Rozdział 5. Symulacja efektów wdrożenia modelu referencyjnego zarządzania przepływem
5.2. Modelowanie i symulacja wybranych procesów
5.2.1. Szpital powiatowy
5.2.1.1. Złożenie zamówienia u dostawcy
Analizę procesu „Złożenie zamówienia u dostawcy” rozpoczęto od zidentyfi-kowania osób, realizujących proces w modelu bieżącym, jak również identyfikacji wykorzystywanego systemu informatycznego. W przypadku modelu docelowego zaproponowana konieczne modyfikacje, konieczne do zapewnienia możliwości przebiegu „TO BE”. Dane te prezentuje tabela 20.
Tab. 20. Rodzaj jednostek organizacyjnych i funkcje osób realizujących proces „Złożenie zamówienia u dostawcy” w szpitalu powiato-wym
Źródło: Opracowanie własne.
Stan „AS IS” Model „TO BE”
Rodzaj szpitala Szpital powiatowy Szpital powiatowy Jednostka organizacyjna Apteka Centralna Apteka Centralna
Funkcja • Technik farmaceuta
• Kierownik
• Technik farmaceuta
• Kierownik System informatyczny
szpitala Infomedica Infomedica
System informatyczny
dostawcy brak System informatyczny
dostawcy
Mapa 1. Mapa procesu „Złożenie zamówienia u dostawcy” w ujęciu „AS IS” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Mapa 2. Mapa procesu „Złożenie zamówienia u dostawcy” w modelu „TO BE” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
133
Tabela 21 obejmuje opisy czynności, czasy ich trwania, oraz parametry i nazwy zdarzeń, które zostały wykorzystane w symulacji stanu „AS IS”.34
W powyższym procesie należy zwrócić uwagę na dużą liczbę czynności manu-alnych i generowanie dokumentów zarówno w postaci elektronicznej, jak i papie-rowej. Wynika to z braku możliwości przesłania zamówienia w postaci elektronicz-nej w sposób zautomatyzowany. W celu złożenia zamówienia technik farmaceuta
3 Bramka BPMN sygnalizuje podział na różne możliwe ścieżki przebiegu procesu.
4 Bramka scalająca sygnalizuje powrót do jednej ścieżki przebiegu procesu.
Tab. 21. Charakterystyka procesu „Złożenie zamówienia u dostawcy”
w ujęciu „AS IS” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Numer zdarzenia
Rola
biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
1 Technik
farmaceuta Konieczność złożenia
zamówienia na leki 0 minut 100%
2 Technik
farmaceuta Przygotowanie zamówienia 10-15 minut 100%
3 Technik
farmaceuta Grupowanie co
1 godzinę 1 godzina 100%
4 Kierownik Autoryzacja grupy
zamówień 3-7 minut 100%
5 Technik
farmaceuta Rozgrupowanie na
pojedyncze zamówienia 0 minut 100%
6.1 Technik
farmaceuta Bramka BPMN1 0 minut 5%
6.2 Technik
farmaceuta Bramka BPMN2 0 minut 95%
7 Technik
farmaceuta Przygotowanie wysyłki 3-7 minut 100%
8 Technik
farmaceuta Bramka scalająca2 0 minut 100%
9 Technik
farmaceuta Zamówienie złożone 0 minut 100%
10 Technik
farmaceuta Skan zamówienia 10-15 minut 100%
11 Technik
farmaceuta Przygotowanie wysyłki 1 minuta 100%
134
wysyła dokument faksem (w 5% przypadków) lub pocztą elektroniczną (w 95%
przypadków). Przy czym w tym ostatnim przypadku, dokument jest najpierw ska-nowany, a następnie załączany do wiadomości.
Tabela 22 obejmuje opisy czynności, czasy ich trwania, oraz parametry i nazwy zdarzeń, które zostały wykorzystane w modelu symulacyjnym „TO BE”.
W celu usprawnienia procesu zaprojektowana została wymiana dokumentów zgodna z koncepcją EDI, która eliminuje konieczność interwencji człowieka, jak również organicza czynności manualne. W przypadku wymiany dokumentów EDI dochodzi do komunikacji pomiędzy systemami informatycznymi szpitala i dostaw-cy. W związku z tym założono czas trwania zdarzeń z punktu widzenia pracochłon-ności pracowników równy zero. Podobne podejście zastosowano we wszystklich sytuacjach, w których ma miejsce wymiana dokumentów elektronicznych EDI.
W celu weryfikacji poprawności automatycznie wygenerowanych z systemu in-formatycznego danych dotyczących składanego zamówienia, zakłada się jego au-toryzację przez technika farmaceutę. W przypadku konieczności zamówienia leku
Tab. 22. Charakterystyka procesu „Złożenie zamówienia u dostawcy”
w modelu „TO BE” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Numer zdarzenia
Rola
biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr
przepływu
1 Technik
farmaceuta Konieczność złożenia
zamówienia na leki 0 minut 100%
2 Technik
farmaceuta Automatyczne wygenerowanie
zamówienia 10-15 sekund 100%
3 Technik
farmaceuta Grupowanie co 1 godzinę 1 godzina 100%
4 Kierownik Autoryzacja grupy zamówień 2-5 minut 100%
5 Technik
farmaceuta Rozgrupowanie na pojedyncze
zamówienia 0 minut 100%
6 Technik
farmaceuta
Wysłanie zamówienia w ramach zawartej umowy do
dostawcy (EDI) 0 minut 100%
7 Technik
farmaceuta Odbiór potwierdzenia
zamówienia od dostawcy (EDI) 0 minut 100%
8 Technik
farmaceuta Zamówienie złożone 0 minut 100%
135
spoza listy, moment autoryzacji daje możliwość zmodyfikowania zapotrzebowania.
Sparametryzowane mapy w postaci „AS IS” i „TO BE” zostały poddane symulacji według następującego scenariusza:
• czas trwania symulacji: 12 miesięcy
• liczba dni pracy apteki w tygodniu: 5,
• liczba dni pracy apteki w miesiącu: 20,
• liczba składanych zamówień przez aptekę dziennie: 5
• liczba pracowników realizujących proces w aptece: 3 (technik farmaceuta – 2, kierownik – 1)
Rysunki 34, 35 i 36 prezentują zagregowane dane stanowiące podsumowanie przeprowadzonych symulacji (kolor niebieski – „AS IS” i kolor zielony „TO BE”) dla przyjętych wskaźników:
• średni czas obsługi w minutach, rozumiany jako czas konieczny do zrealizo-wania procesu, uwzględniający również czas oczekizrealizo-wania
Rys. 34. Średni czas obsługi procesu „Złożenie zamówienia u dostawcy” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
• średni czas pracy w minutach, rozumiany jako rzeczywisty czas zaangażowa-nia pracowników w realizację procesu
Rys. 35. Średni czas pracy procesu „Złożenie zamówienia u dostawcy” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
136
• średnie wykorzystanie zasobów w ujęciu procentowym, rozumiane jako rzeczywiste wykorzystanie pracowników dla celów realizacji procesu
• kierownika
Rys. 36. Średnie wykorzystanie kierownika w procesie „Złożenie zamówienia u dostawcy” w szpita-lu powiatowym
Źródło: Opracowanie własne.
• technika farmaceuty
Rys. 37. Średnie wykorzystanie technika farmaceuty w procesie „Złożenie zamówienia u dostawcy”
w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Wyniki symulacji pokazują, iż wprowadzenie zmian procesowych, bazujących na założeniach do modelu referencyjnego doprowadzi do zmniejszenia pracochłon-ności, jak również wykorzystania zasobów. Największa zmiana jest dostrzegalna z punktu widzenia technika farmaceuty. Wykonywane dotąd czynności w sposób manualny, zastąpiono czynnościami zautomatyzowanymi. W tym konkretnym przy-padku autoryzacja zamówienia przez kierownika apteki (czyli zatwierdzenie wyge-nerowanego przez technika dokumentu), inicjuje ciąg zdarzeń, które nie absorbują pracowników, tj. wymianę dokumentów EDI pomiędzy systemami informatycznymi szpitala i dostawcy.