Wstępna ocena – szacowanie korzyści

Jednym z najważniejszych elementów wpływających na ostateczny sukces podejmowanych przez przedsiębiorstwa działań jest odpowiednie bilansowanie ponoszonego ryzyka i potencjalnych korzyści, jakie przedsiębiorstwo może osiągnąć z zakończonego sukcesem projektu (Jajuga, 2007).

Bardzo ważne jest zauważanie zależności między okazją a związanymi z nią zagrożeniami i stosowanie zasady ograniczonego zaufania. Naturalne jest angażowanie się przedsiębiorstw z myślą o zyskach, należy jednak brać pod uwagę możliwość poniesienia straty. Zasadniczo nie istnieją działania, które nie są obarczone ryzykiem.

Ważne jest jednak bilansowanie ponoszonego ryzyka w sposób zapewniający wykorzystanie pojawiających się okazji bez nadmiernego narażania się na straty (Bekefi, 2008).

W fazie wstępnej weryfikacji zapytania szczególną uwagę należy zwrócić na trzy główne elementy: wiarygodność potencjalnego klienta, własne możliwości wytwórcze i korzyści, jakie przedsiębiorstwo może uzyskać z zamówienia w różnych horyzontach czasowych.

Weryfikacja potencjalnego kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy jest jednym z elementów dobrej praktyki biznesowej. W przypadku firm, dla których wykonywane były już usługi proces weryfikacji jest stosunkowo prosty. Dostęp do własnego systemu informatycznego, w którym zapisane są dokumenty z dotychczasowej współpracy pozwoli szybko zweryfikować stan rozrachunków, ocenić jakość współpracy, terminowość dostaw i płatności, ilość zamówień w stosunku do zapytań czy ilości złożonych reklamacji. Do elementów kontroli należy włączyć również wywiad z pracownikami kontrahenta, którzy biorą udział w realizowanych transakcjach.

W przypadku nowych kontrahentów, z którymi współpraca dopiero ma się rozpocząć ocena wiarygodności jest zdecydowanie trudniejsza. Podstawowym

139

zadaniem jest upewnienie się, że firma jest rzeczywiście tą, za którą się podaje a jej kondycja finansowa zagwarantuje wypłacalność. Należy zwrócić szczególną uwagę na różnego rodzaju oszustwa związane z zakładaniem fikcyjnych firm, które nie istnieją w żadnym rejestrze a szczególnie firmy zagraniczne, które przez wielu ciągle traktowane są jako wiarygodne i bogatsze a zatem mogące zapłacić więcej za wykonane zlecenie.

Prowadzenie działalności, szczególnie przez małe przedsiębiorstwa, mające ograniczone środki finansowe na zabezpieczenia, jest bardzo utrudnione ze względu na trudność identyfikacji oszustw, do których można zaliczyć nieautoryzowane użycie znaków towarowych na dokumentach czy używanie programów imitujących serwery pocztowe wykorzystujące adresy znanych koncernów. Jednorazowe sprawdzenie kontrahenta nie daje pełnej gwarancji jego uczciwości. Konieczna jest kompleksowa kontrola obejmująca monitorowanie kondycji finansowej, pozycji podmiotu gospodarczego na rynku, siły wpływu na inne przedsiębiorstwa. Wskazane jest wykorzystywanie narzędzi umożliwiających zweryfikowanie potencjalnego kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym, bazie REGON czy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Przedsiębiorstwo dysponując odpowiednimi środkami finansowymi może zlecić wykonanie raportu handlowego obejmującego badanie bilansu, Rachunku Zysków i strat oraz wyliczanie szeregu wskaźników finansowych na przestrzeni ostatnich lat, ale w przypadku drobnych zamówień, które są tematem rozważań w pracy, może okazać się to nieuzasadnione (Wodyńska, 2009).

Drugim elementem wymagającym analizy są możliwości wytwórcze. Są one podstawą potwierdzenia gotowości przyjęcia zamówienia a ich efektywne wykorzystanie daje możliwość osiągniecia sukcesu rynkowego (Nogalski, 2014).

Zakres analizy obejmuje możliwości techniczne maszyn i urządzeń, ich graniczne parametry mające wpływ na realizację potencjalnego kontraktu. Kluczowym elementem wspomagającym podejmowanie związanych z tym zagadnieniem decyzji jest techniczna baza wiedzy o możliwych do wykorzystania zasobach, opisanych łatwymi w interpretacji informacjami. Każda maszyna, budynek czy nawet pracownik powinien zostać opisany zbiorem cech opisujących możliwie szczegółowo parametry obróbki, wymiary, graniczne możliwości technologiczne lub umiejętności. Odwołania do tych cech powinny znaleźć się w rejestrowanych zleceniach, ze wskazaniem zależności parametru wyrobu i cechy zasobu. Podczas odszukiwania wyrobów, które mają stanowić odniesienie do kalkulacji wstępnej kosztów i terminu realizacji,

140

pozyskanie wiedzy o wymaganiach technicznych, technologicznych i organizacyjnych umożliwi odszukanie ewentualnych źródeł zagrożeń dla projektu.

Rozpatrywanie źródeł korzyści, jakie mają być skutkiem ewentualnego przyjęcia zamówienia wiąże się z analizą przynajmniej kilku składników związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Podstawowym celem kontraktu jest efekt ekonomiczny. Odpowiednie przychody powinny zapewnić pokrycie całości kosztów związanych z realizacją zamówienia oraz pozwolić osiągnąć zakładany zysk.

Rozpoczęcie współpracy z silnym kontrahentem może zapewnić dodatkowe korzyści wynikające z poprawy wizerunku u dostawców i odbiorców, ale również umożliwić współpracę z jego partnerami. Na decyzję o korzyściach ma wpływ bieżąca kondycja przedsiębiorstwa, stan finansów, wielkość portfela zamówień, wielkość zapasów surowców, obciążenie linii wytwórczych. Konieczne jest również rozpatrywanie efektu przyjęcia zamówienia w różnych perspektywach czasu. Niewielkie zyski bieżące z małego zamówienia mogą skutkować w długim horyzoncie czasowym zwiększeniem oferty, dostępem do nowych rynków, zainteresowaniem przez nowych klientów (Pająk, 2006), (Jelonek, 2006), (Szatkowski, 2008).

Dla potrzeb kompleksowej weryfikacji szans wynikających z przyjęcia zamówienia proponuje się utworzenie tabeli oceny możliwości implementacyjnych zawierającej usystematyzowane funkcje kontroli zagrożeń i korzyści. Proponuje się wprowadzenie poziomów analizy w odniesieniu do zasobów oraz skutków organizacyjnych i rynkowych w ujęciu według klienta i przedsiębiorstwa z uwzględnieniem horyzontu czasowego (patrz Tab. 9). Do oceny łącznej proponuje się wykorzystanie sumy ocen częściowych po uwzględnieniu bieżącej wartości współczynników ważności przypisanych poszczególnym ocenom. Wartość współczynników ważności ocen powinna być uzależniona od bieżącej kondycji firmy, priorytetów i planów rozwoju przedsiębiorstwa. Prezentowana tabela jest propozycją, której zawartość i sposób interpretacji powinna być wypracowana na podstawie indywidualnych preferencji przedsiębiorstwa.

Ocenę proponuje się wykonać w dwóch kontekstach: kontrahenta i przedsiębiorstwa w podziale na następujące grupy zagadnień:

 zakres organizacyjny,

 zasoby finansowe,

 zasoby wytwórcze,

141

Tab. 9. Tabela oceny możliwości implementacyjnych

Kontrahent Przedsiębiorstwo

Pytanie Waga Pytanie Waga

Zakres

organizacyjny Czy potwierdzona jest wiarygodność

kontrahenta? 1 Jaki jest horyzont czasowy korzyści z

Czy kontrakt jest zgodny z bieżącymi planami przedsiębiorstwa?

1 Jak często klient składa zamówienia? 1

Czy klient składa zapytania a nie składa zamówień?

1 Jaka jest wielkość zamówienia? 1

Jak duży jest aktualny koszyk zamówień? 1 Jak często składa reklamacje? 1 Jakie są plany sprzedaży w okresie Jaka jest wielkość organizacji kontrahenta?

1 Czy kontrahent jest przedsiębiorcą międzynarodowym?

Jaka jest kondycja finansowa kontrahenta?

1 Jaki jest poziom pokrycia własnymi środkami finansowymi?

1 Czy klient ma gwarancje bankowe? 1

Czy do realizacji kontraktu potrzebny jest kredyt?

Jaka jest wartość kontraktu? 1 Czy istnieją dodatkowe wymagania

dotyczące sposobu i terminu płatności?

Czy klient ma oczekiwania dotyczące surowców?

1 Jaki jest stopień pokrycia własnymi maszynami i urządzeniami?

1 Czy wymagany jest zakup nowych maszyn i urządzeń?

1 Czy wymagana jest kooperacja? 1 Jakie jest obciążenie wydziału produkcyjnego w planowanym okresie realizacji zamówienia?

1 Czy wymagane zasoby są dostępne w podanym terminie? Czy możliwe jest wykorzystanie zalegających

surowców? 1

Czy klient udostępnia swoje surowce do produkcji?

1

Jaki jest poziom rotacji wymaganych

surowców? 1

Czy wymagane są surowce rzadko wykorzystywane?

1

142

Czy wymagane są surowce z długim terminem dostawy?

1 Czy konieczny jest zakup nowych, niewykorzystywanych do tej pory surowców? 1 Czy możliwe jest wykorzystanie nowych, rokujących zainteresowanie surowców?

1 Wiedza,

umiejętności Czy klient wymaga zastosowania

dedykowanych rozwiązań

technologicznych?

1 Czy istnieje możliwość wykorzystania istniejącej technologii lub jej fragmentu? 1 Czy możliwe jest wykorzystanie fragmentu istniejącej technologii w nowym charakterze?

1 Czy wymagany jest zakup nowych licencji, patentów?

1 Czy wymagane jest ponoszenie dodatkowych opłat za licencje, patenty?

1 Czy możliwe jest przygotowanie uniwersalnej technologii dającej szansę na wytworzenie całej gamy podobnych produktów?

1

Czy wymagany jest zakup nowych technologii?

1 Ile czasu potrzeba na opracowanie technologii? 1 Czy możliwe jest wykorzystanie nowoczesnych, preferowanych przez rynek technologii?

1

Jaka jest popularność podobnych produktów na rynku?

1 Rynek Czy klient jest rozpoznawalny na

rynku?

1 Czy kontrakt daje możliwość wejścia na nowe rynki?

Jaki jest popyt na podobne wyroby? 1

Jaki jest poziom determinacji kontrahenta?

1 Jaka jest podaż podobnych wyrobów? 1 Jaki jest poziom konkurencji? 1 Czy kontrakt daje szanse umocnienia pozycji na rynku?

1 Czy kontrakt daje szansę na rozszerzenie współpracy z nowymi dostawcami?

1 Czy kontrakt daje szanse na dostęp do nowych

odbiorców? 1

Czy czas obowiązywania okazji jest ograniczony przez czynniki rynkowe?

1 Jaka jest szansa na powtarzalność zamówienia? 1

Produkt Czy zamówienie jest zgodne z preferowanym

asortymentem?

1 Czy zapytanie o taki lub podobny produkt było składane a nie przyjęto zamówienia?

1 Czy odrzucono poprzednie zamówienie ze względu na niski zysk?

Zaproponowane pytania są wynikiem analizy literaturowej i prowadzonych rozmów z pracownikami działów handlowych firm, w których były prowadzone badania. Na etapie wstępnym przyjęto, że wszystkim pytaniom przypisano wagę 1. Oznacza to, że każde z pytań w równym stopniu wpływa na wynik końcowy. W praktyce pozostają jeszcze kwestie ustalenia progu, którego przekroczenie świadczy o dużej atrakcyjności potencjalnego kontraktu.

143

Sposób pozyskiwania wiedzy wymaganej do wypełnienia proponowanej tabeli zależy narzędzi, którymi przedsiębiorstwo dysponuje. Część informacji jest możliwa do uzyskania z eksploatowanego systemu ERP, część informacji można uzyskać korzystając z narzędzi udostępnianych przez liderów oprogramowania internetowego.

Proponowaną tabelę należy traktować, jako punkt wyjściowy do przygotowania narzędzia wspierającego przygotowywanie oferty. Sprawne i skuteczne wykorzystanie zebranej wiedzy jest bardzo ważnym elementem oceny kontraktu, ale wymaga ciągłego rozwoju i weryfikacji skuteczności wspierania podejmowanych decyzji.

3.6 Określanie kosztów i długości cyklu produkcji na podstawie