METODYKA PARTYCYPACYJNEGO DOSKONALENIA SYSTEMU INFORMACYJNEGO i

założenia i zastosowania

Profit aviary j»r.i±?3 prepozyci tixia.jc sposobu podejicia, ztiirs t.\ ckuteczsi« asunąć ograniczenia raniono tradyr/jneifi rogolenia kursovago, ¿«dc 1 klaaycz*

sr£c ■-•'.'.'„•o dorado"va or£ici2*cy^::cgo* taką stvarta --rtyc> — J.re do;Vonsl*rie orgpr.iz-sc:4.! * tr»JtcJ.c ęrrtl 3ią wziąć Paliwem-szkoleniowych*

Problemy związane z doskonalenie* organizacji rzadko tylko mają tak dobrze określoną strukturą, aby ich rozwiązanie mogło polegać na automatyczny* zastosowaniu jakiejś gotowej procedury^ Rzadko też są one w taki*

3topniu specyficzne, by wystarczyć mogła Jedynie szcze­

gółowa wiedza kadry kierowniczej na temat ich własnej organizacji i nic ponadto.

Uważa się dość powszechnie, że istnieją dwa możliwe sposoby przezwyciężenia ograniczeń poznawczych praktyków wówczas, gdy zachodzi konieczność przeprowadzenia innowacji organizacyJnej z wykorzystaniem dorobku współ­

czesnych nauk o organizacji. Po pierwsze, szansę taką dostrzega się w przeszkoleniu części kadry kierowniczej w ośrodku doskonalenia. Po powrocie do pracy - głoszą zwolenicy tej koncepcji - własna kadra kierownicza będzie miała wystarczającą wiedzę i motywację, aby samodzielnie zapoczątkować i rozwijać program zmian zmierzających do podniesienia sprawności funkcjonowania organizacji.

106

Po wtóre, yytiera się niekiedy możliwość skorzystania z usług zewnętrznych specjalistów, u których organizacja zamawia diagnozę niesprawności i projekt usprawnień*

Oba te podejścia, mimo niewątpliwych zalet, nie pozba­

wione są istotnych ograniczeń.

Typowy, ogólnoteoretyczny kurs z problematyki organi­

zacji i zarządzania, w którym jednocześnie uczestniczy kadra kierownicza z najrozmaitszych zakładów pracy, nie jest w stanie /ze zrozumiałych powodów/ sprostać wymogowi konkretności dyskutowanych problemów organizacyjnych tak, by odpowiadały one sytuacji każdego z uczestników

szkolenia z osobna. Problemy praktyczne mogą się tutaj pojawiać co najwyżej jako cząstkowa ilustracja prezento­

wanych koncepcji teoretycznych, nie zaś jako właściwy powód i przedmiot merytorycznych rozważań.

Nieumiejętność przekładania ogólnych koncepcji teorety­

cznych na szczegółowe dyrektywy praktyczne w codziennym ’ działaniu, we własnym otoczeniu zadaniowym uczestników kursu jest w rezultacie nleledwie usprawiedliwiona*

Co więcej, trudno tyłoby zignorować konsekwencje tzw.

problemu przeniesienia, polegającego na tym, że

absolwent kursu /dysponujący poszerzoną wiedzą i nowymi umiejętnościami/ wraca do środowiska, w którym ani posta­

wy, ani wiedza lub umiejętności pozostałych pracowników nie uległy podobnym zmianom. Elektem są raczej stany

frustracyjne, nii innowacyjne;

107

Także klasyczny model doradztwa organizacyjnego, odwołujący się do relacji t ekspert-kllent 1 polegający na tym, że organizacja "kupuje* od doradcy diagnozą niesprawności oraz program terapii, podlega liczny*

ograniczeniom.

Przede wszystkim fakt, że wnioski analityczne

i propozycje usprawnień autorstwa os<5b spoza organizacji sprawia, że jeśli nawet są całkowicie zasadne, to prawie zawsze /choć z rófną siłą/ podlegają społeczny* procesom odrzucenia, Jako w pewny* sensie *ciało obce*.

Niejednokrotnie spotykana niechęć 1 podejrzliwość w stosunku tak do samej diagnozy, Jak 1 formułowanych na Jej podstawie zaleceń, najczęściej nie wynika co prawda ze złej woli pracowników, ale z Istnienia bariery komunlka- vyjnej, które powoduje, że zalecenie stają sią nieistotne 1 nie trafiające w istotą rzeczy* Ten wariant doradztwa nie przewiduje jednak ani tworzenia wspólnego Języka, ani wzajemnie zrozumiałej i akceptowanej, teoretycznej płaszczyzny odniesienia, wspólnej dla obu stron.

PARTYCYPACYJNE ROZWIĄZANIE FROBLEMfJW ORGANIZACYJNYCH

: założenia metody

Przedsięwzięcie badawczo-szkóleniowe łączą w sobie elementy tradycyjnego procesu dydaktycznego i doradztwa organizacyjnego. Ich formuła powala urzeczywistnić

zało-108

żenią koncepcji partycypacyjnego doskonalenia organizacji, tji' takiego podejścia, które polega na wspomaganym przez zewnętrznego doradcę-konsultanta, pośrednim doskonaleniu procesów i struktur organizacyjnych poprzez oddziaływanie bezpośrednio na system społeczny organizacji: postawy i wartości uczestników, umiejętności współdziałania, rozwiązywania problemów i pełnienia ról.

Proponowana formuła współpracy badawczy-teoretyków organizacji i praktyków zarządzania zakłada, że istnieją dwa równorzędne pod względem wartości, choć odmienne typy wiedzy niezbędnej do przeprowadzenia innowacji organizacyj­

nej. Pierwsza, to wiedza szczegółowa kadry kierowniczej na temat własnej organizacji, druga - to wiedza ogólna konsultantów o metodach i narzędziach diagnozy i doskonale­

nia, o możliwych do wykorzystania koncepcjach 1 podejściach teoretycznych, o procesach organizacyjnych 1 kierowaniu nimi«

Procedura postępowania przewiduje, że obie równoważne strony uczą się od siebie nawzajem, łącząc dwa typy wiedzy i umiejętności dla wspólnego rozwiązania konkretnego problemu organizacyjnego.

V toku przedsięwzięcia badawczo-szkoleniowego, działa­

niom analityczno-diagnostycznym i projektowym towarzyszy przekazywanie wiedzy naukowej o organizacji. V trakcie cyklicznych spotkań przeznaczonych na sformułowanie problemu wymagającego rozwiązania, określenie uwarunkowań i

sprecyzo-109

wanie kierunków usprawnień, przewidziane są krótsze lub dłuższe wykłady /od kilku do kilkudziesięciu minut/.

Są one poświęcone bądi uogólnieniu aktualnie analizowa­

nych zjawisk, bądi przedstawieniu koncepcji teoretycznej, która mogłaby być pomocna w rozwiązywaniu danego problemu.

V rezultacie nie tylko zwiększa się szanse na lepsze, rozważniejsze rozwiązanie problemu, ale także uczy się faktycznego stosowania wiedzy teoretycznej i abstrakcyjnego nyślenia w codziennej praktyce kierowniczej.

Podejście, o którym mowa polega nie tylko na współ­

uczestnictwie przedstawicieli "środka organizacji"

i zewnętrznych konsultantów w rozwiązywaniu problemów, ale przede wszystkim na wpajaniu wiedzy o metodyce postępowa­

nia w sytuacji, gdy pojawia się problem wymagający rozstrzy­

gnięcia.

Mówiąc w pewnym uproszczeniu, przedsięwzięcie hadawczo- szkoleniowe to metodyka uczenia metodyki rozwiązywania problemów organizacyjnych, stąd istotniejsza Jest treść procesu dochodzenia do rozstrzygnięcia problemu, nie zaś to, na czym polegają ostatecznie przyjęte rozwiązan ia«

Są to zatem przedsięwzięcia nastawione nie tylko na doraźne usprawnienia jakiegoś aspektu działania organiza­

cji, ale przede wszystkim na kształtowanie nawyków 1 mechanizmów doskonalenia, zdolnych działać w organizacji w sposób

trwały równiei po zakończeniu współpracy i odejściu konsul­

tantów.

110

Jest to o tyle istotna właściwość dyskutowanego podejścia, że doskonalenie organizacji nie jest jednorazowym zabiegiem, ale procesem - ustawicznym i ciągłym.

Walorów dydaktycznych przedsięwzięć badawczo-szkoleniowych nie można przy tym sprowadzać jedynie do owych wykładów

"ad hoc*, nieodzownych w trakcie każdej z kolejnych sesji.

Czynne uczestnictwo kadry kierowniczej w całym przedsięwzię­

ciu, poznanie z autopsji procedury rozwiązywania problemów organizacyjnych Jest bowiem najkorzystniejszym i najbardziej przekonywającym sposobem pogłębiania wiedzy i kształtowania nowych umiejętności.

Formuła przedsięwzięć badawczo-szkoleniowych Jest otwarta i elastyczna. Braliśmy udział lub uczestniczymy obecnie w przedsięwzięciach, które dotyczą m.in. takich zagadnień, jak : "Organizacyjne problemy produkcji filmów*,

"Struktura organizacyjna dla przyszłości FHZ*. "Przedsię­

biorstwo w sytuacji kryzysowej : w poszukiwaniu dróg wyjścia",

"Diagnozowanie i doskonalenie systemu informacyjnego zarzą­

dzania przedsiębiorstwem".

Zamierzamy przedstawić poniżej praktyczne zastosowanie ratody partycypacyjnego doskonalenia organizacji odwołując

się do charakterystyki ostatniego z wymleniinych przedsię­

wzięć powyżej.

111

DIAGNOZOWANIE I DOSKONALENIE SYSTEMU INFORMACYJNEGOt