C.- Systematycznym włączaniem do prac badawczych 1 projek
towych grup pracowników przedsiębiorstwa dysponujących informacjami i pomysłami przydatnymi w rozwiązywaniu prrblemów związanych z funkcjonowaniem systemu informa
cyjnego,
D.- Stwarzaniem możliwości zmiany kierunku prowadzonych prac badawczych i projektowych w przypadkach, gdy
zgromadzone dane pozwalają stwierdzić, że dalsze
kontynuo-• wanle prac w przyjętym wstępnie k i e r unku nie rokuje poważniejszych szans osiągnięcia zamierzonych rezultatów.
ETAP I j cele przedsiębiorstwa i funkcje systemu informacy Jnego
Nasze wspólne spotkanie rozpoczęliśmy od dyskusji nad celami przedsiębiorstwa. Chodziło nam o to, czy system Informacyjny spełnia swoją funkcję kształtując możliwie jednoznaczny i jednolity wizerunek celów przedsiębiorstwa jako całości wśród kierowników piastujących stanowiska v różnych Jego punktach.
114
- w sferze niepewność dotyczy tego Jak realizować zadania produkcyjne /co dostaniemy? ile? Kiedy?/.
ETAP lis parametry konstrukcyjne systemu informacyjnego
Wstępnym celem drugiego etapu było ustalenie wspól
nego słownictwa, którym zamierzaliśmy się posługiwać w dalszych etapach wspólnej pracy.
Punkt wyjścia analizy budowy systemu informacyjnego stanowiła dyskusja nad listą parametrów konstrukcyjnych, przy pomocy, których można opisać każdy system informa
cyjny. W Jej rezultacie przyjęliśmy, że dalsze prace analityczne skoncentrujemy wokół kilku wybranych chara
kterystyk, takich Jak : wielkość systemu, zasady dekom
pozycji, wzorzec powiązań informacyjnych oraz przetwa
rzanie.
Wprowadziliśmy pojęcie ośrodka decyzyjnego /OD/, pojmowanego jako stanowisko kierownicze wraz z podporzą
dkowanymi mu bezpośrednio stanowiskami wykonawczymi.
Każdy ośrodek decyzyjny ma do spełnienia właściwą mu funkcje specyficzna, stanowiącą uzasadnienie dla jego wyodrębnienia w przedsiębiorstwie oraz odróżniającą go od innych ośrodków decyzyjnych.' Realizowanie funkcji specyficznej służy osiąganiu celów konkretnych ośrodka
115
Sformułowanie celu przedsiębiorstwa było niezbędne z punktu widzenia dalszych prac diagnostycznych i pro
jektowych: natomiast to, Jak cel ów Jest postrzegany i formułowany przez kadrę kierowniczą stanowiło wstępny wskaźnik Jakości systemu informacyjnego.
Przeprowadzona analiza parcepcji celów dowiodła, że : 1. system informacyjny w niezadawalającym stopniu umożli
wia komunikowanie osobom zajmującym różne stanowiska 1 pełniącym odmienne role organizacyjne treści realizo
wanego obecnie oraz perspektywicznego celu przedsię
biorstwa.
Uwaga ta dotyczyła przede wszystkim osób pełniących poza produkcyjne funkcje w zarządzie przedsiębiorstwa.
2. System informacyjny w niezadawalającym stopniu służy rozpoznawaniu możliwości i dostosowywaniu środków do realizowania działań składających się na wykonanie zadań przedsiębiorstwa; aktualizowaniu informacji o zmieniają
cych się warunkach i środkach realizacji zadań;
o wprowadzanych korekturach.
Uwaga ta dotyczyła przede wszystkim sfery produkcji.
3. System informacyjny w obecnej postaci jest źródłem dwojakiej niepewności :
- w sferze pozaprodukcyjnej dotyczy ona tego, co ma osiągnąć przedsiębiorstwo,
116
decyzyjnego stanowiących wkład każdego OD w osiąganie celów przedsiębiorstwa jako całości.
Klasyfikując informacje, jakie mogą pojawiać się na wejściach i wyjściach każdego ośrodka decyzyjnego oraz podlega* transformacji, zaproponowaliśmy dwa kryteria : podmiotowe i przedmiotowe.
Zgodnie z kryterium podmiotowym wyróżniliśmy trzy etapy Informacji :
1. informacje DOCELOWE, tzn. takie, których celem jest dany ośrodek decyzyjny,
2. informacje TRANSFEROWE, tzn. takie, które wypływają do danego ośrodka decyzyjnego, ale są zarazem przeznaczo
ne do dalszego przekazywania,
3. Informacje INICJOWANE, tzn. takie, które są inicjowane i wysyłane przez badany ośrodek decyzyjny^'
Zgodnie z kryterium przedmiotowym wyróżniliśmy natomiast czetry typy informacji :
1. Informacje FROGRAMUJACE, jak np. wytyczne, isntrukcje, polecenia, programy działania;
2. informacje SPRAWOZDAWCZE, dotyczące także bieżących danych operacyjnych, obejmujące dokumentację ewidencyjno- księgową, raporty, cykliczne sprawozdania;
3. informacje POSTULATYWNK, jak np. zamówienia, faktury, monity, zapotrzebowania, ponaglenia;
117
4. Informacje RETORYCZNE, otrzymywane lub wysyłane
w zasadzie bezadresowo, ogłaszające np. gotowość nawią
zania kontaktów z innymi, zapytania, oferty, reklamy, ogłoszenia, informacje o trendach 1 tendencjach oraz inne dane techniczno-handlowe;'
Skrzyżowania obu zasad podziału doprowadziło do klasyfi
kacji obejmującej 16 kategorii informacji / 1 6 kategorii ponieważ informacje transferowe pojawiają się dwukrotnie : zarówno na wejściu, jak i na wyjściu informacyjnym ośrodka decyzyjnego/ .
Nieodzownym wstępnym elementem analizy było opracowanie listy ośrodków decyzyjnych - tezaurusa - w którym każdemu z ośrodków decyzyjnych odpowiadał Jednoznaczny symbol liczbowy.
Po spełnieniu opisanych powyżej w skrócie warunków, przystąpiliśmy do ustalenia s
- z jakimi OD utrzymują stałe kontakty pisemne uczestnicy przedsięwzięcia / jako nadawcy lub odbiorcy informacji/,
- z Jakimi OD utrzymują stałe kontakty ustne /jako odbiorcy lub nadawcy informacji/,
- jakiego typu informacje wysyłają lub odbierają,
- jaki jest udział poszczególnych typów informacji w całej puli wyjść informacyjnych analizowanych ośrodków decyzyjnych,
- jaki jest udział poszczególnych typów informacji w całej puli wejść informacyjnych analizowanych ośrodków decyzyjnych,
- jakie Jest obciążanie analizowanych OD /mierzona liczbą utrzymywanych stale kontaktów informacyjnych/,
- jaki Jest udział kontaktów z OD w ramach macierzys
tego pionu w całej puli kontaktów informacyjnych.
Dla zgromadzenia wszystkich tych danych uczestnicy seminarium posługiwali się pomocniczym kwestionariuszem.
Całość wyników została w formie zbiorczej opracowana przez konsultantów.
Jednym z bardziej przydatnych środków prezentacji wyników analizy cech systemu informacyjnego były mapy powiązali Informacyjnych. Unaoczniały one plastycznie, że udział poszczególnych stanowisk i komórek wewnątrz-organlzacyjnym obiegu inromacji jest nierównomierny tak dalece, że niektóre z części składowych przedsiębiorstwa są względnie izolowane, podczas gdy inne, niewielka liczebnie grupa wśród pozosta
łych, bierze na siebie zasadniczy ciężar podtrzymywania sieci łączności, uczestnicząc w znaczącej większości zidenty
fikowanych aktów nadawania i odbioru informacji.
Wyniki analizy zostały przedstawione uczestnikom seminarium.
W rezultacie dyskusji sformułowano m.in. następujące wnioski s
1. system jest przeciążony przesyłaniem informacji postulo
wanych, krążących praktycznie we wszystkich kierunkach.
Informacja postulatywna /a wśród nich głównie monity i ponaglenia/ są oczywiście odbiciem realnych trudności
119
z terminowością dostaw, utrzymywaniem ciągłości zaopatrze
nia itp.
2. Sposób w jaki krążą v ąystemie informacje programujące . świadzcy, że podział kompetencji decyzyjnych w przedsię
biorstwie jest niejasny, a stosunki zwierzchności i podporządkowania zachodzą wzajemnie na siebie«
3« Ośrodki decyzyjne obszaru produkcji są nadmiernie obcią
żone pisemnymi kontaktami z ośrodkami decyzyjnymi nie tylko innych obszarów, ale także wewnątrz własnego
obszaru.
ETAP III s własności użytkowe systemu