Rozdział 5. Symulacja efektów wdrożenia modelu referencyjnego zarządzania przepływem
5.2. Modelowanie i symulacja wybranych procesów
5.2.1. Szpital powiatowy
5.2.1.4. Kompletacja i podanie leków pacjentowi
Rodzaj jednostek organizacyjnych i funkcje osób realizujących proces „Komple-tacja i podanie leków pacjentowi” prezentuje tabela 29.
Przebieg procesów w ujęciu bieżącym, jak i docelowym został przedstawiony na mapach 7 i 8.
Tab. 29. Rodzaj jednostek organizacyjnych i funkcje osób realizujących proces „Kompletacja i podanie leków pacjentowi” w szpitalu po-wiatowym
Źródło: Opracowanie własne.
Stan „AS IS” oraz model “TO BE”
Rodzaj szpitala Szpital powiatowy
Jednostka organizacyjna Oddział
Funkcja Pielęgniarka
System informatyczny szpitala Infomedica
Mapa 7. Mapa procesu „Kompletacja i podanie leków pacjentowi” w modelu „AS IS” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Mapa 8. Mapa procesu „Kompletacja i podanie leków pacjentowi” w modelu „TO BE” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
152
Tabela 30 obejmuje opisy czynności, czasy ich trwania, oraz parametry i nazwy zdarzeń, które zostały wykorzystane w symulacji stanu „AS IS”.
Sposób organizacji procesu w ujęciu bieżącym wymusza na pracownikach pra-cę na dokumentów zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Dodatkowo, czynności realizowane są bez wsparcia systemu informatycznego oraz urządzeń mobilnych. Wprawdzie informacje o tym, jakie leki powinny zostać podane pa-cjentowi znajdują się w systemie informatycznym, weryfikacja zgodności skom-Tab. 30. Charakterystyka procesu „Kompletacja i podanie leków
pacjen-towi” w ujęciu „AS IS” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Numer
zdarzenia Rola biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
1 Pielęgniarka Pojawienie się
w systemie zlecenia
lekarskiego 0 minut 100%
2 Pielęgniarka Pobranie karty pacjenta 3-6 sekund 100%
3 Pielęgniarka Multiplikacja 3 pozycji 0 minut 100%
4 Pielęgniarka Pobranie leku 1-2 minut 100%
5 Pielęgniarka Sprawdzenie nazwy leku i
dawki leku 15-30 sekund 100%
6 Pielęgniarka Przygotowanie leku 15-60 sekund 100%
7 Pielęgniarka Podejście do pacjenta 30 sekund 100%
8.1 Pielęgniarka Bramka BPMN 0 minut 90%
8.2 Pielęgniarka Bramka BPMN 0 minut 10%
9 Pielęgniarka Identyfikacja pacjenta 15-100 sekund 100%
10 Pielęgniarka Podanie leku 1-3 minut 100%
11 Pielęgniarka Potwierdzenie podania leku 15 minut 100%
12 Pielęgniarka Grupowanie 3 pozycji leków 0 minut 100%
13 Pielęgniarka Powrót do dyżurki 30 sekund 100%
14 Pielęgniarka Uporządkowanie stanowiska
pracy 20-40 sekund 100%
15 Pielęgniarka Oczekiwanie na wolną
chwilę 10 minut 100%
16 Pielęgniarka Potwierdzenie podania leku
w systemie IT 10-15 sekund 100%
17 Pielęgniarka Zakończenie realizacji
zlecenia lekarskiego 0 minut 100%
18 Pielęgniarka Identyfikacja pacjenta 10-20 sekund 100%
153
pletowanych leków ze zleceniem lekarskim odbywa się na podstawie dokumentu papierowego. W praktyce oznacza to również, że istnieje konieczność przeglądu dostępnych opakowań leków przez pielęgniarkę, co może skutkować podaniem leku z dłuższym terminem ważności. Natomiast system informatyczny podpowia-da lek z najkrótszym terminem ważności. Z uwagi na to, iż aktualizacja podpowia-danych w systemie ma miejsce po fizycznym podaniu leku, istnieje ryzyko, że dane nie są spójne. W konsekwencji prowadzi to do zniekształconego obrazu poziomu zapa-sów leków w systemie informatycznym.
Tabela 31 obejmuje opisy czynności, czasy ich trwania, oraz parametry i nazwy zdarzeń, które zostały wykorzystane w modelu symulacyjnym „TO BE”.
Tab. 31. Charakterystyka procesu „Kompletacja i podanie leków pacjen-towi” w modelu „TO BE” w szpitalu powiatowym
Źródło: Opracowanie własne.
Numer
zdarzenia Rola biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
1 Pielęgniarka Pojawienie się
w systemie zlecenia
lekarskiego 0 minut 100%
2 Pielęgniarka Pobranie elektronicznej
karty zleceń 2-4 sekund 100%
3 Pielęgniarka Skanowanie kodu
pielęgniarki 3-6 sekund 100%
4 Pielęgniarka Skanowanie kodu kieliszka
pacjenta 3-6 sekund 100%
5 Pielęgniarka Multiplikacja 3 leków 0 minut 100%
6 Pielęgniarka Pobranie leku 1-2 minut 100%
7 Pielęgniarka Skanowanie kodu leku 3-6 sekund 100%
8 Pielęgniarka Przygotowanie leku 15-60 sekund 100%
9 Pielęgniarka Podejście do pacjenta 30 sekund 100%
10.1 Pielęgniarka Bramka BPMN 0 minut 90%
10.2 Pielęgniarka Bramka BPMN 0 minut 10%
11 Pielęgniarka Skanowanie opaski pacjenta
(Identyfikacja pacjenta) 3-6 sekund 100%
12 Pielęgniarka Skanowanie kodu kieliszka
pacjenta 3-6 sekund 100%
13 Pielęgniarka Podanie leku 1-3 minut 100%
14 Pielęgniarka Grupowanie 3 pozycji leków 0 minut 100%
154
Usprawnienia badanego procesu obejmują przede wszystkim zastosowanie urządzeń mobilnych, które będą wspierały pracę pielęgniarki od momentu poja-wienia się zlecenia lekarskiego w systemie informatycznym do momentu podania leków pacjentowi. Wprowadzenie nowych czynności w organizacji procesu, zwią-zanych z koniecznością skanowania kodów kreskowych, ma na celu precyzyjną re-jestrację poszczególnych zdarzeń w sposób zautomatyzowany.
Sparametryzowany model obowiązującego obecnie procesu został poddany sy-mulacji według następującego scenariusza:
• czas trwania symulacji: 12 miesięcy,
• liczba dni pracy oddziału w tygodniu: 7,
• liczba dni pracy oddziału w miesiącu: 30,
• liczba realizowanych podań leków dziennie: 375,
• liczba pracowników: 30 pielęgniarek.
Rysunki 44, 45 i 46 prezentują zagregowane dane stanowiące podsumowanie przeprowadzonych symulacji (kolor niebieski – „AS IS” i kolor zielony „TO BE”) dla przyjętych wskaźników:
Tab. 31. Charakterystyka procesu „Kompletacja i podanie leków pacjen-towi” w modelu „TO BE” w szpitalu powiatowym - ciąg dalszy Źródło: Opracowanie własne.
Numer
zdarzenia Rola biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
15 Pielęgniarka Bramka scalająca 0 minut 100%
16 Pielęgniarka Powrót do dyżurki 30 sekund 100%
17 Pielęgniarka Uporządkowanie stanowiska
pracy 20-40 sekund 100%
18 Pielęgniarka Bramka scalająca BPMN 0 minut 100%
19 Pielęgniarka Zakończenie realizacji
zlecenia lekarskiego 0 minut 100%
20 Pielęgniarka Automatyczna aktualizacja
danych 0 minut 100%
21 Pielęgniarka Skanowanie opaski pacjenta
(Identyfikacja pacjenta) 3-6 sekund 100%
155
• średni czas obsługi w minutach
Rys. 44. Średni czas obsługi w procesie „Kompletacja i podanie leków pacjentowi” w szpitalu powiatowym
Źródło: Opracowanie własne.
• średni czas pracy w minutach
Rys. 45. Średni czas pracy w procesie „Kompletacja i podanie leków pacjentowi” w szpitalu powia-towym
Źródło: Opracowanie własne.
• średnie wykorzystanie zasobów w ujęciu procentowym
Rys. 46. Średnie wykorzystanie zasobów w procesie „Kompletacja i podanie leków pacjentowi”
w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Oszczędności, wynikające z implementacji nowego podejścia są widoczne w wyniku symulacji w przypadku wszystkich trzech badanych parametrów. Skróce-nie czasu obsługi, wynikające z braku koSkróce-nieczności wprowadzania opóźSkróce-nień, celem aktualizacji danych w systemie informatycznym przyczynia się do zapewnienia
156
dostępu do aktualnych informacji o poziomie zapasów w czasie rzeczywistym.
Mimo wprowadzenia dodatkowych czynności, polegających na przykład na skano-waniu kodu kreskowego na kieliszku pacjenta, czas pracy pielęgniarki skrócił się i zmalało również średnie wykorzystanie zasobów w procesie.
Podsumowanie analizy przedmiotowych procesów, jak i szczegółowego wywia-du z pracownikami szpitala stanowi tabela 32, która prezentuje określone ograni-czenia, uniemożliwiające realizację założeń modelu referencyjnego. Analiza pro-cesowa w badanym szpitalu wykazała jednoznacznie, iż implementacja założeń modelu referencyjnego wymaga zmian na gruncie systemu informatycznego, jak również w obszarze wyposażenia pracowników w odpowiednie urządzenia mo-bilne. Ponadto, konieczna jest bardziej precyzyjna rejestracja danych dotyczących produktów leczniczych, będących przedmiotem obrotu na terenie szpitala w czasie rzeczywistym. Luki informacyjne oraz opóźnienia w zakresie aktualizacji danych, które aktualnie występują w systemie wymiany danych pomiędzy apteką a oddzia-łami prowadzą do konieczności wykonywania dodatkowych czynności, niepotrzeb-nie absorbujących personel farmaceutyczny oraz pielęgniarski.
Tab. 32. Zidentyfikowane ograniczenia w zakresie realizacji założeń mo-delu referencyjnego w szpitalu powiatowym
Źródło: Opracowanie własne.
Ograniczenia w zakresie realizacji założeń modelu referencyjnego w szpitalu powiatowym
Jednostka
organizacyjna Rodzaj ograniczeń
Apteka
• dublujące się dokumenty (zarówno w postaci papierowej, jak i
elektronicz-• nej)brak wiedzy na temat rozchodowania leków na pacjenta
• brak wiedzy na temat numeru partii leku rozchodowanego na oddział
• brak wykorzystania standardów GS1 do identyfikacji leków
• brak wykorzystania technik ADC
Oddział
• dublujące się dokumenty (zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicz-nej
• dublujące się czynności
• opóźnienie w dostępie do aktualnych danych o produkcie
• brak skutecznych i zgodnych z prawem metod identyfikacji pacjenta