3 Metoda szybkiej oceny zapytania ofertowego .1 Wprowadzenie
3.3 Koncepcja metody szybkiej oceny zapytania ofertowego
Każde przedsiębiorstwo prowadzi swoją działalność wykorzystując dostępne zasoby oraz wiedzę, którą kupuje lub nabywa realizując kolejne zlecenia. Podejmując decyzję o udziale w procesie pozyskania zamówienia, przedsiębiorca kalkuluje ryzyko i stara się odpowiedzieć na pytanie, czy jest w stanie spełnić warunki kontraktu w określonym czasie i czy w zamian uzyska satysfakcjonujące korzyści. Szczególnie trudne jest to dla przedsiębiorstw, które przygotowują nowe produkty dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta. Pomimo, że dostarczone informacje dotyczące postaci, jakości lub funkcjonalności oczekiwanego produktu są na tym etapie często nieprecyzyjne, dokładność analizy musi być wystarczająco duża, aby zapobiec ewentualnym błędom związanym z podaniem zbyt niskiej ceny lub zbyt krótkiego terminu realizacji zamówienia, które mogą spowodować straty przedsiębiorstw lub podaniem zbyt wysokiej ceny lub zbyt długiego terminu realizacji, które mogą zniechęcić potencjalnego klienta. Ze względu na duże koszty związane z przygotowaniem kompletnej dokumentacji technicznej, technologicznej i organizacyjnej należy odrzucić celowość jej wykonywania dla każdego zapytania od klienta przed wysłaniem oferty i skoncentrować się na wstępnej weryfikacji zasadności ekonomicznej dalszych działań.
Dla podniesienia skuteczności zdobywania zamówień przez małe i średnie przedsiębiorstwa zajmujące się przygotowywaniem produktów pod indywidualne zamówienia klientów kluczowe jest więc wypracowanie szybkiej i sprawnej metody,
124
która pozwoli na kalkulacje kosztów, określenie terminu realizacji zamówienia o oszacowanie korzyści, które przedsiębiorstwo może uzyskać.
Aby spełnić wymagania jakościowe i ograniczyć ryzyko związane z niepowodzeniem nie wystarczy kalkulacja ceny i podanie przybliżonego terminu realizacji zamówienia. Konieczne jest pełne jakościowe zbilansowanie potrzeb i umiejętności. Konieczna jest pełna wiedza o własnych możliwościach wytwórczych.
Aby podejmować trafne decyzje, w pełni kontrolować zakres oferty i terminy realizacji, oprócz wiedzy o sposobie wytwarzania poszczególnych wyrobów, parku maszynowym i finansach, konieczna jest pełna wiedza o zależnościach między tymi elementami, o granicach, które możliwe są do osiągnięcia, o skutkach ekonomicznych poszczególnych działań, o silnych i słabych stronach kadry technicznej. Taką kompletną wiedzę o możliwościach produkcyjnych przedsiębiorstwa możliwościach można nazwać świadomością wytwórczą przedsiębiorstwa. Wiedza ta powinna być dostępna na każdym etapie obsługi procesów biznesowych, w szczególności na etapie przygotowania oferty, aby zapobiec niepożądanym skutkom przeszacowanych obietnic działu handlowego.
Świadomość wytwórcza składa się z kilku elementów. Podstawowym elementem jest wiedza o posiadanych zasobach, na które składają się maszyny, pieniądze oraz ludzie (ich wiedza i doświadczenie). Opisane w sposób mierzalny cechy zasobów powinny na przykład umożliwić odpowiedź na pytania: „Czy przedsiębiorstwo dysponuje frezarką, która jest w stanie frezować wymagany w zapytaniu wymiar?”,
„Czy prześwit między suwnicą i podłogą pozwoli ustawić właściwą ramę?”, „Czy kwalifikacje operatora obrabiarki pozwalają na uzyskanie pożądanych cech geometrycznych?”.
Cechy opisujące zasoby zależą od jego rodzaju, od typu produkcji czy możliwości pomiaru. Dla maszyn są to na przykład parametry opisujące ich charakterystyki techniczne (np. największa średnica obrabianego pręta, maksymalne przemieszczenie suportu tokarki, maksymalna długość wyżarzanego pręta), charakterystyki eksploatacji (np. koszt jednostkowy użycia, wymagane kwalifikacje pracownika). Budynki natomiast opisują ich wymiary gabarytowe (np. wielkość drzwi, prześwit pod suwnicą), koszty eksploatacji, warunki pracy. Ludzi opisuje jakość pracy, kwalifikacje czy obrabiarki, które potrafią obsłużyć.
125
Innym, ważnym elementem świadomości wytwórczej są umiejętności wykonywania pewnych wyrobów (posiadania technologii) i związki tych wyrobów z posiadanymi zasobami oraz wiedza, jak te umiejętności wykorzystać do poszerzania oferty. W standardowej technologii poszczególne operacje przypisane są do gniazd lub stanowisk.
Technolog nie zapisuje, jak wskazane parametry mogą się zmieniać i jakie są ich granice. Aby w pełni kontrolować możliwości wytwórcze, wskazane jest uzupełnienie technologii o dodatkową wiedzę o możliwościach wprowadzania zmian. Przykładowo:
opracowane w przedsiębiorstwie technologie pozwalają wykonać pewien zbiór wyrobów o określonych cechach. Istnieje jednak duża szansa na to, że możliwe jest wykonanie wyrobów o wymiarach mieszczących się pomiędzy już wykonanymi.
Mimo, że firma produkowała do tej pory drzwi o szerokości 160 i 200 cm inżynierowie wiedzą, że ze względu na posiadane maszyny można produkować drzwi do szerokości 320 cm. W najprostszej formie może to być zwykły opis słowny wyświetlany podczas przygotowania oferty a w najbardziej pożądanej jest to w pełni sparametryzowany model 3D, zdolny do wygenerowania gotowej dokumentacji.
Bardzo ważnym składnikiem świadomości wytwórczej jest wiedza o ograniczeniach wynikających ze związków między cechami wyrobów. Przykładowo zwiększenie powierzchni drzwi wymaga zwiększenia siły nacisku mechanizmu zamykającego a ta jest ograniczona wytrzymałością siłownika.
Zakres i postać danych opisujących możliwości wytwórcze przedsiębiorstwa powinny pozwolić zweryfikować gotowość przedsiębiorstwa do realizacji poszczególnych zadań. Dane powinny być więc przedstawione w sposób umożliwiający ich łatwe przetwarzanie. Ważne jest określenie sposobu zapisu wiedzy i udostępnienie metod jej przetwarzania.
Dokładnie takie same wymagania dotyczą sposobu komunikowania się z klientem i zbierania danych dotyczących jego potrzeb. Każde nowe zapytanie kierowane od klienta wymaga skompletowania i odpowiedniego przetworzenia danych. Dane muszą umożliwić wyszukanie istniejącego lub zdefiniowanie nowego wyrobu. Poprawne rozpoznanie przesłanych danych umożliwia zrozumieniu potrzeb klienta i pozwala na podejmowanie właściwych działań związanych z obsługą zapytania.
Omawiając metody usprawnienia obsługi zapytań ofertowych należy mieć na uwadze, że tak naprawdę największe zmiany są wymagane w procesach związanych z realizacją zleceń. Jakiekolwiek zmiany sposobu obsługi zamówień nie przyniosą
126
skutku, jeśli nie będzie to związane z reorganizacją sposobu przygotowania produkcji i jej realizacji. Omawiany w tej pracy pierwszy etap obsługi zamówienia (przygotowanie oferty), zakłada, że pozostałe etapy cyklu produkcyjnego będą gotowe na przyjęcie i realizację zadań zmierzających do realizacji tego zamówienia.
W jednym i drugim obszarze kluczowe jest więc opracowanie jednolitej metody zapisu i przetwarzania danych. Sam proces zbierania i przetwarzania danych jest podstawowym etapem wszelkich projektów służących do eksploracji danych. Słaba jakość danych na wejściu, błędy pomiaru, niekompletność danych wpływają negatywnie na jakość wnioskowania i w konsekwencji na błędy w podejmowanych decyzjach.
Zapytania ofertowe, które trafiają do działu handlowego od potencjalnych klientów, niezależnie od źródła pochodzenia, rodzaju zastosowanej metody zapisu czy stopnia szczegółowości powinny zostać możliwie szybko i rzetelnie zweryfikowane pod kontem możliwości realizacji i planowanych korzyści.
Podejmując decyzję o udziale w procesie pozyskania zlecenia należy uwzględnić wiele aspektów związanych z własnymi możliwościami technicznymi, atrakcyjnością kontraktu i wiarygodnością klienta. Wiąże się to z potrzebą udzielenie odpowiedzi na szereg szczegółowych pytań na przykład dotyczących dostępności własnych zasobów, okresu ważności oferty, wielkości grupy docelowej odbiorców, siły odbiorcy na rynku, dotychczasowej współpracy czy szansy na powtórzenie produkcji w przyszłości.
Sposób prowadzenia analizy i pytania, na które przedsiębiorstwo szuka odpowiedzi zależne jest od doświadczenia firmy, aktualnej sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej, polityki rozwoju i wielu innych czynników. Jednak, aby ułatwić i przyspieszyć udzielenie odpowiedzi na stawiane pytania konieczne jest wprowadzenie odpowiedniej metody postępowania, prostej w użyciu, ale jednocześnie obejmującej wieloaspektowość zagadnienia.
Niezależnie od tego, czy pytanie dotyczy planowanego czasu realizacji, przewidywanego kosztu wytworzenia czy możliwych do uzyskania korzyści, naturalne jest wykorzystywanie doświadczenia zdobytego przez przedsiębiorstwo podczas rozwiązywania dotychczasowych zamówień. Osoba obsługująca zapytanie ofertowe powinna mieć możliwość w krótkim czasie zorientować się czy jest to zapytanie o wyrób całkowicie nowy czy o wyrób, który był już wcześniej produkowany. Możliwa
127
jest również sytuacja, że wyrób nie jest zgodny z żadnym wcześniej realizowanym wyrobem, ale istnieją wyroby podobne, o których wiedza może być powtórnie użyta.
Nawet, jeśli zapytanie dotyczy całkowicie nowego wyrobu i konieczne jest wykonanie wszystkich prac projektowo-konstrukcyjnych i pełnej kalkulacji, zawsze istnieje szansa, że istnieją dane, do których można się odnieść i że uda się ograniczyć a nawet, w szczególnych przypadkach całkowicie wyeliminować część prac technicznego przygotowania produkcji.
Aby umożliwić wykorzystywanie wiedzy o zrealizowanych zleceniach, kluczowe jest udostępnienie narzędzi umożliwiających gromadzenie tej wiedzy w postaci łatwej w użyciu. Wymagane jest przechowywanie szczegółowych informacji o parametrach procesu produkcyjnego: materiałach, kosztach, użytych maszynach, czasach realizacji oraz o skutkach ekonomicznych tego procesu. Dzięki odniesieniu się do przechowywanych danych po uwzględnieniu wymaganych aktualizacji dotyczących zmiany cen zakupu, stawek płacy lub inflacji, możliwa będzie szybka ocena analizowanej oferty.
W zależności od zakresu zapisywanej informacji, jakości danych oraz możliwości pomiaru (dostępu do danych związanych z zapytaniem) możliwe jest wsparcie procesów decyzyjnych i projektowych w różnym zakresie i w różnych obszarach:
odszukiwanie rozwiązań kompletnych spełniających założone wymagania,
odszukiwanie składowych rozwiązania (fragmentów konstrukcji), które mogą być wykorzystane w realizacji całego projektu, wybranych fragmentów lub wybranych funkcjonalności,
weryfikacja wariantów (ich klasyfikowanie), wyznaczanie stopnia pokrycia wymagań przez poszczególne rozwiązania,
poszerzenie oferty o produkty, o które przyjmowane są częste zapytania,
rozpoznawanie przyczyn odstąpienia przez klienta od projektu.
Wykorzystanie danych historycznych stało się możliwe głównie dzięki rozwojowi technologii komputerowych. Systemy eksperckie, algorytmy genetyczne czy sieci neuronowe pozwalają szybko analizować duże ilości danych i wyszukiwać podobne, realizowane w przeszłości produkty.
Jedną z bardziej popularnych a przy tym prostych metod pozwalającą na wnioskowanie w oparciu o zebrane doświadczenie jest metoda Case-Based Reasoning (CBR), której podstawy zostały opracowane przez Rogera Schank’a w latach
128
osiemdziesiątych na Uniwersytecie w Yale (Pantic, 2005) (metoda była przywoływana przy opisie szacowania kosztów i szacowaniu długości cyklu wytwarzania).
Rozwiązywanie zadań z pomocą metody CBR polega na rozwiązywaniu nowych problemów przez adaptowanie rozwiązań, które były wykorzystane podczas rozwiązywania poprzednich problemów. CBR nie wymaga precyzyjnych wzorów opisujących zachodzące między obiektami związki. Całość prac przy implementacji CBR sprowadza się do zdefiniowania cech opisujących przypadki natomiast nauka systemu polega na właściwym zapisywaniu kolejnych problemów i sposobów ich rozwiązania do bazy danych (Mantaras, 2005).
Podstawą działania systemu informatycznego wykorzystującego metodę CBR jest implementacja mechanizmów obliczania podobieństwa między dwoma przypadkami opisanymi odpowiednimi cechami oraz metod dostosowania znalezionego rozwiązania do nowej sytuacji.
Cykl rozwiązywania problemu za pomocą CBR składa się z czterech etapów (Rys.
18):
wyszukanie najbardziej podobnego przypadku lub zbioru przypadków (ang.
retrieve),
wykorzystanie wiedzy zawartej w odnalezionym przypadku do rozwiązania nowego problemu (ang. reuse),
ocena przydatności i poprawienie zaproponowanego rozwiązania (ang. revise),
zachowanie rozwiązania, jako części nowej sprawy (ang. retain).
Rys. 18. Cykl rozwiązywania problemu za pomocą metody CBR (Źródło: Opracowanie własne na podstawie (Aamodt,1994))
129
W pierwszej fazie, po przyjęciu zapytania (nowego problemu), jest ono analizowane i wyodrębniane są dane (cechy) opisujące problem. Baza danych jest przeszukiwana i wśród zapisanych przypadków odnajdowane są te, które są najbardziej podobne do rozwiązywanego zadania.
Odnaleziony przypadek (jego rozwiązanie) jest w kolejnym kroku adaptowany do rozwiązania nowego problemu. Ponieważ różni się opis problemu również samo rozwiązanie może być inne. Znając jednak związki sposobu rozwiązania z opisem problemu można drogą analogii zaproponować nowe rozwiązanie (patrz Rys. 19).
Rys. 19. Koncepcja tworzenia nowego rozwiązania w oparciu o zapisane parametry obiektów odszukiwanych na podstawie podobieństwa cech
(Źródło: Opracowanie własne)
Nie zawsze zaproponowane rozwiązanie będzie skuteczne i przed ewentualnym zastosowaniem rozwiązania konieczna jest jego ocena. W przypadku, gdy rezultaty użycia nie będą zadawalające konieczna jest albo modyfikacja rozwiązania albo poszukanie innego przypadku.
Jeśli nowe rozwiązanie zostanie zastosowane, cały przypadek, to znaczy opis problemu i opis rozwiązania, zostaje zapisany w bazie przypadków i może zostać
CECHY WYROBÓW
DOSTĘPNE WYROBY
ODNALEZIONY WYRÓB
NOWY WYRÓB SZUKANY WYRÓB Z PRZYPISANYMI CECHAMI
ZAPAMIETANE KOSZTY, DŁUGOŚĆ CYKLU, POTRZEBNE ZASOBY
SZACOWANE KOSZTY, SZACOWANY TERMIN REALIZACJI,
WYMAGANE ZASOBY
DOSTOSOWANIE
130
wykorzystany przy rozwiązywaniu nowych problemów (Aamodt, 1994), (Atanassov, 2012), (Kempa, 2005).
Opisany cykl jest podstawą metody do szacowania czasu, kosztów i planowanych korzyści (ang. method to EStimate TIme, COst and BENefits – ESTICOBEN) (patrz Rys. 20).
Metoda przeznaczona jest do wspierania pracy osób działu handlowego lub osób zajmujących się wstępną weryfikacją szans rynkowych i oceną/kolejkowaniem zapytań wpływających do przedsiębiorstwa od klientów. Metoda składa się z zależnych i sekwencyjnie wykonywanych etapów, dla których zdefiniowano narzędzia wspierające przetwarzanie danych i ułatwiające podejmowanie decyzji:
inicjowanie modelu (ang. Initializing the model),
zbieranie danych dotyczących zapytania ofertowego (ang. collecting the data on request for proposal),
wstępna weryfikacja - szacowanie korzyści (ang. estimating the benefits),
wyszukiwanie rozwiązań (ang. selecting the solution),
szacowanie kosztów (ang. estimating the cost),
szacowanie terminu realizacji (ang. estimating the lead time),
przyjmowanie lub odrzucanie rozwiązania (ang. accepting or rejecting the solution),
archiwizowanie przypadku (ang. archiving the case),
aktualizowanie i testowanie bazy wiedzy (ang. updating the knowledge base).
131
Rys. 20. Model metody do szybkiej oceny zapytania ofertowego ESTICOBEN.
(Źródło: Opracowanie własne)
Przed pierwszym użyciem rozwiązania konieczne jest jego inicjowanie, czyli zdefiniowanie postaci i zakresu przetwarzanych danych oraz sposobów ich użycia podczas oceny wpływających do przedsiębiorstwa zapytań. Należy pamiętać, że głównym odbiorcą opisywanej metody jest dział handlowy. Postać i szczegółowość danych powinna być więc tak zdefiniowana, by zapewnić odpowiednią jakość oceny zapytania, ale jednocześnie nie może być przeniesieniem szczegółowości baz wiedzy specjalizowanych działów technicznych. Zebrana wiedza o oferowanych wyrobach i sposobach ich wytwarzania, o posiadanych maszynach, budynkach, umiejętnościach pracowników, dostępnych środkach finansowych, metodach kalkulacji kosztów oraz zależnościach między asortymentem wyrobów a tymi zasobami powinna być zapisana na pewnym poziomie ogólności zapewniającym możliwość użycia przez osoby bez szczegółowej wiedzy z opisywanych dziedzin. Wiedza z zakresu księgowości, projektowania czy wytrzymałości materiałów powinna być sprowadzona do łatwo interpretowalnych reguł mających w konsekwencji doprowadzić do zbudowania świadomości wytwórczej przedsiębiorstwa, czyli wiedzy o tym, co przedsiębiorstwo potrafi, jakie ma zalety i jakie ograniczenia.
Z technicznego punktu widzenia, inicjowanie systemu wymaga wykorzystania narzędzi statystycznych, informatycznych metod pozyskiwania i reprezentacji wiedzy,
Inicjowanie systemu
132
metod grupowania i klasyfikowania obiektów technicznych, normalizacji postaci danych, metod umożliwiających odnajdowanie cech istotnych oraz sposobów zapisu danych w postaci umożliwiającej łatwe ich przetwarzanie.
Konsekwencją inicjowania jest łatwa w użyciu wiedza o zasobach przedsiębiorstwa oraz grupach wyrobów opisanych przez istotne cech i ich związki z posiadanymi (wymaganymi) zasobami oraz graniczne wartości parametrów wykorzystywanych do oceny przyszłych zamówień (kosztów i korzyści).
Wpływające do przedsiębiorstwa zapytanie ofertowe lub szansa pojawiająca się na rynku musi zostać zarejestrowana zgodnie z przyjętymi w pierwszej fazie regułami.
Na tym etapie istotne jest możliwie proste i szybkie skompletowanie wszystkich wymaganych do dalszych prac danych. Ponieważ postać danych nie zawsze jest zgodna z oczekiwaniami należy wykorzystać metody normalizacji danych oraz kontroli poprawności eliminujące dane zaszumione czy zdeformowane oraz inne narzędzia wspierające fazę projektowania wstępnego.
W kolejnym kroku następuje wstępna ocena zapytania, w ramach której, oceniane jest ryzyko związana z wiarygodnością kontrahenta, weryfikowane są możliwościami wytwórcze oraz definiowane są korzyści, jakie firma może z ewentualnego zamówienia osiągnąć. Zbiór ogólnie dostępnych zasad weryfikacji statusu klienta, jego zdolności finansowych i dotychczasowej współpracy powinien wyeliminować oszustwa i kontrakty z klientami, którzy nie gwarantują sukcesu, baza wiedzy o granicznych parametrach maszyn i dostępnych technologiach powinna wystarczyć, by wyeliminować trudne do realizacji produkty. Ocena korzyści jest bardzo indywidualnym etapem procesu ofertowania. Wiąże się to z faktem, że nawet dla tego samego przedsiębiorstwa ocena może zmieniać się w czasie w wyniku zmiany sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa i warunków zewnętrznych. Analizując zapytanie należy brać pod uwagę nie tylko efekty ekonomiczne liczone w krótkim okresie, ale również efekty dla długiego horyzontu czasowego. W zależności od sytuacji firmy należy na przykład uwzględniać dodatkowe zyski wynikające z przejęcia klienta, utrzymania stanowiska pracy czy zapewnienia zdobycia dodatkowych obszarów wpływów. Miary korzyści zmieniają się w czasie, należy więc bardzo ostrożnie definiować metody klasyfikacji i szacowania tego obszaru.
133
Informacje o poszczególnych pozycjach zapytania ofertowego (wymagane cechy wyrobu) powinny umożliwić wybór właściwego rozwiązania. Przy wyborze możliwe jest wystąpienie jednego z 3 przypadków:
wybór wyrobu katalogowego,
wybór rozwiązania nowego, ale w dużej mierze bazującego na wcześniej wykonywanym wyrobie,
przygotowanie nowego wyrobu, w którym tylko wykorzystane mogą zostać tylko wybrane elementy z wcześniej opracowanych rozwiązań.
Podstawą wyboru jednego z tych przypadków jest badanie podobieństwa między wyrobem oczekiwanym a wyrobami zapisanymi w bazie wiedzy. Badaniu poddawane są cechy wybrane na etapie inicjalizacji systemu. Na tym etapie kluczowe jest użycie metod do klasyfikacji i badania podobieństwa obiektów technicznych.
Kolejne etapy procesu są realizowane niezależnie od wyboru rozwiązania. Różnica jest jedynie w jakości informacji wejściowych i wyjściowych. W przypadku wyrobu katalogowego, dla którego znane są rzeczywiste dane o procesie produkcyjnym i jego skutkach ekonomicznych wiarygodność uzyskanych wyników jest bardzo duża. W pozostałych przypadkach wiarygodność szacowania jest zdecydowanie mniejsza i zależy od dostępnych w bazie wiedzy informacji i metod przekształcania danych archiwalnych do postaci, która może być użyteczna dla nowego rozwiązania.
Szacowanie kosztów wykonania zamówienia obejmuje analizę nakładów na zakup materiałów, robociznę oraz innych kosztów wymaganych do prowadzenia działalności przedsiębiorstwa (koszty pośrednie, koszty ogólnego zarządu, koszty sprzedaży itp.). W zależności od przyjętego rozwiązania planowane koszty mogą być odczytane bezpośrednio z bazy zapisów historycznych i użyte po ich urealnieniu (inflacja, wzrost kosztów na wynagrodzenia, zmiana cen surowców itp.) lub mogą być oszacowane na podstawie podobieństwa wyrobów. Jakość szacowania w dużej mierze zależy od szczegółowości zapisu informacji historycznych oraz przyjętych metod szacowania (metody analityczne, statystyczne, genetyczne, metody bazujące na sieciach neuronowych, CBR itp.).
Ze względów na duża dynamikę i silną zależność z bieżącą sytuacją przedsiębiorstwa, szczególną uwagę należy zwrócić na szacowanie terminu realizacji zamówienia. W tak wczesnej fazie dla produkcji jednostkowej bardzo trudno jest tworzyć harmonogram i określać termin realizacji. Ze względu na złożoność wskazane
134
jest użycie metod przybliżonych bazujących na danych historycznych z wynikami odpowiednio korygowanymi danymi o sytuacji bieżącej. Należy brać pod uwagę całą gamę dostępnych metod szacowania cyklu produkcyjnego od metod analitycznych po metody eksperymentalne.
Kolejny etap, to moment, w którym podejmuje się decyzje o przyjęciu rozwiązania (wysłaniu oferty i ewentualnym negocjowaniu ostatecznych warunków kontraktu lub zrezygnowaniu z procesu pozyskiwania zamówienia) wymaga dużej staranności i elastyczności. Ze względu na zgłoszoną w opisywanej metodzie potrzebę szukania nowych źródeł zamówień konieczne jest traktowanie zapytań i ofert odrzuconych z taką samą starannością jak oferty przyjęte do realizacji. Należy zapewnić możliwość zapisu informacji o pracach wykonanych do momentu zakończenia prac nad ofertą oraz możliwość zapisu szczegółowych informacji o warunkach, w jakich prowadzono prace (powód odrzucenia, aktualne warunki ekonomiczne, wielkość koszyka zamówień itp.).
Ostateczne przyjęcie oferty utworzonej na podstawie zapytania (przyjęcie zamówienia od klienta) kończy fazę ofertowania. Jednak dla potrzeb kontroli skutków wdrożenia rozwiązania konieczne jest kontynuowanie zapisu również w fazie produkcji. Zakres i szczegółowość danych zależna jest od dostępnych środków, między innymi od wykorzystywanego systemu ERP, dostępnych interfejsów do wykorzystywanych maszyn czy możliwości rejestrowania czasu pracy pracowników produkcyjnych. Wskazane jest zastosowanie takiej organizacji produkcji, by dane (koszty materiałów, robocizny, koszty pośrednie, sprzedaży itp.) były zbierane z dokładnością do poszczególnych wyrobów a przynajmniej z dokładnością do zlecenia (grupy tych samych wyrobów). Dzięki odpowiedniej jakości danych spływających z systemu księgowego, magazynowego czy obiegu dokumentów wiarygodność uzyskiwanych oszacowań powinna stale rosnąć.
Ze względu na potrzebę archiwizacji wiedzy o przypadkach należy właściwie dobrać metody zapisu i przechowywania danych. Konieczne jest zastosowanie
Ze względu na potrzebę archiwizacji wiedzy o przypadkach należy właściwie dobrać metody zapisu i przechowywania danych. Konieczne jest zastosowanie