Analiza czasów nieplanowanych

Autorka poszukując w przedsiębiorstwie danych, które będą użyteczne podczas zarządzania ryzykiem organizacyjnym, postanowiła sprawdzić, czy baza czasów nieplanowanych funkcjonująca w badanym zakładzie od 2013 roku umożliwi identyfikację zakłóceń, ich przyczyn oraz skali problemu (ryzyko).

Analizowane przedsiębiorstwo ma ustalone czasy technologiczne pozwalające na zaplanowanie produkcji. Wszystkie inne czasy określone są jako „czasy nieplanowane” oraz są raportowane przez pracowników produkcyjnych do Działu Planowania Produkcji, który ma obowiązek analizowania przyczyn ich powstawania. Pomimo ustalonego sposobu raportowania, pracownicy mają dowolność we wpisywaniu przyczyn. W efekcie ten sam czas nieplanowany uzyskuje różne nazwy, a osoba przeprowadzająca analizę musi dokonać przeglądu często około 900 rekordów, zanim zacznie je grupować. Dodatkowo niektóre sytuacje trudno zidentyfikować, ponieważ w trakcie raportowania pracownicy nie potrafią samodzielnie nazwać przyczyny powstawania zakłócenia, w rezultacie czego wpisują różne komentarze (np. „inny”, „brak” lub też pozostawiają puste miejsce w formularzu).

Zauważa się, że baza czasów nieplanowanych nie jest powiązana z innymi bazami elektronicznymi funkcjonującymi w ramach organizacji, a wyniki w niej zawarte nie stanowią podstawy do doskonalenia działalności systemu produkcyjnego. Ponadto raportowane wyniki, nie umożliwiają łatwego i szybkiego pozyskiwania informacji na temat zakłóceń związanych z realizacją poszczególnych kontraktów, a ich przekaz nie jest powszechnie znany pracownikom. Pracownik Działu Przygotowania Produkcji analizuje czasy nieplanowane z danego miesiąca pod względem kontraktów oraz działów jakie je generują. Nie sprawdza się jednak, czy w poszczególnych kontraktach powtarzają się przyczyny zakłóceń, oraz czego są efektem. W rezultacie nie wyciąga się wniosków, czy danych zakłóceń w analogicznych kontraktach w przyszłości można by uniknąć. Analizując 3 kontrakty o największej liczby nieplanowanych roboczogodzin z lutego 2013 roku określono, że w odniesieniu do czasu zaplanowanego, wygenerowały one odpowiednio: 20% czasu nieplanowanego (Zlecenie 1.),

15% czasu nieplanowanego (Zlecenie 2.), 10% czasu nieplanowanego (Zlecenie 3.) [Stasiuk-Piekarska A., 2014, s. 160].

W tabeli 21. przedstawiono analizy wykonane przez autorkę, rangujące najczęściej wskazywane przyczyny, pogrupowane przez pracownika Działu Przygotowania Produkcji badanej organizacji w kategorie, czasów nieplanowanych wyszczególnione w Zleceniu 1.

Tabela 21. Główne przyczyny czasów nieplanowanych w Zleceniu 1. (20% czasów nieplanowanych) Lp. Przyczyna powstania czasu

nieplanowanego

Udział % czasów nieplanowanych w odniesieniu do czasu zaplanowanego na realizację zlecenia produkcyjnego

1. Brak części 23,23%

2. Nowa operacja - brak czasu zadanego 19,76%

3. Korekta instalacji 6,94%

4. Błędny montaż 6,21%

Źródło: [Stasiuk-Piekarska A., 2014, s. 160]

W Zleceniu 1. główną przyczyną powstania czasów nieplanowanych (ponad 1/5 tniepl.) był brak części do wykonania procesu montażu. Również istotnym problemem był brak czasu zadanego wykonania nowej operacji. Dużo mniejsze znaczenie miała dokonywana korekta instalacji oraz błędny montaż. Ponadto nie ma dalszych wniosków czego wynikiem był zidentyfikowany błąd.

W tabeli 22. zostały przedstawione kategorie najczęściej wskazywanych czasów nieplanowanych zidentyfikowanych dla Zlecenia 2.

Tabela 22. Główne przyczyny czasów nieplanowanych w Zleceniu 2.(15% czasu nieplanowanego) Lp. Przyczyna powstania czasu

nieplanowanego

Udział % czasów nieplanowanych w odniesieniu do czasu zaplanowanego na realizację zlecenia produkcyjnego

1. Niedoświadczony pracownik 26,32%

2. Nowa operacja - brak czasu zadanego 15,72%

3. Brak danych 9,57%

4. Brak części 8,77%

Źródło: [Stasiuk-Piekarska A., 2014, s. 160]

Podstawowy problem w Zleceniu 2. to zlecenie prac niedoświadczonemu pracownikowi.

W ramach zbierania danych w organizacji nie ma określonych kryteriów, kiedy uznaje się pracownika za niedoświadczonego, a kiedy jego niska wydajność lub błędy mają inne przyczyny. Powstaje więc możliwość przypisywania kategorii związanej z brakiem doświadczenia, każdemu mało wydajnemu pracownikowi.

Drugą dość istotną przyczyną wydłużenia czasu realizacji zlecenia jest brak czasu zadanego dla nowej operacji. Kategorią t_niepl., która ukazuje brak spójności w systemie zbierania danych jest trzecia główna przyczyna (prawie 1/10 wszystkich czasów) „brak

danych”. Określenie to, z powodu braku sprecyzowania, nie pozwala na dalsze analizy dotycząca przyczyn powstawania zakłóceń w procesie montażu.

W tabeli 23. zostały przedstawione najważniejsze ilościowo czasy nieplanowane zidentyfikowane dla Zlecenia 3.

Tabela 23. Główne przyczyny czasów nieplanowanych w Zleceniu 3. (10% czasu nieplanowanego)

Lp. Przyczyna powstania czasu nieplanowanego Udział % czasów nieplanowanych w odniesieniu do czasu zaplanowanego na realizację zlecenia produkcyjnego

1. Korekta instalacji 40,06%

2. Nowa operacja - brak czasu zadanego 38,06%

3. Powtórne przygotowanie wyrobu dla klienta 5,55%

4. Inne 4,27%

Źródło: [Stasiuk-Piekarska A., 2014, s. 160].

W Zleceniu 3. prawie połowa czasów określonych jako nieplanowane wyniknęła z konieczności korekty instalacji. Łącznie z drugą przyczyną (nową operacją - brakiem czasu zadanego) stanowią one prawie 80% wszystkich zakłóceń zidentyfikowanych dla tego zlecenia. W tym kontekście czas jest określony jako nieplanowany, ale nie musi to stanowić problemu w produkcji (choć wydłuża czas realizacji zlecenia, a więc i wykorzystania zaplanowanych zasobów w kontekście planowania produkcji). Jest to innego typu zakłócenie niż to związane z brakiem części czy niedoświadczonym pracownikiem. Następną kategorią, która utrudnia prowadzenie analiz jest określenie przyczyny tniepl. jako „inne”.

Najistotniejszym wnioskiem wydaje się być trudność budowania sprawnego łańcucha dostaw, bez wcześniejszego uporządkowania procesów wewnątrz przedsiębiorstwa..

W ramach wykonanych analiz czasów nieplanowanych zauważa się następujące problemy:

 raportowane „n-czasy” wpisywane są indywidualnie przez brygadzistów, czego efektem jest różnorodne definiowanie tych samych zakłóceń (i konieczność obróbki danych przez pracowników),

 pracownik działu przygotowania produkcji raz w miesiącu opracowuje „n-czasy”

przypisując osobę odpowiedzialną za dany czas nieplanowany- służy to wyłącznie do raportowania dyrektorowi i kierownikom produkcji (informacyjnie przesyłane są do akceptacji „zainteresowanych” działów, nie są ogólnodostępne ani tym bardziej znane);

 służą do pokrycia różnicy pomiędzy czasem pracy zadanym a rzeczywistym na stanowiskach.

W badanym systemie produkcyjnym widoczna jest potrzeba ujednolicenia kategorii czasów, co ułatwi zgłaszanie i analizowanie czasów nieplanowanych, a docelowo powinno służyć lepszemu organizowaniu pracy, a nie tylko informacji ex post.

Przeprowadzona analiza losowo wybranych kontraktów oraz tzw. czasów nieplanowanych, zaraportowanych w trakcie ich realizacji, miała na celu weryfikację kryterium posiadania przez przedsiębiorstwo bazy danych, która mogłaby stanowić podstawę do wnioskowania i weryfikacji metodyki zarządzania ryzykiem organizacyjnym w wysokoskastomizowanych systemach produkcyjnych.