Załącznik Nr 1 do ZARZĄDZENIE Nr 12/2008 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Stargardzie Szczecińskim z dnia 15.09.2008r
INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
W STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM
SPIS TREŚCI str.
Rozdział I. Postanowienia ogólne……….. 1
Rozdział II. Przyjmowanie i obieg korespondencji /dokumentacji wpływającej oraz czynności kancelaryjne sekretariatu……….3
Rozdział III. Przekazywanie korespondencji / dokumentacji dyrektorowi i działom…. 4 Rozdział IV. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji / dokumentacji…………... 4
Rozdział V. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw………. 5
Rozdział VI. Załatwianie spraw……… 8
Rozdział VII. Wysyłanie i doręczanie pism………... 10
Rozdział VIII. Przechowywanie i przekazywanie akt ……… 10
Rozdział IX. Zbiory wspomagające……….. 12
Rozdział X. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych……….. 13
Rozdział XI. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych……….. 14
ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne
§ 1
1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Stargardzie Szczecińskim.
2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności związanych z postępowanie z aktami i obiegiem dokumentów zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów.
3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy z zastrzeŜeniem ust. 4.
4. Z dokumentami z klauzulą „zastrzeŜone” postępuje się wg instrukcji.
§ 2
UŜyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:
1) Urząd – Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecińskim, 2) Dyrektor Urzędu – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy, 3) Zastępca - Zastępca Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy
4) kierownik działu – kierownik działu lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie, 5) dział – dział, referat lub inna komórka organizacyjna,
6) referent – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,
7) sekretariat – stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej, do którego naleŜy równieŜ obsługa organizacyjna Dyrektora Urzędu i jego zastępcy, kierowników działów Urzędu,
8) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenie i podjęcia czynności słuŜbowych,
9) akta sprawy – cała dokumentacja (pisma, wywiady, wnioski, notatki, dokumenty, plany, formularze, rysunki, fotokopie itp.), zawierająca dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
10) korespondencja - kaŜde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez urząd, 11) aprobata – wyraŜenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
12) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a takŜe otrzymywane i nadawane telefaksy,
13) załącznik – kaŜde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub całości z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, ksiąŜki, itp.),
14) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych,
15) pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp.,
16) spis spraw – formularze słuŜące do chronologicznego rejestrowanie spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie,
17) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,
18) znak akt – zespół symboli określających przynaleŜność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw,
19) teczka aktowa (spraw) – teczka wiązana, skoroszyt, segregator, itp., słuŜące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt sprawy ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przewaŜnie odrębną jednostkę archiwalną,
20) nośnik informatyczny – dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma, itp.,
21) czystopis – tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej wersji przygotowanej do podpisu przez referenta.
§ 3
Przez Kodeks naleŜy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
§ 4
1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych naleŜy:
1) przyjmowanie i rozdział korespondencji / dokumentacji oraz przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji korespondencji / dokumentacji wpływającej, 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
4) wysyłanie korespondencji / dokumentacji oraz przesyłek,
5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
6) udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych działów lub stanowisk pracy.
2. Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują:
1) sekretariat,
2) Referenci i osoby odpowiedzialne za merytoryczne załatwianie danej sprawy.
ROZDZIAŁ II
Przyjmowanie i obieg korespondencji / dokumentacji oraz czynności kancelaryjne sekretariatu
§ 5
1. Korespondencję / dokumentację przyjmuje sekretariat Urzędu, rejestrując ją w dzienniku korespondencji wpływającej lub systemie informatycznym. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1, a dziennika korespondencji wpływającej i wypływającej określa załącznik nr 2.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownik sekretariatu sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i Ŝąda od pracownika urzędu poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem adresowanych imiennie, które przekazuje adresatowi.
4. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1) zastrzeŜonych, wartościowych, poleconych, ekspresowych za dowodem doręczenia 2) dla których istotna jest data nadania (stempel pocztowy), np. skarga, odwołanie, itp., 3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
7. Potwierdzenia otrzymania pisma, pracownik sekretariatu wydaje na Ŝądanie składającego pismo.
8. Korespondencję / dokumentację mylnie dostarczoną (adresowaną do innego adresata) sekretariat zwraca bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
9. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1 – 8, pracownik sekretariatu segreguje wpływającą korespondencje wg jej treści i bezzwłocznie za pokwitowaniem przekazuje poszczególnym działom Urzędu, imiennym adresatom, a pozostałą korespondencje Dyrektorowi Urzędu lub Zastępcy, a następnie zgodnie z dyspozycją Dyrektora (Zastępcy) przekazuje za pokwitowaniem do załatwienia.
10. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji / dokumentacji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
11. Wewnętrzny obieg akt w komórkach organizacyjnych odbywa się bez pokwitowania za pośrednictwem pracowników. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
ROZDZIAŁ III
Przekazywanie korespondencji / dokumentacji Dyrektorowi i działom Urzędu
§ 6
1. Dyrektorowi Urzędu pracownik sekretariatu przekazuje następującą korespondencję / dokumentację:
1) adresowaną do Dyrektora Urzędu,
2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
3) od organów naczelnych i centralnych, Prezydenta Miasta, Starosty, Przewodniczącego Rady Powiatu, Przewodniczącego Powiatowej Rady Zatrudnienia,
4) dotyczące organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania Urzędu, 5) skargi i wnioski dotyczące działalności Urzędu lub jego pracowników,
6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontrolne zewnętrzne jak i wewnętrzne.
1. Kierownikom działów Urzędu, sekretariat przekazuje korespondencę:
1) imienną do nich adresowaną,
2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności wynikających z regulaminu organizacyjnego Urzędu.
ROZDZIAŁ IV
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
§ 7
1. Dyrektor Urzędu przeglądając korespondencje / dokumentacje o której mowa w § 6 ust.
1) decyduje, którą korespondencję / dokumentację załatwia sam,
2) przydziela pozostałą korespondencję / dokumentację do załatwienia przez Zastępcę, kierowników działów lub referentów (stanowiska pracy).
2. Kierownik działu przeglądając korespondencję / dokumentację:
1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2) przydziela pozostałą korespondencję / dokumentację do załatwienia przez właściwych referentów.
1. Na przeglądanej korespondencji / dokumentacji do załatwienia przez działy Urzędu bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:
1) sposobu załatwienia sprawy,
2) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu,
2. JeŜeli korespondencja / dokumentacja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) róŜnych działów bądź pracowników, przekazuje się ją działowi lub pracownikom, do których naleŜy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
3. Przekazywana dyspozycja powinna zawierać datę oraz inicjał imienia oraz nazwisko pracownika.
ROZDZIAŁ V
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw
§ 8
1. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Stargardzie Szczecińskim obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezaleŜną od struktury organizacyjnej Powiatowego Urzędu Pracy, klasyfikację akt powstających w toku działalności Urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje ona wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten słuŜy do oznaczenia rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
3. Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala Dyrektor Urzędu zarządzeniem w porozumieniu z Archiwum Państwowym w Szczecinie.
4. W uzasadnionych przypadkach moŜna rozbudować jednolity wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. Uzupełnienie jednolitego rzeczowego wykazu akt dokonuje się zgodnie § 8, ust. 3.
5. Budowa jednolitego rzeczowego wykazu akt jest następująca:
1) wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9,
2) w ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe), oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędy jednej z cyfr od 0 do 9, co daje 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000-999, a w ramach trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj. 0000-9999,
3) klasy końcowe w poszczególnych jednostkach tematycznych, w grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznie (rzeczowo)
teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie,
4) akta jednorodne tematycznie z róŜnych komórek organizacyjnych (działów) będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. WyróŜniać ją będą
symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej,
5) oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenia kategorii archiwalnej akt,
6) w Powiatowym Urzędzie Pracy w Stargardzie Szczecińskim występuje dokumentacja archiwalna określona symbolem „A” oraz niearchiwalna oznaczona symbolem „B”
i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym,
7) do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. MoŜe ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum zakładowym, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe,
§ 9
1. Dla kaŜdej końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy naleŜy gromadzić i przechowywać w sposób umoŜliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
2. Spis spraw i teczki zakłada się w zasadzie na kaŜdy rok kalendarzowy oddzielnie.
Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji prowadzenia teczki przez okres dłuŜszy niŜ jeden rok.
3. JeŜeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, załoŜonej wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zaleŜności o potrzeb w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź teŜ w układzie numerowym.
4. W przypadku załoŜenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł załoŜonej podteczki, wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczki wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. PUP.RAF.CyK.0330-5-2/08).
§ 10
1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma do spisu spraw załoŜonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
2. Sprawy (pisma) z zewnątrz lub z wewnątrz Urzędu rejestruje się na formularzu spisu spraw określonym jako załącznik nr 3.
3. Sekretariat lub referent po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy która była juŜ wcześniej rozpatrywana lub wszczęta, czy teŜ rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w prawym, górnym rogu dokumentu.
§ 11
1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. KaŜde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak.
2. Znak sprawy składa się z:
1) symbolu literowego Urzędu,
2) symbolu literowego komórki organizacyjnej,
3) trzyliterowego symbolu pracownika – pierwsza i druga litera nazwiska i pierwsza litera imienia pracownika komórki organizacyjnej,
4) symbolu liczbowego hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 5) liczby, pod którą sprawa została zarejestrowana,
6) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. PUP.RAF.CyK.0330-22/08, gdzie:
1) „PUP” – oznacza symbol literowy Urzędu,
2) „RAF” – oznacza symbol literowy komórki organizacyjnej, 3) „CyK” – oznacza trzyliterowy symbol pracownika,
4) „0330” – oznacza symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
5) „22” – oznacza liczbę, pod którą została sprawa zarejestrowana, 6) „08” – oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
4. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku, załatwia się, z zastrzeŜeniem ust. 5, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
5. W razie konieczności wznowienia sprawy która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłoŜona do właściwej teczki, przenosi się ją do spisu
spraw bieŜącego roku.
§ 12
1. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (gazety, czasopisma, ksiąŜki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.), 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3) zaproszenia, Ŝyczenia i inne pisma o podobnym charakterze.
2. Pisma wymienione w ust. 1 naleŜy po wykorzystaniu odłoŜyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg rzeczowego wykazu akt.
§ 13
1. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Stargardzie Szczecińskim prowadzona jest ksiąŜka kontroli zewnętrznej, której wzór stanowi załącznik nr 4.
2. KsiąŜka kontroli winna mieć ponumerowaną kaŜdą stronę, a na ostatniej stronie ksiąŜki zapis „ksiąŜka kontroli zawiera … stron” oraz podpis odpowiedzialnego kierownika działu lub upowaŜnionego referenta.
3. KsiąŜka kontroli otrzymuje własny symbol (znak).
§ 14
1. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Stargardzie Szczecińskim prowadzone są następujące rejestry:
1) rejestr skarg i wniosków,
2) rejestr własnych aktów normatywnych,
3) rejestr wydanych upowaŜnień i pełnomocnictw,
4) rejestr wydawanych biletów na przejazdy słuŜbowe miejskimi środkami komunikacji, 5) rejestr wyjść słuŜbowych pracowników Urzędu,
6) rejestr wydawanych decyzji w Urzędzie.
2. Wyznaczone działy prowadzą rejestry umów w sprawach zamówień publicznych.
3. Wszystkie działy są zobowiązane do rejestrowania spraw w centralnym rejestrze z zakresu skarg i wniosków.
4. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niŜ wymienione w ust. 1 i 2 dozwolone jest za zgodą Dyrektora Urzędu.
ROZDZIAŁ VI Załatwienie spraw
§ 15
Z rozmów przeprowadzonych z klientami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeŜeli nie jest dla nich przewidziana w forma protokołu, notatki słuŜbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeŜeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
§ 16
Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu naleŜy umieścić pod tekstem klauzulę:
„Za zgodność z oryginałem”, a takŜe datę, podpis i stanowisko słuŜbowe osoby stwierdzające zgodność podpisu.
§ 17
1. Referenci załatwiają sprawy wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada przełoŜonemu, który sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu, referent dołącza do niego załącznik i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis pracownikowi zajmującemu się wysyłaniem korespondencji. JeŜeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub, gdy pismo ma być rozesłane wg rozdzielnika, referent powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z przełozonym, moŜna mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisu.
§ 18
1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek – druk lub podłuŜną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę sporządzenia pisma,
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma,
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko słuŜbowe).
2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma,
2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma.
3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny równieŜ zawierać dalsze następujące określenia:
1) nad adresem – wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu: „polecony”,
„priorytet”, „za zwrotnym potwierdzeniem odbioru”, „pilne”, „poufne”, itp.,
2) pod treścią załatwienia arkusza liczbę przesyłanych załączników (załączników …) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na kaŜdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (załącznik nr … do pisma …),
3) adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z klauzulą: „otrzymują do wiadomości” – jeŜeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,
4) pod treścią pisma – termin wyznaczony do załatwienia sprawy (termin do dnia…), określenia tego uŜywa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych (nadzorowanych) dla uniknięcia zbędnych ponagleń naleŜy wyznaczyć termin, w którym moŜliwe jest załatwienie sprawy: po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,
5) ewentualne wskazówki dla sekretariatu.
4. Przy załatwieniu spraw naleŜy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
§ 19
Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w Urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5.
§ 20
JeŜeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest moŜliwe, naleŜy postępować ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwiania, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
§ 21
Zakres kompetencji Dyrektora, Zastępcy, kierowników działów w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu.
ROZDZIAŁ VII Wysyłanie i doręczanie pism
§ 22
1. Korespondencja moŜe być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
1) przesyłką listową, 2) faksem,
3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną.
2. W stosunku do pism przeznaczonych do wysłania, pracownik zajmujący się wysyłaniem korespondencji:
1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,
2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,
3) zwraca referentowi kopie wysłanych pism, 4) wpisuje listy polecone do ksiąŜki pocztowej,
5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina do koperty.
3. Dla pism otrzymanych do wysyłki, sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawym dolnym rogu zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,
2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
5. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet, itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iŜ pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
§ 23
Przy doręczeniu niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatowi, adresat potwierdza odbiór pisma pieczęcią wpływu na kopii lub kserokopii pisma przewodniego. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne.
ROZDZIAŁ VIII
Przechowywanie i przekazywanie akt
§ 24
1. W razie konieczności przekazywania akt sprawy innemu referentowi stosuje się protokół zdawczo – odbiorczy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6.
2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u referenta przekazującego akta (jako dowód przekazania), a drugi włącza się do akt sprawy. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku nanosi się w spisach spraw lub rejestru stosowne adnotacje.
§ 25
1. Akta sprawy przechowuje się w działach Urzędu i w archiwum zakładowym.
2. W działach Urzędu przechowuje się akta spraw załatwionych w ciągu roku kalendarzowego – przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie protokółu zdawczo – odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 6, po szczegółowym przeglądzie akt przez referentów. Akta przejmowane przez archiwum zakładowe winny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której powstały. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1) takie ułoŜenie akt wewnątrz teczki, by sprawy następowały po sobie wg liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kat. Bc,
3) ułoŜenie teczek, ksiąg, rejestrów, itp. wg haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4) odłoŜenie do teczek spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych, 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie:
a) na środku u góry – pełnej nazwy Urzędu i komórki organizacyjnej,
b) w lewym górnym rogu – znaku akt złoŜonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt,
c) w prawym górnym rogu – kategorii archiwalnej akt, w przypadku akt kat. B równieŜ okresu ich przechowywania,
d) na środku teczki tytułu – hasła z rzeczowego wykazu akt rozwiniętego o rodzaj dokumentacji,
e) pod tytułem – skrajnych dat akt tzn. rocznych dat najwcześniej i najpóźniej wytworzonych dokumentów jakie znajdują się w teczce oraz numeru tomu, jeŜeli teczka została podzielona na tomy,
f) w lewym dolnym rogu – liczby porządkowej, pod którą teczka została wpisana w spisie zdawczo – odbiorczym.
6) usunięcie części metalowych oraz wtórników pism – dotyczy akt kat. A.
7) Ponumerowanie zapisanych stron akt kategorii „A”.
5. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się oddzielnie dla dokumentacji archiwalnej (kat. „A”) w czterech egzemplarzach i dla dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
6. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy komórek organizacyjnych przekazujących akta w kolejności teczek wg wykazu akt.
7. Spisy zdawczo – odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik archiwum zakładowego.
8. Do akt przekazywanych do archiwum zakładowego dołącza się zbędne w pracy bieŜącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
9. Spisy zdawczo – odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych kolejności wpływu i nadaje się im numery bieŜące, wzór stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji o Organizacji i Zasadach Działania Archiwum Zakładowego oraz Szczegółowych Zasadach Postępowania z Aktami w Powiatowym Urzędzie Pracy w Stargardzie Szczecińskim.
10. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe moŜe odmówić przyjęcia akt w następujących przypadkach:
1) jeŜeli stwierdzi, Ŝe akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami, 2) jeŜeli stwierdzi, Ŝe w spisie zdawczo – odbiorczym są błędy i niedokładności.
11. O powodach nieprzyjęcia akt pracownik archiwum zakładowego zawiadamia swojego bezpośredniego przełoŜonego podając przyczyny decyzji.
12. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 7.
13. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal
potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowania ich w ewidencji tego archiwum moŜna wypoŜyczyć na tak długo, jak
długo będą potrzebne.
14. Zasady działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady postępowania z aktami spraw określa Dyrektor Urzędu zarządzeniem – w porozumieniu z Archiwum Państwowym.
ROZDZIAŁ IX Zbiory wspomagające
§ 26
1. W Urzędzie prowadzone są zbiory wspomagające, słuŜące potrzebom pracowników Urzędu.
2. W zbiorach wspomagających Urzędu przechowywane są:
1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,
2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.
ROZDZIAŁ X
Wykorzystywanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§ 27
Dopuszcza się szerokie wykorzystywanie informatyki w Urzędzie pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeŜeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia wykonawcze.
§ 28
Zaleca się wykorzystywanie informatyki w celu;
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędowych pocztą elektroniczną,
3) udostępnienia upowaŜnionym pracownikom:
a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
- edytorów tekstów, - arkuszy kalkulacyjnych, - bazy danych,
- oprogramowania antywirusowego,
b) utworzonych w Urzędzie baz danych, a w szczególności:
- baz danych o bezrobotnych i poszukujących pracy zarejestrowanych w Urzędzie, - baz danych statystycznych,
- baz adresowych,
4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
5) umieszczania na stronie internetowej i BIP-e stale aktualizowanych informacji o Urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach, itp.
§ 29
1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczanie do dostępu wyłącznie upowaŜnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.
3. Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
a) operacyjnego,
b) narzędziowego, c) aplikacyjnego,
2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerowych na nośnikach informatycznych, przechowywanych w innym pomieszczeniu,
3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w Urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie uŜycia nośników nieoznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk niepodłączonych do sieci informatycznej Urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu internet) jest moŜliwe wyłącznie w wydzielonych stanowiskach komputerowych,
6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia naleŜy stosować odrębne przepisy o ochronie danych osobowych i rozporządzenia.
ROZDZIAŁ XI
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 30
1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych naleŜy do obowiązków Dyrektora Urzędu.
2. Obowiązki kierownika działu w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników działu i udzielaniu im wskazówek tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją,
5) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 19, 6) terminowości przekazywania akt do składnicy akt.
3. Do obowiązków kierownika działu naleŜy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników działu w celu umoŜliwienia im zapoznania się z ich treścią.
