1
SPÓŁKA AKCYJNA
Znak postępowania BFZ4c-073-PR-34/2013
Zamawiający „PKP Intercity” S.A. podaje do publicznej wiadomości
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu ograniczonego na:
przeprowadzenie cyklu szkoleń z zakresu obsługi klienta dla pracowników Drużyn Konduktorskich „PKP Intercity” S.A.
1. Nazwa i adres Zamawiającego
"PKP Intercity" S.A.
ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa 2. Tryb zamówienia
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu ograniczonego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień przez „PKP Intercity” S.A. z dnia 25 sierpnia 2011r zwanego dalej Regulaminem. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Zamawiającego:
www.intercity.pl
2. Postępowanie, którego dotyczy niniejsze ogłoszenie oznaczone jest znakiem:
BFZ4c-073-PR-34/2013 Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane oznaczenie we wszystkich kontaktach z Zamawiającym.
3. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty sporządzane w postępowaniu, jak również umowa w sprawie zamówienia sporządzona będzie w języku polskim.
3. Punkt kontaktowy
Osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami jest Magdalena Krukar e-mail:
magdalena.krukar@intercity.pl, tel. 22 47-31-419 Faks: 22 47-34-333, PKP Intercity S.A., Biuro Zakupów Centralnych, 04-335 Warszawa, ul. Chłopickiego 53, budynek nr 15, pokój nr 112, w dniach: od poniedziałku do czwartku w godz. 09:00 – 14:00.
4. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest:
a) przeprowadzenie cyklu szkoleń z zakresu obsługi klienta dla pracowników drużyn konduktorskich w liczbie 1650 – 1750 osób
b) opracowanie materiałów szkoleniowych oraz poszkoleniowych oraz udostępnienie ich wszystkim uczestnikom szkolenia
c) przeprowadzenia ankiety ewaluacyjnej wśród uczestników szkolenia zgodnie z wzorem ustalonym z Zamawiającym
d) przygotowanie opisowego raportu podsumowującego realizację szkoleń, uwzględniającego:
• rekomendacje dalszych działań rozwojowych dla wszystkich uczestników szkoleń w podziale na grupy, o których mowa w ust. 3 pkt. 9
• wnioski i ewentualne rekomendacje zmian / usprawnień w procesie realizacji podobnych szkoleń w przyszłości
• podsumowanie wyników ankiety ewaluacyjnej.
2. Celem szkoleń będących przedmiotem niniejszego zamówienia jest wzmocnienie wśród pracowników drużyn konduktorskich postawy proklienckiej oraz poczucia odpowiedzialności zarówno za bezpieczeństwo, jak i za komfort podróży pasażerów, w tym udzielanie im informacji
2 zgodnie z wytycznymi „PKP Intercity” S.A. Cele szczegółowe szkoleń zostaną ustalone z Wykonawcą na etapie przygotowania programu/ów szkoleniowego/ych.
3. Oczekiwane rezultaty szkolenia, dotyczą w szczególności:
1) wzmocnienie identyfikacji z firmą, jej misją i wartościami,
2) dostarczenie uczestnikom szkolenia wiedzy na temat znaczenia wizerunku zawodowego drużyn konduktorskich dla postrzegania marki „PKP Intercity” S.A. oraz Grupy PKP,
3) dostarczenie uczestnikom szkolenia wiedzy i umiejętności w zakresie kształtowania własnego pozytywnego wizerunku zawodowego oraz wizerunku „PKP Intercity” S.A.,
4) utrwalanie i rozwijanie wiedzy i umiejętności z zakresu profesjonalnego kontaktu z pasażerem,
5) zbudowanie w uczestnikach szkolenia poczucia odpowiedzialności za bezpieczeństwo oraz komfort podróży pasażerów, w tym terminowe udzielanie im informacji,
6) ukształtowanie wśród uczestników szkolenia przekonania o ważności udzielania podróżnym informacji (zgodnie z wytycznymi „PKP Intercity” S.A.), w tym prawidłowego wygłaszania komunikatów głosowych dla budowania satysfakcji pasażerów,
7) ukształtowanie wśród pracowników drużyn konduktorskich postawy gospodarza pociągu oraz opiekuna podróżnych, dbającego o ich samopoczucie, w tym poczucie bezpieczeństwa w podróży,
8) dostarczenie praktycznych umiejętności związanych z radzeniem sobie z trudnymi sytuacjami zawodowymi oraz wymagającymi klientami,
9) ewaluacji szkoleń z uwzględnieniem poziomu realizacji celów kształcenia (w zakresie wiedzy, umiejętności i postaw) oraz stopnia przyswojenia programów szkoleniowych przez wszystkich uczestników szkoleń wraz z imiennym przyporządkowaniem każdego z nich do jednej z grup wymagających dalszych zróżnicowanych działań rozwojowych tj:.
a) Grupa A - doskonałe przyswojenie treści szkoleniowych, może służyć za wzór dla innych w zakresie etykiety oraz postawy pro klienckiej
b) Grupa B - treści szkolenia przyswojone w stopniu pozwalającym na poprawną realizację zadań wynikających z nowej roli – pracownika drużyny konduktorskiej jako gospodarza pociągu i opiekuna pasażera,
c) Grupa C - poziom przyswojenia treści szkoleniowych poniżej przeciętnych, pracownika warto dalej wspierać w procesie rozwijania umiejętności związanych z etykietą i postawą prokliencką.
4. Zamawiający wymaga aby szkolenie:
1) przeprowadzone zostało w formie warsztatów, 2) trwało jeden dzień – 8 godzin zegarowych, 3) w grupach około 15 osobowych.
5. Zamawiający wymaga aby wykonawca wyposażył uczestników szkolenia w materiały szkoleniowe (wersja papierowa) oraz poszkoleniowe.
6. Szkolenia odbywać się będą w kilku lokalizacjach na terenie całej Polski (możliwe prowadzenie szkoleń w różnych lokalizacjach w tym samym czasie). Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił sale szkoleniowe wraz z cateringiem (przerwy kawowe, lunch).
7. W przypadku zaistnienia takiej potrzeby, Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ogólnej liczby szkolonych osób, jednak nie więcej niż o 15 % w stosunku do liczby określonej w ust.1.
8. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zagwarantował mu na przez cały czas trwania projektu opiekuna operacyjnego projektu.
9. Usługa powinna być zrealizowana zgodnie z najwyższymi standardami oraz przez zespół trenerów, którzy posiadają doświadczenie w realizacji podobnych usług.
5. Termin wykonania zamówienia
Termin realizacji zamówienia: do 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
3 6. Opis warunków udziału w postępowaniu
Do udziału w postępowaniu zostaną dopuszczeni Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki : 1. Spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w § 15 ust. 1 Regulaminu :
1) posiada uprawnienia niezbędne do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2) posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum 2 usługi (zamówienia) polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkoleń dla nie mniej niż 500 uczestników każda z nich,
3) dysponuje potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje zespołem co najmniej 6 Trenerów, spośród których każdy posiada doświadczenie (nabyte w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu)w prowadzeniu szkoleń z zakresu obsługi Klienta, w wymiarze co najmniej 20 dni szkoleniowych (przez jeden dzień należy rozumieć 8 godzin szkoleniowych).
4) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
2. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w §24 ust. 1 i 2 Regulaminu.
3. Ocena spełniania przez wykonawców wymaganych przez Zamawiającego warunków będzie oparta na zasadzie spełnia/ nie spełnia danego warunku na podstawie informacji zawartych w załączonych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dokumentach lub oświadczeniach, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, określonymi w niniejszym ogłoszeniu.
Z treści załączonych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnił wymagane warunki.
7. Informacje o dokumentach i oświadczeniach jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
1. W celu wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w ust. 6 pkt. 1 oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia zgodnie z ust. 6 pkt. 2 ogłoszenia Zamawiający żąda przedstawienia wraz z wnioskiem następujących dokumentów:
1) oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (np. wg załącznika do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dostępnego na stronie internetowej www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia),
2) wykazu zrealizowanych w okresie ostatnich trzech latach przed upływem terminu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie usług spełniających wymogi, o których mowa w ust. 6 pkt. 1 ppkt 2) ogłoszenia.
Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające że usługi zostały wykonane należycie (np. wg załącznika do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dostępnego na stronie internetowej www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia),
3) aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, 4) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie Regulaminu
(np. wg załącznika do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dostępnego na stronie internetowej www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia),
5) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności w ramach realizacji zamówienia (np. wg załącznika do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dostępnego na stronie internetowej www.intercity.plod dnia publikacji niniejszego ogłoszenia).
4 2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 1 pkt. 3 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
3. Dokument, o którym mowa w ust. 2 powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
4. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w ust. 2, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.
Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.
8. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:
Zamawiający jako kryteria oceny ofert w przedmiotowym postępowaniu przyjmuje:
1. zaproponowane podejście do szkoleń (w szczególności: opracowania treści szkoleniowych, program szkolenia, narzędzia ewaluacji szkoleń, raport poszkoleniowy) – 50%
2. cena – 50%
9. Miejsce i termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
1. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy składać w zapieczętowanych kopertach z nazwą postępowania na kopercie w PKP Intercity S.A., Biuro Zakupów Centralnych, 04-335 Warszawa, ul. Chłopickiego 53, budynek nr 15, pokój nr 112.
2. Wnioski należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 23.04.2013 roku do godz. 9.00.
10. Minimalny okres, w którym oferent będzie związany ofertą w dniach: 60 dni od ustalonej daty składania ofert
11. Wadium
Zamawiający żąda wniesienia wadium w wysokości 8 tys. zł.
12. Informacje dodatkowe:
1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że:
1) warunki określone w ust. 6 pkt. 1 ogłoszenia Wykonawcy składający wspólny wniosek mogą spełniać samodzielnie lub łącznie
2) warunki, określone w ust. 6 pkt.2 ogłoszenia niniejszego ogłoszenia, tj. w zakresie niepodlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia spełnia każdy z tych Wykonawców z osobna (odrębnie);
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie:
1) oświadczenie wymienione w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 1) ogłoszenia – powinno być przedłożone wspólnie w imieniu wszystkich Wykonawców albo przez każdego z tych wykonawców z osobna (odrębnie), 2) oświadczenie wymienione w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 4) ogłoszenia – w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powinno być przedłożone przez każdego z tych wykonawcę z osobna (odrębnie),
3) dokumenty wymienione w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 2) i ppkt. 5) ogłoszenia winnybyć złożone wspólnie przez wszystkich wykonawców.
4) dokument wymieniony w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 3) ogłoszenia winien być przedłożony przez każdego z Wykonawców z osobna (odrębnie),
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy.
4. Oświadczenia i dokumenty składane na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu winny być złożone w formie pisemnej, w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę z zastrzeżeniem innej formy przewidzianej
5 postanowieniami niniejszego ogłoszenia lub przepisami prawa. Pełnomocnictwo (pełnomocnictwa) powinno być złożone w oryginale lub w poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii;
5. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu okaże się nieczytelna lub wzbudzi wątpliwości co do jej prawdziwości;
6. Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powinien być sporządzony w formie pisemnej zapewniającej pełną czytelność jego treści oraz podpisany w sposób umożliwiający identyfikację osoby go składającej (dokument obejmujący treść oświadczenia stanowiącego treść wniosku powinien być podpisany własnoręcznie przez osobę uprawnioną). Wzór wniosku dostępny jest na stronie internetowej Zamawiającego www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia o zamówieniu;
7. Wniosek musi być sporządzony w języku polskim;
8. Wniosek powinien bezwzględnie zawierać:
1) nazwę (firmę), siedzibę, nr telefonu, nr faksu, adres poczty elektronicznej Wykonawcy, 2) nazwę (firmę) i siedzibę Zamawiającego oraz nazwę postępowania,
3) oświadczenie woli zawierające deklarację udziału w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia,
4) datę i podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy.
9. Zamawiający zaprosi do składania ofert 5 wykonawców, którzy w najwyższym stopniu spełniają warunki w zakresie doświadczenia, które zostały określone w ust. 6 pkt. 1 ppkt. 2) ogłoszenia i w konsekwencji otrzymają największą sumę punktów wg mierników kwalifikacji. Miernik kwalifikacji:
Doświadczenie zawodowe.
Zamawiający przyzna 1 punkt za każde dodatkowe zamówienie (ponad minimum określone w ust. 6 pkt. 1 ppkt.2 Ogłoszenia) spełniające wymogi określone w ust. 6 pkt. 1 ppkt. 2) Ogłoszenia
10. W sytuacji gdy liczba Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu określone w ogłoszeniu będzie mniejsza lub równa5, to wówczas Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowe warunki.
11. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty sporządzane w postępowaniu, jak również umowa w sprawie zamówienia sporządzona będzie w języku polskim.
12. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazują pisemnie, drogą elektroniczną na adres: magdalena.krukar@intercity.pl lub drogą faksową (nr faksu +48 22 47 34 333) za wyjątkiem wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty, uzupełnienia oferty, wycofania oferty które powinny być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
13. W przypadku wyboru drogi faksowej lub elektronicznej, każda ze stron postępowania na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji.
14. Złożenie dokumentów, o których mowa w niniejszym ogłoszeniu w formie innej niż określona przez Zamawiającego będzie nieskuteczne.
15. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, w tym wniosek o dopuszczenie do udziału w negocjacjach należy kierować na adres: PKP Intercity S.A., Biuro Zakupów Centralnych, ul.
Chłopickiego 53 budynek nr 15, 04-335 Warszawa, pokój 112.
16. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem wniosku.
17. Wraz z wnioskiem Wykonawcy zobowiązani są złożyć:
1) oświadczenia i dokumenty wymagane w ogłoszeniu powyżej,
2) pełnomocnictwo do podpisania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, o ile prawo do jego podpisania nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z wnioskiem. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzielała osoba inna niż uprawniona z mocy prawa lub umowy spółki do reprezentowania podmiotu, należy dołączyć do wniosku również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności.
6 3) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania Wykonawców w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia, w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia.
18. Wykonawca wspólnie składający ofertę zobowiązany będzie przed podpisaniem umowy złożyć Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych podmiotów (tzw. Umowę konsorcjum).
19. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
Wszystkie strony wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia i dokumenty wymagane w ogłoszeniu winny być trwale ze sobą połączone, kolejno ponumerowane i parafowane przez Wykonawcę. Zamawiający zaleca, aby wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wszelkie oświadczenia i wykaz usług zostały złożone przez Wykonawcę na formularzach udostępnionych przez Zamawiającego na jego stronie internetowej.
20. W przypadku przedłożenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.4.1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
Informacje te winny być zamieszczone na osobnych stronach oznaczonych klauzulą „Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.4.1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji". Dokumenty nie oznaczone w powyższy sposób będą udostępniane wszystkim uczestnikom postępowania. Nie mogą stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa informacje jawne na podstawie Regulaminu i innych przepisów.
21. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez konieczności podania przyczyny, bez żadnych roszczeń wykonawców z tego tytułu.
