Struktura pro esu i kroki

Jakpodkre±lonow ze±niej,numera jitytuªowy hdziesi iukrokównienale»y kojarzy¢ zfazamiprojektu.W odniesieniu doosi zasu, metodykawyró»nia zterygrupypro esów:

•

ini jowanie,

•

planowanie,

•

zarz¡dzanie,

Odwzorowaniegruppro esównakrokiilustrujeponi»szyrysunek1.17.

Rysunek1.17.Grupypro esówTenStepakrokimetodyki

Wponi»szy hpodsek ja hprzedstawiononajwa»niejszeinforma jeoka»dym zdziesi iukroków,atak»eopozostaªy heksponowany hdziaªania hw ± ie-» e»y iowejprojektu.

Ini jowanieprojektu

Ini jowaniejestsklasykowanejakodziaªaniawykonywanepomidzywstpn¡ de yzj¡orozpo z iuprojektuafakty znymrozpo z iemzamierzony hpra . Fazatawymaganastpuj¡ y hanalizide yzji:

•

Weryka ja aktualno± iuzasadnieniabiznesowego(business ase)i wyni-kªy hze« elów

•

Ustaleniesponsoraprojektu

•

Mianowaniekierownikaprojektu

•

Identyka jaudziaªow ów.

Dodziaªa«tejfazyzali zamyspotkaniestartowe(ki ko).Sªu»y ono powia-domieniuudziaªow ówostar ieprojektuipotwierdzeniutegofaktu. Przedsta-wianis¡u zestni y,przypomnianezostaj¡informa jezestatutuprojektuoraz dyskutowane s¡ role i odpowiedzialno± iudziaªow ów.Analizuje si równie» zaªo»eniaorazterminarz przedsiwzi ia.

Krok 1: Deni ja pra y

Kroktenprzynale»ygªówniedogrupypro esówplanowania.Maonzapewni¢ zrozumienie, omazosta¢zrealizowane.Formuªowanes¡mierzalne ele proje-ktuorazspe ykowanyjestjegozakres.Formuªowanajestponadtolistaryzyk i zaªo»e«.Dokumentowane s¡ograni zeniai zale»no± i,którympodlega rea-liza ja projektub¡d¹ jego produkty. Okre±lanajest struktura organiza yjna nastpujete»zatwierdzeniedeni jipra y.ProduktemtegokrokujestStatut Projektu(proje t harter), ho¢w przypadkumaªy h projektówmo»na nie-kiedypoprzesta¢nazle eniu realiza ji(servi e request).Metodykadostar za

Krok 2: Budowa harmonogramuibud»etu

Kroktenjestzale»nyodzatwierdzony hproduktówkroku1.Oilekrok pierw-szyodpowiadanapytanie o?,tokrok2kon entrujesinaokre±leniujak?. Pomimo wy»ejwspomnianej zale»no± i, kroki te nie musz¡ stanowi¢ zystej sekwen ji (planowaniei zarz¡dzaniezmian¡w projek ie maj¡ harakter ite-ra yjny).W krokutym s¡ wi spe ykowane drugiitrze ielement wspom-nianegow ze±niejpotrójnegoograni zeniaprojektu.Jesttouzasadnionetym, »e oba te wymiary stanowi¡ niejako prze iwwag dla zakresu, któremu na-kªady zasuikosztówzwi¡zany hzpra amimusz¡sprosta¢.Wbudowie har-monogramu nale»y uwzgldni¢ dziaªania o harakterze zarz¡d zym, w tym spotkania, raporty, ykli zne analizy ryzyk itp. W opar iu ostruktur pra formuªowanyjest bud»et. Dodatkowym argumentem za równolegªym rozpa-trywaniem zasuikosztówwtymkrokujestfakt,»eobatewymiarys¡silnie skorelowane,zwªasz zawtedy,gdydominuj¡kosztypra y.Sekwen jadziaªa« wbudowie harmonogramumo»e by¢podsumowanawposta inastpuj¡ y h dziaªa«:

1. UtworzenieWBS,

2. Osza owaniepra o hªonno± i, 3. Sekwen jonowaniedziaªa«, 4. Przypisaniezasobów, 5. Osza owanie zasurealiza ji, 6. Osza owaniekosztów,

7. Korektyharmonogramuiustanowieniekamienimilowy h.

W harmonogramowaniunale»y realisty znie o eni¢ efektywny wymiar zasu pra y,którymo»ezna z¡ oró»ni¢siwdóªwzgldemnominalny ho±miu go-dzin,orazuwzgldni¢straty zasuspowodowanewielozadaniowo± i¡. Wszyst-kietegorodzajuzaªo»eniapowinnyzosta¢udokumentowane.

Krok 3: Zarz¡dzanie harmonogramemibud»etem

Krokten,podobniejakkolejne,przynale»ydogrupypro esówZarz¡dzanie. Maonzapewni¢integra jogóªupro esówwytwór zy hizarz¡d zy h.Wobu wymiara h, tzn.dla harmonogramu orazbud»etu, yklrealiza ji tegokroku jestpodobny-obejmujenastpuj¡ edziaªania:

1. Zbadaniestanu obe nego,

2. Identyka ja rozbie»no± i;okre±leniedziaªa«zarad zy h,

3. Wdro»eniekorekt,sprawdzenie pozostaªy hdowykorzystaniazasobów, 4. Komunikowanienowy hryzyk.

Krok 4: Zarz¡dzanie problemami

Krokobejmujesposobyreagowanianapojawiaj¡ esipod zasrealiza jipra nieprzewidzianeprzeszkody.Metodykapodkre±latuprzedewszystkim konie- zno±¢rozró»nienianastpuj¡ y hpoj¢:

•

Problem- przeszkodawymagaj¡ apomo yzzewn¡trz. Niemo»e by¢ zi-gnorowana ani odsunita w zasie. Jest formalnie spe ykowana, doku-mentowanaorazpropagowananawy»szysz zebelzarz¡dzania.

•

Issue - zagadnienie, któremo»e by¢ rozwi¡zanesiªami zespoªu projekto-wego.

•

A tion item -nowoodkryte wtrak ieprojektuzadania,któremusz¡ by¢ zrealizowane.

Krok 5: Zarz¡dzanie zmian¡

Im dªu»szy jest projekt, tym wy»sze prawdopodobie«stwozaistnienia okoli- zno± iwjego oto zeniulubwsamymzespole, którewymaga¢bd¡ zmiany zaplanowany hw ze±niejdziaªa«.Celemzarz¡dzaniazmian¡jestzapewnienie wykonalno± iaktualnieobowi¡zuj¡ ejdeni jiprojektu.Mo»etowymaga¢jej zmodykowania,przy zymzmianydoty zy¢mog¡ogólnejdeni jiprojektu, konrysura jiorazzakresu.Przeprowadzeniezmian,zwªasz zaje»elidotykaj¡ onespe yka jizakresuprojektu,bdziezwyklewymagaªoak epta ji Sponso-raProjektu.Ponadto,zmianawprowadzonawjednymwymiarzepo i¡gnieza sob¡konie zno±¢korektywjednymlubwikszejli zbiepozostaªy hwymiarów projektu.

Pro esspe ykowaniai rozpatrywaniawniosków ozmianwymaga sfor-malizowania.Metodykadostar zate»szablonudokumentuformularza wnios-kuzmiany.W przypadkuwikszejli zbywnioskówmaªy hzmian,stosujesi tzw. podej± iewsadowe(bat hing).Polegaononagromadzeniu wnioskówdo osi¡gni ia przez nie okre±lonegoprogu (li zby, ª¡ znej pra o hªonno± i zy warto± izmian)orazª¡ znymprzedkªadaniutaki hwsadów.

Krok 6: Zarz¡dzanie komunika j¡

Adekwatnakomunika jajestklu zowym zynnikiemsuk esuprojektu.Czsto bowiemdestruk yjny zykoniktogennybywanietylesamproblem,alefakt, »e za pó¹no staª siznanyudziaªow om.Zarz¡dzanie komunika jaobejmuje midzyinnymikomunikowaniestatusu-wformiespotka«oraztworzony h ra-portów.Raportowaniestatusumadostar zy¢informa jiozgodno± irealiza ji pra zharmonogramemibud»etem.Raportmo»esygnalizowa¢problemyoraz niezbdnezmianyzakresu,atak»eaktualizowa¢informa joryzyka h.

bóroptymalny hkanaªówkomunika ji.Odpowiedniedziaªaniasªu»¡ e komu-nika ji s¡ uwzgldniane w harmonogramie i bud»e ie projektu. Zarz¡dzanie komunika j¡obejmujete»zarz¡dzaniedokumentami,wobe zegowymagane jestzdeniowanierodzajówprzetwarzany hwprojek iedokumentów, struktu-ryi h repozytoriumorazi h szablonów.Plankomunika jimo»e te» pre yzo-wa¢reguªy,którympodlega¢bdzieorganiza jaspotka«projektowy h.

Krok 7: Zarz¡dzanie ryzykiem

Ryzykas¡wTenSteprozumianejakoprzyszªewarunkiorazokoli zno± izna j-duj¡ esipozakontrol¡zespoªu,któremog¡mie¢negatywnywpªywna pro-jekt. Wymagaj¡ one dziaªa« prewen yjny h, które opisuje plan zarz¡dzania ryzykiem.Podobniejakwprzypadkuzmian-dªu»szyprojektimplikuje wy»-szeprawdopodobie«stwozmaterializowaniasiryzyk.W przypadku±redni h orazdu»y hprojektówkompletnaanalizaryzykjestwymaganaju» naetapie deni jiprojektu. Ryzykomprzypisujesipoziomyistotno± ii prawdopodo-bie«stwamaterializa ji.Dlanajpowa»niejszy hryzykbudowane s¡plany za-rz¡dzaniaryzykiem.Nazako« zenieka»dejzfazanalizaryzykjestrealizowana ponownie.Metodykakªadziena isknadziaªaniao harakterzeproaktywnym, tzn.nawyprzedzaj¡ edziaªaniasªu»¡ ezwikszeniuszansnasuk esprojektu.

Krok 8: Zarz¡dzanie zasobamiludzkimi

Kroktenobejmujeszeregró»norodny haspektówdoty z¡ y hpersonelu pro-jektu. Pierwszymzni h jestpozyskiwanie.Metodykaformuªujetuzale enia m.in.odno±niedoorganiza jirozmówkwalika yjny hatak»ezwra auwag nakryteriawyborupomidzywariantemzatrudnieniapra ownikaazle enia pra ynazewn¡trz.Obejmuj¡onetakiezagadnieniajak zastrwania, zna ze-nie zadania, wymagane spe y zne umiejtno± i, poufno±¢ i koszt. Kolejn¡ dziedzin¡zarz¡dzaniazasobamiludzkimijesti hrozwijanie.Wresz ie, entral-nymzagadnieniemzwi¡zanymzrealiza j¡pra projektupozostaje zarz¡dza-nie kadr¡. Zali zamy do niego przydzielanie pra i zapewnienie, »e zostaªy zrealizowane, o eny pra ownika oraz postpowanie w sytua ja h konikto-wy h.

Krok 9: Zarz¡dzanie jako± i¡

Wodniesieniudojako± iTenStepprzypomina,»ejesttowªa± iwo±¢okre±lana przezklienta.Mo»naj¡zdeniowa¢jakozbie»no±¢rezultatówzwymaganiami io zekiwaniami.Jako±¢niejestto»samazwykorzystaniemnajlepszy h mate-riaªów zyte»z aªkowitym brakiemdefektów.Mog¡ onenie by¢dlaklienta kryty zneorazmo»eonnieby¢gotowynaponiesienie i hwysoki hkosztów. Chodziwi ra zejopre yzyjnewpasowaniesiwpoziomjako± io zekiwany

Zarz¡dzanie jako± i¡ wyodrbnia kontroljako± i orazzapewnienie jako-± i.Pierwszezty hpoj¢wi¡»esizinspek j¡produktui zapewnieniem,»e produktzawieraj¡ yokre±lonedefektynietradoklienta.Zkoleizapewnienie jako± ikon entrujesinaspeªnieniuodpowiedni hkryteriówprzezsampro es realiza ji projektu. Opiera siono naspostrze»eniu,»e efektywnarealiza ja elówjako± iowy hw odniesieniudorezultatu pra wymaga wysokiej jako±- i samego pro esu. Realiza ja odpowiedni h dziaªa« kontroli i zapewnienia jako± ijestprzedmiotemplanowaniawrama hplanuzarz¡dzaniajako± i¡.

Produktypra ymog¡podlega¢tzw.przegl¡dom(review).Metodyka pro-ponuje nastpuj¡ ¡sekwen jdziaªa«wrama hprzegl¡du:

•

Wskazanieu zestnikówprzegl¡du

•

Zdeniowaniekryteriówkompletno± iipoprawno± ibadanegorezultatu

•

Przekazaniezainteresowanym materiaªówzodpowiednimwyprzedzeniem przedspotkaniem

•

Przeprowadzeniespotkania a. O enaproduktupra ,

b. O enapro esu,wwynikuktóregopowstaª,

•

Podsumowanieo eny:rezultatzostajezatwierdzonylubskierowanydo po-prawy.Wtym drugimprzypadkumo»nazaplanowa¢kolejnyprzegl¡d.

Krok 10: Zarz¡dzanie pomiarem

Zarz¡dzaniepomiaremjestunikalnedlametodykiTenStep.Nieznajduje swo-jegobezpo±redniegoodpowiednikanp.wPMBoK.Jesttonajbardziejzªo»ony ipoten jalnienajtrudniejszypro es.Kojarzonyjestze ±rodowiskamio wyso-kim poziomiedojrzaªo± i.Wartote»wspomnie¢,»e np.wdziedzinie produk- ji oprogramowaniafaktwprowadzeniamiarpro esuwytwór zegoi stosowa-niai hw elujegodoskonalenias¡ istot¡najwy»szy hpoziomówdojrzaªo± i wznanymmodeluCMMI(Capability MaturityModel Integration).Trudno±¢ zdeniowania metryk i dokonywania pomiaru sprawia, »e ten aspekt zarz¡-dzaniajest zstopomijany.Tym zasempomiarmafundamentalnezna zenie dlazapewnieniajako± i.Pozwalazarównodoskonali¢pro esy,jakizapewni¢ popraw satysfak ji klienta. Jawnie sformuªowane miary pozwalaj¡ okre±li¢ obiektywnie suk es projektu. TenStep proponuje wykorzystanie tzw. Karty Wyników(proje t s ore ard). Jej wykorzystanie polega nawykonaniu nast-puj¡ y hdziaªa«:

1. Identyka ja kryteriówsuk esu, 2. Przypisanieimadekwatny hmetryk, 3. Bilansowaniekryteriów,

Zamykanieprojektu

Zapro esyzamykaniaprojektuodpowiadakierownikprojektu.Wrama htej grupy pro esów przeprowadzane jest spotkanie podsumowuj¡ e, na którym stwierdzasisuk eslubpora»kprojektu.Rezultatyprojektus¡ przekazywa-nedou»ytkowników.

Przegl¡ddokumenta jiprojektu wi¡»esiz podj iem de yzji o do dal-szy h losów posz zególny h dokumentów (przekazanie, ar hiwowanie, znisz- zenie,itp).

Badanajesttak»eosi¡gnitaproduktywno±¢, ojest istotnedlaprzyszªej skute zno± iplanowania.

Zespóªprzydzielanyjestdonowy hzada«.

W dokumencie Metodyki zarządzania projektem (Stron 71-77)