U M O W A zawarta w dniu 2015 r. w Warszawie pomiędzy
Państwową Inspekcją Pracy, Głównym Inspektoratem Pracy z siedzibą w Warszawie (kod: 02-315) , ul. Barska28/30 , zwanym dalej „ Zamawiającym”, reprezentowanym przez:
...
...
a
... z siedzibą.../wpisaną ..., numer NIP ..., numer REGON ...
zwaną dalej „Wykonawcą”, , reprezentowaną przez:
...
wyłonioną w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego – numer postępowania GOZ-2214-10/15.
§ 1
1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania na rzecz Zamawiającego na warunkach określonych w niniejszej umowie, świadczenie usług obejmujących systematyczne przygotowywanie do druku, drukowanie i dystrybucja wydawnictw periodycznych, zwanych dalej „wydawnictwami”. Opis przewidywanego przedmiotu umowy zawiera załącznik nr 1 do umowy. Drukowanie i dystrybucja wydawnictw w tym wkładek, o których mowa w pkt 2.4 załącznika nr 1 do umowy będzie każdorazowo następowało po otrzymaniu pisemnego zlecenia od Zamawiającego.
2. Okres świadczenia usługi – od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej jednak niż od dnia 1 lipca 2015 roku do dnia 30 czerwca 2017 roku.
3. Wydrukowane wydawnictwa mają być dostarczane do jednostek, o których mowa w załączniku nr 2 do umowy , w zbiorczych oznakowanych opakowaniach, w przypadku podmiotów, do których wysyłany jest więcej niż 1 egzemplarz. Na każdej paczce musi być naklejona etykieta zawierająca dane: tytuł wydawnictwa oraz ilość zapakowanych w niej egzemplarzy.
§ 2
1. Maksymalna wartość przedmiotu umowy wynosi ...zł z podatkiem VAT (słownie złotych: ...).
2. Ceny jednostkowe za wykonanie każdego z rodzajów wydawnictw periodycznych (cena bez podatku VAT, stawka podatku VAT) zawiera formularz cenowy- załącznik nr 3 do umowy.
3. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykonane zlecenia i nie ma obowiązku zlecenia wykonania i dystrybucji wszystkich wydawnictw wskazanych w załączniku nr 1.
4. W przypadku zwiększenia lub zmniejszenia objętości jakiegokolwiek wydawnictwa periodycznego wymienionego w załączniku numer 1 do umowy – cena wskazana w załączniku nr 3 do umowy zostanie proporcjonalnie zwiększona/zmniejszona. Dodatkowe koszty wynikające ze zwiększenia objętości wydawnictw, druku oraz dystrybucji wkładek, o których mowa w ust. 8 nie przekroczą 10% wartości przedmiotu umowy, określonej w ust.1.
5. W przypadku druku numeru połączonego Zamawiający uiszcza zapłatę będącą sumą kwot wynikających z kosztu druku proporcjonalnego do objętości wydawnictwa i jego dystrybucji.
6. W przypadku zmiany stawki VAT w okresie obowiązywania umowy (zmiana przepisów prawa) cena za wykonywanie przedmiotu umowy zostanie zmieniona stosownie do wprowadzonych zmian w przepisach prawa. Wartość cen za wykonanie wydawnictw periodycznych/wysyłkę wydawnictw zostanie zwiększona/zmniejszona w zakresie wartości podatku VAT i cen z podatkiem VAT poszczególnych wydawnictw. Nie spowoduje to zwiększenia cen netto wskazanych w załączniku nr 3 do umowy . O zmianie stawki podatku VAT Wykonawca poinformuje Zamawiającego niezwłocznie po wejściu w życie nowych przepisów wskazując jaka stawka VAT będzie stosowana.
7. Zmiana cen wymaga zachowania formy wskazanej w § 17 ust.1 i będzie obowiązywała od dnia wejścia w życie przepisów zmieniających podatek VAT.
8. Strony zgodnie oświadczają, że za druk (dwustronny) i dystrybucję 1 karty wkładki, o której mowa w pkt 2.4 załącznika nr 1 do umowy Zamawiający będzie uiszczał dodatkową zapłatę w wysokości 0,05 zł netto. Kwota ta będzie doliczana do kosztu druku i dystrybucji wydawnictwa „Inspektor Pracy”, do którego wkładka została załączona.
§ 3
Zamawiający będzie dostarczał Wykonawcy publikacje w plikach zapisanych w formacie pdf.
§ 4
1. Wykonawca zobowiązuje się każdorazowo wykonać zamówioną usługę, tj. druk i dystrybucję wydawnictw w terminie 7 dni roboczych licząc od dnia dostarczenia kompletnej dokumentacji koniecznej do przystąpienia do wykonania zlecenia. W terminie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym wydawnictwa muszą być dostarczone do odbiorców wymienionych w załączniku nr 2 do umowy.
2. Nie później niż pierwszego następnego dnia roboczego od otrzymania dokumentacji od Zamawiającego Wykonawca:
a) potwierdzi (faksem lub pocztą elektroniczną) otrzymanie kompletnych materiałów na podstawie których przystąpi do realizacji zlecenia lub
b) prześle (faksem lub pocztą elektroniczną ) informacje o brakach w przesłanych materiałach i konieczności uzupełnienia materiałów niezbędnych do przystąpienia do realizacji umowy.
§ 5
1. Wykonawca zobowiązany jest poinformować faksem lub e-mail jednostki Państwowej Inspekcji Pracy wskazane w załączniku nr 2 do umowy o terminie każdej dostawy wydawnictw periodycznych na co najmniej 3 dni robocze przed terminem dostawy wydawnictw .
2. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia dostarczonych wydawnictw do siedzib jednostek wskazanych w załączniku nr 2 do umowy i złożenia ich w miejscu wskazanym przez upoważnione osoby z ramienia w.w jednostek.
3. Przedstawiciele Zamawiającego w każdej jednostce wskazanej w załączniku nr 2 do umowy odbiorą wydawnictwa w terminie 4 dni roboczych od ich dostarczenia (tj. podpiszą protokoły częściowego odbioru).
4. Odbiór dostarczonych wydawnictw w każdej jednostce organizacyjnej PIP zostanie potwierdzony podpisaniem protokołu częściowego odbioru przez przedstawicieli obu Stron umowy (osobno dla każdego zleconego wydawnictwa, w 3 egzemplarzach – po jednym dla jednostki organizacyjnej PIP, Zamawiającego i Wykonawcy). Podpisany przez przedstawiciela Wykonawcy protokół może być załączony do dostarczonych wydawnictw ; nie ma obowiązku osobistego stawiennictwa przedstawiciela Wykonawcy w każdej jednostce Zamawiającego.
5. Protokół częściowy będzie zawierał co najmniej następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy, nazwę i adres jednostki, w której wydawnictwa są przyjmowane, ilość i rodzaj odbieranych wydawnictw (tytuł publikacji) stwierdzenie czy dostawa została wykonana
należycie/uwagi do dostawy, datę odbioru oraz podpisy osób uprawnionych. (z ramienia jednostek organizacyjnych PIP – okręgowy inspektor pracy/dyrektor Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy/dyrektor Departamentu Prewencji i Promocji w GIP lub ich zastępcy). Jednostka organizacyjna PIP przekaże po jednym egzemplarzu ww protokołu do GIP i do Wykonawcy, pozostawiając jeden egzemplarz u siebie.
6. Zasady odbioru wydawnictw periodycznych wskazane w ust.1-5 nie mają zastosowania do innych odbiorców niż jednostki Państwowej Inspekcji Pracy wskazane w załączniku nr 2 do umowy. Za dowód dostarczenia wydawnictw periodycznych do tych podmiotów zostaną uznane dowody nadania w.w. wydawnictw do poszczególnych adresatów u operatora pocztowego (np. Poczta Polska, In-Post, firmy kurierskie). Termin nadania wydawnictw periodycznych jak w § 4 ust.1 umowy.
§ 6
1. Przed rozpoczęciem druku każdego wydawnictwa , Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wydruk próbny (proof) każdego z przygotowanych wielokolorowych wydawnictw do ostatecznej akceptacji przez przedstawiciela Zamawiającego (dystrybucja wydawnictw bez w.w. akceptacji odbywać się będzie na ryzyko Wykonawcy). Miejsce okazania wydruku próbnego – siedziba Zamawiającego, tj. Warszawa ul. Barska 28/30 .
2. Zamawiający poinformuje Wykonawcę faksem/pisemnie o akceptacji w/w wydruków /o konieczności wniesienia zmian, w terminie 2 dni roboczych od ich otrzymania. Brak informacji w tym terminie uznany zostanie za brak uwag do okazanych wydruków. Uwagi Zamawiającego są dla Wykonawcy wiążące.
§ 7
1. Do zgłaszania faksem lub pisemnie wad ilościowych i jakościowych przedmiotu zamówienia po dystrybucji wydawnictw periodycznych uprawnione są wszystkie jednostki Państwowej Inspekcji Pracy wskazane w załączniku nr 2 do umowy. Informacja o zgłoszeniu wad musi być odnotowana w protokole odbioru częściowego.
2. Wykonawca jest zobowiązany usunąć wady w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania pisemnego/faksem zgłoszenia o konieczności ich usunięcia.
3. Koszt wymiany wydawnictw periodycznych w wyniku reklamacji pokrywa Wykonawca.
4. Wykonawca zobowiązany jest poinformować zgłaszającego (z danej jednostki organizacyjnej) o przyjęciu reklamacji, niezwłocznie po jej otrzymaniu (nie później niż pierwszego następnego dnia roboczego ) faksem na numer wskazany w piśmie z informacją o powyższym. Do odbioru wydawnictw w wyniku reklamacji stosuje się odpowiednio regulacje wskazane w § 5.
§ 8
1. Ostateczny odbiór każdego z wydawnictw periodycznych nastąpi w siedzibie Zamawiającego, tj. w Warszawie, ul. Barska 28/30 podpisaniem protokołu odbioru ostatecznego ( 2 egzemplarze – po jednym dla każdej ze Stron) każdego ze zleconych do wykonania wydawnictw periodycznych (podpisany przez przedstawiciela Wykonawcy protokół może być przesłany wraz z fakturą do siedziby Zamawiającego; nie ma obowiązku osobistego stawiennictwa przedstawiciela Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego).
2. Każdy protokół , o którym mowa w ust.1 musi być podpisany bez żadnych uwag przez uprawnionych przedstawicieli Zamawiającego (dyrektor Departamentu Prewencji i Promocji w GIP lub jego zastępca) i Wykonawcy (osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) i musi zawierać co najmniej następujące informacje: nazwę Wykonawcy i Zamawiającego , datę dostawy, ilość i rodzaj każdego z wydawnictw periodycznych (nazwa wydawnictwa ) podpis przedstawiciela Zamawiającego i Wykonawcy . Załącznikami do protokołu odbioru ostatecznego będą protokoły częściowe , o których mowa w § 5 ust. 4 i 5 oraz dowody nadania, o których mowa w § 5 ust. 6.
§ 9
1. Koordynatorem w zakresie realizacji umowy po stronie Wykonawcy jest ..., numer tel. ... , numer fax...adres e-mail ...
2. Zamawiający przekaże Wykonawcy pisemnie w terminie 10 dni roboczych od zawarcia umowy dane osób (imię i nazwisko, e-mail, nr telefonu i faksu) uprawnionych do kontaktu z Wykonawcą z każdej z jednostek wskazanych w załączniku nr 2 do umowy.
§ 10
Wykonawca nie jest uprawniony rozprowadzania bez zgody Zamawiającego opracowanych i wydrukowanych wydawnictw do podmiotów nie wymienionych w załączniku nr 2 do umowy.
§ 11
1. Prawa autorskie, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) do wszystkich opracowanych i wydrukowanych wydawnictw periodycznych przysługują Zamawiającemu.
2. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie przez Wykonawcę do własnych celów materiałów przygotowanych przez niego na rzecz Zamawiającego.
§ 12
1. Zamawiający uiszcza zapłatę odrębnie za wykonanie każdego druku i jego rozdystrybuowanie Do każdej faktury muszą być załączone protokoły i dowody nadania , o których mowa w § 5 ust.6 Zamawiający dokonuje zapłaty w okresach miesięcznych z dołu, tylko za faktycznie wykonane i dostarczone wydawnictwa.
2. Do każdej faktury muszą być załączone odpowiednie protokoły i dowody nadania , o których mowa w § 5 ust.5 i ust. 6, § 7 ust.4 i § 8 ust.1.
3. Termin zapłaty faktury – 21 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
4. W przypadku opóźnienia w zapłacie, Wykonawca uprawniony będzie do dochodzenia od Zamawiającego odsetek ustawowych od kwoty nieuregulowanej w terminie.
5. Przelew wierzytelności wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
§ 13
1. W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy w stosunku do terminu wskazanego w § 4 ust.1 lub usunięciu wad, w stosunku do terminu określonego w § 7 ust. 2 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 150,00 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.
2. W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy przekraczającego 21 dni w stosunku do terminu wskazanego w § 4 ust.1 Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od umowy i żądania od Wykonawcy kary umownej w wysokości 20 % wartości przedmiotu umowy określonej w § 2 ust. 1.
3. Prawo do odstąpienia od umowy z prawem żądania od Wykonawcy kary umownej, o której mowa w ust.2 będzie przysługiwało również po trzykrotnym opóźnieniu w wykonaniu przedmiotu umowy przekraczającym 10 dni.
4. W przypadku gdy szkoda poniesiona przez Zamawiającego przekroczy wysokość kar umownych będzie on miał prawo dochodzenia od Wykonawcy- na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego - odszkodowania uzupełniającego do wysokości szkody rzeczywistej.
5. Zamawiający będzie uprawniony do potrącenia kary umownej z jakiejkolwiek należności przysługującej Wykonawcy od Zamawiającego. Zamawiający o zamiarze naliczenia kary umownej poinformuje Wykonawcę pisemnie lub faksem – wskazując przyczyny jej naliczenia. W przypadku niezakwestionowania pisemnie lub faksem przez Wykonawcę podstaw faktycznych do naliczenia
kary umownej w terminie 3 dni roboczych od otrzymania w.w informacji Zamawiający przyjmie, że Wykonawca nie kwestionuje podstaw do naliczenia kary umownej. W przypadku zakwestionowania przez Wykonawcę podstaw faktycznych do naliczenia kary umownej Wykonawca zobowiązany jest wskazać przyczyny powyższego.
§ 14
1. Strony zgodnie oświadczają, że Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10 % maksymalnej wartości przedmiotu umowy, tj. kwotę ... (słownie: ...) 2. Zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu umowy jest ważne przez okres
wykonywania umowy.
3. Zabezpieczenie zostanie zwrócona w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznaniu jej przez Zamawiającego za należycie wykonaną.
§ 15
1. Wykonawca oświadcza, że przy wykonaniu niniejszej umowy będzie/nie będzie korzystał z podwykonawców. Wykonawca za działania lub zaniechania podwykonawcy odpowiada jak za własne działania lub zaniechania.
2. Jeżeli Wykonawca korzystał z doświadczenia i wiedzy , o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) innych podmiotów przy składaniu oferty – na zasadach określonych w art. 26 ust.
2b ustawy Prawo zamówień publicznych – zobowiązany jest w przypadku zmiany podwykonawców przedstawić dokumenty potwierdzające, że nowy podwykonawca posiada co najmniej takie samo doświadczenie i wiedzę jak ten wskazany w ofercie na podstawie której oferta Wykonawcy została uznana za najkorzystniejszą. W takim wypadku Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do siedziby Zamawiającego na własny koszt dokumenty wskazane w § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawców oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013r. poz. 231)– odnoszące się do nowego podwykonawcy. Nie dostarczenie w.w. dokumentów lub dostarczenie dokumentów nie potwierdzających , że nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 24 ust.1 ustawy - Prawo zamówień publicznych stanowiło będzie podstawę do odmowy zmiany podwykonawcy oraz do odstąpienia od umowy i naliczenia kary umownej, o której mowa w § 13 ust.2 umowy.
3. Wykonawca zobowiązany jest poinformować o okolicznościach wskazanych w ust.2 pisemnie.
Zmiana podwykonawcy wymaga zachowania formy wskazanej w § 17 ust.1.
§ 16
Zamawiający dopuszcza zmiany istotnych postanowień zawartej umowy w przypadku:
1) zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązujących ( w szczególności zmian stawki podatku VAT) – w zakresie dostosowania jej do tych zmian (Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o zmianie przepisów w terminie 5 dni od uchwalenia/wydania przepisów , wskazując zmianę i określając jaki ma ona wpływ na realizację umowy);
2) zmian w wykazie podwykonawców , którzy biorą udział w wykonywaniu umowy – w zakresie dostosowania umowy do tych zmian;
3) zmiany nazwy, adresu oraz formy prawnej Stron – w zakresie dostosowania umowy do tych zmian;
4) wystąpienia siły wyższej (siła wyższa – zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych – w zakresie dostosowania umowy do zmian nią spowodowanych;
5) zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy – o ile jest to korzystne dla jednostek organizacyjnych PIP ;
6) konieczności usunięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć lub sformułowań w niej użytych, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana treści umowy będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności lub niejasności lub doprecyzowanie jej postanowień w celu jednoznacznej jej interpretacji;
7) w zakresie wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany:
a) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. Nr 200, poz. 1679 z późn. zm.),
b) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
- jeżeli Wykonawca w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zmian w obowiązujących przepisach wystąpi do Zamawiającego z wnioskiem zawierającym co najmniej : nowe ceny usług wraz ze szczegółową kalkulacją przedstawiającą realny wpływ zmian na ceny usług świadczonych na rzecz jednostek organizacyjnych PIP . Przedstawiona kalkulacja musi wykazywać, że wzrost wynagrodzenia nie przyczyni się do bezpodstawnego wzbogacenia Wykonawcy, wzrost kosztów Wykonawcy spowodowany zaistnieniem okoliczności wymienionych w lit. a lub lit. b został równomiernie rozłożony na wszystkich kontrahentów Wykonawcy oraz że wzrost cen usług nie jest podyktowany przerzuceniem ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej na jednostki organizacyjne PIP. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest złożyć stosowne oświadczenie , że podwyżka cen świadczenia usług obejmuje nie tylko jednostki sektora finansów publicznych. Zamawiający zastrzega sobie 30 dniowy termin do akceptacji nowych cen lub żądania przekazania dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów. W przypadku uznania przez Zamawiającego wniosku Wykonawcy , zmiana cen będzie obowiązywała od dnia obowiązywania aktu prawnego wprowadzającego zmiany stosownie do lit.a lub lit.b.
§ 17
1. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zgody obu Stron wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem ust.2.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany adresatów wydawnictw periodycznych wskazanych w załączniku nr 2 do umowy. W przypadku w.w. zmian Zamawiający będzie informował Wykonawcę w formie pisemnej.
3. Spory wynikłe na gruncie realizacji umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 18
1.Wykonawca – w związku z realizacją niniejszej umowy- zobowiązuje się do :
1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o Zamawiającym i jego jednostkach organizacyjnych uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umo0wy pochodzących od Zamawiającego i jego jednostek oraz od instytucji i osób z nim związanych jakimkolwiek stosunkiem faktycznym lub prawnym,
2) przestrzegania zaleceń Zamawiającego o ochronie udostępnionych informacji, 3) przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.
2.Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenie może być dokonane wyłącznie przez Zamawiającego w formie pisemnej.
3. Wykonawca zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania wszystkich danych i do zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim, jak również do trwałego ich zniszczenia niezwłocznie po wykonaniu przedmiotu umowy lub na każde żądanie Zamawiającego.
4. Wykonawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiór danych , o których mowa w art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm. ).
5. Wykonawca oświadcza, że w ramach umowy będzie działał na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych i że nie zleci przetwarzania innemu podmiotowi.
6. Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego i jego jednostek lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem i niniejszą umową ujawnienie powierzonych danych.
§ 19
Strony zgodnie oświadczają, że pod użytym w umowie pojęciem „dni robocze” rozumieją dni od poniedziałku do piątku , z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy wskazanych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2015r., poz. 90).
§ 20 Załączniki numer 1 – 3 stanowią integralną część umowy.
§ 21
Niniejsza umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
