ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/12/2013

(1)

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej

w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/12/2013

Stowarzyszenie Pegaz zaprasza do przedkładania ofert na organizację usługi obejmującej świadczenie doradztwa dla organizacji pozarządowych i osób zainteresowanych założeniem organizacji pozarządowych, dla jednostek samorządu terytorialnego na podstawie umowy cywilnoprawnej w ramach projektu pn „Symbioza JST i NGO” realizowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.4.Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2, Rozwój dialogu obywatelskiego, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

I Zamawiający:

Stowarzyszanie Pegaz ul. Groszowa 7 III p.

58-500 Jelenia Góra NIP: 611-23-31-107 Regon: 230880537 KRS 0000072928

tel./fax. kontaktowy oraz do przedstawiania ofert 75 75 23 230 e-mail: pegaz_ngo@o2.pl

adres strony internetowej zamawiającego: www.pegaz-ngo.pl

II Przedmiot zapytania ofertowego:

1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie doradztwa dla organizacji pozarządowych i wsparcia inicjatyw obywatelskich osób zainteresowanych założeniem organizacji pozarządowych, dla jednostek samorządu terytorialnego w projekcie „Symbioza JST i NGO” na podstawie umowy cywilnoprawnej w okresie od 01 Stycznia 2014 do 30 czerwca 2015.

Symbioza JST i NGO

(2)

Przedmiot zamówienia określony jest we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): 853 123 20- 8 usługi doradcze

2. Cel i zakres doradztwa, o którym mowa w pkt. 1: prowadzenie porad indywidualnych dla uczestników projektu (osobiście, mailowo, telefonicznie) w zakresie podstaw prawnych funkcjonowania organizacji pozarządowych, zakładania i rejestrowania organizacji pozarządowych (statut, KRS, zobowiązania prawne, podatkowe itd.), finansowania działalności społecznej, zarządzania organizacjami pozarządowymi (zarządzanie finansami i zasobami ludzkimi), planowania strategicznego, pozyskiwania środków, pisania projektów przez organizacje pozarządowe i wniosków o dofinansowanie, zarządzania projektami, promocji i marketingu, budowy zespołu, współpracy organizacji pozarządowych z administracją publiczną i otoczeniem, monitoringu i ewaluacji.

3. Kategorie grupy docelowej doradztwa, o którym mowa w pkt. 1:

1. Przedstawicielki/e organizacji pozarządowych (stowarzyszeń, fundacji i pozostałych podmiotów zgodnie z ustawą o pożytku publicznym i wolontariacie);

2. Przedstawicielki/e grup nieformalnych (osób skupionych w różnych formach aktywności obywatelskiej, nieformalne towarzystwa, grupy młodzieży, aktywni mieszkańcy skupieni wokół ważnej dla siebie sprawy, ale nie posiadający statusu organizacji pozarządowych);

3. Osoby fizyczne poszukujące porady prawnej w zakresie zakładania organizacji pozarządowych, a także doradztwa i informacji na temat funkcjonowania ngo.

4. Jednostka samorządu terytorialnego- gmina Piechowice,

usprawnienie współpracy pomiędzy przedstawicielami organizacji pozarządowych i samorządem terytorialnym.

4. Liczba godzin doradztwa.

Łącznie w okresie od 8 stycznia 2014 do 30 czerwca 2015 oferent

świadczyć będzie średnio 80 godzin miesięcznie poradnictwa zgodnie z grafikiem ustalanym przez Zamawiającego (w tym w godzinach 8.00 – 18.00 ).

5. Miejsce świadczenia poradnictwa, o którym mowa w pkt. 1- wskazane przez Zamawiającego na terenie gminy Piechowice .

(3)

III Czas trwania zamówienia lub termin wykonania:

1. 8 Stycznia 2014 – 30 czerwiec 2015.

2. Szczegółowy grafik poradnictwa ustalany indywidualnie przez Zamawiającego z Wykonawcą.

IV Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

- wykształcenie minimum średnie;

- udokumentowane doświadczenie we współpracy z organizacjami

pozarządowymi (m.in. stowarzyszenia, fundacje), instytucjami publicznymi (urzędy miast i gmin, PUP, szkoły);

- wiedza o sektorze organizacji pozarządowych;

- umiejętność obsługi komputera i sprzętu biurowego;

- doświadczenie w pracy doradcy;

- doświadczenie w pracy w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

- nie podlegają wykluczeniu zgodnie z zapisami „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL”, tj.: nie jest powiązany z

Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez ww powiązania rozumie się w szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub

powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający przewiduje podpisanie z Wykonawcą umowy- zlecenia.

Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zamówienia w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

V Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania.

2. Do oferty należy dołączyć CV i oświadczenie o braku powiązań zgodne ze wzorem zamieszczonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 2).

3. Dokumenty powinny być opatrzone klauzulą: „Wyrażam zgodę na

przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie dla potrzeb

(4)

niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz.

926)”.

4. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie.

5. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy.

6. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

7. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.

8. Wykonawcy zobowiązani są do przedstawienia aktualnych dokumentów potwierdzających ich wiedzę i doświadczenie (kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i doświadczenie zawodowe).

9. Osobą wyznaczoną do kontaktów z wykonawcami jest Agnieszka

Jaszczur, koordynator projektu, informacje udzielane są w biurze projektu przy ul. Groszowej 7, 58-500 Jelenia Góra i pod numerem telefonu 75 75 23 230, e-mail: pegaz_ngo@o2.pl, w godzinach 08.00-16.00.

10.Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą pisemną, elektroniczną lub faksem. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

11.Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z osobami spełniającymi warunki przedstawione w zapytaniu ofertowym, która stanowi kryterium oceny ofert.

VI. Przygotowanie oferty oraz data złożenia oferty:

1. Oferty będą przyjmowane do 03.01.2014 –do godz.15:00

2. Za złożenie oferty przyjmuje się dostarczenie osobiście, przesłanie pocztą lub faxem do biura Zamawiającego: ul. Groszowa 7, 58-500 Jelenia Góra.

3. Oferta powinna być wypełniona wg wzoru – Załącznik nr 1.

4. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

5. Oferta złożona po terminie uważana jest za nieważną.

6. Oferta powinna być kompletna.

(5)

7. Oferta powinna być podpisana czytelnie przez oferenta biorącego udział w procedurze.

8. Oferenci spełniający warunki niniejszej oferty zostaną zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną będącą częścią postępowania.

VII Ocena ofert i sposób przyznawania punktacji 1. Ocena ofert

Kryterium:

Cena: 50%

Udokumentowane doświadczenie: 25 % Wynik rozmowy kwalifikacyjnej: 25%

2. Sposób przyznawania punktacji

Cena: oferta o najniższej cenie uzyska 50 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty wyliczone na podstawie poniższego wzoru:

x W

C- liczba punktów za cenę Cn- cena najniższa

Co- cena oferty

W- waga punktowa kryterium Doświadczenie:

- we współpracy z organizacjami pozarządowymi i instytucjami publicznymi- 10 pkt;

- doświadczenie w pisaniu wniosków aplikacyjnych i tworzeniu projektów- 10 pkt.

- doświadczenie w pracy doradcy- 5 pkt,

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej będzie oceniana:

- komunikatywność- 10 pkt;

- rzeczywista znajomość III sektora- 10 pkt;

- umiejętność tworzenia projektów i pisania wniosków- 5 pkt.

(6)

Wszystkie kryteria będą oceniane w systemie zero-jedynkowym.

3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował:

- najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionym wyżej kryterium.

Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę .

4. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający

dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.

VIII Informacje dotyczące wyboru oferty

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty.

2. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

3. W przypadku gdy cena oferty przekroczy wartość środków dostępnych na realizację usługi, Zamawiający dopuszcza negocjację ceny oferty.

Negocjacje zostaną przeprowadzone z Oferentem przedstawiającym najniższą cenę za usługi do osiągnięcia pułapu środków założonych na realizację działania w projekcie. W przypadku braku możliwości

osiągnięcia kompromisu Zamawiający rezygnuje z oferty.

IX Przesłanki odrzucenia oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert,

3. Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 15% od kwoty którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie

zamówienia),

4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

5. Nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

XI Unieważnienie postępowania

Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy

(7)

kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub w przypadku braku możliwości osiągnięcia kompromisu w negocjacjach lub postępowanie

obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

(8)

Projekt pt. ,,Symbioza JST i NGO” realizowany w 5 jednostkach samorządu terytorialnego od 01 stycznia do 30 czerwca 2015 przez Stowarzyszenie Pegaz (Lidera projektu) w partnerstwie ze Starostwem Powiatowym w Kamiennej Górze.

Projekt zakłada testowanie i wdrożenie form współpracy organizacji pozarządowych z władzami samorządowymi, w oparciu o wypracowany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Model Współpracy.

Został opracowany w odpowiedzi na potrzeby samorządów terytorialnych w powiecie jeleniogórskim, kamiennogórskim, lwóweckim i lokalnych organizacji pozarządowych.

W projekcie zaplanowano:

1. Uruchomienie 5 gminnych Centrów Wspierania Organizacji Pozarządowych i Inicjatyw Obywatelskich, w których udzielone będzie wsparcie: doradcze, informacyjne, animacyjne i promocyjne. W Centrum udzielać będzie pomocy specjalista ds. organizacji pozarządowych (80 h w miesiącu). Lokale na Centra udostępnią jednostki samorządu terytorialnego, które wyposażone zostaną w podstawowy sprzęt, który zostanie oddany do dyspozycji organizacji pozarządowych i obywateli społecznie zaangażowanych w działania.

Zakupimy sprzęt komputerowy: laptop, drukarkę, telefon komórkowy, modem internetowy.

2. Stworzenie portalu samorządowo – obywatelskiego, który ułatwi organizacjom pozarządowym i mieszkańcom włączenie się w życie publiczne, a samorządom terytorialnym kontakt z miejscowymi stowarzyszeniami, fundacjami i mieszkańcami, a także posłuży jako jedno z narzędzi konsultacyjnych. Upublicznione zostaną informacje dotyczące ważnych wydarzeń, związanych z działalnością jednostek samorządu terytorialnego, aktywności obywatelskiej w regionie i wywiady z przedstawicielami samorządów.

3. Wydanie broszury informacyjnej nt. standardów współpracy urzędu i organizacji, która zostanie rozpowszechniona wśród mieszkańców, NGO i JST i dostarczona do siedzib gmin, lokalnych organizacji, klubów sportowych, kół gospodyń wiejskich, ponadto dostępna będzie w Centrach Wspierania Organizacji Pozarządowych.

4. Przeprowadzenie diagnozy nt. współpracy JST z NGO, poprzez zbadanie stanu kooperacji jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi i mieszkańcami na początku realizacji projektu oraz pod koniec trwania projektu.

Przeprowadzona przez zatrudnionych doradców w Centrach Wspierania Organizacji Pozarządowych i Inicjatyw Obywatelskich.

5. W okresie 2014-2015 odbędzie się 10 spotkań w gminie, w których wezmą udział:

przedstawiciel gminy i reprezentacja organizacji pozarządowych lub grup nieformalnych

6. Piknik dla organizacji pozarządowych. W każdej z gmin zorganizowany zostanie festyn, na którym poszczególne organizacje będą mogły zaprezentować się przed lokalną społecznością i zapoznać się nawzajem.

(9)

7. Wizytę studyjną dla uczestników projektu, podczas której będą mogli zapoznać się z tamtejszymi dobrymi praktykami w zakresie współpracy organizacji pozarządowych i jednostek samorządu terytorialnego

8. Panel obywatelski, który pełni rolę wewnętrznego źródła informacji dla Urzędu, gdzie omawiane będą problemy demograficzne gmin, ujemny bilans migracji w małych miastach i sposób reagowania na zmiany tym spowodowane. Celem panelu jest wypracowanie rozwiązań dotyczących tego problemu, który w szczególności dotyka małych miejscowości, biorących udział w projekcie.

9. Szkolenia dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego - (dwa szkolenia w okresie 2014-2015). Zakres tematyczny: wspólne tworzenie planu współpracy i określenie ogólnych zasad organizowania konkursów.

10.Szkolenia dla przedstawicieli organizacji pozarządowych. Zakres tematyczny:

pozyskiwanie środków na działalność z budżetu gminy i innych funduszy, warsztat z wypełniania oferty zadania publicznego, aspekty formalno – prawne funkcjonowania organizacji pozarządowych i współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego Wypracowane podczas szkoleń i warsztatów standardy zostaną następnie wdrożone w gminach, biorących udział w projekcie.

Za kontakt z grupami i czuwanie nad wdrażaniem wypracowanych standardów odpowiedzialny będzie opiekun grup roboczych (Lider).

(10)

Załącznik nr 2

………..

Imię i nazwisko

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, że nie jestem powiązany/powiązana ze Stowarzyszeniem Pegaz kapitałowo bądź osobowo w rozumieniu „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach

Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”¹

…….………

Data, miejscowość i podpis

1 Beneficjent nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

(11)

Załącznik nr 1

OFERTA

Dla:

Stowarzyszenia Pegaz z siedzibą w Jeleniej Górze przy ul. Groszowej 7 W nawiązaniu do zapytania z dnia 17.12.2013. nr 01/12/2013 dotyczącego:

Usługi doradztwa dla organizacji pozarządowych i osób społecznie zaangażowanych oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w ww. Zapytaniu Ofertowym za

……….. zł brutto (słownie: ………) za 1 godzinę zegarową).

Cena za całość zamówienia: ……….. zł brutto (słownie: ………...……), tj 80 godz. x

……… zł.

………

Miejscowość, dnia, podpis/podpisy osób upoważnionych do podpisania ofert

Załączniki:

1. CV

2. Kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie

3. Kserokopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie