Druga część przeprowadzonych rozmów dotyczyła stosowanych w przedsiębiorstwach rozwiązań technologicznych, które umożliwiają efektywne świadczenie pracy poza siedzibą firmy. Badani pytani byli o rozwiązania technologiczne, które stosowane są w ich organizacjach. Omawiano także narzędzia umożliwiające komunikację pomiędzy członkami zespołów rozproszonych. Respondenci proszeni byli również o ocenę swojego poziomu satysfakcji ze stosowanych w firmie rozwiązań.
Kluczowy wniosek z analizy zebranych danych jakościowych wskazuje na diametralną różnicę w wykorzystywanych narzędziach pracy zdalnej pomiędzy małymi i średnimi firmami a korporacjami.
Te pierwsze skupiają się zazwyczaj na wykorzystaniu narzędzi ogólnodostępnych, drugie – na maksymalnym zabezpieczeniu swoich danych biznesowych.
W mniejszych firmach, gdzie narzędzia do pracy zdalnej nie są rozbudowane, bazuje się przede wszystkim na rozwiązaniach podstawowych, nie generujących zbędnych kosztów.
111
Raczej korzystamy z darmowych dostępnych. Jedynie, nie wiem, jak to jest w przypadku Teamsa, ponieważ to jest chyba Microsoftu, i chyba, żeby móc z Teamsa korzystać trzeba mieć wykupioną licencję. Ale, no chyba zakładamy, że każdy taką licencję ma, więc można powiedzieć, że jednak to są takie ogólnodostępne oprogramowania.
Zazwyczaj przedsiębiorstwa decydują się na pakiet rozwiązań biurowych – w tym umożliwiających współpracę zdalną – od jednego dostawcy, jak Microsoft czy Google. Dyktowane jest to przede wszystkim łatwością wdrożenia; oprogramowanie to jest powszechnie znane i wykorzystywane również w celach prywatnych, nie wymaga więc dodatkowych szkoleń dla pracowników i czasu poświęcanego na adaptację do nowych warunków pracy.
Jeżeli chodzi o przestrzenie dyskowe oraz mailowe oraz pakiet biurowy, to jest Google, czyli Google Suite. (…) Jeżeli chodzi o pakiet googlowy, był to powód tego, że większość korzysta z niego prywatnie, czyli nie ma prawie reedukacji, jest to rozwiązanie dostępne. Była alternatywa Microsoftu, jednak była o wiele droższa.
Tutaj cena i możliwości spowodowały wybór.
Wykorzystywanie autorskiego oprogramowania w mniejszych przedsiębiorstwach jest zazwyczaj dyktowane chęcią redukcji kosztów; programy te rozwijają się wraz z firmą i – pomimo niedoskonałości – stają się trudne do zastąpienia przez bardziej profesjonalne rozwiązania komercyjne.
Finanse spowodowały to, że nadal pracujemy na bazie, którą zbudował nasz informatyk, jakby on to kontroluje.
Z autorskiego oprogramowania korzystają również duże organizacje. W ich przypadku jest to jednak dyktowane elastycznością takich rozwiązań i możliwością „uszycia ich na miarę” – dostosowania do potrzeb użytkowników, bez funkcjonalności zbędnych.
W momencie, kiedy rusza cały projekt dotyczący jakiegoś tematu, no to wtedy już mamy nasze wewnętrze pliki, narzędzia, które są wykorzystywane i w zasadzie od najprostszych programów typu Excel po nasz system, z którego my korzystamy w firmie. To jest po prostu system dla całej Europy dla naszej firmy stworzony, który składa się z wielu ekranów w zależności jaki dział, jakie potrzeby, to każdy ma swoje ekrany w tym systemie i z tego korzystamy.
Jesteśmy bankiem, także te serwery są strasznie duże i dają różne możliwości, więc mamy różne oczywiście wspólne pliki, gdzie sobie udostępniamy różne rzeczy, foldery projektowe, narzędzia projektowe, ale to są narzędzia bardzo takie nie na tyle specjalistyczne, co budowane przez naszych informatyków na potrzeby konkretnego projektu.
Standardem organizacji pracy biurowej – również świadczonej na odległość – pozostaje w badanych przedsiębiorstwach pakiet Microsoft Office oraz jego wersja on-line: Office 365. Szczególnie często badani deklarują wykorzystywanie w komunikacji zespołowej aplikacji MS Teams. Platforma ta, ze względu na wiele funkcjonalności (np. czat, wideokonferencje, wspólna przestrzeń dyskowa) ma tak uniwersalny charakter, że w wielu firmach stanowi podstawę całego planowania i zarządzania bieżącą działalnością zespołów. Walorem aplikacji jest także wysoki poziom stosowanych zabezpieczeń, co pozwala na jej wykorzystanie również w dużych organizacjach, stosujących ścisłe procedury w zakresie ochrony danych.
112
Warto zauważyć, że duże organizacje, pracujące w trybie projektowym, sięgają często po specjalistyczne narzędzia do zarządzania zadaniami w zespołach. Najczęściej wymieniana jest tu ceniona przez branżę IT Jira, wydawana przez firmę Atlassian.
Jeżeli chodzi o oprogramowanie do zarządzania naszymi projektami i procesami jest to Jira. Znaczy, jeżeli chodzi o zadania, jakby organizację pracy i taski, którymi my mamy się zająć, to jest Jira.
Obok Jiry, popularnym narzędziem wydanym przez Atlassian jest także Confluence – wirtualna przestrzeń robocza, gdzie zespoły mogą dzielić się wiedzą i współpracować.
Jeżeli chodzi o procesy, standardy, księgę standardów, jakieś tam zgłoszenia technologiczne, to są zgłoszenia przez Confluence.
Badani podkreślają, że oprogramowanie wydawane przez Atlassian jest stosunkowo łatwe do wdrożenia w organizacji, a jego stosowanie zdecydowanie porządkuje i ułatwia współpracę w zespołach rozproszonych.
Dużą popularnością w różnych obszarach zarządzania przedsiębiorstwami cieszy się również system ERP SAP. Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to kompleksowe, zintegrowane systemy, składające się z modułów wspierających zarządzanie różnymi obszarami przedsiębiorstwa. System SAP jest obecnie najpopularniejszym i najszerzej stosowanym rozwiązaniem; umożliwia integrację procesów nie tylko wewnątrz organizacji, ale również przepływ informacji z jej partnerami biznesowymi.
Ten SAP nam naprawdę jest w stanie bardzo dużo informacji powiązać. Mam na myśli, że możemy powiązać co, które, z wysyłką z magazynu, no i to jest dosyć istotne, że jakby mamy wiele rzeczy w jednym miejscu, no i tym się też charakteryzuje w ogóle SAP.
Alternatywą wobec systemu SAP, którą wykorzystuje część badanych jest ERP dostarczany przez Comarch. Jego popularność jest jednak znacznie mniejsza.
Podobnie jak w przypadku organizacji i zarządzania pracą zdalną, również narzędzia stosowane do komunikacji wewnętrznej różnią się w zależności od wielkości przedsiębiorstw. Tym, co łączy wszystkie badane firmy jest natomiast wykorzystywanie poczty elektronicznej jako głównego kanału wymiany informacji; podstawowym narzędziem jest tu klient pocztowy MS Outlook.
Pracownicy małych firm najczęściej komunikują się ze sobą przy pomocy narzędzi stosowanych również prywatnie, jak Messenger czy WhatsApp. Wymiana wiadomości ma tu zazwyczaj charakter nieformalny i nieustrukturyzowany, a pracownicy nie przywiązują dużej wagi do bezpieczeństwa informacji biznesowych.
Te dostępne komunikatory, które są ogólnie dostępne na rynku, to w zupełności nam wystarczają i się sprawdzają w naszej organizacji. (…) Posługujemy się oczywiście Messengerem, który szybciej, że tak powiem, pozwala nam na komunikację smsowo-głosową też.
Małe przedsiębiorstwa rzadko realizują połączenia konferencyjne – czy to głosowe, czy też w trybie wideo. Pracownicy, nie mający doświadczenia z taką formą współpracy, uważają ją za uciążliwą, nieefektywną i zbyteczną; połączenia konferencyjne wolą zastępować bezpośrednimi ustaleniami
113
telefonicznymi. W części firm do tego typu rozmów wykorzystywany jest program Zoom Video Communications.
Generalnie najbardziej się rozwinął komunikator Zoom, który na początku tak szedł tylko po macoszemu, że tak powiem. A w tej chwili już stał się taką oficjalną aplikacją, do której wiem, że jakiś płatny dostęp firma wykupiła, bo już wszyscy mają konta służbowe na Zoomie.
Część respondentów – szczególnie zatrudnionych w dużych organizacjach oraz związanych z branżą IT - wyrażała natomiast obawy związane z wykorzystaniem Zooma w celach biznesowych, ze względu na bezpieczeństwo danych; w oprogramowaniu wychwycone zostały błędy dotyczące szyfrowania.
W związku z tym, firmy kładące duży nacisk na bezpieczeństwo danych nie zezwalają na używanie Zooma w komunikacji wewnętrznej; bywa on jednak używany przez pracowników.
Miałam przyjemność brać udział w różnych - mniej lub bardziej związanych z pracą - spotkaniach przez Zooma, ale tak jak mówię, to nie było służbowe. To raczej były jakieś nasze prywatne spotkania zespołu, najbardziej prywatne, niż zawodowe.
I wtedy korzystaliśmy Zooma.
Standardem jeśli chodzi o komunikatory pozostaje wśród rozwiązań profesjonalnych pozostaje Skype for Business od Microsoftu. Jest to narzędzie rekomendowane w większości organizacji ze względu na bezpieczeństwo przekazywanych informacji.
Korzystamy ze Skype’a dla biznesu. (…) Jest to w miarę bezpieczne narzędzie i szukaliśmy jakiegoś takiego komunikatora zarówno firmowego, jak i do konferencji. Jednego narzędzia, które po prostu nam umożliwi komunikację w miarę bezpiecznie.
Niewątpliwie Skype for Business pozostaje standardem rynkowym; pojedyncze przedsiębiorstwa stosują do komunikacji narzędzi konkurencyjnych, jak Google Hangouts (gdy całość zarządzania pracą opiera się na Google Suite), czy rozwiązania Cisco (Webex, Jabber). Stosowane narzędzia komunikacji, jeśli są standaryzowane i zarządzane przez przedsiębiorstwo, zależą bowiem zazwyczaj od
„ekosystemu informatycznego” firmy – całości stosowanych rozwiązań softwarowych.
Zdecydowana większość badanych przedsiębiorstw stosuje narzędzia do przechowywania plików w przestrzeni wirtualnej, gdzie są one dostępne dla uprawnionych członków zespołu. Alternatywą dla tych rozwiązań pozostaje bowiem tylko wysyłanie plików pocztą email, co jest dla pracowników uciążliwe i generuje znaczące straty czasu.
Niestety w większej części jest to wymiana taka tradycyjna, co mi osobiście raczej przeszkadza. No, bo potem trzeba szukać w tysiącu e-mail jednego załącznika. Nie wiem, dlaczego gdzieś tam, niektóre osoby, straszną trudność im sprawia, wrzucenie pliku właśnie do chmury.
Obsługa chmury internetowej – usługi pozwalającej na przechowywanie danych na serwerach zewnętrznych, inaczej: wirtualny dysk przenośny – odbywa się zazwyczaj z użyciem oprogramowania Microsoft OneDrive.
114
To są wszystko narzędzia dostarczane przez Microsoft. Czyli OneDrive, SharePoint.
Wszystkie te narzędzia, które pozwalają umieszczać dokumenty w chmurze i które dają dostęp do plików określonej grupie osób.
Alternatywą dla oprogramowania Microsoft w firmach, które wykorzystują pakiety rozwiązań biznesowych od Google jest natomiast usługa shared drive tego dostawcy.
Mamy tak zwany share drive. Tam pojawiło się większość dokumentów, jakichś wniosków, jakichś kadrowo-płacowych.
Najpopularniejsze rozwiązanie do organizacji i przechowywania danych to jednak dyski sieciowe na serwerach wewnętrznych przedsiębiorstwa. Zapewniają one pełną kontrolę nad bezpieczeństwem informacji, możliwość nadawania uprawnień poszczególnym użytkownikom lub ich grupom, a do tego są relatywnie tańsze od rozwiązań chmurowych od dostawców zewnętrznych.
Mamy taki wspólny dysk i on też funkcjonował wcześniej w ten sposób do pewnych wspólnych wytycznych, instrukcji i tak dalej.
Nie jest to jednak rozwiązanie idealne – organizacja i porządkowanie danych bywa tu utrudnione.
Mamy dyski swoje po zakładane na serwerach z dostępami, (…) do 30% na każdym dysku osób pracuje. Jest podzielony. Księgowość z fakturami, faktury ze spedycją, jadę spedycją, znowu nie mam księgowości.