Omawianie korzyści płynących z wdrożenia pracy zdalnej dotyczyło zarówno profitów, które przedsiębiorstwo już odniosło, jak też tych oczekiwanych w przyszłości. Respondenci pytani byli również o to, czy przewidują w nadchodzących latach coraz szersze stosowanie pracy zdalnej jako elastycznej formy zatrudnienia w firmach.
Zdecydowana większość badanych w pierwszej kolejności zwraca uwagę na fakt, że masowa praca zdalna przyniosła pracodawcom wymierne oszczędności finansowe związane z nieobecnością pracowników w przestrzeni biurowej. Pierwsze wymierne oszczędności dotyczyły kosztów eksploatacji biura: kawy, herbaty, papieru, środków czystości; ich zużycie drastycznie spadło.
Materiały eksploatacyjne, wszystkie tego typu elementy znikają. Czyli są oszczędności finansowe na tego typu materiałach, ponieważ zazwyczaj korzysta się ze swoich albo w przestrzeni online się wykorzystuje do różnego rodzaju pracy.
Na pewno oszczędność na takich, takich, takich prostych rzeczach, jak chociażby kawa, herbata, mydło i takie różne rzeczy. Na pewno tutaj jest oszczędność spora.
Część badanych zwracała także uwagę, że koszty utrzymania powierzchni biurowej – najmu, mediów, sprzątania – także istotnie zmniejszają się przy powszechnym przejściu w tryb pracy zdalnej.
[Pracodawca] ma oszczędności w kosztach stałych funkcjonowania, tak. Nie ma zużycia prądu. W biurach nie ma zużycia wody, w biurach nie ma kosztów sprzątania. No cała ta, koszty stałe związane z prowadzeniem biura. Zostały mocno ograniczone.
Na pewno niższe koszty utrzymania biura, to na pewno, niższe koszty utrzymania mediów i zużycia mediów. To są koszty materialne, od razu widoczne przy takiej zmianie, ponieważ nie wykorzystuje się biura.
Okazuje się jednak, że korzyści te nie dotyczą wielu badanych firm ze względu na czasowy charakter zmian w organizacji pracy. Przedsiębiorstwa są związane umowami długoterminowymi; opłacają należne zaliczki dostawcom mediów i usług niezależnie od chwilowego obłożenia biura. Na wymierne oszczędności w tym obszarze praca zdalna może zatem przełożyć się, jeśli zostanie wdrożona jako rozwiązanie stałe, nie zaś reakcja na sytuację kryzysową.
Przestrzeń biurowa. Teraz nie, bo i tak wiążą nas umowy. To się tak nie zmieni z dnia na dzień. A my też jesteśmy za duzi i zbyt mocno powiązani różnymi umowami żebyśmy mogli nie wiem, bardzo elastycznie zredukować personel o połowę i wyjść z połowy biur. To raczej jest na tak krótkim czasie niemożliwe.
Kolejny koszt zredukowany w wyniku masowego przejścia w tryb pracy zdalnej to organizacja spotkań służbowych oraz delegacje pracowników.
Zawsze to były jakieś dodatkowe spotkania na miejscu. To jest dodatkowy koszt.
Już nie mówię o spotkaniach, na które ja jeździłem na przykład do San Francisco, to jest dramatyczna różnica czasu i tak dalej. Wiadomo, że nawet wszystko kosztuje bez porównania bardziej czas i pieniądze w stosunku do telekonferencji.
141
Badani zwracają także uwagę, że w wyniku wdrożenia pracy zdalnej, pracownicy rzadziej wykorzystują zwolnienia chorobowe. Dodatkowo, ograniczenie ryzyka wzajemnych zarażeń w biurach (nie tylko w odniesieniu do SARS-CoV-2) sprawia, że są oni częściej dostępni dla pracodawcy niż w systemie pracy stacjonarnej.
Widzę mniejszą retencję wśród pracowników zwolnień lekarskich.
Optymalizacja kosztów, związana z wdrożeniem modelu pracy zdalnej może długoterminowo uwzględniać także mniejsze koszty zatrudnienia. Zniesienie barier geograficznych w procesie rekrutacji pozwala bowiem wyszukiwać pracowników z części kraju (lub nawet innych państw) bardziej atrakcyjnych dla pracodawcy ze względu na oferowane wynagrodzenia.
Jest możliwość optymalizacji kosztów, ponieważ to jest przypadek Amerykanów zatrudniających Polaków. My, mimo że na warunki polskie zarabiamy zapewne super, to z punktu widzenia analogicznych osób zarabiających w Stanach, to i tak jesteśmy przynajmniej o połowę tańsi. W stosunku do nas pewnie i tak jeszcze tańsze byłyby osoby zza naszej wschodniej granicy.
Kolejny obszar, w którym badani dostrzegają korzyści płynące dla przedsiębiorstwa z konieczności wdrożenia modelu powszechnej pracy zdalnej to przyspieszenie zmian w zakresie infrastruktury teleinformatycznej, a także digitalizacji zasobów przedsiębiorstwa. Wdrażanie nowych technologii, dotychczas przeprowadzane małymi krokami, w wielu firmach musiało zostać dokonane zdecydowanie szybciej niż to pierwotnie planowano.
Został pracodawca przez sytuację przymuszony do szybszego zrealizowania planu zwiększenia dostępności zasobów bankowych w formie zdalnej i wymiany sprzętu komputerowego. No, bo to było zaplanowane jako proces tam na powiedzmy dwa czy trzy lata, żeby wszyscy uzyskali dostęp zdalny do systemów. (…) Sytuacja musiała przyśpieszyć i ten sprzęt został ogarnięty w dwa, trzy miesiące.
Rozpowszechniono bardzo mocno pośród wszystkich osób, które mają prawo reprezentowania banku i zaciągania, i podejmowania zobowiązań w imieniu banków do kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Także to jest też kwestia dodatkowa, że praktycznie wszyscy z kadry dyrektorskiej i managerskiej dysponują w tym momencie kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, które są zgodnie z prawem równorzędne z podpisem odręcznym.
Samo przejście w tryb powszechnej pracy zdalnej było także swego rodzaju egzaminem z zakresu organizacji pracy, przed którym stanęły przedsiębiorstwa. Szybka aplikacja tak dużych zmian w firmie pozwoliła na przetestowanie funkcjonujących już rozwiązań i zdiagnozowanie braków.
Myślę, że to jest największym plusem w całej tej sytuacji, bo ani przez chwilę nasza firma nie była zamknięta, potrafiliśmy sobie z tym kryzysem poradzić właśnie w sposób taki, że zarządzaliśmy czasem swoich pracowników.
Kolejny obszar korzyści, jakie wskazywali badani w związku z upowszechnieniem się pracy na odległość związany był z aspektem kadrowym funkcjonowania przedsiębiorstw. W pierwszej kolejności, praca zdalna otwiera dla pracodawcy znacznie większe pule potencjalnych kandydatów do pracy. Szczególnie w przypadku specjalistów z wąskich dziedzin zniesienie barier geograficznych w procesie rekrutacji jest dla pracodawców bardzo cenne.
142
Przede wszystkim największy plus zdecydowanie jest taki, że jest dostępność do dużo szerszego zasobu ludzi. To jest moim zdaniem absolutnie największy atut.
Siedząc w Toruniu można zatrudnić osobę, czy z Ukrainy, czy z Polski, z dowolnego miejsca i tak dalej; jeżeli byliśmy ograniczeni do rynku stricte toruńskiego, to tutaj wybór jest malutki. Prawdopodobnie większość osób, które potencjalnie by się nadawały jako kandydat do pracy, przynajmniej z widzenia, także to jest pewnie jakieś ze 200, 300 osób, jeżeli chodzi o całą Polskę, to już mówimy tutaj o gigantycznych tysiącach i tak dalej.
Kolejne zagadnienie to potencjalnie wyższa efektywność pracowników wykonujących obowiązki z domu; może ona pozytywnie przełożyć się na ich efektywność.
Jak pracownik jest dobrze zmotywowany i jest powiązany z organizacją, i identyfikuje się z jej celami i jest zaangażowany. No to na pewno [pracodawca]
zyskuje bardziej efektywnego pracownika, no.
Z zarządzaniem zasobami ludzkimi wiąże się także ostatnia z katalogu korzyści z pracy zdalnej, który stworzyli respondenci. Część badanych przypuszcza bowiem, że brak bezpośrednich kontaktów w biurze może pozytywnie wpłynąć na nastawienie do miejsca pracy tych osób, które nie żywią sympatii do kolegów lub koleżanek z biura. Brak codziennych spotkań może poprawić ich motywację do pracy i zwiększyć poziom zaangażowania.
Zmniejsza się ilość konfliktów międzyludzkich w firmie. Jeżeli się trafią dwie osoby w firmie, które siebie na przykład nie lubią, to nie muszą one siedzieć ze sobą w jednym pokoju, czy mijać się co chwilę na korytarzu i tyle.
Zdecydowana większość badanych przyznaje, że w nadchodzącym czasie popularność pracy zdalnej jako nowej formy organizacji biur będzie rosła. Doświadczenia wyniesione z czasu pandemii utwierdziły dużą część kadry kierowniczej w przekonaniu, że model jest skuteczny, a osobom obawiającym się tej formuły pokazały, że zespoły rozproszone są równie (a nawet bardziej) efektywne jak stacjonarne.
Wiele firm już teraz prowadzi otwarte rozważania na temat modelu pracy „po pandemii”.
Jednym z możliwych rozwiązań jest na przykład zwiększenie puli dni home office, z których pracownik może skorzystać w ciągu miesiąca.
Być może będzie to kwestia tego, że rozszerzony zostanie zakres dostępnych dni home office w skali miesiąca.
Inne firmy planują natomiast pozostanie przy wdrożonym obecnie rotacyjnym systemie pracy. Może on z czasem zostać połączony ze stopniowym ograniczaniem przestrzeni biurowej i wprowadzaniem systemu tzw. gorących biurek (ang. hot desk) – pracownicy nie będą już mieć przypisanych miejsc w biurze, a zajmować wolne w danym dniu stanowisko.
Przymierzamy się to tak zwanych ciepłych, ja to nazywam koi. Tak jak na łodziach podwodnych, gdzie będzie zunifikowane lub mniej lub bardziej stanowiska pracy.
I będzie taki system po prostu zmianowy, czyli powiedzmy nie wiem, dwa dni w biurze, trzy dni w domu. I przyszły tydzień na odwrót.
143
Część respondentów podtrzymuje jednak obawy związane z upowszechnieniem pracy zdalnej - wciąż nie potrafią oni znaleźć dobrego rozwiązania organizacyjnego dla tego modelu, mimo świadomości korzyści, które z niego płyną.
Myślę, że tak [praca zdalna stanie się codziennością], tylko że pytanie, czy w pewnym momencie nie zabraknie nam drugiego człowieka i tego kontaktu z drugim człowiekiem? Ponieważ ja uważam, że my, jako ludzie, jesteśmy zwierzętami stadnymi i potrzebujemy kontaktu z ludźmi. Praca w samodzielności zdalnej, bym tak powiedział, bez takiego face to face, może doprowadzić do mniejszej motywacji wewnętrznej pracownika.