Gospodarowanie zasobami i procesy decyzyjne z tym związane

Właściwa komunikacja wewnętrzna przeciwdziała zakłóceniom na styku różnych poziomów zarządzania. Przypisując odpowiedzialność za wykonywane zadania oraz ich nadzorowanie pracownikom uzyskuje się nie tylko możliwość rozliczania ich z efektów, lecz również zaangażowanie i możliwość motywowania pracowników - partycypację i upodmiotowienie. Udział decydentów jest przesłanką zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie. Układ ten przedstawia rysunek 6.

Rysunek 6. Schemat zarządzania ryzykiem w systemie produkcyjnym jako proces cykliczny Źródło: [opracowanie własne] na podst. [Wyrwicka M.K., 2015, s. 11]

Decyzje powinny być podejmowane na podstawie faktów. Chcąc dokonać wnioskowania na podstawie zaistniałych sytuacji należy z największą starannością zadbać o właściwy dobór danych do syntezy. Często podstawę konkluzji dotyczących działalności poszczególnych działów stanowią raporty. Mają one jednak tylko sens, w przypadku, gdy [Sierpińska M., Niedbała B., 2003, s. 98]:

 zawierają aktualne i rzetelne informacje,

 są czytane,

 stanowią podstawę do wyciągania konsekwencji.

Gospodarując zasobami należy je dostarczyć, czyli zrealizować proces organizacji zaopatrzenia. Decyzje dotyczą identyfikacji potrzeb, planu pozyskania, lokacji oraz sposobu wykorzystania w ramach wykonywanych działań. Podejście do tych czynności implikuje przyjęta przez przedsiębiorstwo strategia [Griffin R. W., 1996, s. 234-235].

Decyzja Polecenie dla

wykonawcy

Reakcja Gospodarowanie

zasobami Ocena sytuacji

Dostępne informacje

zwrotne

Zasoby to wszystko, co dodaje wartości produktowi lub usłudze w procesie projektowania, wytwarzania, dostaw, a także eksploatacji i utylizacji [Słownik APICS]. Są to elementy wejścia „używane do osiągnięcia celu: ludzie, materiały, narzędzia aparatura itd. Przy rozszerzonym pojęciu zasobów zalicza się do nich jeszcze czas i przestrzeń” [Pszczołowski T., 1978, s. 292].

Zasoby można podzielić na:

 proste i złożone,

 rzeczowe, finansowe, kadrowe, informacyjne,

 materialne i niematerialne,

 wewnętrzne, zewnętrzne (w odniesieniu do organizacji).

Gospodarując zasobami należy rozpatrywać proces zarządzania nimi w ramach realizowania działań organizatorskich obejmujących: planowanie właściwe (określenie celów, analizę sytuacji, opracowanie planu - projektu oraz ocenę i decyzję) oraz wykonawstwo i kontrolę wyników. Może być to określone na poziomie trzech obszarów [Durlik I., 2005, s. 194-195]:

 strategicznym - określającym w jakim celu funkcjonuje organizacja i dokąd zmierza,

 taktycznym - określającym sposób wdrożenia planów i wytycznych z poziomu strategicznego oraz realizującego cele taktyczne,

 operacyjnym - określającym przełożenie planu taktycznego na działalność bieżącą oraz stanowiące instrument realizacji celów ustalonych przez plan operacyjny.

W przedsiębiorstwie przemysłowym obszary te związane są z działalnością systemu produkcyjnego, stanowią wszystkie niematerialne (np. kompetencje pracownicze, własność intelektualna, zasoby relacyjne itd.) i materialne (np. pracownicy - liczeni jako osoby na stanowiskach, maszyny, urządzenia, materiały itd.) elementy umożliwiające jego funkcjonowanie [Stachowiak A., 2009, s. 338]. Alokacja zasobów (materialnych i niematerialnych) w ramach organizowanej produkcji powinna uwzględniać sytuacje związane z zakłóceniami, planując zapobiegliwie tzw. rezerwy zmobilizowane²⁷. Konieczne jest również dopasowywanie planów zgodnie z bieżącą sytuacją przedsiębiorstwa, zmianami w mikro- i makrootoczeniu, które oddziałują na nie w sposób dynamiczny. W przypadku nie uwzględniania uwarunkowań na bieżąco, organizacja będzie funkcjonowała przeciwdziałając

27 rezerwy zmobilizowane - to celowo stworzony zapas jakichś zasobów niezbędnych do funkcjonowania systemu; może dotyczyć czasu, środków finansowych, materiałów, zapasowych narzędzi lub urządzeń, a także dublowania się obsady (rezerwa kadrowa) lub nadwyżki kompetencji [za Wyrwicka M.K., 2011, s. 35].

jedynie zaistniałym już sytuacjom stosując improwizację. Podejście to opiera się na doświadczeniu i intuicji, jednak jest ono obarczone ryzykiem. Osoba podejmująca decyzje powinna mieć świadomość ograniczeń płynących z dostępności zasobów [Rzeszotarska-Wyrwicka M., 1998, s. 42; Pawlak Z., Smoleń A., 2008, s. 12]. Decyzje w zakresie gospodarowania zasobami mogą być podejmowane: zapobiegliwie (w celu zatrzymania niekorzystnego biegu zdarzeń) lub naprawczo (jako dążenie do zażegnania sytuacji niepożądanej). Aranowski wyszczególnił decyzje w warunkach ryzyka, kiedy to znane jest prawdopodobieństwo otrzymania możliwych wyników działania²⁸ ,²⁹. Podejmowane decyzje dotyczące gospodarowania zasobami powinny uwzględniać wymagania wynikające z przyjętego modelu biznesowego określającego sposób produkowania wyrobów.

Problemy decyzyjne związane z procesem zarządzania produkcją we współczesnych organizacjach nie są oparte tylko na intuicji najwyższego kierownictwa, lecz także na rozstrzygnięciu, który z opracowanych wariantów będzie lepszy w danej sytuacji.

Wyszczególnia się dwa podstawowe podejścia decyzyjne [Mikołajczyk Z., 1999, s. 26-27]:

 kierunek ilościowy, opierający się na próbie zmatematyzowania procesu decyzyjnego,

 kierunek jakościowy, oparty na ustalaniu relacji pomiędzy zasobami ludzkimi, materialnymi i czasu oraz normami i wartościami, a także zdarzeniami w obszarze wyciągania z nich wniosków w odniesieniu do podejmowanych procesów decyzyjnych.

Podejmowanie decyzji może być realizowane w warunkach pewności (gdy znane są wszystkie możliwe wyniki działań, będące przedmiotem wyboru) oraz niepewności (gdy decydent nie posiada informacji dotyczącej prawdopodobieństwa uzyskania możliwych wyników działań stanowiących przedmiot wyboru).

Część procesów decyzyjnych w przedsiębiorstwach produkujących na indywidualne zlecenie klienta ma charakter rutynowy - powtarzalny, a część ma charakter zmienny, antycypacyjny. Ma to wpływ na opracowywanie planów operacyjnych, które stanowią wzorzec dla procesu gospodarowania zasobami³⁰.

28 Podejście to reprezentuje także Kaczmarek w rozróżnieniu niepewności oraz ryzyka (rozdział 4.2 niniejszej pracy)

29 Encyklopedia..., op. cit, s. 88-89

30Analizując teorię działań zorganizowanych planowanie operacyjne dzieli się na [Durlik I., 2005, s. 200]:

 plany operacyjne działań jednorazowych (projektów), występujące najczęściej w trakcie przygotowania produkcji,

 plany operacyjne działań powtarzalnych, czyli pozostałych.

Heizer i Render zaproponowali 6-etapową metodykę podejmowania decyzji operacyjnych [Heizer J., Render B., 2007, s. 524]:

1. Jasno zdefiniować problem i czynniki, które mogą na niego wpływać.

2. Opracować konkretne i mierzalne cele, do których się dąży.

3. Opracować model - odzwierciedlający związek między celami i zmiennymi (które powinny być mierzalne).

4. Dokonać oceny każdego rozwiązania w oparciu o jego zalety i wady.

5. Wybrać najlepszą alternatywę.

6. Wdrożyć decyzję i ustalić ramy czasowe zakończenia.

Decyzje operacyjne umożliwiają podejmowanie, adekwatnych do bieżącej sytuacji działań związanych z gospodarowaniem zasobami. Dotyczą one zarówno planowej alokacji zadań, jak i sterowania przebiegiem ich realizacji w sytuacji niedostępności zasobów lub błędów wykonawczych. Oznacza to, że bieżący stan rzeczy i procesów musi być monitorowany a na tej podstawie powstaje informacja dla zarządzania przekazywana wewnętrznym systemem komunikacji o sprecyzowanym obiegu. Informacje kontrolne lub dokumenty powinny trafić do adresatów (uprawnionych decydentów). Pojawia się w związku z tym problem dedykowania informacji, a w przypadku dokumentów tzw. dekretacji. W systemie komunikacji wewnętrznej używane są także [Urbaniak M., 2004, s. 115]:

 tablice informacyjne oraz biuletyny wewnętrzne,

 media audiowizualne (np. telekonferencje czy Intranet),

 spotkania robocze,

 ankietowanie pracowników,

 możliwość zgłaszania zmian przez pracowników.

Gospodarowanie zasobami oraz podejmowanie decyzji dotyczących ich alokacji, dzięki zastosowaniu odpowiednich norm pracy, umożliwia eliminację marnotrawstwa i doskonalenie funkcjonowania systemu produkcyjnego.

Karol Adamiecki zauważył istnienie marnotrawstwa oraz fakt, że ludzie działają wg prawa ekonomii nazwanego prawem najmniejszego wysiłku, „którym kieruje się cała przyroda, każda żyjąca istota” . Polega ono na dążeniu do jak najlepszych efektów i jak największych wyników przy użyciu jak najniższych nakładów pracy, energii i środków wytwórczych [Adamiecki K., 1985, s. 179-180].

Podsumowując, gospodarowanie zasobami jest związane z realizacją wielu procesów decyzyjnych - obarczonych prawdopodobieństwem błędu. Dlatego organizowanie działań na poziomie operacyjnym powinno uwzględniać potrzebę istnienia rezerw zmobilizowanych umożliwiających zachowanie ciągłości produkcji, nawet w przypadku wystąpienia zakłóceń.

Jest to możliwe dzięki podjęciu działań związanych ze sterowaniem procesem produkcji, które mają za zadanie reagowanie w sytuacjach odbiegających od zaplanowanych.