne, użytkowe, garaże,
10) sporządzanie kwartalne analiz zaległości i wysyłanie upomnień od dłużników, windykacja, prowadzenie rejestru dłużników,
11) sporządzanie faktur VAT dla lokali użytkowych, 12) uzgodnienia miesięcznych obrotów i sald z syntetyką, 13) prowadzenie rejestru sprzedaży, sporządzanie zestawień,
14) udzielanie wyjaśnień lokatorom dotyczących czynszów, odsetek, zaległości,
15) wprowadzanie danych do komputera, 16) dokonywanie analizy prowadzonych kont,
17) kompletowanie dokumentów do spraw spornych i niezapłaconych z przekazaniem Radcy Prawnemu w celu skierowania na drogę postępowania sądowego i sporządzanie not księgowych na podstawie otrzymanych od Radcy Prawnego pozwów i prawomocnych wyroków,
18) prowadzanie spraw dotyczących Opieki Społecznej,
19) merytoryczne rozliczanie faktur, sporządzanie obciążeń z nich wynikających (np. PTK, domofony),
20) prowadzenie kartotek i tabel amortyzacji środków trwałych, 21) współpraca z działem członkowskim i Radcą Prawnym,
22) przygotowywanie dokumentacji w zakresie emerytur i rent pracowniczych.
§14 ZASTĘPCA PREZESA D/S TECHNICZNYCH.
Do zakresu jego czynności należy nadzór nad bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni w zakresie:
1) prowadzenie rejestru gruntów w wieczystym użytkowaniu i gruntów własnych, 2) analizowania potrzeb i możliwości remontowych i konserwacyjnych,
3) opracowywanie planu remontów budynków i obiektów oraz nadzór nad ich wykonaniem,
4) przygotowanie i realizacja remontów,
5) zabezpieczenie środków finansowych na remonty,
6) rozliczanie poszczególnych zadań remontowych i konserwacyjnych, 7) kierowanie pracą Zarządu w czasie nieobecności Prezesa,
8) współpraca z Radą i jej komisjami w zakresie wynikającym z funkcji, 9) nadzór nad działalnością służb konserwatorskich,
10) koordynacja i nadzór nad rozliczaniem mediów,
11) czuwanie nad terminowym przeprowadzaniem badań wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich podległych pracowników,
12) prowadzenie gospodarki energetycznej Spółdzielni,
13) opracowywanie projektów regulaminów i instrukcji dot. pracy działu, bieżąca ich
aktualizacja,
14) przyjmowanie interesantów oraz właściwe załatwianie ich spraw, 15) prowadzenie współpracy z:
- komórkami organizacyjnymi Spółdzielni, - organami samorządowymi,
- zakładami świadczącymi usługi na rzecz mieszkańców, - terenowymi organami administracji państwowej, 16) przekazywanie informacji dotyczących opłat za lokale, 17) składanie sprawozdań ze swej działalności,
18) kompletowanie dokumentacji pracy działu.
ZASTĘPCY PREZESA D/S TECHNICZNYCH podporządkowane są stanowiska zgodnie ze strukturą organizacyjną na dany rok.
§15
KIEROWNIK DZIAŁU GZM : Do zakresu jego czynności należy:
1) przyjmowanie do eksploatacji budynków i urządzeń terenowych zrealizowanych w ramach inwestycji prowadzonych przez Spółdzielnię,
2) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu technicznego budynków i instalacji oraz przeglądów stanu sprawności technicznej obiektów zgodnie z przepisami prawa budowlanego oraz usuwanie wszystkich stwierdzonych uszkodzeń i usterek oraz uzupełnianie braków, które mogłyby spowodować zagrożenie bezpieczeństwa ludzi lub mienia,
3) prowadzenie kontroli i sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem p. poż. budynków oraz niezwłoczne usuwanie stwierdzonych usterek,
4) ustalanie potrzeb remontowych i konserwacyjnych,
5) organizowanie wykonania remontów i konserwacji siłami własnymi lub na podstawie zlecenia lub umów jednostkom spoza Spółdzielni,
6) kompleksowe przygotowanie postępowań przetargowych związanych z wyłonieniem
wykonawców robót,
7) sprawowanie nadzoru technicznego nad wykonawstwem robót remontowych, 8) dokonywanie odbioru robót remontowych i modernizacyjnych,
9) sporządzanie i weryfikacja kosztorysów robót budowlanych i remontowych,
10) prowadzenie dla każdego budynku książki obiektu budowlanego oraz kompletowanie i przechowywanie dokumentów dot. obiektów budowlanych w zakresie ustalonym w obowiązujących przepisach prawa budowlanego i przepisach wykonawczych, 11) przygotowanie danych do planów rzeczowo - finansowych remontów i konserwacji
oraz współdziałanie w ich opracowaniu,
12) opracowywanie sprawozdań i informacji o realizacji planów rzeczowo - finansowych w zakresie GZM,
13) analizowanie kosztów remontów i konserwacji oraz wybór najbardziej efektywnych form ich prowadzenia,
ADMINISTRATORZY (KRZESZOWICE, ZABIERZÓW).
Do zakresu ich czynności należy:
1) przyjmowanie i załatwianie zgłoszeń mieszkańców w sprawach uszkodzeń, usterek, wadliwego funkcjonowania urządzeń i instalacji oraz elementów budynków,
2) sporządzanie umów najmu lokali, piwnic i garaży, 3) załatwianie spraw związanych z:
- zasiedlaniem budynków przyjętych do eksploatacji,
- zmianą użytkowników lokali zajmowanych na warunkach spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego (odbiór lokalu zwalnianego, naliczanie kosztów obciążających dotychczasowego użytkownika i przekazanie lokalu nowemu najemcy),
- wynajmowanie lokali użytkowych (umowy najmu, odbiór lokalu od poprzedniego najemcy i rozliczenie go oraz przekazanie lokalu nowemu najemcy),
- wydzierżawianiem terenów Spółdzielni,
- zasiedlaniem mieszkań w budynkach będących w administracji zleconej Spółdzielni,
4) zawiadamianie komórki do spraw członkowsko - mieszkaniowych o zwolnieniach
mieszkań i terminach przygotowania ich do zasiedlenia jak również wszelkich zmianach osobowych w lokalach mieszkalnych,
5) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w związku z zajmowaniem lokalu bez tytułu prawnego,
6) uczestniczenie w prowadzeniu eksmisji z lokalu,
7) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawach naruszeń regulaminu porządku domowego, podejmowanie czynności zmierzających do zaprzestania naruszeń regulaminu, a w przypadkach rażących - występowanie z wnioskiem o pozbawienie członkostwa,
8) zapewnienie właściwego oznakowania budynków, nazw ulic, numeracji posesji oraz umieszczanie i aktualizowanie tablic informacyjnych na klatkach schodowych, 9) stała współpraca z podmiotami zewnętrznymi świadczącymi usługi dla Spółdzielni, 10) zapewnienie utrzymania właściwego porządku i czystości w budynkach i na terenach
osiedlowych, a w okresie zimowym zadbanie o usuwanie śniegu i likwidowanie gołoledzi na ciągach pieszych i drogach,
11) zapewnienie prowadzenia bieżącej konserwacji zieleni osiedlowej,
12) zapewnienie przeprowadzania dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji odpowiednio do potrzeb lub zarządzeń służb sanitarnych,
13) analizowanie kosztów usług komunalnych i podejmowanie rozwiązań zmierzających do ich obniżenia,
14) zlecanie w granicach uprawnień konserwacji i remontów lokali biurowych, pomieszczeń gospodarczych, sprzętu biurowego i innych urządzeń technicznych, 15) zabezpieczenie maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń biurowych i gospodarczych
przed kradzieżą, dewastacją i pożarem,
16) nadzór nad sprzątaczką biurową i sprzątającymi nieruchomości, wystawianie w tym zakresie dokumentacji czasu pracy,
17) sporządzanie miesięcznego rozliczenia grupy konserwatorów,
18) zawieranie umów dobrowolnego ubezpieczania lokali przez ich użytkowników.
STANOWISKO DS. CIEPŁOWNICZYCH.
Do zakresu czynności należy:
1) utrzymanie właściwego stanu kotłowni osiedlowych, przeprowadzanie niezbędnych remontów i modernizacji mających na celu podniesienie sprawności kotłowni,
2) zgłaszanie potrzeb remontowych w zakresie gospodarki cieplnej,
3) dbałość o właściwe podanie ciepła i ciepłej wody do mieszkań lokatorów,
4) ustalanie limitów materiałowych dla potrzeb kotłowni, sporządzanie planów zaopatrzenia w opał i dbałość o ich terminową dostawę,
5) utrzymywanie prawidłowych parametrów pracy kotłowni i sieci i instalacji grzewczych, regulacja kotłów i armatury w zależności od warunków atmosferycznych,
6) dokonywanie systematycznych okresowych przeglądów stanu kotłowni,
7) przygotowywanie umów z zewnętrznymi dostawcami mediów do kotłowni oraz odbiorcami ciepła z kotłowni Sp-ni,
8) utrzymywanie porządku i czystości w kotłowniach,
9) co miesięczne odczyty liczników ciepła w węzłach cieplnych i kotłowniach,
10) sporządzanie miesięcznego bilansu zużycia ciepła przez poszczególne nieruchomości.
ADMINISTRATOR TECHNICZNY (STANOWISKO D/S ZAOPATRZENIA, EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH, MAGAZYNU).
Podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu GZM.
Do zakresu czynności należy:
1) prawidłowe prowadzenie gospodarki magazynowej w oparciu o instrukcję magazynową,
2) prowadzenie ewidencji użytkowych środków trwałych i wyposażenia, 3) dbałość o właściwe zabezpieczenie magazynów i składowanie materiałów, 4) prawidłowe sporządzanie dokumentacji magazynowej,
5) właściwe przygotowanie magazynów do inwentaryzacji, 6) zaopatrywanie komórek organizacyjnych w:
- materiały niezbędne do prowadzenia remontów i konserwacji silami własnymi, - urządzenia, sprzęt i meble - zlecanie ich napraw i konserwacji,
- inne materiały niezbędne dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
- zaopatrywanie apteczek podręcznych w niezbędne leki i materiały opatrunkowe, 7) prowadzenie spraw związanych z dobrowolnym ubezpieczeniem lokali.
§ 16 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Niniejszy regulamin został przyjęty uchwała Zarządu Spółdzielni nr 95/2010 z dnia 01.06.2010 r.
