SPÓŁKA CYWILNA
1. Dla kogo spółka cywilna
Jeżeli dana osoba zamierza prowadzić niewielką firmę wspólnie z kimś, kto dostarczy kapitału lub posiada jakieś cenne w zamierzonej działalności umiejętności, to zapewne warto pomyśleć o założeniu z nim spółki cywilnej. Jest to spółka oparta na przepisach prawa
cywilnego. Regulacje prawne zawarte są w Kodeksie Cywilnym (Tytuł XXXI - Spółka) i Ustawie - Prawo Działalności Gospodarczej. Od 1 stycznia 2004 r. wspólnicy rejestrują się
każdy osobno w odpowiednim rejestrze zgodnie z Ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym, czyniąc wzmiankę o formie prowadzonej działalności. Spółka cywilna nadaje się do
prowadzenia działalności gospodarczej w stosunkowo niewielkim rozmiarze i najlepiej w gronie zaufanych osób, np. firmy rodzinnej. Nie należy zawierać takiej umowy z niepewnymi osobami - może się bowiem okazać, że za plecami mogą zaciągną długi, które
uczciwy wspólnik będzie musiał spłacać. Lepiej też nie rozpoczynać w takiej formie ryzykownych interesów, mogących przynieść albo wielki zysk albo bankructwo.
2. Cel
Przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Jako wkład można wnieść do spółki własność rzeczy lub tylko prawo do ich używania, a także inne prawa (np. patenty). Można także zobowiązać się do świadczenia określonych usług na rzecz spółki (lecz pamiętać należy, że za tę pracę będą przysługiwał jedynie udział w zyskach, a nie żadne dodatkowe wynagrodzenie). Celu spółki cywilnej nie musi być działalnością zarobkową - dopuszczalne jest np. powołanie spółki w celu wspólnej budowy drogi.
3. Związek ze spółka jawną
Spółka cywilna pomyślana jest jako forma wspólnego prowadzenia działalności w raczej niewielkim rozmiarze, na co wskazują chociażby niezbyt rozbudowane regulacje
prawne dotyczące zarządu majątkiem wspólników. Dlatego też przed wojną spółki, które osiągnęły większy rozmiar stawały się automatycznie spółkami jawnymi. Regulacji takiej zabrakło potem i w ostatnich latach można było spotkać spółki cywilne prowadzące bardzo
duże przedsiębiorstwa. Stanowiło to zagrożenie dla pewności obrotu i ostatecznie od 1 stycznia 2001 r. obowiązuje przepis art. 26 § 4 Kodeksu Spółek Handlowych, zgodnie z którym obowiązek zgłoszenia sądowi rejestrowemu jako spółki jawnej dotyczy spółki
cywilnej, której przychody netto ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług w każdym z dwóch kolejnych lat obrotowych osiągnęły równowartość w walucie polskiej co najmniej
400 000 EURO.
4. Status
Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, a więc nie ma organów, ani zdolności do dokonywania czynności prawnych. Posiada jednak własny NIP i REGON. Może być podatnikiem podatku VAT. Jednak podatnikami podatku dochodowego w spółce są poszczególni wspólnicy. Mają oni prawo do korzystania ze zryczałtowanych form podatku dochodowego od osób fizycznych. Spółka cywilna może mieć też status pracodawcy, ale
płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne może być spółka lub każdy ze wspólników z osobna.
5. Prowadzenie spraw przez wspólników
Każdy wspólnik może prowadzić bez uprzedniej uchwały wspólników sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki czyli czynności dotyczących jej normalnego funkcjonowania, takich jak:
zawieranie standardowych kontraktów,
zamawianie i odbiór towarów potrzebnych w bieżącej działalności.
Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna będzie uchwała wspólników. Uchwała wspólników potrzebna jest także w pozostałych sprawach, takich jak:
ustanowienie pełnomocnika,
rozszerzenie działalności na nowe obszary,
zakup nieruchomości lub nowej maszyny.
Jednakże każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty. W braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki (np. przy zawieraniu umów z innymi podmiotami) w takich granicach, w jakich jest uprawomocniony do prowadzenia jej spraw. W praktyce jednakże wspólnicy wskazują zwykle jedną lub dwie osoby mające być pełnomocnikami spółki.
6. Udział w zyskach i stratach
Zgodnie z art. 867 Kodeksu Cywilnego każdy wspólnik jest uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku uczestniczy w stratach, bez względu na rodzaj i wartość
wkładu. Jednakże w umowie spółki można inaczej ustalić stosunek udziału wspólników w zyskach i stratach. Można nawet zwolnić niektórych wspólników od udziału w stratach,
natomiast nie można wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach.
7. Odpowiedzialność za zobowiązania
Za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiedzialni są solidarnie. Oznacza to, że za zobowiązania zaciągnięte przez spółkę odpowiadają wszyscy wspólnicy swym majątkiem wspólnym (majątkiem spółki) oraz każdy ze wspólników z osobna majątkiem osobistym – bez żadnych ograniczeń. Wierzyciel może dowolnie wybrać wspólnika lub wspólników, od których będzie dochodzić zapłaty całości lub części należności. Oczywiście jeżeli dany wspólnik pokryje długi spółki, to może żądać zwrotu części pieniędzy od pozostałych wspólników, lecz nie zawsze przyniesie to efekt.
8. Jak założyć spółkę cywilną
Aby założyć spółkę cywilną należy spisać umowę spółki, zgodnie z wymogami kodeksu cywilnego. Wskazać przy tym trzeba, iż forma pisemna umowy spółki jest formą zastrzeżoną jedynie dla celów dowodowych. Oznacza to, że jej niezachowanie nie powoduje nieważności umowy, a jedynie trudności dowodowe. W konsekwencji można powołać spółkę cywilną nawet na podstawie umowy ustnej, jednakże, dla własnego bezpieczeństwa powinno się zachować przynajmniej formę pisemną. Chodzi o to aby w razie ewentualnego sporu co do treści umowy mieć "dowód w ręku" i to dowód z dokumentu, bez konieczności posiłkowania się innymi, np. dowodem ze świadków. Z drugiej strony, jeśli stronom zależy na dużej poprawności formy, nie ma żadnych przeszkód, by zawarły umowę spółki w formie aktu notarialnego. Jest to oczywiście sposób dobry, tyle, że droższy. Tak czy inaczej, wybór formy należy zawsze do stron.
9. Elementy umowy
W pisemnej umowie spółki cywilnej należy określić:
strony umowy, czyli wskazać podmioty, które umowę spółki zawierają,
reprezentację, kto będzie spółkę reprezentował wobec osób trzecich. Może to być jeden lub kilku wspólników czy osoba trzecia. Jeśli wspólnicy nic na ten temat nie postanowią, to będzie miał zastosowanie art. 866 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym każdy ze wspólników jest upoważniony do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest umocowany do prowadzenia jej spraw,
zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki, jednakże w umowie spółki (czy
późniejszej uchwale) wspólnicy mogą postanowić, że sprawy te będzie prowadził jeden lub kilku z nich, bądź też osoba trzecia,
"cel gospodarczy", czyli przedmiot działalności spółki, oraz miejsce czy obszar, na którym tę działalność będzie prowadzić,
wkłady wspólników - kto je wnosi, w jakiej wysokości. Jeśli są to wkłady niepieniężne, tzw. aporty (np. budynki, określone prawa, własny pomysł, praca, świadczenie usług itp.) to także należy je wskazać,
czym będą zajmować się poszczególni wspólnicy,
uczestnictwo wspólników w zyskach i stratach, jeśli strony nie wskażą na jakich zasadach będzie się odbywało to uczestnictwo, to będzie miał zastosowanie art. 867
§ 1 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym wspólnicy mają równy udział zarówno w zyskach jak i stratach i to bez względu na rodzaj i wartość wniesionego wkładu.
Należy pamiętać, że nie można wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach,
czas trwania umowy spółki, może być na czas oznaczony lub bezterminowo, jako formę określenia czasu trwania spółki można wskazać okres do np. osiągnięcia zysku w wysokości 1 mln zł lub wybudowania basenu,
sposób rozwiązania umowy, tzn. określenie trybu w jaki sposób dotychczasowi wspólnicy rozwiążą swoje interesy.
Jeżeli zgłoszenie spełnia wszystkie warunki upoważniony pracownik Wydziału Inicjatyw Gospodarczych dokona już nie wpisu naszej spółki do ewidencji działalności gospodarczej, ale wpisu poszczególnych wspólników jako przedsiębiorców.
10. REGON
Następnym krokiem powinno być złożenie wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej i uzyskanie niepowtarzalnego numeru identyfikacyjnego REGON. Numer ten pozostaje nie zmieniony w czasie istnienia spółki, chyba, że doszłoby do zmiany szczególnej formy prawnej. W celu otrzymania numeru REGON należy udać się do Urzędu Statystycznego (lub jego oddziału). Właściwym będzie urząd w tym województwie, na terenie którego ma siedzibę spółka. Do wniosku należy dołączyć wypis z rejestru. Termin składania wniosku wynosi 14 dni od jego otrzymania. Po zarejestrowaniu Urząd Statystyczny wyda zaświadczenie o przyznanym numerze REGON
bądź bezpośrednio bądź przez pocztę w terminie 14 dni od dnia, w którym zostanie wniesiony wniosek.
11. NIP
Podobnego zgłoszenia ewidencyjnego trzeba dokonać w Urzędzie Skarbowym, aby otrzymać numer identyfikacji podatkowej tj. NIP. Jest to o tyle istotne, że w toku całej
działalności będzie konieczne podawanie NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych, a więc na wszystkich fakturach i ofertach. Mimo
zmian wprowadzonych od dnia 1 stycznia 2001 r., w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym spółka cywilna w dalszym ciągu posiada status podatnika (jako podmiot nie mający osobowości prawnej). Tak więc to spółka cywilna, a nie jej wspólnicy, będą dokonywać zgłoszenia identyfikacyjnego i otrzymywać NIP dla potrzeb VAT. Spółki cywilne, które dopiero rozpoczynają działalność, powinny dokonywać zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-2. Po to jednak, aby stwierdzić, że przedsiębiorcy, chociaż odrębnie zarejestrowani, prowadzą działalność w formie spółki cywilnej, potrzebne będą: nie tylko umowa spółki zawarta na piśmie, ale też wyciąg z ewidencji prowadzonej przez gminę, potwierdzający zarejestrowanie każdego przedsiębiorcy będącego wspólnikiem spółki. Każdy wspólnik składa załącznik NIP-D. Niestety, dla przedsiębiorców będzie to najprawdopodobniej oznaczać, że będą musieli przedstawić kilka dokumentów. Urząd skarbowy bowiem będzie miał obowiązek żądać od wspólników, by występując o NIP przedkładali umowę spółki cywilnej, wyciągi potwierdzające ich rejestrację w gminie oraz status lokalu, w którym będzie prowadzona działalność gospodarcza. Przedsiębiorcy, którzy są wyłącznie wspólnikami spółek cywilnych, nie muszą składać zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego) na formularzu NIP-1. Jeżeli nie posiadają NIP, a są wyłącznie wspólnikami spółki cywilnej, powinni składać formularze NIP-3 do urzędu skarbowego zgodnie z miejscem zamieszkania. Na tym samym formularzu należy również aktualizować dane.
12. VAT
Podatnicy VAT dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego w urzędzie skarbowym, w którym będą opłacać VAT.
Podatnicy zwolnieni z tego podatku dokonują tej czynności w urzędzie skarbowym właściwym w sprawie podatku dochodowego, z tym, że:
- spółki cywilne zatrudniające pracowników - najpóźniej w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej zaliczek na podatek dochodowy wspólników lub pracowników,
- spółki cywilne nie zatrudniające pracowników - w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej.
Rejestracji dokonuje się w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania, lecz jeśli prowadzi się firmę w innej dzielnicy, mieście czy gminie, to trzeba zgłosić się również do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby (obszaru działania) firmy. Wynika to stąd, że działalność gospodarcza jest podwójnie opodatkowana: od obrotu firmy, czyli przede wszystkim od sprzedaży produktów i usług zapłacimy podatek VAT, zaś od uzyskiwanego z tej działalności dochodu zapłacimy podatek dochodowy.
Jeśli posiadamy NIP, możemy założyć konto bankowe. Banki wymagają do tego posiadania pieczęci firmowej.
Jeżeli jako przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki cywilnej będziemy zatrudniać pracowników musimy także m.in. zawiadomić na piśmie inspektora pracy oraz
inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności i przewidywanej liczbie pracowników, a także złożyć pisemną informację o przyjętych
środkach bhp - w terminie 14 dni od rozpoczęcia działalności. Ponadto, gdy będziemy w stosunku do swoich pracowników płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne, musimy
złożyć w ZUS zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika.
13. Majątek
1 stycznia 2001 roku spółki cywilne straciły podmiotowość prawną. Nie posiadają więc własnego majątku - wkłady wniesione przez wspólników, własność nieruchomości i innych praw majątkowych nabywanych przez wspólników stanowią majątek wspólny wspólników.
Spółka cywilna nie jest zatem przedsiębiorstwem. Przedsiębiorcami są natomiast jej poszczególni wspólnicy. We wniosku zgłoszeniowym deklarują oni zamiar prowadzenia wspólnej działalności. Prowadzić ją będą jednak pod imieniem każdego ze wspólników.
Obecnie spółki cywilne nie mają prawa posiadania firmy. Zamiast tego wspólnicy muszą ujawniać swoje nazwiska i imiona w ramach działalności w spółce. Aby wspólnicy mogli występować pod wspólną nazwą, każdy musi podać ją w swoim zgłoszeniu jako własną.
14. Wystąpienie ze spółki
Wspólnik może wystąpić ze spółki przez wypowiedzenie udziału. Jeżeli spółka zawarta jest na czas nie oznaczony, to może on wypowiedzieć swój udział na trzy miesiące przed końcem roku obrachunkowego. Kodeks Cywilny przewiduje swobodę umów, dlatego możliwe jest, że wspólnicy ustalą w umowie inny termin wymagany dla wypowiedzenia.
Z ważnych powodów, wypowiedzenie może mieć skutek natychmiastowy, mimo tego, że
spółka została zawiązana na czas oznaczony. Tym samym zastrzeżenie któregokolwiek ze wspólników jest nieważne i nie wywołuje żadnych skutków zgodnie z art.869 § 2 Kodeksu
Cywilnego. Do istnienia spółki potrzebna jest liczba dwóch wspólników, a to ze względu na to, że spółka cywilna to umowa. Zatem jeżeli z dwuosobowej spółki cywilnej wspólnik wypowie swój udział, wtedy spółka przestaje istnieć. Nie jest przewidziane istnienie spółki cywilnej jednoosobowej. Dla porównania spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną lub więcej osób (art. 151 § 1 KSH). Wobec tego, jeżeli spółka cywilna przekształciłaby się w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, to jest możliwe istnienie takiej spółki, gdzie wspólnikiem jest tylko jedna osoba. Wtedy jednak pierwotna spółka cywilna jest już spółką z ograniczoną odpowiedzialnością.
15. W razie śmierci
Możliwe jest zastrzeżenie w umowie, że w razie śmierci jednego ze wspólników, na jego miejsce wejdą do spółki jego spadkobiercy. Jest to wstąpienie z mocy prawa. Spadkobiercy powinni wskazać spółce jedną osobę, która by wykonywała ich prawa. Obowiązek ten jest pomyślany w interesie spadkobierców, gdyż dopóki nie wyznaczą takiej osoby, pozostali wspólnicy mogą sami podejmować wszelkie czynności w zakresie prowadzenia spraw spółki (art.872 KC). Wydaje się, że gdy spadkobiercy wchodzą do spółki w miejsce zmarłego wspólnika, to również odpowiadają za długi spółki. Może to wynikać też z samego przyjęcia przez nich spadku. Jeżeli jest to przyjęcie proste to spadkobiercy odpowiadają za długi
spadkowe bez ograniczenia. Natomiast jeżeli przyjmują spadek z dobrodziejstwem inwentarza ponoszą odpowiedzialność za długi spadkowe tylko do
wartości ustalonego w inwentarzu stanu czynnego spadku.
16. Przyczyny rozwiązania spółki
powstania sytuacji, w której w spółce pozostać miałby tylko jeden wspólnik,
powzięcia przez wspólników zgodnej decyzji o rozwiązaniu spółki,
wydania przez sąd wyroku orzekającego rozwiązanie spółki (art. 874 § 1 KC),
upływu czasu, na który spółka została zawarta (art. 869 KC),
wystąpienia innego zdarzenia, z którym umowa spółki wiąże skutki w postaci jej rozwiązania (art. 873 KC),
osiągnięcia celu gospodarczego, dla którego spółka została zawarta,
powstania sytuacji, w której osiągnięcie celu gospodarczego spółki stało się niemożliwe.
17. Podział i likwidacja majątku po zlikwidowanej spółce cywilnej.
W przypadku spółki cywilnej z chwilą rozwiązania spółki wspólnicy stają się współwłaścicielami majątku spółki w częściach ułamkowych, stosownie do umowy spółki.
Oznacza to, że wspólnik nie posiada np. 1 rzeczy pozostałej po zlikwidowanej spółce, lecz posiada udział 25% w każdej rzeczy i prawie, która pozostała po tej spółce.
Likwidacja majątku spółki cywilnej toczy się według następującej procedury:
zaspokojenie zobowiązań spółki, pieniędzmi, lub w razie potrzeby w drodze zbycia majątku rzeczowego i praw przynależnych spółce,
wydanie wspólnikom w naturze rzeczy wniesionych do spółki tylko do używania,
zwrot wspólnikom równowartości ich wkładów, choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamiast równowartości zostały zwrócone wkłady w naturze albo inne rzeczowe składniki majątku czy prawa. W takiej sytuacji niezbędna jednak będzie dodatkowa umowa, porozumienie,
podział pozostałej nadwyżki.
Majątek spółki może nie wystarczyć nawet na pokrycie zobowiązań spółki. W takim razie powinni je pokryć z własnej kieszeni wspólnicy, w proporcjach wynikających z umowy spółki.
Za zobowiązania spółki odpowiadają bowiem wszyscy wspólnicy. Jeżeli zobowiązania te nie zostaną pokryte, wówczas wierzyciel będzie mógł żądać od wszystkich wspólników, albo od niektórych z nich, czy tez od jednego ze wspólników (według swojego wyboru) zapłaty.
Wspólnik, który zapłaci zobowiązania spółki, może żądać zwrotu stosownej części od pozostałych wspólników tytułem regresu.
18. Zalety
Łatwość założenia i proste procedury prowadzenia.
Umowa spółki cywilnej nie wymaga nawet formy pisemnej, chociaż warto sobie zadać trochę trudu i spisać co wnosi każdy z wspólników, jakie są ich prawa i obowiązki, jak będą partycypować w zyskach i stratach spółki.
Prostota złączenia pomysłów i zasobów kilku osób.
Często bywa tak, że kilka osób ma niezły pomysł i każda z nich posiada coś (majątek,
umiejętności) czego nie mają inne. Jeżeli dodatkowo te osoby dobrze się rozumieją i mają do siebie zaufanie, a projektowana przez nie firma będzie niewielka (bardzo
często tak jest w przypadku firm rodzinnych), spółka cywilna może okazać się dla nich idealną formą realizacji planów.
Zaangażowanie wszystkich wspólników w sprawy spółki.
W myśl prawa każdy wspólnik spółki cywilnej ma prawo i obowiązek prowadzić jej sprawy. Tym samym, jeżeli sam mocno angażujesz się w firmę, tego samego możesz
oczekiwać od innych. Nie powinno dochodzić do sytuacji, że ktoś ciężko pracuje, a inny tylko odcina kupony.
Niskie koszty rozpoczęcia i prowadzenia działalności, proste zasady księgowości, możliwość korzystania z prostszych, zryczałtowanych form opodatkowania.
Z tytułu umowy spółki płaci się podatek od czynności cywilno-prawnych w wysokości do 1% wartości wkładu (im większy wkład tym relatywnie mniejszy
podatek).
Podobnie jak w przypadku indywidualnej działalności, za wpis do ewidencji wspólnicy spółki cywilnej zapłacą obecnie w gminie najwyżej kilkadziesiąt złotych, a od 2002 roku w sądzie 150 zł i podobnie ich wpis nie będzie podlegał ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Wspólnik spółki cywilnej może także prowadzić księgę przychodów i rozchodów i opodatkować się na zasadach zryczałtowanych. Podobieństwa
podatkowe kończą się na podatku VAT - sama spółka jest jego podmiotem i ona też (a nie poszczególni wspólnicy) występuje o nadanie numeru NIP (na druku NIP-2).
19. Wady
Nie tylko pełna, ale przede wszystkim solidarna odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki.
Podobnie jak osoby fizyczne prowadzące działalność indywidualnie, tak samo wspólnicy spółek cywilnych odpowiadają w pełni majątkiem za zobowiązania ich
przedsiębiorstwa. Tak samo zresztą ta odpowiedzialność dotyczy ich najbliższych i nie tylko majątku obecnego, ale i przyszłego.
Pomiędzy odpowiedzialnością wspólnika spółki cywilnej i osoby indywidualnie prowadzącej działalność jest jednak spora różnica. Otóż, osoba indywidualna nie zapłaci nigdy więcej niż sama "zasłużyła", natomiast wierzyciel spółki cywilnej może się zwrócić zarówno do wszystkich, jak i wybranych jej wspólników. Praktycznie nie ma też znaczenia jaki był wkład i udział wspólnika w spółce. Tym samym, przed
zawarciem spółki cywilnej zastanów się, czy twoi partnerzy są uczciwi i godni zaufania. To właśnie doświadczenia spółek cywilnych najczęściej potwierdzają
przysłowie o jaskółkach i spółkach.
Zaangażowanie wszystkich wspólników w sprawy spółki.
To że każdy wspólnik powinien być zaangażowany w bieżące spawy spółki rodzi także problemy. Trudno czasami podzielić kompetencje, a niektóre osoby sprawdzają się najlepiej jako bierni dostarczyciele kapitału.
Trudność, czy wręcz niemożność działania w większym rozmiarze, prowadzenia niektórych typów przedsiębiorstw, niekiedy niekorzystne opodatkowanie osób fizycznych.
Od tych ograniczeń indywidualnej działalności nie są wolne także spółki cywilne.
