Beleid en instrumenten bij kantoorhuisvesting

(1)

Geert

Dewulf Dlon KooiJmon

Geert

VIJverberg

Delftse

Universitaire

Pers

(2)

(3)

BELEID EN INSTRUMENTEN BIJ

KANTOOR-HUISVESTING

Beknopt veBlag van de enquête ''Toekomst van de Kantorenmarld"

Geert Dew ulj Dion Kooijman Geert Vijverberg

Bibliotheek TU Delft

1111111111111111111111111111111111

C 0803813977

Delftse Universitaire Pers, 1994

2414

483

(4)

Uitgegeven door:

Delftse Universitaire Pers Stevinweg 1

2628 CN Delft telefoon: (015) 783254 fax: (015) 781661 In opdracht van:

Vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer Technische Universiteit Delft

Faculteit der Bouwkunde Berlageweg 1 2628 CR Delft telefoon: (015) 781958 en Onderzoeksinstituut OTB Thijsseweg 1 2629 JA Delft telefoon: (015) 783005

CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG

Dewulf, Geert

Beleid en insttrumenten bij kantoorhuisvesting / Geert Dewulf, Dion Kooij man , Geert Vijverberg.

-Delft: Delftse Universitaire Pers. 111.

-Uitg. in opdracht van Vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer en Onder-zoeksinstituut OTB.

ISBN 90-6275-994-7 NUGI 655

No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher, Delft Univers~ty

(5)

INHOUD

1. INLEIDING... ... . . .. . . 1

2. BELEIDSONDERWERPEN VAN DE FACILITAIRE ORGANISATIE. 3 2.1 Actuele onderwerpen .. . . .. . . 3

2.2 Ruimtelijk-visuele kwaliteit. . . . . . . . . . . . . . . . .. 3

2.3 Werkplekken . . . .. . . . .. .. 5

2.4 Huisvestingsorganisatie en uitbestedingsbeleid . . . . . . . . . . . . . . 7

3. PLANNEN VOOR DE TOEKOMST .. . . .. . . 11

3.1 Bouwplannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3.2 Waardering van de locatie . . . ... . . 12

3.3 De huidige huisvestingssituatie en de toekomstplannen . . . . . . . . . . . 12

4. STRATEGIE EN INSTRUMENTEN VOOR HET BEHEER VAN DE HUISVESTING . . . .. . ... . . 15

4.1 Relatie met primair proces . . . .. . . .. 15

4.2 Behoefte aan instrumenten .. . . 15

4.3 Strategisch huisvestingsplan . . . .. .. ... . .. 17

4.4 Automatisering . . . .. . . 19

(6)

(7)

1 INLEIDING

Onder de titel 'Toekomst van de Kantorenmarkt' hebben het Onderzoeksinstituut OTB en de vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer van de faculteit Bouw-kunde van de Technische Universiteit in Delft een enquête gehouden onder banken, verzekeringsmaatschappijen en bedrijven uit de zakelijke dienstverlening. De vier belangrijkste onderwerpen van de enquête waren: de huidige huisvestingssituatie, de toonaangevende beleidsonderwerpen van de facilitaire organisatie, de toekomstplan-nen en de huisvestingsinstrumenten. Het priinaire doel van de enquête was een kwantitatief overzicht te krijgen van de huisvestingssituatie en het beleid. Binnen dit kader hebben we vragen gesteld als: in hoeverre bestaan strategische huisvestings-plannen, hoe is de relatie tussen huisvesting en bedrijf, welke beheerinstrumenten gebruikt de huisvestingsorganisatie, hoe is de kwaliteit van de huisvesting, wat zijn beleidsonderwerpen van de huisvestingsorganisatie, welke plannen zijn er voor de toekomst?

Op 1 oktober 1993 werd de enquête verstuurd naar 5.356 bedrijven. Voor de steekproeftrekking is gebruik gemaakt van de bedrijven die bij de Kamer van Koophandel staan ingeschreven (alleen de bedrijven met één of meer werknemers kwamen voor selectie in aanmerking). De totale respons op de enquête bedroeg 14,5% (779 bedrijven). Voor de analyse van de enquêteresultaten bleek 11,8% geschikt (637 bedrijven). Ongeveer 150 bedrijven konden om verschillende redenen niet in de analyse worden opgenomen: het adres klopte niet, de respondent gaf aan geen tijd te hebben of vond dat hij niet tot de doelgroep behoort. Daarnaast bleken diverse aangeschreven bedrijven 'papieren bv's' te zijn. Het gevolg was dat 1 huisvestingsverantwoordelijke soms meer dan 1 enquête heeft ontvangen. Vooraf was rekening gehouden met een dergelijke respons. Vergelijkbare onderzoeken laten in de afgelopen jaren deze score zien.

In de enquête zijn onderzoeksvragen verwerkt van het onderzoeksprogramma van de faculteit Bouwkunde (het zogenaamde VF-programma Kwaliteitssturing). De enquête is gefinancierd door de vakgroep Bouwmanagement en Vastgoedbeheer.

Dit verslag van het enquête-onderzoek is opgestuurd aan alle respondenten die te kennen hebben gegeven de enquêteresultaten te willen ontvangen. In de komende maanden zullen de resultaten van het onderzoek nog op meer manieren naar buiten worden gebracht. In tijdschriftartikelen zullen verschillende aspecten van de enquête

(8)

aan de orde worden gesteld. De onderzoekers (Geert Dewulf, Dion Kooijman en Geert Vijverberg) zullen in deelrapportages specifieke thema's uitwerken. In de vakpers worden geïnteresseerden op de hoogte gehouden van het vervolg op deze publikatie.

In de volgende hoofdstukken komen achtereenvolgens aan de orde:

- het huisvestingsbeleid (hoofdstuk 2), welk beleid voeren de bedrijven, wat zijn de actuele beleidsonderwerpen van de facilitaire organisatie?

- toekomstplannen (hoofdstuk 3), welke plannen hebben de bedrijven in de nabije toekomst en wat is de relatie daarvan met de beoordeling van de kwaliteit van de huisvestingssituatie?

- strategie en instrumenten (hoofdstuk 4), welke relatie hebben huisvesting en (primair) bedrijfsproces. Hoe staat het met de behoefte aan instrumenten, in hoeverre gebruiken de bedrijven strategische beleidsplannen?

In de enquête zijn aan de bedrijven stellingen voorgelegd over onder meer de huisvestingssituatie, de beheerinstrumenten en over de relatie tussen huisvesting en bedrijfsbeleid. De resultaten zijn in aparte kaders in de tekst opgenomen.

Wie deden er mee met de enquête?

De analyse van de enquête-resultaten gaat over 637 bedrijven. Niet elke respondent heeft alle vragen beantwoord. Het grootste deel van de respondenten is afkomstig uit

de zakelijke dienstverlening (60%). De banken vormen een kleine groep (11 %).

Achteraf is gebleken dat bedrijven die bij de Kamer van Koophandel als bank staan ingeschreven, in enquêtes voor ongeveer de helft terugkomen als een bedrijf uit de zakelijke dienstverlening. Dit is een van de oorzaken voor de 'scheve' respons. De verdeling naar grootte laat zien, dat iets minder dan de helft (46,8%) van de bedrijven 1-9 werknemers in dienst heeft. In totaal heeft bijna 10% van de

respon-denten 200 of meer werknemers.

Tabel1.! Respondenten naar branche en aantal medewerkers (in %)

Aantal werknemers Bankwezen Verzekerings- Zakelijke dienst- Totaal wezen verlening 1 -9 14,7 51,2 50,5 46,8 10 - 49 35,3 30,7 24,1 27,1 50 - 199 35,3 7,2 17,3 16,6 200 en meer 14,7 10,8 8,1 9,6 Totaal 100,0 100,0 100,0 100,0 (absoluut) (68) (166) (382) (616) Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB & faculteit

(9)

2 BELEIDSONDERWERPEN VAN DE FACILITAIRE

ORGANISATIE

2.1 Actuele onderwerpen

De drie belangrijkste onderwerpen van de beleidsontwikkeling binnen de facilitaire organisatie zijn: 'identiteit en representativiteit van de organisatie', , werkplek-ontwikkelingen en flexibiliteit van de huisvesting' en 'taken en organisatievonn' van de facilitaire organisatie zelf. Identiteit en representativiteit springt er als beleidsitem ver boven uit. Voor bijna de helft van de bedrijven is dit een actueel onderwerp.

'Werkplekontwikkelingen' en 'taken en organisatievonn' worden door 25,1 % en

21,9% van de respondenten genoemd. Over het belang van "identiteit en representa-tiviteit" bestaat bij de drie branches weinig verschil van mening. Ook de grootte van het bedrijf maakt op dit punt niet uit. Op andere onderwerpen bestaan meer

verschil-len. Banken hebben wat meer aandacht voor 'taken en organisatievonn' en het

'exploitatie- en uitbestedingsbeleid' . In tabel 2.1 is een overzicht opgenomen. De grote bedrijven met meer dan 50 werknemers hebben relatief meer belangstelling

voor exploitatie- en uitbestedingsbeleid, werkplekontwikkelingen en taken en

organisatievonn.

Aan de ondervraagde bedrijven zijn verschillende stellingen voorgelegd. Stelling 1 (meer huur en lease, minder eigendom) oogst bijval van 73 % van de bedrijven. Bedrijven uit de zakelijke dienstverlening en de grote bedrijven uit het verzeke-ringswezen zijn het verhoudingsgewijs wat meer eens met deze stelling dan de andere bedrijven. Vooral bedrijven uit het verzekeringswezen verwachten in de toekomst een grotere aandacht voor een bijzonder hoofdkantoor (stelling 2). Van alle bedrijven is 70% het hiennee eens; 80% van de bedrijven uit het verzekerings-wezen. Met stelling 3 (marktconfonne exploitatie) is 90% van de bedrijven het eens. De verschillen tussen de bedrijven naar grootte en branche zijn klein.

(10)

STELLING 1 Gebouwen zullen meer gehuurd of geleased worden en minder in eigendom worden genomen

•

• eens

o

oneens

STELLING 2 In de toekomst zullen bedrijven een grotere aandacht hebben voor een bijzonder (hoofd-) kantoor

'.

• eens

o

oneens 0' .

STELLING 3 De verhuurbaarheid van kantoorruimte en de marktconforme exploitatie zijn ook op de middellange termijn maatgevend

• eens

o

oneens

(11)

Tabel 2.1 Actuele onderwerpen van de beleidsontwikkeling in de facilitaire

organisatie (% bedrijven*)

Banken Verzekerings- Zakelijke Totaal

wezen dienstverlening

Identiteit en representativiteit 45,3 46,6 45,0 45,4

van de organisatie

Werkplekontwikkelingen en 26,6 24,3 25,5 25,3

flexibiliteit van de huisvesting

Taken en organisatievorm 40,6 18,9 19,8 21,9

Strategisch kader van de on- 15,6 11,5 16,0 14,8

derneming of organisatie

Exploitatie- en uitbeste- 18,8 8,1 10,3 10,7

dingsbeleid

Huisvestingbeheerinstrumenten 7,8 4,7 1,9 3,3

Weet niet, onbekend 14,1 34,5 32,8 32,2

Totaal (absoluut) (64) (148) (369) (581)

* Op deze vraag kon meer dan één antwoord gegeven worden. Daardoor kan het totaal van de percentages boven de 100 % uitkomen.

Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB en faculteit Bouwkunde, vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer), oktober 1993

2.2 Ruimtelijk-visuele kwaliteit

"Identiteit en representativiteit" komt als belangrijk beleidsitem naar voren. In de enquête is gevraagd wat de respondenten vinden van de ruimtelijk-visuele kwaliteit van de huisvesting. De ruimtelijk-visuele kwaliteit wordt door de meeste bedrijven

hoog gewaardeerd. 39,4% waardeert dit aspect met het rapportcijfer 8 of hoger. Voor het aspect locatie is dit aandeel 67,8 %. Ten opzichte van locatie scoort de ruimtelijk-visuele kwaliteit wat minder, maar alles bij elkaar zijn de meeste bedrij

-ven tevreden (zie tabel 2.2). Onderling verschillen de branches niet sterk. Banken zijn in positieve en negatieve zin iets minder extreem in hun oordeel dan de twee andere categorieën. De lage waardering is vooral afkomstig van het verzekeringswe-zen en de zakelijke dienstverlening.

Het positieve oordeel over de ruimtelijk-visuele kwaliteit gaat samen met een hoge

waardering voor de buitenkant van het gebouw (53,3% cijfer 8 of hoger), de

ruimten voor directie e.d. (57,3% cijfer 8 of hoger) en voor de algemene kantoor-ruimten (49,6% cijfer 8 of hoger). Uit dit resultaat kan men voorzichtig afleiden dat zowel de representativiteit aan de 'buitenkant' als aan de 'binnenkant' i.c. algemene kantoorruimten en werkplekken omvat. De kwaliteit van de huisvestingssituatie is

(12)

Tabel 2.2 Totaaloordeel huisvestingssituatie (% bedrijven)

Waardering Locatie Bouwtechniek Functie

Ruimtelijk-visueel Slecht (1 tfm 3) 0,7 1,6 0,9 1,9 Matig (4 tfm 5) 3,6 17,0 7,9 10,0 Redelijk (6 tfm 7) 28,0 67,9 47,3 48,7 Goed (8 tfm 10) 67,8 13,4 44,1 39,4 Totaal 100,0 100,0 100,0 100,0 (Absoluut) (593) (580) (586) (575)

Opvallend is verder dat het architectuur- en het reclame- en marketingbeleid van bedrijven soms met elkaar zijn verbonden. Gevraagd naar de relatie tussen het architectonische beeld en het reclame/marketingbeleid, antwoordt 38 % van de' bedrijven (die in de afgelopen vijf jaar omvangrijke bouwactiviteiten hebben onder-nomen) dat deze relatie belangrijk is. Ongeveer 40% van alle geënquêteerde bedrijven heeft recent omvangrijke bouwactiviteiten ontplooid. Dit betekent dus dat bij ongeveer 15

%

van alle bedrijven er een relatie bestaat tussen architectuur en reclame. Tussen de drie branches bestaan weinig verschillen.

Het beeld waarnaar men streefde bij de bouwactiviteiten werd door bijna 70% als 'zakelijk' omschreven; 41,8% omschreef het architectonische beeld als 'modem'. Bij banken ligt de nadruk wat meer op 'zakelijk'. Onder bedrijven uit het verzeke-ringswezen en de zakelijke dienstverlening komt 'modem' wat meer voor. De verschillen tussen de branches zijn niet groot. Voor veel bedrijven in de onderzochte sectoren is het bedrijfsimago belangrijk. De architectuur kan daarin naast de gebruikelijke reclametechnieken ook een rol spelen.

2.3 Werkplekken

Zoals aangegeven in paragraaf 2.1 is de werkplek een tweede belangrijk onderwerp voor de beleidsontwikkeling van de facilitaire organisatie. Over de omvang van de werkplek is men over het algemeen zeer tevreden. De afmeting van de kantoor-ruimten behoort, naast het aspect representativiteit, tot de hoogst gewaardeerde onderdelen van de functionele kwaliteit van de huisvesting. Ruim de helft (57,1 %) van de respondenten beoordeelt de afmetingen met een rapportcijfer 8 of hoger. De aanpasbaarheid/flexibiliteit van de huisvesting komt er wat minder goed van af. Hiervoor geeft 30% van de bedrijven de kwalificatie 'goed' (rapportcijfer 8 of hoger) en maar liefst 25 % de kwalificatie 'matig tot slecht'.

Het belangrijkste aandachtspunt van de werkplek is de kantoorautomatisering. In de onderzochte sectoren zijn de veranderingen daarin (als gevolg van wijzigingen in het

(13)

bedrijfsproces) de afgelopen jaren aanzienlijk geweest. Ruim 65 % van de bedrijven noemt de kantoorautomatisering een belangrijk beleidsaspect (als onderdeel van de werkplek). Op de aandacht voor de werkplek wordt nog nader teruggekomen bij de instrumenten die in het huisvestingsbeheer gebruikt worden (zie hoofdstuk 4). De werkplekanalyse blijkt daarbij een relatief veel gebruikt instrument.

Een meer gedetailleerde blik op de enquête-uitkomsten leert dat de kantoorauto-matisering vooral een onderwerp is voor instellingen in het banken verzeke-ringswezen. Aandacht voor meubelsystemen komt wat meer voor bij banken. De werkplek als kostenplaats is verhoudingsgewijs vaker een onderwerp voor de banksector en de grote bedrijven uit het verzekeringswezen en de zakelijke dienst-verlening (meer dan 50 werknemers). Onderwerpen als 'thuiswerken' en de 'gedeel-de werkplek' wor'gedeel-den in het algemeen (nog) niet erg belangrijk gevon'gedeel-den. Een uitzondering hierop vormt het verzekeringswezen.

Tabel2.3 Belangrijke aspecten van de kantoorwerkplek (% bedrijven)

Banken Verzekerings- Zakelijke Totaal wezen dienstverlening

Kantoorautomatisering 78,5 74,7 59,0 65,2 Ruimtelijke lay-out (kantoortuin, 36,9 33,3 45,0 41,1 team-office, kamerkantoor)

Binnenmilieu 29,2 31,3 35,3 33,6 Meubelsystemen 56,9 34,7 26,4 31,9 Werkplek als kostenplaats 21,5 14,0 18,1 17,4 Relatie met thuiswerkplek l,S 10,0 21,0 16,0 Gedeelde werkplek 3,1 8,0 10,5 9,0

Anders 3,1 3,3 2,2 2,6

(Totaal absoluut) (65) (150) (371) (586)

* Op deze vraag kon meer dan één antwoord gegeven worden. Daardoor kan het totaal van de percentages boven de 100% uitkomen.

Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB & faculteit Bouwkunde, vakgroep Bouwmanagement en Vastgoedbeheer), oktober 1993

2.4 Huisvestingsorganisatie en uitbestedingsbeleid

Een derde (en laatste) beleidsonderwerp dat door veel respondenten belangrijk wordt gevonden is het takenpakket en de organisatievorm van de facilitaire organisatie. Het takenpakket (en de organisatievorm) hangt sterk samen met het vraagstuk 'zelf doen of uitbesteden' van taken. Vooral de grote bedrijven lijken zich wat meer te willen toeleggen op de kernactiviteiten. Het gevolg is dat allerlei werkzaamheden bij externe bedrijven en bureaus worden ondergebracht.

De taken, die in het algemeen tot die van een huisvestingsorganisatie worden gerekend, zijn: het huisvestingsbeheer, het technisch beheer en het

(14)

projectmana-gement. Bijna elk bedrijf houdt bemoeienis met het huisvestingsbeheer. Hieronder valt meestal de dagelijkse zorg voor het gebouwen de omgeving (planning en toedeling van kantoorruimte, de inrichting van de werkplek, schoonmaken, energie-voorziening e.d.). Het technisch beheer en het projectmanagement worden wat frequenter uitbesteed. Uit de enquête komt naar voren dat 51 % van de bedrijven alle huisvestingstaken zelf uitvoert. Bij het technisch beheer doet 26,7% van de bedrijven alle werkzaamheden zelf en bij de projectmanagementtaken is dit percentage (vreemd genoeg) 43%. Zie tabel 2.4. Bij projectmanagementtaken gaat het om taken die minder frequent in de praktijk behoeven te worden gebracht. De directie is veelvul-dig bij de bouwactiviteit betrokken. Dit is verklaarbaar door het grote bedrijfsbelang dat met de huisvesting gemoeid is, de kosten die eraan verbonden zijn en het , gezichtsbepalende' karakter van de bouwactiviteiten.

De verschillen tussen de drie branches zijn niet zo groot. Binnen de banken wordt relatief meer samengewerkt met adviesorganisaties (zie ook hoofdstuk 4).

Bij kleine bedrijven (minder dan 50 werknemers) is zowel het aandeel bedrijven dat àlle taken zelf uitvoert als het aandeel bedrijven dat zelf geen enkele taak uitvoert groter dan gemiddeld. Bij de grote bedrijven (meer dan 50 werknemers) is het net andersom. Grotere bedrijven schakelen wat frequenter een adviesorganisatie in.

Tabel 2.4 Aandeel bedrijven (in %) dat geen taken respectievelijk alle taken

in eigen beheer uitvoert

geen taken alle taken

Huisvestingsbeheer 9,6 51,0 (abs. =396) Technisch beheer 31,0 26,7 (abs. =348) Projectmanagement 21,9 43,4 (abs. =302) Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB & faculteit

Bouwkunde, vakgroep Bouwmanagement en Vastgoedbeheer), oktober 1993

De omvang van de huisvestingsorganisatie houdt verband met onder meer de omvang van het bedrijf, het takenpakket en het uitbestedingsbeleid. Voor alle bedrijven geldt dat de omvang van de huisvestingsorganisatie bescheiden is. Bij de kleine bedrijven beperkt de aandacht voor de huisvestingssituatie zich voornamelijk tot het huisvestingsbeheer. Technisch beheer en projectmanagement worden groten-deels uitbesteed. Kleine bedrijven combineren de verschillende deeltaken frequenter dan grote bedrijven. Grote bedrijven kennen meer deeltaken. De uitvoeringsgerichte taken worden veelvuldig uitbesteed. Dit gebeurt zoals vermeld meer bij technisch beheer en projectmanagement dan bij huisvestingsbeheer. De bedrijven doen veelal zelf de 'voorbereiding' en 'toezicht'. Slechts 30% tot 35% van alle bedrijven gebruikt beheerinstrumenten bij huisvestingsbeheer , technisch beheer en projectma-nagement. De aandacht voor huisvestingsinstrumenten is zoals was te verwachten wat groter bij bedrijven van enige omvang. De werkplekanalyse is het belangrijkste

(15)

instrument bij het huisvestingsbeheer. De meerjaren onderhoudsplanning is het belangrijkste instrument bij het technisch beheer en de afwegingsmodellen voor investerings-en exploitatiekosten staan centraal bij het projectmanagement.

(16)

(17)

3 PLANNEN

VOOR DE TOEKOMST

3.1 Bouwactiviteiten

Een op de drie bedrijven heeft in de afgelopen vijf jaar omvangrijke bouwactiviteiten verricht (tabel 3.1). Hieronder verstaan we nieuwbouw, verbouwen renovatie. Een nog groter aandeel, te weten 38,6% van de bedrijven, heeft plannen om binnen twee tot drie jaar de huisvestingssituatie te veranderen. Banken hebben wat frequenter bouwplannen dan de andere twee categorieën (het is overigens maar de vraag of de plannen ook allemaal uitgevoerd worden). De voorgenomen verandering van de huisvestingssituatie zal in meer dan de helft van de bedrijven (58 %) gepaard gaan met een gehele of gedeeltelijke verplaatsing van de bedrijfsvestiging. Ongeveer 20% van de plannen heeft betrekking op groot onderhoud, renovatie of verbetering van het bestaande gebouw (tabel 3.2). Banken zoeken het minder in de gehele of gedeeltelijke verplaatsing van het bedrijf en meer in groot onderhoud, verbetering of renovatie.

Tabel 3.1 Plannen om de huisvestingssituatie binnen 2 tot 3 jaar te veranderen

(% bedrijven)?

Banken Verzekerings- Zakelijke Totaal

wezen dienstverlening

Ja 47,8 36,9 37,7 38,6

Nee 43,3 62,5 55,8 56,2

Weet niet, geen 9,0 0,6 6,5 5,3

mening

(Totaal absoluut) (67) (160) (382) (609)

Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB en faculteit

(18)

Tabel 3.2 Aard van de plannen (% bedrijven)*

Banken Verzekerings- Zakelijke Totaal wezen dienstverlening

Gedeeltelijke of gehele verplaatsing van 28,1 64,4 63,2 58,7 het bedrijf

Nieuwbouw ter plaatse 9,4 13,6 9,7 10,6 Gedeeltelijke sloop en nieuwbouw 6,3 1,7 2,1 2,6 Groot onderhoud of verbetering/renovatie 46,9 18,6 20,1 23,4 Nog geen oplossing geformuleerd 0 6,8 13,2 9,8

Anders 21,9 5,1 6,9 8,5

(Totaal absoluut) (32) (59) (144) (235) >I< Op deze vraag kon meer dan één antwoord gegeven worden. Daardoor kan het totaal van de

percentages boven de 100% uitkomen. Tabel heeft alleen betrekking op de bedrijven die eerder aangegeven hebben binnen twee tot drie jaar hun huisvestingssituatie te willen veranderen. Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB en faculteit

Bouwkunde, vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer), oktober 1993

3.2 Waardering van de locatie

Een van de vragen die men bij de toekomstige bouwplannen kan stellen is of er een relatie is met de waardering van de huidige huisvestingssituatie. De meeste bedrijven zijn echter meer dan tevreden over de bestaande locatie. Bijna 70% van de bedrijven beoordeelt de bestaande locatie met een rapportcijfer 8 of hoger (zie tabel 2.2). Een krappe meerderheid (62%) is het eens met de stelling 4 dat de locatie doorslaggeven-der is voor de huisvestingssituatie dan bouwtechnische of functionele kwaliteit. Belangrijk bij de beoordeling van de locatie zijn de bereikbaarheid met particulier

vervoer en de mogelijkheden voor parkeren. Ook hierover is de meerderheid

tevreden. Blijkbaar hebben de locaties die de afgelopen tien tot vijftien jaar aan de randen van de steden zijn ontwikkeld, succes. De tevredenheid hangt waarschijnlijk

ook samen met de omvang van het aanbod. Dit aanbod wordt momenteel zoals

bekend gekenmerkt door een overschot.

3.3 De huidige huisvestingssituatie en de toekomstplannen

Er is een duidelijk verband tussen de waardering van de verschillende onderdelen van de huisvestingssituatie (locatie, ruimtelijk-visuele kwaliteit, bouwtechnische kwaliteit en functionele kwaliteit) en de plannen voor de toekomst. Hoe slechter men de huidige huisvestingssituatie waardeert, des te meer plannen men heeft om de kwaliteit van de huisvestingssituatie binnen twee tot drie jaar te verbeteren. Dit verband geldt voor alle grootteklassen. Voor banken komt de behoefte om de huisvestingssituatie te verbeteren vooral voort uit de (slechte) waardering van de functionele kwaliteit (afmetingen van kantoorruimten e.d.) en in zekere mate de

(19)

bouwtechnische kwaliteit (veiligheid, tocht, vocht e.d.). Bij het verzekeringswezen en de zakelijke dienstverlening is dat niet het geval. De relatie tussen de waardering voor de huisvestingssituatie enerzijds en de plannen tot verbetering anderzijds liggen bij banken minder duidelijk dan in de andere branches.

Over de waardering van de huisvestingssituatie verschillen de drie branches niet veel

van mening. Banken zijn relatief meer tevreden over de locatie dan de twee andere

branches. Wellicht dat daardoor banken het meer zoeken in groot onderhoud,

renovatie e.d. en minder in de gehele of gedeeltelijke verplaatsing van het bedrijf.

Voor een regionale of plaatselijke bank zal ook de relatie met de klanten belangrijk zijn. Ook zijn de (grotere) banken het wat vaker eens met de stelling dat de combi-natie van kantoorlocaties met stedelijke voorzieningen zoals winkels e.d. in de

toekomst vaker zal voorkomen (87%). Het aandeel van alle bedrijven dat het eens is

met de stelling bedraagt 69

%

.

STELLING 4 Locatie is doorslaggevender voor de huisvestingssituatie dan bouwtechnische of functionele kwaliteit 38% • eens

o

oneens 62%

STELLING 5 De combinatie van kantoorlocaties met stedelijke voorzieningen zoals winkels e.d. zal vaker voorkomen

• eens

(20)

(21)

4 STRATEGIE EN INSTRUMENTEN VOOR HET

BEHEER VAN DE HUISVESTING

4.1 Relatie met primair proces

De aanleiding tot de bouwplannen ligt vaak: niet bij de huisvestingsvoorzieningen zelf, maar komt voort uit de veranderingen in het bedrijf. Deze relatie tussen huisvesting en primair bedrijfsproces, die door velen een strategische betekenis heeft, komt op verschillende manieren naar voren. Van de ondervraagde bedrijven is 77 % het eens met de stelling dat de huisvestingssituatie in hoge mate de productivi-teit beïnvloedt (stelling 6). Bijna 40% van de bedrijven zegt in de afgelopen jaren de huisvesting te hebben aangepast vanwege de bedrijfsvoering. Veranderingen van de organisatie (o.a. werknemeraantal) en de behoefte aan modernisering zijn de meest genoemde aspecten. De behoefte aan het aanpassen van de huisvesting hangt samen met de grootte (aantal werknemers) van het bedrijf. Hoe groter het bedrijf, des te meer aanpassingen er plaatsvinden. Bij de kleinste bedrijven (minder dan 10 werknemers) ligt het aandeel op ongeveer 20%. Bij middelgrote bedrijven (10 tot 199 werknemers) ligt het aandeel op zo'n 50%. Onder de grootste bedrijven (meer dan 200 werknemers) heeft 60% de huisvesting aangepast vanwege de bedrijfsvoe-ring. De behoefte aan aanpassingen blijkt tevens afhankelijk van de branche waartoe een bedrijf behoort. Bij banken ligt de aanpassingsbehoefte wat hoger dan gemiddeld (50%). De bedrijven die in de komende twee tot drie jaar de huisvestingssituatie willen veranderen, noemen de volgende redenen: ruim 60% noemt groei en krimp van de organisatie, 20% veranderingen in de bedrijfsactiviteiten en 40% noemt de behoefte aan modernisering. De genoemde redenen zijn voor de verschillende grootteklassen min of meer gelijk.

4.2 Behoefte aan instrumenten

De behoefte aan beleidsondersteunende instrumenten is opvallend laag. Van alle genoemde onderwerpen bij de vraag naar de beleidsontwikkeling van de facilitaire organisatie noemt slechts 3,3 % van de bedrijven huisvestingsbeheerinstrumenten (zie tabel 2.1). Slechts 57 % van de bedrijven is het eens met de

(22)

STELLING 6 De huisvestingssituatie beïnvloedt in hoge mate de productiviteit van de organisatie

r-::l

~

STELLING 7 De behoefte aan beleidsondersteunende huisvestingsinstrumenten groeit

43% • eens

57%

o

oneens stelling dat de behoefte aan beleidsondersteunende instrumenten groeiende is (stelling 7). Onder banken is de bijval aanzienlijk groter: 75,4%.

Overigens dient onderscheid te worden gemaakt tussen instrumenten die het beleid ondersteunen en instrumenten die bij meer uitvoerende taken in de praktijk worden gebruikt.

In de enquête is onderzocht voor welke huisvestings-, technisch beheer- en project-managementtaken ondersteunende instrumenten worden ingezet. Drie vragen staan daarbij centraal, namelijk: welke instrumenten gebruikt de organisatie, wie heeft die instrumenten ontwikkeld (eigen organisatie of derden) en zijn de instrumenten geautomatiseerd?

De inzet van ondersteunende instrumenten blijkt afhankelijk van de grootte van de organisatie, het aantal personen dat zich bezighoudt met huisvestings-, technisch beheer- en projectmanagementtaken, het beleid van de organisatie met betrekking tot het al of niet uitbesteden van de genoemde taken en de branche waartoe organisaties behoren (banken, verzekeringswezen of overige zakelijke dienstverlening).

De enquête onderscheidt de volgende instrumenten in het huisvestingsbeheer, namelijk: inventarisbeheersystemen, planningtechnieken van kantoorruimte, kengetal-len voor exploitatie en gebruik, energiebeheersystemen, werkplekanalyse, post occupancy evaluations, meldpunt voor gebruikersklachten en kostenlkwaliteits-methoden. Uit de respons werd duidelijk dat slechts 37% van de kantoororganisaties ondersteunende instrumenten in het huisvestingsbeheer gebruikt. De verschillen tussen de branches zijn, zoals vermeld, enorm. Banken maken veel frequenter gebruik van instrumenten. 72 % van de bankorganisaties gebruikt één of meer huisvestingsinstrumenten. Bij organisaties in het verzekeringswezen is dit bijvoor-beeld maar 27 %. De werkplekanalyse en het meldpunt voor gebruikersklachten zijn het meest populair bij instellingen in het verzekeringswezen en de zakelijke dien~t

verlening. Banken maken meer dan gemiddeld gebruik van inventarisbeheersystemen en kengetallen voor exploitatie en gebruik.

(23)

In het technisch beheer zijn de volgende instrumenten onderscheiden: onderhouds-klachtenbeheersing, meerjaren onderhoudsplanning- en begroting, normbestanden van onderhoudskosten, gebouwkartotheeksystemen, standaard of huisbestekken, garantie- en contractsystemen, onderhoudopnametechnieken en gebouwbeheersyste-men. Evenals bij de huisvestingsinstrumenten blijkt slechts iets meer dan 30% van alle organisaties één of meer technisch beheerinstrumenten te gebruiken. Banken vormen hierop een positieve uitzondering met ongeveer 75 %. De meerjaren onderhoudsplanning (19%) en garantie- en contractsystemen (15%) blijken het meest frequent te worden gebruikt (overigens erg laag in vergelijking met beheeror-ganisaties in de woningbouw). Banken zijn wederom de meest innovatieve branche. Bijna de helft van de banken, die de enquête hebben ingevuld, hanteren een meerja-ren onderhoudsplanning en ongeveer één op de drie een garantie- en contractsys-teem. Opvallend is dat slechts 2 % van alle organisaties een gebouwkartotheeksys-teem (systematische opslag van gegevens over gebouwen en installaties) bezit. Bij de banken is dit ongeveer 10 % .

In het projectmanagement zijn onderscheiden: strategische planning (space forecas-ting) , gebouwontwerp en gebouwmodellen, raming- en afwegingsmodellen voor investeringen en exploitatie, afwegingsmodellen voor kosten en kwaliteit en project-voortgang en -administratie. Ongeveer 27% van de organisaties stelt projectmanage-mentinstrumenten te gebruiken (bij banken is dit percentage bijna twee keer zo hoog). Het meest populair zijn de raming- en afwegingsmodellen op het terrein van investeringen en exploitatie en instrumenten die de projectvoortgang en -administra-tie regelen. Uit de enquête-resultaten komt naar voren dat het aantal instrumenten dat in gebruik is, toeneemt naarmate de organisaties groter zijn. Dit geldt voor alle onderscheiden instrumenttypen. Van de kleine organisaties met

1

tot 9 personeelsle-den heeft 85 % bijvoorbeeld geen enkel instrument. Bij organisaties met meer dan 200 personeelsleden is dit percentage gedaald tot ongeveer 20 % .

Voor zowel huisvestings-, technisch beheer- als projectmanagementinstrumenten geldt dat deze in ongeveer 2 van de 3 gevallen door de eigen organisatie (al of niet met hulp van een adviesbureau) zijn ontwikkeld. Grotere organisaties blijken de ontwikkeling van een instrument vaker uit te besteden dan kleinere organisaties. Opvallend is tevens dat banken veel frequenter (dan andere branches) adviesbureaus inschakelen. Tot slot geeft ongeveer 40% van alle organisaties aan dat één of meer instrumenten in geautomatiseerde vorm aanwezig is. Banken zijn ook hier koploper (ca. 60% heeft één of meer instrumenten geautomatiseerd).

(24)

Tabel 4.1 Instrumenten bij het technisch beheer naar aantal werknemers (% bedrijven*)

1-9 10-49 50-199 meer dan Totaal 200 Meerjaren onderhoudsplan- 5,3 23,0 30,4 51,7 19,2 ning en -begroting Garantie- en contractsyste- 3,0 16,8 29,4 43,1 15,4 men Onderhoudsklachtenbeheer- 2,3 8,7 16,7 41,4 10,4 sing Gebouwbeheersystemen 2,7 3,1 9,8 36,2 7,4 Normbestanden van onder- 1,1 4,3 8,8 19,0 5,1 houdskosten, cyCli. Onderhoudsopnametechnie- 1,5 4,3 5,9 17,2 4,6 ken Standaard of huisbestekken 2,7 3,1 5,9 13,8 4,5 Kartotheeksysteemlge- 0,4 1,2 3,9 10,3 2,2 bouwdocumentatie Anders 1,9 1,2 2,9 0,0 1,7

Geen van de genoemde 84,8 57,8 43,1 22,4 63,9 instrumenten

(Totaal absoluut) (263) (161) (102) (58) (584)

*

Op deze vraag kon meer dan één antwoord gegeven worden. Daardoor kan het totaal van de percentages boven de 100% uitkomen.

4.3 Strategisch huisvestingsplan

Een ander aandachtspunt vormt het strategische gehalte van het huisvestingsbeleid. Hoewel kan worden geconstateerd dat de strategische betekenis van huisvesting voor de. bedrijfsvoering groot is, blijkt dat niet bij de beantwoording van de vragen over dit onderwerp. Slechts 21 % van de bedrijven beschikt over een strategisch plan waarin de huisvesting is opgenomen (16,1 % van de bedrijven geeft aan dat huisves-ting is opgenomen in het bedrijfsstrategisch plan; 4,9% van de bedrijven geeft aan dat er een afzonderlijk plan is). Grote bedrijven gebruiken vaker een strategisch plan dan kleine bedrijven. Zie tabel 4.3. Het gebruik van een strategisch plan is afhanke-lijk van het soort bedrijf. Banken gebruiken een dergeafhanke-lijk plan vaker dan bedrijven uit het verzekeringswezen en de zakelijke dienstverlening. Zie tabel 4.4.

(25)

Tabel4.2 Instrumenten bij het technisch beheer naar branche (% bedrijven*)

Banken Verzekerings- Zakelijke Totaal wezen dienstverlening Meerjaren onderhoudsplanning en 44,6 17,6 15,1 19,0 -begroting Garantie- en contractsystemen 32,3 9,2 14,5 15,1 Onderhoudsklachtenbeheersing 20,0 10,5 9,1 10,7 Gebouwbeheersystemen 16,9 7,2 5,6 7,3

Normbestanden van onder- 13,8 3,9 4,0 5,1 houdskosten, cycli Onderhoudsopnametechnieken 12,3 3,3 4,0 4,7 Standaard of huisbestekken 13,8 3,9 3,0 4,4 Kartotheeksysteemlgebouwdocu- 9,2 2,6 0,8 2,2 mentatie Anders 4,6 0,7 1,6 1,7

Geen van de genoemde instrumen- 29,2 71,9 66,9 64,1 ten

(Totaal absoluut) (65) (153) (372) (590)

*

Op deze vraag kon meer dan één antwoord gegeven worden. Daardoor kan het totaal van de percentages boven de 100% uitkomen.

Tabel 4.3 Waarin is het huisvestingsbeleid vastgelegd? (% bedrijven)

0-9 10-49 50-199 meer dan Totaal 200

Onderdeel bedrijfs- of strategisch 9,7 14,3 28,8 29,3 16,1 plan

In een afzonderlijk strategisch plan 3,2 4,8 3,8 15,5 4,9 Geen strategisch plan beschikbaar 62,5 64,9 51,9 39,7 59,1 Weet niet/onbekend 24,5 16,1 15,4 15,5 19,8 (Totaal absoluut) (277) (168) (104) (58) (607) Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB en faculteit

(26)

Tabel 4.4 Waarin is het huisvestingsbeleid vast gelegd? (% bedrijven)

Banken Verzekerings- Zakelijke Totaal wezen dienstverlening Onderdeel bedrijfs- 30,4 14,6 13,7 15,8 of strategisch plan In een afzonderlijk 7,2 5,5 4,2 4,9 strategisch plan Geen strategisch 36,2 56,7 63,6 58,7 plan beschikbaar Weet niet/onbekend 26,1 23,2 18,5 20,6 (Totaal absoluut) (69) (164) (379) (612) Bron: Enquête Toekomst van de Kantorenmarkt, TU-Delft (Onderzoeksinstituut OTB en faculteit

Bouwkunde, vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer), oktober 1993

4.4 Automatisering

De behoefte aan maatwerk in de automatisering is groeiende. Deze stelling legden

we voor aan de geënquêteerde bedrijven (stelling 9); Voor veel mensen een open

deur, maar vanwege het verwachte belang van de automatisering voor zowel het

directe werkproces als de ondersteunende huisvestingsdiensten, een belangrijk onderwerp. Bijna 90% van de respondenten was het eens met de stelling. De verschillen tussen branches en grootteklassen zijn gering. De verschillen van mening over stelling 8 ("automatisering van afzonderlijke faciliteiten is belangrijker dan de geïntegreerde aanpak van facility management informatiesystemen") zijn groter. Van alle bedrijven is slechts 41 % het eens met deze stelling. Van alle banken is daarente

-gen slechts 25 % het hiermee eens. De aanhang onder het verzekeringswezen is wat

groter (52%). De grootte van het bedrijf heeft weinig invloed op de mening over de stelling.

In paragraaf 2.3 kwam reeds naar voren dat kantoorautomatisering zeer belangrijk

wordt gevonden (zie tabel 2.3). De automatisering van de huisvestingsinstrumenten

heeft echter nog een lange weg te gaan (paragraaf 4.2). Het gebruik van geautoma-tiseerde instrumenten is nog niet al te groot. Naar schatting is ongeveer een kwart

(27)

STELLING 8 Automatisering van afzonderlijke faciliteiten is belangrijker dan de geïntegreerde benadering van facility management informatiesystemen

41% • eens

59%

o

oneens

STELLING 9 Er is behoefte aan 'maatwerk' in de automatisering

• eens

(28)

(29)

5 SAMENVATTING EN CONCLUSIE

In dit rapport hebben de onderzoekers de resultaten weergegeven van een enquête die eind 1993 gehouden is onder kantoorhoudende organisaties. De huisvestingssi-tuatie en het huisvestingsbeleid stonden centraal. Nadere analyses van de resultaten zullen in de komende maanden in tijdschriften en andere rapporten gepubliceerd worden. Uit de eerste analyses kunnen reeds enkele voorlopige conclusies worden getrokken.

Duidelijk blijkt dat de meeste kantoorhoudende organisaties een positief oordeel

vellen over de huisvestingssituatie. Dit geldt in hei bijzonder over de locatie. De meeste kantoren zijn, volgens de gebruikers, zeer goed met de auto te bereiken, maar ook de bereikbaarheid met het openbaar vervoer is goed te noemen. De resultaten van de enquête bevestigen het beeld dat organisaties bij een verplaatsing van het bedrijf prioriteit stellen aan een goede lokatie en dan met name de bereik-baarheid met het particulier vervoer.

De bouwtechnische kwaliteit van het pand wordt beduidend lager beoordeeld. De ruimtelijk-visuele kwaliteit wordt in het algemeen als goed beoordeeld.

Ondanks de positieve beoordeling van de huisvestingssituatie geeft bijna de helft van de bedrijven aan plannen te hebben om de huisvesting te verbeteren. De plannen houden in de meeste gevallen een verhuizing in.

In vergelijking tot enquêtes uit voorgaande jaren is de verhuisgeneigdheid afgeno-men. Wellicht hangt dit samen met de economische recessie en de hiermee gepaard gaande geringe groei in personeelsomvang . Ruimtegebrek door groei is immers de belangrijkste verhuisreden.

Vervolgens is in de enquête aandacht besteed aan het huisvestingsbeleid en het beschikbare instrumentarium voor het beheer van de huisvesting. Allereerst is het opvallend dat de behoefte aan beleidsondersteunende instrumenten bijzonder laag is. Opmerkelijk daar juist de bouwtechnische kwaliteit te wensen overlaat. Er is dus voldoende reden om hier in de toekomst meer aandacht aan te besteden. Ten tweede blijken banken meer technische beheersinstrumenten te hanteren dan het verzeke-ringswezen of zakelijke dienstverlening.

(30)

Zoals gesteld hebben we in dit rapport slechts enkele voorlopige resultaten van de enquête geschetst. Geïnteresseerden zullen over de verdere analyses op de hoogte worden gehouden via vaktijdschriften en andere rapportages in de serie Kantoren-markt.

(31)

ot6

Thijsseweg I I 2629 JA Delft tel: 015-783005

V

B Vakgroep Bouwmanagement & Vastgo

Technische Universiteit Faculteit Bouwkund

Berlageweg I 2628 CR Delft

(32)