Seria: O R G A N IZ A C JA I Z A R Z Ą D Z A N IE z. 27 N r kol. 1681
Sew eryn T C H O R Z E W S K I
P olitechnika Śląska, W ydział O rganizacji i Z arządzania K atedra Z arządzania P rzedsiębiorstw em i O rganizacji Produkcji
WDRAŻANIE M ETODY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI W ORGANIZACJACH
S tre szc ze n ie . W artykule opisano proces planow ania przedsięw zięć inw estycyjnych w spółkach w ęglow ych. P rzedstaw iono pojęcie i rodzaje inw estycji, cykl przedsięw zięcia inw estycyjnego, rodzaje opracow yw anych dokum entacji projektow ych. O pisano organizację procesu planow ania inw estycji na poziom ie kopalni i spółki w ęglow ej z w yodrębnieniem faz cyklu rozw ojow ego inw estycji, a następnie proces p odejm ow ania decyzji inwestycyjnych, źródła finansow ania oraz sposób oceny ekonom icznej efektyw ności inwestycji dla potrzeb górnictw a w ęgla kam iennego. P rzytoczono rów nież przykład realizacji w niosku inw estycyjnego.
THE ORGANISATION OF PLANNINING OF THE INVESTMENT IN COAL COMPANIES
S u m m a ry . In paper it is introduced the planning process o f investm ent enterprise in coal com panies. T he authors discussed the concept and kinds o f investm ent, the enterprise investm ent cycle and the w ays o f prepared project docum entation. It is characterised the organisation o f planning process o f investm ent on the level o f m ine and coal com pany in th e phase o f investm ent cycle and the process o f undertaken investm ent decisions, the sources o f financing and the ways o f econom ic assessm ent o f investm ent efficiency in hard coal m ining.
1. Wprowadzenie
W organizacjach co roku realizow anych je st w iele przedsięw zięć o charakterze projektów . T rudno je s t oceniać stopień osiągania celu przez zespoły realizujące te projekty.
294 S. T chórzew ski
T rudno ró w n ież oceniać p rzek ro c zen ia harm onogram u i budżetu poszczególnych przedsięw zięć.
W celu zapew nienia najw yższej skuteczności realizow anych p rze d sięw z ięć i uniknięcia niepow odzeń w ich przygotow aniu i realizacji stosuje się m etodę zarząd zan ia p rojektam i.
C ele w prow adzenia zasad za rząd zan ia projektam i w organizacjach są następujące:
1. U porządkow anie i od p o w ied n ie zo rganizow anie procesu p lan o w an ia i realizacji w szystkich je d n o ra zo w y ch przed sięw zięć —projektów realizow anych w firm ie.
2. W ypracow anie o d pow iednich standardów p ostępow ania i dostarczanie w ied z y oraz narzędzi dla k ażdego procesu za rząd zan ia projektem w firm ie.
3. G rom adzenie w iedzy historycznej i grom adzenie dośw iadczeń w o d n iesien iu w zarządzaniu projektam i.
A by m ożliw e było sk u teczn e sto so w an ie zasad zarządzania projektam i w organizacji, należy przygotow ać j ą zaró w n o od strony techniczno-form alnej - tw o rząc zasady funkcjonow ania system u za rząd zan ia projektam i w organizacji, ja k i p rzygotow ując d o tego pracow ników organizacji.
2. Pojęcie projektu
Pojęcie projektu - w obecnej form ie - funkcjonuje o d k ilkudziesięciu lat. U różnych autorów m ożna znaleźć ró żn e definicje tego pojęcia. I tak P roject M anagem ent Institute w PM B O K [1] podaje, iż „projekt to o kreślone d ziałanie p odejm ow ane w celu w ytw orzenia unikalnego produktu lub u słu g i” . Z kolei Frączkow ski [2] podaje, że „p ro jek t to now e przedsięw zięcie, nie m ające w zorca, nie realizo w an e w cześniej, dotyczy now ej sytuacji, w ym aga nierutynow ego p o d ejścia” . Z b liż o n e definicje m ożna znaleźć ró w n ież w innych publikacjach [3], [4], [5], lecz zaw sze b ę d ą one opisyw ały projekt ja k o przedsięw zięcie innow acyjne, o ograniczonym czasie realizacji, ograniczonym b udżecie o raz m ające na celu uzyskanie je d n o zn a cz n ie zd e finiow anego celu.
3. System zarządzania projektami w organizacji
D la skutecznego w d ro żen ia za rząd z an ia projektam i w organizacji należy w d ro ży ć system , n a który sk ład ają się:
1. D y re k to r P ro je k tó w - odpo w ied zialn y z a n adzór nad w szystkim i projektam i. Jego zadaniem byłoby:
- inicjow anie projektów ,
- pow oływ anie K ierow nika Projektu,
- inform ow anie kierow nictw a organizacji o stanie realizacji projektów , - ułatw ianie kierow nikom projektów dostępu do zasobów ,
- kierow anie pracam i biura projektów .
2. B iu ro P ro je k tó w - w spom agające proces zarządzania projektam i. Jego zadaniem byłoby:
- grom adzenie i udostępnianie w iedzy historycznej o projektach realizow anych, - udostępnianie i upow szechnianie w iedzy m erytorycznej o zarządzaniu projektam i, - kontrolow anie projektów realizow anych w organizacji.
3. K iero w n ic y P r o je k tó w - odpow iednio przygotow ane osoby zarządzające poszczególnym i projektam i. Ich zadaniem byłoby:
- w stępna analiza m ożliw ości realizacji,
- pow oływ anie i rozw iązyw anie Zespołu Projektow ego, - opracow anie planu realizacji projektu,
- kontrola realizacji projektu,
- opracow ane sposobów postępow ania, w przypadku gdy realizow ane zadania są lub m o g ą być realizow ane niezgodnie z planem ,
- składanie D yrektorow i Projektów okresow ych spraw ozdań z realizacji projektu, - opracow anie spraw ozdania z zrealizow anych projektów.
4. Z esp ó l P ro je k to w y - pracow nicy organizacji m ający w iedzę m erytoryczną w zakresie realizow anego projektu. Ich zadaniem byłoby:
- udział w opracow aniu planu realizacji projektu,
- dostarczanie w ied zy fachow ej w zakresie przedm iotu projektu, - pom oc w w yłanianiu w ykonaw ców zadań,
- nadzorow anie prac realizow anych przez w ykonaw ców . 5. P ro c e d u r y realizacyjne obejm ujące:
- ustanow ienie projektu, - planow anie projektu, - realizację projektu, - zakończenie projektu,
- inne szczegółow e procedury robocze.
4. Sposób wdrożenia metody zarządzania projektami w organizacjach
W drożenie m etody zarząd zan ia projektam i w organizacjach pow inno zostać zrealizow ane zarów no w obszarze organizacyjnym , ja k i rzeczow ym .
296 S. T chórzew ski
Z m iany w obszarze organizacyjnym to:
- P ow ołanie D yrektora P rojektów .
- U tw orzenie kom órki organizacyjnej Biuro Projektów (B P) podległej organizacyjnie D yrektorow i P rojektów .
Z kolei w obszarze rzeczow ym w prow adzenie system u zarządzania p rojektam i w ym aga:
- U tw orzenia B iura P rojektów w organizacji i zatrudnienia w nim pracow ników odpow iedzialnych m .in. za g rom adzenie i przechow yw anie danych, grom ad zen ie i u dostępnianie inform acji na tem at zarządzania projektam i i n arzędzi w spierających zarządzanie projektam i. Z atru d n ien ie w B iurze m oże w fazie p oczątkow ej w ynosić je d n ą, dw ie osoby. W przypadku zw iększenia liczby realizow anych projektów i w zrostu obciążen ia praco w n ik ó w B iura realizow anym i zadaniam i liczba p racow ników B iura m ogłaby ulec zw iększeniu.
- U dostępnienia na p otrzeby B iura Projektów pom ieszczeń biurow ych pozw alających na realizację przew idzianych dla B iura funkcji.
- W yposażenie B iu ra P rojektów w fazie początkow ej w d w a stanow iska inform atyczne p o zw alające na grom ad zen ie i przetw arzanie inform acji w zakresie za rządzania p rojektam i. W yposażenie pojedynczego stan o w isk a pow inno się składać z:
- K om putera typu PC (w raz z system em operacyjnym ; koszt ok. 40 0 0 zł/szt.), - Pakietu program ów biurow ych (np. M S O ffice; koszt ok. 2500 zł/licencje), - P akietu w spierającego zarząd zan ie projektam i (np. M S P roject 2 003; k o szt ok.
3500 zł/licencje).
Ponadto na w ypo sażen iu B iura pow inna się znajdow ać dru k ark a w ielko
form atow a (form at m in im u m A 3) o raz skaner. W okresie p ó źniejszym Biuro pow inno zostać dop o sażo n e w narzędzia inform atyczne służące archiw izacji dokum entacji projektow ych.
- P rzygotow anie K ierow ników P rojektów do profesjonalnego za rząd z an ia projektam i w organizacji. K ierow nicy P rojektów w yw odziliby się z poszczególnych działów organizacji i głó w n ie w nich realizow aliby projekty, lecz podleg alib y bezpośrednio pod D yrektora P rojektów . L iczba K ierow ników Projektów w początkow ym okresie pow inna w ynosić 2-3 osoby, a w m iarę ja k w zrastałaby liczba realizow anych projektów , ich liczba rów n ież będzie w zrastała, tak aby pojedynczy kierow nik projektu nie realizow ał je d n o c z e śn ie w ięcej niż trzech projektów .
- U dostępnienia K ierow nikom P rojektów pom ieszczeń biurow ych w ra z z w yposażeniem , p ozw alających na prow adzenie prac nad pow ierzonym i projektam i.
- W prow adzenie system u obiegu inform acji o realizow anych projektach na linii D yrektor Projektów - B iuro P rojektów - K ierow nik Projektu.
- U ruchom ienie 2 - 4 projektów pozw alających na zw eryfikow anie działalności system u zarządzania projektam i, a następnie w prow adzenie ew entualnych popraw ek w system ie.
- Pełne uruchom ienie system u zarządzania projektam i.
Szacow any całkow ity czas trw ania w drożenia to około 5 m iesięcy, z czego pierw sze dw a m iesiące to dostosow anie organizacyjne w Spółce oraz w kopalniach do w prow adzenia system u zarządzania projektam i, zaś pozostałe 3 m iesiące to realizacja projektów pilotażow ych i w p row adzenie zm ian w ynikających z dośw iadczeń w realizacji tych projektów (rys. 1).
5. Pracownicy organizacji
Przygotow anie sfery form alnej oraz technicznej w procesie w drażania system u zarządzania projektam i w organizacji to tylko część pracy, ja k ą należy w ykonać. A by proces ten został zrealizow any skutecznie, potrzebne są je szc ze działania w sferze kierow ania zespołam i ludzkim i.
W drożenie system u za rządzania projektam i je s t działaniem kom pleksow ym i złożonym . Skutkiem tego je s t niechęć części pracow ników organizacji do zm ian, ja k ie będ ą m iały m iejsce. A by zm inim alizow ać efekty tego zjaw iska, konieczne je s t podjęcie w śród pracow ników program u edukacyjnego, którego celem je st przedstaw ienie zasad funkcjonow ania m etody zarząd zan ia projektam i. Program ten obejm ow ałby różne grupy pracow ników . P ierw sza z nich to potencjalni kierow nicy projektów - osoby z dośw iadczeniem i w ie d z ą m erytoryczną w zakresie podejm ow anych działań, ale bez w iedzy o m etodzie zarządzania projektam i. G rupa druga to potencjalni członkow ie zespołów projektow ych — osoby, których zadaniem będzie w ykonyw anie zadań w realizow anych projektach, niezbędne staje się przygotow anie ich do pełnionej roli.
G rupa trzecia to pozostali pracow nicy organizacji. W ich przypadku konieczne się staje p rzedstaw ienie roli m etody zarządzania projektam i w organizacji celem uśw iadom ienia konieczności w sparcia działań podejm ow anych przez K ierow nika Projektu oraz Zespól Projektow y.
E dukacja ta nie pow inna się kończyć z ch w ilą w drożenia system u, z uwagi na konieczność ciągłego kształcen ia pracow ników w zakresie zarządzania projektam i. R olę tę pełnić pow inno B iuro Projektów , a efekt to przygotow yw anie kolejnych grup pracow ników do pełnienia roli K ierow nika Projektu oraz członków Z espołów Projektow ych.
298 S. T chorzew ski
6. Podsumowanie
S kuteczność w drożenia m etody zarządzania projektam i w organizacji zaw sze w ynikać będzie z je j odpow iedniego przygotow ania. Przygotow anie to obejm ow ać pow inno działania w sferze technicznej, organizacyjnej oraz sferze zarządzania kadram i. Z aniedbanie któregoś z tych obszarów spow odow ać m oże w najlepszym przypadku opóźnienie w e w drożeniu, a w najgorszym zaniechanie w drożenia.
S am o w drożenie system u pow inno być realizow ane zgodnie z zasadam i zarządzania projektam i - m ieć oznaczony term in, budżet, ponadto pow inna kierow ać nim osoba potrafiąca radzić sobie z now ym i sytuacjam i, a realizow ać zespół m ający stanow ić podstaw ę dla przyszłej kadry kierującej oraz realizującej projekty.
L ite r a tu r a
1. K om pendium w iedzy o zarządzaniu projektami (PM BOK G uide 2000); M T& D C, W arszaw a 2003.
2. Frączkowski K.: Z arządzanie projektem inform atycznym ; Oficyna W ydaw nicza Politechniki W rocław skiej, W rocław 2003.
3. H errkens G.R.: Jak zarządzać projektam i?; W ydaw nictwo RM, W arszawa 2003.
4. Fram e J.D.: Z arządzanie projektam i w organizacjach; WIG - Press, W arszawa 2001.
5. M ingus N .: Z arządzanie projektam i; W ydaw nictwo Helion, G liwice 2002.
6. K arbow nik A ., Tchórzew ski S.: System zarządzania projektam i w przedsiębiorstwie;
K onferencja N ow oczesność Przem ysłu i Usług, TN OiK, Katow ice 2004.
