Gªówne  horoby zarz¡dzania projektem

WodniesieniudoprojektówE. Goldrattstaraªsido ie fakty znego¹ródªa problemówdotykaj¡ y hzarz¡dzaniaprojektem,podejrzewaj¡ ,»ete najbar-dziejwido zneproblemys¡wisto iejedyniesymptomamibardziej fundamen-talny hprzy zyn.Dotaki hsymptomówzali za:

•

przekro zeniaterminów,

•

przekro zeniabud»etu,

•

niedostpno±¢zasobów,

•

przekro zonezasoby,

•

zna znezmianyzakresu(zintensykowaneprzydªu»szy hprojekta h),

•

zmianypriorytetuikonie zno±¢wykonywaniapra nanowo.

Midzyinnymiprzedstawiononastpuj¡ ezjawiskojakoprzejawutopii le ze-niasymptomów.W projek iewystpuj¡opó¹nienia,wzwi¡zkuz zym obar- zamywin¡te zadania,wktóry hteopó¹nieniamiaªy¹ródªo.W nastpnym projek iewymagamybardziejsz zegóªowegorozpisaniapodobny hzada«, jed-nak»etotylkookazujesiwzmaga¢problem.

Dlaunikni iatakiegotypu zjawiskmetodaprzestrzegaprzedmy±leniem wkategoriilokalny hoptimów,anakazujekon entrowa¢sinaprobabilisty e wskali aªegoprojektu.Drugi, powi¡zanyzharmonogramowaniemproblem, le»ywprzenikaj¡ ymkulturorganiza yjn¡brakuzaufania.

Poni»ejprzedstawionopi¢zjawisk[Elde2006℄,którewedªugCCPMs¡ fa-kty znymi¹ródªami problemówtrapi¡ y hzarz¡dzanieprojektami.

Zªa wielozadaniowo±¢

Obar zeniewykonaw ywiksz¡li zb¡równoleglewykonywany hzada« powo-dujeniestabilno±¢izmienno±¢priorytetów,którezwikszaj¡dodatkowo zs-to±¢przeª¡ zaniasipomidzykilkomapra amiwtoku.Deni jazªej wieloza-daniowo± iokre±la,»ejestni¡przeª¡ zaniesiwykonaw ypomidzyró»nymi pra ami,pod zasgdykto± zekanarezultat.

Brakpostpuwjednymzadaniu(nazwijmyje

X

)mo»esprowokowa¢ inter-wen jkierownika zyudziaªow a.Ponaglonypra ownikprzeª¡ zasiz aktua-lnierealizowanegozadania

Y

nazadanie

X

.Uko« zeniezadania

Y

siodwleka, itu równie»mo»ewyst¡pi¢interwen ja.W tensposóbproblemsamo zynnie siwzmaga.

Kosztyzªejwielozadaniowo± is¡przeró»ne.Nawetprzyjmuj¡ ,»e zas pot-rzebnynaprzeª¡ zeniesipomidzyzadaniamijestzerowy(wisto iemo»eby¢ onzna zny,zwªasz zaprzypra ytwór zej),wielozadaniowo±¢nadalpozostaje niekorzystna(istniej¡wa»nepowody,dlaktóry hnp.kasjerwsklepienie ob-sªugujerównoleglekilkuo zekuj¡ y hklientów).Przeanalizujmytenproblem. Zaªó»my,»ejedynykompetentnywdanymtema iepra ownikmado zrealizo-waniatrzyzadania(A,B,C)wymagaj¡ epo9osobo-dnika»de.Je±linaskutek presji podzieli onka»dezty h zada«na3 z± iibdzie nadnimi pra owaª wsekwen jiA1-B1-C1-A2-B2-C2-A3-B3-C3,tormauzyskarezultaty:

•

A-poupªywie21dnirobo zy h,

•

B-po24dnia hrobo zy h,

•

C-po27dnia hrobo zy h.

Gdybyusun¡¢presjwielozadaniowo± i,umo»liwiaj¡ sekwen jpra A-B-C, towów zasterminyuko« zeniawygl¡daªybynastpuj¡ o:

•

A-9dnirobo zy h,

•

B-18dnirobo zy h,

•

C-27dnirobo zy h.

Wida¢zatem,»epodej± ieopartenawielozadaniowo± ijestszkodliwei powo-dujewydatnestratyharmonogramoweprzybrakujaki hkolwiekfakty zny h korzy± i.

Wisto iejednakproblemjestbardziejdotkliwy.Przeª¡ zaniesipomidzy zadaniamijestobar zone nastpuj¡ ymiproblemami dodatkowozwiksza j¡- ymikoszttakiejpraktyki:

•

Dodatkowezle eniapowoduj¡,»e pra awtokuprzedªu»a siponad zas, którywykonaw aprzewidziaªplanuj¡ .

•

Wobe ryzykakolejny h zle e« wykonaw abdzie za howaw zosza owaª terminyrealiza ji,tym samym obni»aj¡ konkuren yjno±¢.

•

Samazmianakonteksturównie»konsumuje zas.

•

Przeª¡ zeniesipomidzyzadaniamikonsumuje zas.

•

Dªu»szaprzerwawpra ynad danymzadaniempowoduje,»e wykonaw a zapominajegosz zegóªy, owpªywanegatywnienawydajno±¢orazjako±¢.

•

Po±pie hspowodowanyponagleniamizwikszaryzykowyst¡pieniabªdów. Zdrugiejstronyjednaknale»ypamita¢,»edozªejwielozadaniowo± inie zali- zymysytua ji,wktórejtowykonaw ao zekujenadostar zeniemu materia-ªówwej± iowy h.Podobnie,dozªejwielozadaniowo± iniezali zymy przypad-ków,wktóry hwykonaw adlaurozmai eniapra yprzedzielaj¡innymi pra- ami,oilefakttenniewpªywanauko« zenie aªo± izadania(np.zaklejanie i adresowaniekopert wykonywane przemiennie krótkimipartiami - oile nie maszansnaw ze±niejszewysªaniemniejszegowsadu).

Prawo Parkinsona

Uwag E. Goldratta zwró iªa anomalia polegaj¡ a na tym, »e terminowo±¢ wykonania projektównie podlega rozkªadowinormalnemu, o zapewniaªoby m.in.podobneprawdopodobie«stwouko« zeniaprzed,jakipoterminie. Tym- zasemprojekty permanentnieprzekra zaj¡zaplanowanyharmonogram,za± najlepszewyniki znajduj¡ sizaledwie wokoli a hplanowegoterminu (zob. rysunek1.11).Mo»naodnie±¢wra»enie,jakbywszystkieprzypadkiw zesnego uko« zeniapra byªywjaki±sposóbniwelowane.Jesttobardzoniekorzystne, boozna zam.in.,»e h ¡ podnie±¢poziompewno± iosza owananp.z50% do80%,trzebazna zniewydªu»y¢deklarowanytermingrani zny.

Przy zynpowstaªejasymetriinale»yszuka¢wniezdrowy hpodej± ia hdo planowaniai realiza jipra , z± iowosprowokowany hprzez opisan¡ wy»ej zª¡wielozadaniowo±¢.

Mianowi ie,osza owaniadokonywaneprzezwykonaw óws¡ zstokro¢ za-wy»anezpowoduniepewno± izwi¡zanejzwielozadaniowo± i¡ipojawianiem si kolejny h pilny h pra .St¡d te» wykonaw a wpodawanym osza owaniu bierze pod uwagzabezpie zenia naokoli zno±¢ró»ny h losowy h zakªó e«, alete»rezerwnapo zetzªejwielozadaniowo± i.

Dodatkowo,problem wzmaga¢mog¡niejasno± i odo poziomu pewno± i osza owania(np. zymatoby¢10%,50%, zy90%).Mo»ewi wyst¡pi¢

ten-Rysunek 1.11. Asymetria rozkªadu prawdopodobie«stwa terminów uko« zenia projektów

destruk yjnym zynnikiemjestjednakwymaganieprzezniektóry h kierowni-kówdokªadnegookre±leniaterminu.Niezale»niejednakodtego,jaki dokªad-nie ksztaªt przybieraªaby krzywa obrazuj¡ a rozkªad prawdopodobie«stwa ró»ny h terminówuko« zenia,wymógtenpozostajeutopijny. Jakmo»na si domy±la¢, jedynym sposobem sprostaniaprzez wykonaw ówtakiemu wymo-gowibdziepodaniebezpie zny h(odlegªy h)terminóworaz-wprzypadku, gdyudasiupora¢zpra ¡w ze±niej-sztu zneroztrwonieniezaosz zdzonego zasu(zwªokawprzekazaniurezultatówpra dokªadniedomomentu nadej±- iagrani znegoterminu).Tenme hanizm wyja±nia,dla zegoprakty znienie napotykamyprojektówuko« zony hprzedterminem.Ka»dezadaniejest ko«- zonedokªadniewterminiegrani znym,aniektóre,dotkniteproblemamitak du»ymi, »e przewidziana rezerwa zasowa i h nie kompensuje, spowodowa¢ mog¡wr zprzekro zenieterminu.Tymsamym, ho¢istniej¡zna zne rezer-wy,nies¡oneu»ywanewªa± iwie.

Mamywi do zynienia zpatologiamiestyma jiterminóworazrealiza ji pra .Pra owni ypostpuj¡ wwy»ejopisanysposób, gdy» zgªoszenie w ze±-niejszegouko« zeniapra mogªobyby¢odebranejakodowód i h nieumiejt-no± itrafnegosza owania.Pojawia siobawa,»e wprzyszªo± ikierowni two bdzie korygowaªow dóª zgªoszone przez ni h osza owania.Je±li fakty znie do tegodojdzie, powstaje pomidzy kierowni twema pra ownikami swoisty wy± ig.Kierowni twotnieprzedstawionemuosza owania,za±pra owni y za-wy»aj¡ je, wiedz¡ , »e zostan¡ zmniejszone. Organiza ja wpada wobe tego wbªdykr¡gzafaªszowywaniaprognoz,wzajemnegoprze hytrzaniai ina ji osza owa«.

Syndrom studenta

Zjawiskonazwanesyndromemstudentaobja±nianebywajakoodwlekanie, jed-nak»ewprze iwie«stwiedoniegojestzjawiskiembardziejzªo»onejnatury.Nie stanowibowiemprzejawulenistwa zynieodpowiedzialno± i,ale ra zej natu-ralnyme hanizmobronnyuksztaªtowanywokoli zno± ia hkombina jiinny h omawiany htu zynników.

Po»ywk¡dlategosyndromus¡du»erezerwy zasowe.Zadaniaodkªadamy, bomamy zas.Pozytywnymwnioskiemjest,»emo»liwo±¢wy zu iatakiego momentu wskazuje, »eludzie bywaj¡do±¢skute zni wsza owaniu,tzn. pot-ra¡przewidzie¢,ilezajmieimpra a.Problememjestjednakstworzenie wa-runków,abywiedzt wykorzysta¢dlausprawnieniaprojektu.

Negatywnym wynikiem syndromu studenta s¡ problemy jako± iowe, wy-nikªezpo±pie huwdziaªania hwykonywany hnaostatni¡ hwil.Ponadto, przytakimsposobierealiza jipra ,ka»dewikszezakªó eniespowoduje prze-kro zenieterminu (gdysionopojawi,rezerwa,jakdu»abyniebyªa,nale»y ju» doprzeszªo± i).Ozna za to,»e jestto kolejnaju»,obok prawa Parkinso-na,przy zyna,zpowoduktórej»adnegorezultatupra nieotrzymamynigdy przeddeklarowanymterminem.

Kombina jaomówiony hdoty h zas zynnikówstanowi¢mo»ebardzo to-ksy znyproblem. Popierwszeistniejetenden ja dotworzeniadu»y h rezerw (sza uj¡ y wkalkulowuje mo»liwe przeszkody losowe, zª¡ wielozadaniowo±¢, obronne zawy»enie osza owania). Po drugie za± - najdrobniejsze potkni ie powoduje przekro zenie terminu, st¡d tenden ja do przyj ia na przyszªo±¢ jesz zewikszejrezerwy.Ponowniemamytudo zynieniazbªdnymkrgiem. Trudno± i¡wsza owaniujestniepewno±¢wykonaw y odotego,ile zyn-nikówpowinienuwzgldni¢tytuªemprzerwwrealiza jizadania (wielozadanio-wo±¢)atak»eile przyjdziemu zeka¢ naskompletowaniewszystki h( zsto opó¹niony h)materiaªówwej± iowy h.Re ept¡metodykinazaradzenietemu problemowijest wykorzystanie naturalnej zdolno± i sza owana,dziki zwol-nieniuwykonaw yzkonie zno± irozstrzyganiaty hkwestii.Pytanie,najakie maodpowiedzie¢,to:Ilezajmie ininiejszezadanie,zakªadaj¡ ,»edostaniesz na zaswszystkieniezbdnemateriaªywej± ioweorazdojegozako« zenianie bd¡ iprzydzielaneinnepra e? Troskiteprzejmujenasiebiekierownik pro-jektu.

Wspóªzale»no± i zada«

Kolejnymproblemems¡te»wspóªzale»no± ipomidzyzadaniamiwprojek ie. Przekro zenie terminu jednego zadania powoduje opó¹nienia kolejny h, za± wkontek± iewy»ejopisany hzjawisk(wszystkie zadaniako« zonedokªadnie na zaslubopó¹nione)powstaªeopó¹nienias¡prakty znieniedonadrobienia. Imdªu»szyjestzatemªa« u hzada«,tymmniejszaszansanauko« zenie projektuwterminie.Je±limamydowykonania

n

zada«równolegªy h

wzgl-dem siebie, to prawdopodobie«stwouko« zeniana zastakiego pakietujest ilo zynemprawdopodobie«stwterminowegouko« zeniaskªadaj¡ y hsina« zada«.Gdybyza±tesamezadaniabyªyustawionewsekwen j,toistniaªaby szansa,»e w ze±niejszezako« zeniejednego zni hzdoªaskompensowa¢ opó-¹nienieinnego.Niestety,opisanewy»ejanomalienato niepozwalaj¡.

Dodatkowymproblememjestte»zªo»ono±¢integra jiwynikówz posz ze-gólny hzada«skªadowy h.Wszystkotosprawia,»ewtrady yjnejorganiza ji pra d¡»y sidotego,aby100%zada«byªozrealizowany hterminowo.

2 + 2= 5

Powy»szy tytuª symbolizuje kolejne zjawisko zwi¡zane ze wspóªzale»no± i¡, zy ho¢ia»bytylko-zrozdrobnieniempra nali znezadania.Problemwi¡»e si zniedªugimi od inkami zasu, któreopó¹niaj¡realiza j pozornie termi-nowo realizowany h pra . Oto wyniki pra s¡ zsto przetrzymywane przed i h oddaniemjak te» po i h otrzymaniu przez kolejnego wykonaw . W ten sposóbod inek zasuodªugo± izerowejzpunktuwidzeniaplanurozrastasi dokilkugodzin zywr z aªegodniarobo zego.

Zapobie»eniutakimproblemommo»e pomó odpowiednisposób nazywa-niazada«.Porównajmynp.sformuªowanieprzygotowanieraportuzraport dostar zony do dziaªu marketingu. Poza lepsz¡ jednozna zno± i¡ momentu zrealizowaniazadania, to drugie sformuªowaniedaje te» odbior y szansna weryka j jako± iow¡pra y.

Wymógsprawnegoprzekazywaniarezultatówpra Goldrattokre±la efek-temsztafety.Analogiatadobrzeilustruje,jakwa»nyjestsposób przekazywa-niapra ,zwªasz zawwypadkuzada«znajduj¡ y hsina± ie» ekryty znej.

W dokumencie Metodyki zarządzania projektem (Stron 49-54)