Rozdział 5. Symulacja efektów wdrożenia modelu referencyjnego zarządzania przepływem
5.2. Modelowanie i symulacja wybranych procesów
5.2.1. Szpital powiatowy
5.2.1.3. Kompletacja leków na oddział
Rodzaj jednostek organizacyjnych i funkcje osób realizujących proces „Komple-tacja leków na oddział” prezentuje tabela 26.
Przebieg procesów w ujęciu bieżącym, jak i docelowym został przedstawiony na mapach 5 i 6.
Tab. 26. Rodzaj jednostek organizacyjnych i funkcje osób realizujących proces „Kompletacja leków na oddział” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
Stan „AS IS” i model “TO BE”
Rodzaj szpitala Szpital powiatowy Jednostka organizacyjna Apteka Centralna
Funkcja Technik farmaceuta
System informatyczny szpitala Infomedica
Mapa 5. Mapa procesu „Kompletacja leków na oddział” w ujęciu „AS IS” w szpitalu powiatowym. Źródło: Opracowanie własne.
Mapa 6. Mapa procesu „Kompletacja leków na oddział” w modelu „TO BE” w szpitalu powiatowym. Źródło: Opracowanie własne.
145
Tabela 27 obejmuje opisy czynności, czasy ich trwania, oraz parametry i nazwy zdarzeń, które zostały wykorzystane w symulacji stanu „AS IS”.
Tab. 27. Charakterystyka procesu „Kompletacja leków na oddział” w uję-ciu „AS IS” w szpitalu powiatowym
Źródło: Opracowanie własne.
Numer
zdarzenia Rola
biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
1 Technik
farmaceuta Pojawienie się
w systemie recepty 0 minut 100%
2 Technik
farmaceuta Wydruk recepty
z systemu 5-10 sekund 100%
3 Technik
farmaceuta Multiplikacja 10
pozycji na receptę 0 minut 100%
4 Technik
farmaceuta Interpretacja pozycji
leku (recepta) 5 sekund 100%
5.1 Technik
farmaceuta Bramka BPMN 0 minut 5%
5.2 Technik
farmaceuta Bramka BPMN 0 minut 95%
6 Technik
farmaceuta Identyfikacja surowca 5 sekund 100%
9 Technik
farmaceuta Produkcja 5-10 minut 100%
10 Technik
farmaceuta Uporządkowanie
stanowiska 5 minut 100%
11 Technik
farmaceuta Aktualizacja
produkcji w systemie 30 sekund 100%
12 Technik
farmaceuta Wydruk raportu z
produkcji 1 minuta 100%
13 Technik
farmaceuta Bramka scalająca
BPMN 0 minut 100%
146
Podobnie, jak w przypadku wcześniejszych procesów realizowanych w mode-lu bieżącym, uwagę zwraca podwójny obieg dokumentów. Wprawdzie w systemie informatycznym istnieje możliwość generowania dokumentów elektronicznych, w tym wypadku recepty oddziałowej, ale dokumenty występują również w postaci papierowej, jako wydruk ich odpowiedników z systemu informatycznego. Jest to przede wszystkim konsekwencją braku wyposażenia pracowników w urządzenia mobilne, które umożliwiłyby realizację procesu bez konieczności powrotu do sta-nowiska komputerowego. Drugim istotnym problemem jest bazowanie na czyn-niku ludzkim w przypadku kompletacji leków na oddział. Weryfikacja poszczegól-nych pozycji odbywa się wzrokowo. Można założyć, że w przypadku kilku pozycji na recepcje ryzyko popełnienia błędu jest niewielkie, ale w sytuacji apteki szpi-talnej podmiotu wieloodziałowego, ryzyko to proporcjonalnie wzrośnie. Ostatnim kluczowym problemem jest brak ciągłości w systemie infornatycznym w zakresie śledzenie przepływu produktów w szpitalu pod kątem numeru partii produkcyjnej.
W praktyce oznacza to, że pracownicy apteki dysponują informacją o numerze par-tii produktów wydanych na oddział, ale nie mają dostępu do danych dotyczących wydawania poszczególnych leków indywidualnym pacjentom.
Tab. 27. Charakterystyka procesu „Kompletacja leków na oddział” w uję-ciu „AS IS” w szpitalu powiatowym - ciąg dalszy
Źródło: Opracowanie własne.
Numer
zdarzenia Rola
biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
farmaceuta Aktualizacja wydań w
systemie 1-2 minut 100%
farmaceuta Pobranie leku 2-3minut 100%
20 Technik
farmaceuta Identyfikacja wzrokowa
leku 20-40 sekund 100%
147
Tabela 28 obejmuje opisy czynności, czasy ich trwania, oraz parametry i nazwy zdarzeń, które zostały wykorzystane w modelu symulacyjnym „TO BE”.
Tab. 28. Charakterystyka procesu „Kompletacja leków na oddział” w mo-delu „TO BE” w szpitalu powiatowym
Źródło: Opracowanie własne.
Numer zdarzenia
Rola
biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
1 Technik
farmaceuta Pojawienie się w systemie
recepty 0 minut 100%
2 Technik
farmaceuta Pobranie elektronicznej
recepty 2-4 sekund 100%
3 Technik
farmaceuta Multiplikacja 10 pozycji
na receptę 0 minut 100%
4 Technik
farmaceuta Interpretacja pozycji leku
(recepta) 5 minut 100%
5.1 Technik
farmaceuta Bramka BPMN 0 minut 5%
5.2 Technik
farmaceuta Bramka BPMN 0 minut 95%
6 Technik
farmaceuta Przygotowanie receptury
produkcji leku 5 minut 100%
7 Technik
farmaceuta Przygotowanie naczyń 1 minuta 100%
8 Technik
farmaceuta Identyfikacja surowca
(skan kodu) 1-2 sekund 100%
9 Technik
farmaceuta Aktualizacja produkcji 0 minut 100%
10 Technik
farmaceuta Produkcja 5-10 minut 100%
11 Technik
farmaceuta Uporządkowanie
stanowiska 5 minut 100%
12 Technik
farmaceuta Bramka scalająca 0 minut 100%
13 Technik
farmaceuta
Grupowanie (zrealizowane
zamówienie) 0 minut 100%
148
Proponowane usprawnienia przewidują zastosowanie urządzeń mobilnych w celu umożliwienia realizacji procesu bez konieczności powrotu do stanowiska komputerowego, eliminując tym samym konieczność wydruku dokumentów z sys-temu informatycznego. Ponadto, wprowadzone zostają techniki ADC, automaty-zujące proces kompletacji leków na oddział i umożliwiające aktualizację danych o przepływach leków w czasie rzeczywistym.
Sparametryzowane mapy w postaci „AS IS” i „TO BE” zostały poddane symulacji według następującego scenariusza:
• czas trwania symulacji: 12 miesięcy
• liczba dni pracy apteki w tygodniu: 5,
• liczba dni pracy apteki w miesiącu: 20,
• liczba realizowanych zamówień z oddziałów: 15
• liczba pracowników: 3 (technik farmaceuta).
Rysunki 41, 42 i 43 prezentują zagregowane dane stanowiące podsumowanie przeprowadzonych symulacji (kolor niebieski – „AS IS” i kolor zielony „TO BE”) dla przyjętych wskaźników:
Tab. 28. Charakterystyka procesu „Kompletacja leków na oddział” w mo-delu „TO BE” w szpitalu powiatowym - ciąg dalszy
Źródło: Opracowanie własne.
Numer zdarzenia
Rola
biznesowa Opis zdarzenia Czas trwania Parametr przepływu
farmaceuta Pobranie leku 2-3 minut 100%
19 Technik
farmaceuta Identyfikacja leku (skan
kodu) 3-6 sekund 100%
149
• średni czas obsługi w minutach
Rys. 41. Średni czas obsługi w procesie „Kompletacja leków na oddział” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
• średni czas pracy w minutach
Rys. 42. Średni czas pracy w procesie „Kompletacja leków na oddział” w szpitalu powiatowym Źródło: Opracowanie własne.
• średnie wykorzystanie zasobów w ujęciu procentowym
Rys. 43. Średnie wykorzystanie zasobów w procesie „Kompletacja leków na oddział”
Źródło: Opracowanie własne.
W przypadku kolejnego procesu wyniki symulacji również pokazują możliwość uzyskania oszczędności czasowych, jak również na gruncie wykorzystania zaso-bów. Należy zwrócić jednak uwagę na fakt, iż zmiany te prezentują się nieco inaczej niż w przypadku wcześniej analizowanych procesów; są mniejsze, ponieważ
wpro-150
wadzono czynności dodatkowe, które wcześniej nie występowały (np. skanowanie kodów kreskowych z pojemników oddziałowych). Niemniej jednak skrócenie czasu weryfikacji leków poprzez wykorzystanie technik ADC i wsparcia ze strony systemu informatycznego wraz z czynnościami dodatkowymi doprowadziło w efekcie koń-cowym do uzyskania oszczędności.