Kolejny omawiany obszar związany był z monitorowaniem pracy zdalnej. Respondenci pytani byli o to, jak – jeśli w ogóle - w ich organizacjach kontroluje się pracowników zdalnych i czy monitoring różni się od stosowanego wobec pracowników stacjonarnych. Badani proszeni byli również o ocenienie, która forma pracy jest łatwiejsza do monitorowania.
W przeważającej liczbie przypadków uczestnicy badania deklarują, że pracownicy zdalni – tak samo jak stacjonarni – rozliczani są w oparciu o wyniki swojej pracy.
132
Jeśli chodzi o mojego pracodawcę, to on jest bardzo wyrozumiały, i bardzo elastyczny pod tym względem, (…) on oczekuje ode mnie realizacji konkretnego zadania na konkretny czas, a nie, że będę przy komputerze od 8:00 do 16:00, a to, że w tym czasie nie zrobię nic, to jest już jakby inna para kaloszy. Także to też na pewno zależy od podejścia pracodawcy, i tego czy, tej zadaniowości pracy.
Monitorowanie postępów prac – tak w trakcie trwania projektów, jak i przy ich zamykaniu – odbywa się w wielu przypadkach w formule regularnych wideokonferencji - spotkań sprawozdawczych.
W zależności od organizacji, mają one różną częstotliwość: od codziennych od odbywających się kilka razy w miesiącu. Spotkania takie mają zazwyczaj dwa główne cele: wychwytywanie problemów pracowników na wczesnym etapie, a także rozliczanie wyników ich pracy.
A jeżeli chodzi o same zasady rozliczania, jeżeli chodzi o takie wewnętrzne to ja przyznam szczerze, że mamy cykliczne spotkania, podczas których, spotkania które można podzielić na dwa etapy. (…) Stworzyć kolejno kolejny rytm takiej odprawy, czyli, że tak powiem, przejścia po tym co dana osoba wykonała, jaki ma plan na dzisiaj, można było właśnie stworzyć priorytety nowych rzeczy, czy może ktoś potrzebuje w którymś etapie wsparcia mojego. Pojawiły się jakieś nowe zadania, też je trzeba w jakiś sposób rozdysponować, gdzieś ustawić pewną mapę działania na najbliższy dzień, na najbliższy tydzień, aby można było w jakiś sposób szybko efektywność całego zespołu poprawić, i żeby można było tam pewne rzeczy skorygować.
Część przedsiębiorstw, gdzie większy nacisk jest kładziony na obecność pracownika na stanowisku pracy, opiera się o intuicyjne wskaźniki aktywności, jak na przykład status dostępności kolegów na komunikatorach wewnętrznych.
Myślę, że to po prostu widać, tak. (…) Każdy ma tutaj zaufanie do swoich pracowników, więc po prostu myślę, że widać, tak. Bo tutaj od razu są te statusy dostępności na Teamsach, więc każdy widzi, kto w danym momencie odpowiada, i czy jest dostępny.
Inny intuicyjny wskaźnik aktywności koleżanek i kolegów w pracy zdalnej to czas ich reakcji na komunikację lub pojawiające się nagle zadania.
Jesteśmy przez 8 godzin pracy zdalnej pod telefonem, także jeśli wybucha jakiś pożar, w cudzysłowie oczywiście mówię, to trzeba go szybko gasić i wtedy po prostu człowiek jest pod telefonem, jest pod mailem i staramy się jak najszybciej pewne problemy rozwiązywać. (…) To jest forma takiego monitoringu i nigdy wcześniej nie było sytuacji, gdzie nie ma kontaktu z pracownikiem, gdzie wiemy, że pracownik jest zdalnie pracującą osobą w danym dniu czy w danym momencie, wymaga się od nich jakiegoś szybkiego działania i raczej ono szybko następuje.
Nie ma tak, że na przykład cztery godziny, czy trzy, dwie się nie odzywa, bo coś.
Część badanych przedsiębiorstw wprowadziła raportowanie wykonywanych przez pracowników zadań. Odbywa się ono za pomocą standaryzowanych formularzy lub w swobodnej korespondencji z przełożonym. Ma też bardzo różną częstotliwość: w niektórych firmach pracownicy proszeni są o spisywanie wszystkich zadań wykonywanych w danym dniu wraz z czasem ich trwania, w innych natomiast – podsumowujących raportów na koniec miesiąca.
133
Mamy tego typu rozwiązania, jeżeli chodzi o ewidencjonowanie czasu pracy.
Teoretycznie rozpoczynając każde nowe zadanie, powinniśmy odpowiednio w jakimś tam programie zaznaczyć, że w tej chwili zajmuję się tym, dla tego klienta. Tam 5 minut później, że zajmuję się czymś innym. Natomiast z tym, że z tego samego rozwiązania korzystamy w biurze, i właściwie to nie jest jakoś szczególnie przez nikogo przestrzegane, to musi być wypełnione, więc to są trochę działania kontrolne, ponieważ bardzo często jest tak, że my na końcu dopiero to sobie wypełniamy, wypełniamy, cały czas naszą pracą, więc w żaden sposób nie można tak naprawdę realnie skontrolować tego czym my się zajmujemy, czy co robimy, korzystając tylko z tego rozwiązania.
Wprowadziliśmy tak, że tak powiem, wprowadziliśmy już jakiś czas temu taką zadaniowość i rozpisanie co w danym dniu, tygodniu pracownik robi i realizuje.
I taki raport, który musi nam złożyć i jakie są plany i jak mamy rozłożoną pracę jego wedle zadań, które ma powierzone na kolejne dni, czy tam tygodnie.
W pojedynczych firmach prowadzone są natomiast rejestry godzin pracy. Zazwyczaj nie wynika to jednak z chęci sprawdzenia, czy pracownik spędza przy biurku „regulaminowe” osiem godzin, zgodnie z zawartą umową o pracę. Celem ewidencji jest właściwe rozliczenie projektów długofalowych, których nie da się wycenić w oparciu o konkretne efekty pracy.
Ja wymagam prowadzenia rejestru godzin pracy. (…) Przy krótkotrwałych zleceniach można by rozważyć rozliczenie się zadaniowe, to znaczy wycenę wcześniej jakiegoś zlecenia i prośbę o jego wykonanie w tych ramach finansowych, które zostały ustawione a priori, natomiast coś takiego jest tylko możliwe przy zleceniach stricte freelancerskich, kiedy ktoś ma coś do wykonania w 3 dni, czy coś takiego. (…) Natomiast jeżeli mówimy o czymś bardziej długofalowym, jak w tym wypadku, ewidentnie, to co coś takiego nie wchodzi w grę. Ponieważ wiadomo, że zadania są raz doszacowane, raz niedoszacowane, jest ich bardzo dużo, wpadają co chwilę i nikt nie miałby do tego głowy, że to wyceniać nawet dobrze. Nie mówiąc o tym, że z punktu zlecenia zleceniobiorcy to by było jakieś niewolnictwo, tak naprawdę, ponieważ suma summarum, wszystko się okazywało być niedoszacowane i tak dalej. W związku z czym my się rozliczamy wszyscy godzinowo, czyli osoba pracująca zdalnie raportuje, ile godzin pracy poświęciła danego dnia.
Pytani o weryfikację takich sprawozdań – na przykład poprzez monitorowanie komputerów pracowników czy ich czasu zalogowania do systemów teleinformatycznych firmy – badani twierdzą w większości, że nie jest to potrzebne. Pracownicy są uczciwi, a próby oszustwa zostałyby łatwo wykryte podczas monitorowania postępów wykonanych prac.
Żadnych specjalnych zapisów ani narzędzi i nie planujemy wdrożyć absolutnie. Nie ma to, moim zdaniem, absolutnie żadnego sensu. Dlaczego? Dlatego, że z punktu widzenia właśnie tych spotkań codziennych oraz wyników pracy można być na bieżąco i znać progres. My monitorujemy po prostu wyniki i teraz albo jesteśmy zadowoleni z przełożenia, bo to nawet nie chodzi tylko o to, czy coś zostało zrobione, ale jak zostało zrobione, czy solidnie, czy po łebkach, czy na odwal się.
(…) Nawet, jeżeli potencjalnie mój pracownik mnie oszukuje, to myślę, że nie jest w stanie mnie oszukać więcej niż o 10, 15 procent. Biorąc pod uwagę, że ja jestem
134
zadowolony z jego pracy, to ja mogę na to machnąć ręką i pomyśleć, że to jest premia. Nie sądzę, żeby mnie oszukiwał, zresztą swoją drogą mówiąc.
Pytani o to, która forma pracy – stacjonarna czy zdalna – jest łatwiejsza do monitorowania, badani podzielili się na dwie grupy. Część respondentów uważa, że nie ma tu istotnej różnicy, pozostali natomiast uważają, że bezpośrednio monitoring jest prostszy dla przełożonych.
Monitorując pracowników wykonujących obowiązki w siedzibie pracodawcy, menadżer ma z nimi stały, bezpośredni kontakt – może pytać o postępy prac czy potrzebną pomoc w trudnych sytuacjach.
W przypadku pracowników zdalnych, każdy taki kontakt musi być natomiast zaplanowany.
Łatwiej monitorować stacjonarnie, bo zanim się do kogoś zadzwoni, albo napisze, to zawsze jest łatwiej do kogoś podejść i mu to powiedzieć wprost. Zanim się wykona inną czynność, typu zadzwonić, albo napisać, to człowiek się dwa razy zastanowi, czy mu się chce.
Jednocześnie jednak poczucie nadzorowania pracowników w biurze może być złudne; przełożony widzi bowiem ich obecność w pracy przez określoną liczbę godzin, jednak nie jest w stanie monitorować w tym czasie, czy cały podległy mu zespół pracuje efektywnie.
Powiem tak: weryfikacja czy ktoś jest przy biurku to wiadomo, że w biurze jest łatwiejsze, weryfikacja tego, czy ktoś, że tak powiem siedzi przy swoim biurku, tak? Ale czy wykonuje swoją pracę, to jest zupełnie coś innego.
Takie stanowisko jest często domeną osób będących zdania, że monitoring pracy stacjonarnej i zdalnej wymaga od przełożonych takiej samej pracy. Respondenci zwracają uwagę, że praca zdalna świadczona jest zazwyczaj przez osoby zajmujące stanowiska specjalistyczne, które rozliczane są w oparciu o wyniki i terminowość pracy – niezależnie od miejsca, gdzie ją wykonują. W tym kontekście monitoring obu form sprowadza się do pomiaru kluczowych wskaźników efektywności.
Z mojej perspektywy uważam, że nie ma różnicy. Natomiast pracując w takiej korporacji to zazwyczaj, wiadomo, patrzy się na KPI-e i SLE-je. Natomiast nawet jeżeli one są na zielono, to może być, nie wiem, to kwestia, że na przykład w danym teamie jeden pracownik robi bardzo dużo. Zawsze jednak w tym biurze przełożony ma oko na wszystkich dookoła, w domu różnie to może być.
Natomiast wydaje mi się, że dopóki jesteśmy na zielono, to nie ma jakiegoś większego problemu.
Ostatecznie jednak, system monitorowania pracowników stacjonarnych i zdalnych jest ściśle powiązany z obowiązkami poszczególnych pracowników.
Wszystko zależy od tego, jaki charakter ma praca. (…) Patrząc z perspektywy kolegów z IT, to dla nich nie ma znaczenia, czy ktoś wykonywał prace w domu zdalnie, czy wykonywał tą swoją pracę w biurze. Jeżeli jest postawione zadanie, czy tam z obszaru raportowego, to dla mnie też nie ma znaczenia czy ta osoba, że tak powiem, tą pracę wykonała o 3:00 nad ranem, czy ją zrobiła o 12:00 w biurze, bo kwestia jest taka, że jeżeli zadanie jest postawione, (…) to jest to zero-jedynkowa rozwiązywalność i sprawdzanie takich informacji zero-jedynkowe.
Oczywiście można, że tak powiem, każdą rzecz wydłużyć w czasie, jej zrobienie,
135
ale z drugiej strony to już, że tak powiem, merytoryczny nadzór nad wszystkimi zadaniami.
Pytani o to, czy system monitorowania pracy zdalnej w ich firmach wymaga obecnie jakichś zmian lub usprawnień, badani nie widzieli zazwyczaj pola do ulepszeń. Istotne zmiany zostały wdrożone wraz z rozpowszechnieniem tej formuły w wyniku pandemii: coraz więcej firm korzysta ze specjalistycznego oprogramowania do zarządzania projektami, wdraża procedury i standaryzuje komunikację w trakcie realizacji projektów, by była ona systematyczna i efektywna.