KOMUNIKACJA W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI
9.4. Dojrzałość projektowa w zarządzaniu komunikacją
Obszar zarządzania komunikacją jest jednym z elementów uwzględnianych w dojrzałości projektowej. Badanie przedstawione poniżej pozwala określić, które praktyki z obszaru zarządzania komunikacją są najszerzej wykorzystywane w orga-nizacjach i jakie czynniki wpływają na poziom dojrzałości w obszarze zarządzania
komunikacją, a tym samym na efektywną realizację przedsięwzięć i skuteczniejsze osiąganie założonych celów.
Dojrzałość projektowa (project maturity) to „zdolność organizacji do efektywnego, zgodnego ze strategią i celami organizacji doboru portfela projektów oraz do pro-fesjonalnego stosowania technik, narzędzi i metodyk zarządzania projektami, które mają doprowadzić do zakończenia projektu z sukcesem i pozwalają przełożyć ten sukces na następne projekty”13. Oznacza to, że wraz ze wzrostem poziomu dojrzałości projektowej, organizacja zarządza projektami efektywniej, lepiej realizuje swoje cele, osiąga lepsze wyniki jakościowe przy niższych kosztach projektu. Modele dojrzałości projektowej pozwalają ocenić stopień rozwoju organizacji w zakresie zarządzania projektami oraz jej gotowość do realizacji niepowtarzalnych przedsięwzięć. Niektóre modele dojrzałości projektowej, poza ogólnym poziomem dojrzałości organizacji, uwzględniają szczegółową analizę dziewięciu obszarów wiedzy zarządzania projektami, w tym zarządzania komunikacją. Analogicznie do ogólnego poziomu dojrzałości projektowej, im wyższy poziom dojrzałości projektowej w poszczególnych obszarach wiedzy zarządzania projektami, tym organizacja efektywniej realizuje przedsięwzięcia i skuteczniej osiąga założone cele.
Autorski model dojrzałości projektowej Mateusza Juchniewicza został opracowany w ramach jego pracy doktorskiej pt. Dojrzałość projektowa organizacji w Polsce14. Podobnie jak w modelu PM Solutions, omawiany model uwzględnia 9 obszarów wiedzy zarządzania projektami oraz 5 poziomów dojrzałości projektowej. W modelu tym, zarządzanie komunikacją zostało zdefiniowane jako: „zaplanowanie, genero-wanie, zbieranie, dystrybucja i archiwizowanie informacji w projekcie. Zarządzanie komunikacją polega na identyfikacji, opisie i kontroli kanałów komunikacji między osobami i jednostkami zaangażowanymi w projekt, mogą to być członkowie zespołu projektowego, klienci, użytkownicy i inni ważni interesariusze”15. Ocena poziomu dojrzałości projektowej w obszarze zarządzania komunikacją następuje poprzez ocenę 10 praktyk w tym obszarze, które przedstawia tabela 9.1.
Każda praktyka w obszarze zarządzania komunikacją oceniana jest przez respon-denta na skali od 0 do 5, gdzie 0 oznacza nie wiem, 1 – nigdy, 2 – czasami, 3 – zazwy-czaj, 4 – często, 5 – zawsze. W modelu przyjęto założenie, że nieświadomość istnienia danego procesu należy potraktować jako najniższy, „zerowy” poziom zarządzania komunikacją w projektach. Na podstawie 10 pytań dokonywano wyliczeń, sumując punktację za każde pytanie i dzieląc wynik przez 10. W ten sposób uzyskiwano
13 M. Juchniewicz, Dojrzałość projektowa organizacji, Bizarre, Warszawa 2009, s. 45.
14 M. Juchniewicz, Dojrzałość projektowa organizacji w Polsce, praca doktorska SGH, Kolegium Zarzą-dzania i Finansów, Warszawa 2011.
15 P. Wyrozębski, M. Juchniewicz, W. Metelski, Wiedza, dojrzałość, ryzyko w zarządzaniu projektami.
Wyniki badań, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 2012, s. 162.
poziom dojrzałości projektowej w obszarze zarządzania komunikacją w projektach.
Poszczególne poziomy dojrzałości projektowej w obszarze zarządzania komunikacją w projektach należy interpretować następująco:
• poziom 1 (wynik od 0 do 1,00) – brak świadomości znaczenia komunikacji w pro-jektach, brak lub praktycznie brak rozwiązań w zakresie zarządzania komunikacją,
• poziom 2 (wynik od 1,01 do 2,00) – procesy zarządzania komunikacją w projektach są realizowane, jednak odbywa się to w sposób nieskoordynowany i szczątkowy,
• poziom 3 (wynik od 2,01 do 3,00) – większość procesów zarządzania komunikacją w projektach jest skoordynowana i realizowana według ustalonych schematów,
• poziom 4 (wynik od 3,01 do 4,00) – procesy zarządzania komunikacją w projek-tach funkcjonują jako system, są stale monitorowane,
• poziom 5 (wynik od 4,01 do 5,00) – procesy zarządzania komunikacją w projek-tach w organizacji są koordynowane między sobą i ciągle udoskonalane.
Tabela 9.1. Praktyki w obszarze zarządzania komunikacją
Praktyki w obszarze zarządzania komunikacją służące do oceny poziomu dojrzałości w tym obszarze Praktyka 1 Zleceniodawcy są angażowani w realizowane projekty.
Praktyka 2 Zleceniodawca dobrze zna zespół projektowy.
Praktyka 3 Plan komunikacji tworzony jest dla każdego projektu.
Praktyka 4 Rozpoczęcie nowego projektu jest powszechnie uświadamiane – zarówno w organizacji zleceniodawcy, jak i wykonawcy.
Praktyka 5 Z każdego oficjalnego spotkania przygotowywane jest sprawozdanie.
Praktyka 6 Ustanowione są procedury raportowania stanu zaawansowania prac.
Praktyka 7 Informacje o projekcie są regularnie uaktualniane i powszechnie dostępne dla kluczowych interesariuszy.
Praktyka 8 Regularnie rozpowszechniana jest informacja na temat realizacji budżetu i harmonogramu projektu.
Praktyka 9 Regularnie odbywają się spotkania z zarządem, zleceniodawcą i dostawcami, mające na celu raportowanie postępu prac.
Praktyka 10 Sukces projektu jest dokumentowany (wskazane źródło sukcesu), archiwizowany i dostępny dla każdego członka zespołu projektowego.
Źródło: M. Juchniewicz, Dojrzałość projektowa organizacji w Polsce, praca doktorska SGH, Kolegium Zarządzania i Finansów, Warszawa 2011.
Przedstawione poniżej wyniki stanowią wnioski z badania Analiza czynników kształtujących poziom zarządzania komunikacją w projektach w Polsce16. Badania
16 K. Kandefer-Winter, W. Metelski, Analiza czynników kształtujących poziom zarządzania komunika-cją w projektach w Polsce, pod kierunkiem mgr W. Metelskiego w ramach dotacji celowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego na prowadzenie badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców, Kolegium Zarządzania i Finansów SGH, Warszawa 2012 (nr 04/BMN/35/12).
ankietowe zostały przeprowadzone w latach 2009–2012 w organizacjach prowadzących swoją działalność na terytorium Polski. Analiza dojrzałości projektowej w obszarze zarządzania komunikacją została oparta na wynikach ankiety zrealizowanej wśród 381 respondentów.
Średni poziom dojrzałości projektowej w obszarze zarządzania komunikacją w omawianym badaniu wyniósł 2,79. Tym samym organizacje w badanej próbie znajdują się na poziomie 3 dojrzałości projektowej w zakresie zarządzania komu-nikacją, co oznacza, że większość procesów zarządzania komunikacją w projektach jest skoordynowanych i realizowanych według ustalonych schematów. Jak widać z rysunku 9.1, średni poziom dojrzałości dla poszczególnych praktyk zarządzania komunikacją mieści się w przedziale od 2,1 do 3,26. Najniżej respondenci ocenili następujące praktyki zarządzania komunikacją:
• Praktykę 1 – zleceniodawcy są angażowani w realizowane projekty (2,17),
• Praktykę 2 – zleceniodawca dobrze zna zespół projektowy (2,1).
Tak niska ocena tych praktyk wskazuje, że tylko czasami zleceniodawca angażo-wany jest w projekt, nie stanowi to reguły w zarządzaniu projektami w badanej próbie.
Najwyżej ocenione zostały natomiast poniższe praktyki, których poziom w obsza-rze komunikacji wyniósł 4 (mieści się w pw obsza-rzedziale między 3 a 4), co oznacza, że wskazane praktyki są stosowane dla większości realizowanych projektów:
• Praktyka 3 – plan komunikacji tworzony jest dla każdego projektu (3,26),
• Praktyka 5 – z każdego oficjalnego spotkania przygotowywane jest sprawozdanie (3,21),
• Praktyka 6 – ustanowione są procedury raportowania stanu zaawansowania prac (3,19),
• Praktyka 8 – regularnie rozpowszechniana jest informacja na temat realizacji budżetu i harmonogramu projektu (3,02).
Rysunek 9.1. Poziom dojrzałości projektowej w poszczególnych praktykach zarządzania komunikacją
2,17 2,1
3,26 2,56
3,21 3,19 2,98 3,02 2,81 2,59
0
Przeprowadzone badania pozwoliły również stwierdzić, że poziom dojrzałości zarządzania komunikacją w projektach w Polsce w badanej próbie zależy od:
• stopnia wsparcia organizacji w zarządzaniu projektami przez organizację nadrzędną. Organizacje niemające oraz mające minimalne wsparcie mają niż-szy poziom komunikacji niż organizacje posiadające wsparcie na średnim lub intensywnym poziomie.
• charakterystyki działalności projektowej organizacji. Organizacje, których cała działalność to realizacja projektów, mają poziom dojrzałości projektowej w zakresie komunikacji wyższy niż organizacje prowadzące działalność projektową na mniej-szą skalę. Ponadto średni poziom dojrzałości projektowej w obszarze zarządzania komunikacją w organizacji charakteryzującej się dużą działalnością projektową (ciągła, jednoczesna realizacja wielu projektów) jest wyższy niż w organizacjach o małej działalności projektowej (sporadyczna realizacja pojedynczych projektów) i średniej (ciągła realizacja pojedynczych lub nielicznych projektów).
• wielkości zatrudnienia organizacji. W organizacjach zatrudniających od 20 do 100 osób jest niższy poziom dojrzałości w obszarze zarządzania komunikacją, niż w organizacjach zatrudniających ponad 1000 osób.
Co więcej, badania potwierdziły, że poziom zarządzania komunikacją w pro-jektach jest uwarunkowany podejściem do zarządzania projektami w organizacji.
Organizacje nastawione metodycznie do zarządzania projektami cechują się wyższym poziomem dojrzałości projektowej w obszarze zarządzania komunikacją. Nastawienie metodyczne organizacji zostało zweryfikowane poprzez zmienne takie jak: funkcjo-nowanie metodyki zarządzania projektami, stosowanie metodyki w całej organiza-cji, stosowanie w organizacji zarządzania portfelem i realizacja programu szkoleń z zakresu zarządzania projektami. Metodyki zarządzania projektami uwzględniają obszar zarządzania komunikacją a organizacje je stosujące w większym zakresie sięgają do praktyk z tego obszaru.