PROJEKTOWANIE ORGANIZACJI PROJEKTOWEJ
4.4. Proces projektowania organizacji projektowej
Projektowanie organizacji projektowej opiera się na zasadach wspólnych dla wszystkich problemów organizacyjnych i obejmuje następujące etapy:
1) sformułowania założeń, 2) analizy zadań projektowych,
3) analizy uwarunkowań organizacji projektowej,
4) przeglądu modelowych rozwiązań organizacji projektowej,
5) wyboru modelowego rozwiązania organizacji projektowej jako podstawy opra-cowań szczegółowych,
6) zaprojektowania rozwiązań szczegółowych organizacji projektowej, 7) opracowania dokumentacji organizacji projektowej.
Trzy pierwsze etapy realizowane są na podstawie ogólnej zasady projektowania organizacyjnego, opisanej w literaturze przedmiotu11 a etap czwarty został powy-żej przedstawiony skrótowo z odesłaniem do szczegółowych opisów w literaturze przedmiotu. Omówienia wymaga etap wyboru modelowego rozwiązania organizacji projektowej jako podstawy opracowań szczegółowych.
11 Patrz np. M. Trocki, Metody projektowania organizacji, Wydawnictwa PW, Warszawa 1989.
Rysunek 4.2. Schemat wstępnego wyboru modelowego rozwiązania organizacji projektowej Czy ma miejsce zgodność wymagań projektu i kompetencji
organizacji macierzystej
?
Start Czy organizacja macierzysta ma zdolności wykonawcze wystarczające do
realizacji projektu
?
Czy możliwa jest realizacja projektu w ramach jednej jednostki organizacji macierzystej? Organizacja w strukturze liniowej
Tak TakTak
Czy ryzyko projektu zagraża wynikom i kondycji
organizacji macierzystej
?
Nie „Czysta” organizacja
projektowa Projektowa
organizacja sieciowa
Nie Organizacja liniowo- -sztabowa
Czy istnieje potrzeba zaangażowania wykonawców zewnętrznych
do realizacji projektu?
Nie Nie
Tak
Konsorcjalna organizacja projektowa
Kilku Zewnętrzna organizacja projektowa Spółka–córka projektowaJednegoCzy w organizacji macierzystej
realizowane jest jednocześnie wiele projektów? Tak Organizacja macierzowa
Nie
Nie Źródło: opracowanie własne.
Tabela 4.4. Rozszerzone rekomendacje wyboru modelowego rozwiązania organizacji projektowej Kryteria wyboru
Modelowe rozwiązania organizacji projektowej organizacja projektu w strukturze liniowej
organizacja projektu w strukturze liniowo-sztabowej
projektowa struktura macierzowa
„czysta”
organizacja projektowa spółka-córka projektowa zewnętrzna organizacja projektowa
konsorcjalna organizacja projektu
projektowa organizacja sieciowa
Znaczenie strategiczne projektu
małeśredniedużebardzo dużebardzo dużeśrednie – bardzo dużebardzo dużeśrednie Rozmiary projektumałeśredniedużebardzo dużebardzo dużeśrednie – bardzo dużebardzo dużeśrednie Złożoność projektumała – średniaśredniadużabardzo dużabardzo dużaśrednia – bardzo dużabardzo dużaśrednia Czas realizacji projektu krótki, kilka miesięcy
średni, około rokuśredni, około rokudługi, powyżej rokubardzo długi, kilka latśredni – długidługiśredni, około roku Koszt projektumałymały – średniśrednidużybardzo dużyśredni – bardzo dużybardzo dużyśredni Innowacyjność projektuniewielkaniewielkaśredniawysoka bardzo wysoka średnia –wysokawysokawysoka Ryzyko projektuniewielkieniewielkieśredniewysokiewysokie
średnie – wysokie
wysokieśrednie
Zaangażowanie naczelnego kierownictwa instytucji
niewielkiedużeśredniedużedużeśredniedużeniewielkie
Wymagania fachowe w stosunku do kierownictwa projektu
wysokiewysokiewysokiewysokiewysokie
średnie – wysokie bardzo wysokie
wysokie
Wymagania metodyczne w stosunku do kierownictwa projektu
średnieśredniewysokiewysokiewysokie
średnie – wysokie bardzo wysokie
średnie
Rekrutacja pracowników do projektu wewnętrzna częściowa wewnętrzna częściowa
wewnętrzna pełna
wewnętrzna i zewnętrzna zewnętrzna i wewnętrzna zewnętrznazewnętrznazewnętrzna Źródło: M. Trocki, Organizacja projektowa. Podstawy, modele, rozwiązania, PWE, Warszawa 2014, s. 248–249.
Biorąc pod uwagę jako podstawę wyboru pełen zestaw modelowych rozwiązań organizacji projektowej można zalecić przedstawiony na rysunku 4.2 schemat wstęp-nego wyboru oparty na sześciu kryteriach, sprowadzających się do odpowiedzi na następujące pytania:
• Czy ma miejsce zgodność wymagań projektu i kompetencji organizacji macie-rzystej?
• Czy ryzyko projektu zagraża wynikom i kondycji organizacji macierzystej?
• Czy organizacja macierzysta ma zdolności wykonawcze wystarczające do reali-zacji projektu?
• Czy istnieje potrzeba zaangażowania wykonawców zewnętrznych do realizacji projektu?
• Czy w organizacji macierzystej realizowanych jest jednocześnie wiele projektów?
• Czy możliwa jest realizacja projektu w ramach jednej jednostki organizacji macierzystej?
Ten wyjściowy wybór powinien być porównany z rekomendacjami doboru form organizacji projektowej zawartymi w standardach zarządzania projektami, w litera-turze przedmiotu, zbiorach najlepszych praktyk itd.12 Ponieważ są one ograniczone do rozwiązań organizacji projektowej opartych na relacjach organizacyjnych oraz nie uwzględniają rozwiązań opartych na relacjach kapitałowych i kontraktowych istnieje potrzeba ich rozszerzenia (tabela 4.4).
Po wyborze modelowego rozwiązania organizacji projektowej można przystąpić do zaprojektowania jej rozwiązań szczegółowych, które polegają na odpowiedzi na poniższe pytania:
• Kto powinien sprawować nadzór strategiczny nad projektem?
• W którym miejscu struktury ulokowany powinien być kierownik projektu?
• Jakie kompetencje powinien posiadać kierownik projektu?
• Skąd powinien być rekrutowany kierownik projektu?
• Jakie obowiązki i uprawnienia powinien posiadać kierownik projektu?
• Jakie role powinni wypełniać członkowie zespołu projektowego?
• Jakie kompetencje powinni posiadać członkowie zespołu projektowego?
• Skąd powinni być rekrutowani członkowie zespołu projektowego?
• Jakie obowiązki i uprawnienia powinni posiadać członkowie zespołu projektowego?
• Jaką strukturę organizacyjną powinien posiadać zespół projektowy?
• Skąd powinno pochodzić wsparcie projektu i na jakich zasadach powinno być realizowane?
• Kto powinien być doradcą projektu i na jakich zasadach?
12 P. D. Cable, J. R. Adams, Organizing for Project Management…, op.cit., s. 25; R. Kremer, Formen der Projektorganisation…, op.cit., s. 98; PMBoK. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Fifth Edition, 2013, s. 22 i inne.
• Jakie powinno być powiązanie zespołu projektowego z macierzystą organizacją?
• Rozwiązania szczegółowe powinny być opisane w postaci odpowiedniej doku-mentacji.
• W jakiej formie powinno być udokumentowane zaprojektowane rozwiązanie organizacji projektowej?
Rozwiązania te powinny się opierać na ogólnych zasadach projektowania orga-nizacji oraz na najlepszych praktykach szczegółowych rozwiązań organizacyjnych opisanych w literaturze przedmiotu.
4.5. Bibliografia
Cable P. D., Adams J. R., Organizing for Project Management, w: Principles of Project Manage-ment, Project Management Institute, Four Campus Boulevard, 1996.
Chrobok R., Unternehmens- und Projektorganisation, w: Projektmanagement Fachmann Band 2, RKW-Verlag, Eschborn 2003.
Frese F., Grundlagen der Organisation, Verlag Gabler, Wiesbaden 1984.
Kerzner H., Project Management. A Systems Approch to Planning, Scheduling and Controlling, Van Nostrand Lawrence, New York 1984.
Kremer R., Formen der Projektorganisation. Projektrollen und Aufgabenbereiche, w: Projekt-management. Handbuch für die Praxis, red. H.-D. Litke, Carl Hanser, München 2005.
Kremer R., Rohde A., Projektorganisation, w: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), red. M. Gessler, GPM/SPM, Nürnberg 2011.
Larson B. E., Project Management Structures, w: The Wiley Guide to Managing Projects, red. P. W. G. Morris, J. K. Pinto, John Wiley and Sons, Hoboken, New Jersey 2004.
Madauss B. J., Handbuch Projektmanagement, Schaeffer-Poeschel Verlag, Stuttgart 2000.
Nowoczesne zarządzanie projektami, red. M. Trocki, PWE, Warszawa 2012.
PMBoK. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Insti-tute, Fifth Edition, 2013.
Pulse of the Profession: Capturing the Value of Project Management, Project Management Institute, 2015.
Schreyogg G., Organisation, Verlag Gabler, Wiesbaden 2008.
The CHAOS Manifesto. The Laws of CHAOS and the CHAOS 100 Best PM Practices, The Standish Group International, Boston 2011.
Trocki M., Metody projektowania organizacji, Wydawnictwo PW, Warszawa 1989.
Trocki M., Model kompleksowej oceny projektów, w: Ocena projektów – koncepcje i metody, red. M. Trocki, M. Juchniewicz, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 2013.
Trocki M., Organizacja projektowa. Podstawy, modele, rozwiązania, PWE, Warszawa 2014.
Wagner R., Grau N., Vorwort, w: Basiswissen Projektmanagement – Projektarbeit richtig orga-nisieren, red. R. Wagner, N. Grau, Symposion Publishing, Dusseldorf 2014.
Paweł wyrozęBski