Audit procesu według VDA 6.3 – zarządzanie jakością w przemyśle samochodowym
Magdalena Murdzek, www.akademiajakosci.com, październik 2020.
Wprowadzenie
Postęp techniczny, wymagania Klientów, a także nowe technologie prowadzą do wciąż rosnących wymagań w całym łańcuchu dostaw oraz stawiają przed systemami zarządzania jakością coraz to nowe wyzwania. Niezbędne jest wiec zapewnienie w całym łańcuchu dostaw stabilnych procesów. Ważnym narzędziem analizy procesów stał się audit według VDA 6.3, który wykazuje dużą skuteczność poprzez ocenę rzeczywistej realizacji procesów, obserwację powiązań i funkcji wspomagających w fazie rozwoju i w fazie produkcji seryjnej.
Standard VDA zawiera zarówno katalog pytań i kryteriów oceny, jak również wytyczne dotyczące kwalifikacji audytorów i przygotowania do realizacji audytu procesu.
1. Zakres stosowania audytu procesu VDA 6.3
Audit procesu VDA 6.3 może być stosowany zarówno do auditowania wewnętrznych procesów w organizacji, jak również auditów zewnętrznych w całym cyklu życia wyrobu.
Katalog pytań skonstruowano w sposób uniwersalny zarówno dla małych, średnich jak i dużych koncernów. W czasie produkcji seryjnej audit procesu VDA 6.3 jest narzędziem służącym do regularnego monitorowania procesów, analizy i usuwania pojawiających się błędów. Celem auditu procesu VDA 6.3 jest sprawdzenie i potwierdzenie zgodności weryfikowanych procesów z obowiązującymi wymaganiami i wytycznymi.
2. Wymagania względem auditorów procesu VDA 6.3
Podręcznik VDA 6.3 podaje minimalne wymagania jakie powinien spełniać auditor procesu.
Wiedza specjalistyczna, potwierdzone kompetencje specjalistyczne i doświadczenie:
Dobra znajomość narzędzi i metod jakościowych (FMEA, FTA, VDA-MLA, DoE, SPC, SWOT, PPA, 8D);
Znajomość specyficznych wymagań klienta;
Znajomość odpowiednich wymagań systemów zarządzania jakością (np. IATF 16949, PN EN ISO 9001, VDA 6.1);
Specjalistyczna wiedza dotycząca wyrobu i procesu;
Szkolenie VDA 6.3 zakończone pozytywnym wynikiem egzaminu;
Co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w tym koniecznie 1 rok w zakresie zarządzania jakością. Preferowane jest doświadczenie w przemyśle motoryzacyjnym;
W przypadku audytowania dostawców wymagania są znacznie wyższe – minimum 5 lat doświadczenia zawodowego, w tym 2 lata w zakresie zarządzania jakości [1].
3. Analiza potencjału (P1) VDA 6.3
W ramach analizy potencjału ocenie podlega nowy dostawca, jak również dostawca, który zmienił lokalizację. Stosujemy ją również dla nowych technologii oraz wyrobów.
Wynik analizy potencjału stanowi prognozę zdolności jakościowej dostawcy.
Przebieg analizy potencjału u dostawcy polega na audicie procesu na bazie podobnych wyrobów innego producenta/klienta. Analiza ma miejsce na bazie katalogu pytań P1 analizy potencjału, wybranych z elementów procesu P2-P7 VDA 6.3 (podręcznik VDA 6.3 zawiera gotową listę pytań auditowych skategoryzowanych w grupy od P2 do P7 oraz zawiera dokładny opis kryteriów ich akceptacji).
Ocena poszczególnych pytań analizy potencjału P1 według VDA 6.3
R -Wymaganie nie jest spełnione
Y- Wymaganie jest warunkowo spełnione G -Wymaganie jest spełnione
4. Przebieg audytu procesu według katalogu pytań (P2-P7) VDA 6.3
Nr etapu
Etap procesu Osoba odpowiedzialna
1 Ustalić datę i przebieg procesu Auditor wiodący
2 Przeprowadzić audit Auditor wiodący + Auditor
wspomagający 3 Sporządzić raport z auditu Auditor wiodący + Auditor
wspomagający
4 Zamknięcie audytu Auditor wiodący
5 Rozesłanie raport Auditor wiodący
6 Zdefiniować działania Odpowiedzialny za proces 7 Wdrożyć i kontrolować skuteczność
działań Odpowiedzialny za proces
8 Sprawdzić skuteczność
wprowadzonych działań Specjalista ds. systemów zarządzania jakością/ Pełnomocnik
Tabela 1: Etapy przebiegu auditu.
Ustalić datę i przebieg audytu
Audytor wiodący ustala dokładna datę audytu z audytowanym, odpowiedzialnym za proces.
Audytor wiodący ustala również z odpowiedzialnym za proces przebieg audytu, audytowane procesy oraz wyjaśnia tematy związane z oceną, raportem i działaniami po audycie.
Przeprowadzić audyt
Rozmowa początkowa (plan i cele audytu)
Audytowanie zgodnie z katalogiem pytań VDA 6.3
Podejmowanie działań doraźnych w razie istotnych odchyłek
Rozmowa końcowa
Sporządzić raport z audytu
Dokumentując wyniki auditu należy stosować raporty auditu procesu i plan działań – można skorzystać z formatek dokumentów dostępnych w podręczniku VDA 6.3 w rozdziale Formularze i Best Practice/ Lessons Learned. Opcjonalnie można uzupełnić raport audytu o dokumentację zdjęciową. Podczas tworzenia raportu należy przyporządkować pytania z katalogu pytań VDA 6.3 do poszczególnych ustaleń auditowych.
Zamknięcie audytu
Rozmowa końcowa obejmuje następujące punkty:
• Prezentacja wyników audytu
• Przekazanie raportu audytowego do osoby odpowiedzialnej za proces.
• Potwierdzenie wyników audytu podpisem zespołu audytowego i osoby odpowiedzialnej za proces w raporcie audytu.
Zdefiniowanie działań
Audytowany definiuje działania korygujące włącznie z zakresami odpowiedzialności i terminem wykonania w ciągu 10 dni roboczych. Uzupełniony plan działań należy zgłosić wcześniej zespołowi auditowemu. Za kompletne i terminowe wprowadzenie działań, a także za kontrolę skuteczności odpowiada auditowany.
Sprawdzić skuteczność wprowadzonych działań
Terminowe wykonywanie planu działań korekcyjnych jest nadzorowane przez auditora wiodącego.
5. Kryteria i ocena wyników auditu
Ustalenia auditowe należy ocenić według kryteriów oceny wyników VDA 6.3 zawartych w Katalogu Pytań w zależności od audytowanego obszaru produkcja seryjna(P) i usługi (D):
Zestawienie katalogu pytań jest skategoryzowane według poniższych grup audytowanych obszarów:
P – Audit procesu produkcji P2 – Zarządzanie projektami
P3 – Planowanie rozwoju wyrobu i procesu P4 – Realizacja rozwoju wyrobu i procesu P5 –Zarządzanie dostawcami
P6 –Analiza procesu – produkcja (najczęściej stosowana i najobszerniejsza baza pytań) P7 – Obsługa klienta, zadowolenie klienta, serwis
D – Audyt procesu usługi D2 – Zarządzanie projektami D3 – Planowanie rozwoju usługi D4 – Realizacja rozwoju usługi D5 –Zarządzanie zakupami D6 – Realizacja usługi
D7 – Obsługa klienta, zadowolenie klienta, serwis
Kompletna lista pytań autowych dla procesu produkcji znajduje się w podręczniku VDA 6.3 str.
63- 68 oraz dokładne kryteria oceny strona 69-112. Dla auditu procesu usługi odpowiednio str.
113-117 i wytyczne do oceny str.118-149 (wydanie 3 z 2016 roku).
Audytor lub zespół audytowy decyduje o wyniku audytu, czy audyt procesu został zakończony prawidłowo i czy konieczny jest dodatkowy audyt.
Każde pytanie podlega ocenie pod względem konsekwentnego spełnienia określonego wymagania oraz istniejącego ryzyka . W wyniku oceny każde pytanie może otrzymać 0,4,6,8 lub 10 punktów, przy czym warunkiem przyznania punktów jest udowodnione spełnienie wymagań. Dla każdego ocenianego elementu procesu należy ocenić co najmniej 2/3 wszystkich pytań. Aby można było uzyskać porównywalność wyników, należy wykorzystać w całości katalog pytań. Po ocenie procesu zgodnie z katalogiem pytań następuje klasyfikacja procesu jako A,B lub C.
Tabela 2: Ocena spełnienia poszczególnych wymagań z katalogu pytań. [1].
Całkowity stopień spełnienia wymagań dla audytowanego procesu oblicza się według wzoru:
Klasyfikacja Ogólny stopień spełnienia
wymagań EG Opis Klasyfikacji
A Zdolny jakościowo
B Warunkowo zdolny jakościowo
C Niezdolny jakościowo
Tabela 3: Ocena spełnienia poszczególnych wymagań i klasyfikacja procesu.
Katalog pytań jest bazą dla audytora, z której ten powinien korzystać podczas audytu. W zależności od cyklu życia produktu audytor wybiera istotne elementy do procesu audytowania.
6. Podsumowanie
Audit procesu według wymagań podręcznika VDA 6.3 jest obowiązkowym wymaganiem do spełnienia przez dostawców części samochodowych dla klientów z niemieckiego rynku samochodowego takich jak VW, BMW czy Daimler.
Liczba punktów Ocena spełnienia poszczególnych wymagań
10 Wymagania spełnione w całości
8 Wymagania spełnione przeważająco, niewielkie odstępstwa, potencjał poprawy
6 Wymagania częściowo spełnione, większe niezgodności 4 Wymagania niewystarczająco spełnione, poważne
niezgodności
0 Wymagania niespełnione
Rzetelne i systematyczne audity wewnętrzne prowadzone zgodnie z wytycznymi i wymaganiami podręcznika VDA 6.3 gwarantują pomyśle przejście auditu drugiej strony, czyli klienta.
Audyt procesu według wytycznych VDA 6.3 jest niezwykle skuteczny, z tego względu wiele firm, nawet nie współpracujących z niemieckim rynkiem producentów samochodów wdraża procedury oceny VDA 6.3. Coraz częściej wymagania VDA 6.3 stosowane są również przez firmy spoza branży motoryzacyjnej.
7. Bibliografia
1. VDA 6.3 Zarządzanie jakością w przemyśle motoryzacyjnym, wydanie 3, 2016.
