Modele referencyjne w zarządzaniu procesami – przegląd metod i rozwiązań

Zarządzanie procesami traceability w kontekście zarządzania łańcuchem dostaw jest bardzo istotne z punktu widzenia strategii firmy i dotyczy praktycznie każdego przedsiębiorstwa objętego wymogiem identyfikowalności. Coraz częściej dla firm będących ogniwami globalnej sieci dostaw bardzo istotna jest odpowiedź na pytanie: czy efektywnie potrafimy zarządzać procesami? W ramach tego pytania, kryje się inne, bardziej szczegółowe – czy efektywnie zarządzamy procesami traceability? Aby móc na to pytanie odpowiedzieć, należy zastanowić się jakimi narzędziami mogą dysponować przedsiębiorstwa by móc zweryfikować, a następnie osiągnąć wyższy poziom efektywności w odniesieniu do procesów traceability. Sposobem na zwiększenie efektywności procesowej i tym samym lepsze zarządzanie organizacją można upatrywać w tworzeniu i rozwijaniu modeli referencyjnych.

Istnieje wiele definicji modelu. Jedna z nich podaje, że model referencyjny to: „System teoretyczny ułatwiający zrozumienie istotnych powiązań między podmiotami z jakiegoś środowiska, a także do rozwoju spójnych norm lub specyfikacji wspierających to środowisko” (Organization for the Advancement of Structured Information Standards, 2012). Model tworzy się budując określone założenia i siłą rzeczy upraszczając wybrane elementy środowiska, w którym dany model ma funkcjonować. Innymi słowy model referencyjny tworzy się ograniczając liczbę koncepcji opisujących środowisk (Królikowski, Wodzińska, 2014). Kolejna z definicji podaje, że przez model rozumie się taki dający się pomyśleć lub materialnie zrealizować układ, który odzwierciedlając lub odtwarzając przedmiot działania, zdolny jest zastępować go tak, że jego badanie dostarcza nam nowej informacji o tym obiekcie (Staff, 1966). Istotne jest również branie pod uwagę kilku kluczowych zaleceń przy tworzeniu modelu (Krawczyk, 2001):

 konstrukcji modelu musi towarzyszyć świadomość celu, dla którego jest on tworzony,

 model powinien odzwierciedlać elementy, własności oraz relacje między elementami i ich własnościami,

73

 model powinien być wewnętrznie spójny i zgodny z informacjami, które były podstawą jego konstrukcji,

 prezentacja modelu powinna uwzględniać relacje między realnym fragmentem rzeczywistości a jego otoczeniem.

Modelami znacznie łatwiej się posługiwać i manipulować niż przedmiotami rzeczywistymi. Ta prostota modeli wynika stąd, że uwzględniają one tylko te własności rzeczywistości, które w danym przypadku istotne (Ackoff, 1969, s. 142). Różne formy modeli stosowane są w fazie przewidywania i implementacji wyników badań. Zawsze jednak chodzi o zbiór różnych części oddziałujących na siebie, których zasady strukturalne określają istotę lub wzajemne uwarunkowania tychże części. Piśmiennictwo dostarcza wielu definicji i podziałów modeli. Jednym z ciekawszych według autora jest podział zaproponowany przez I. G. Barboura (1984, s. 41):

 model doświadczalny – stosowany do przeprowadzania bezpośrednich badań; do tej kategorii należą „modele w skali” odwzorowujące stosunki przestrzenne oraz „modele działające” odwzorowujące przebieg jakiś procesów,

 model logiczny – czyli zbiór obiektów spełniających aksjomaty i twierdzenia (np. zbiór punktów i prostych stanowiący w geometrii model logiczny dla aksjomatów Euklidesa),

 model matematyczny – którego istota polega na symbolicznym przedstawieniu ilościowych wartości zmiennych, występujących w systemach fizycznych lub społecznych,

 model teoretyczny – konstrukcja myślowa, mająca na celu wyjaśnienie obserwowanych zjawisk.

Inny podział, który przyczynił się do opracowanych w niniejszej pracy modeli referencyjnych realizacji traceability, zaproponował M. Brzeziński (2007, s. 98):

 modele myślowe, a w ramach tej grupy:

 modele ikoniczne, które za pomocą elementów znakowych lub obrazowych odzwierciedlają badaną rzeczywistość. Modele ikoniczne przedstawiają określone aspekty modelowanego obiektu za pomocą elementów graficznych lub obrazkowych, pozwalających kojarzyć rzeczywiste związki bez zachowania ich oryginalnej skali. Modele tego typu są wykorzystywane bardzo często do

74

prezentacji schematów ideowych lub struktur złożonych obiektów (Krawczyk, 2001),

 modele semantyczne, będące odpowiednikiem modeli logicznych – czyli jest układ pojęć danej dyscypliny, wyrażony symbolami znakowymi i stanowiący, ze względu na cel modelowania, określoną konceptualizację modelowanego obiektu; modele te są wykorzystywane tam, gdzie potrzebny jest opis rzeczywistości, ale formalne modele matematyczne są zbyt skomplikowane (Michlowicz, 2002, s. 53),

 modele matematyczne – czyli układ, wyrażający za pomocą struktury matematycznej związek między znakowymi symbolami pojęć tworzących schematyczny model tego obiektu. Model matematyczny jest najczęściej przedstawiany w formie równań lub układu równań, względnie w formie zależności funkcyjnych rozkładu prawdopodobieństw lub w dowolnej innej formie określającej dokładnie strukturę modelu i pozwalającej na jego numeryczną analizę,

 modele symulacyjne, które stanowią szczególną klasę modeli matematycznych. Symulację można zdefiniować jako technikę numeryczną prowadzenia eksperymentów, których przedmiotem są obserwacje zachowania się modeli matematycznych (formalnych) w czasie działania systemu,

 modele materialne – stanowiące odzwierciedlenie obiektów istniejących (rzeczywistych).

Aby stworzyć model należy przeprowadzić proces modelowania. Modelowanie jest to ciąg czynności, w wyniku których zostaje utworzony określony model. Model z łac. modus, modelus oznacza miarę lub obraz. Modelowanie jest zawsze wynikiem kompromisu między dążeniem do jak najdokładniejszego odwzorowania zjawiska a usiłowaniem jego maksymalnego uproszczenia.

W ramach nauk o zarządzaniu powstało wiele modeli referencyjnych związanych z łańcuchami dostaw. Jednak z punktu widzenia zakresu i opracowanych modeli referencyjnych w niniejszej pracy na szczególną uwagę zasługują dwa modele referencyjne (Kisperska-Moroń, 2007) i narzędzia służące modelowaniu.

Pierwszy z modeli to SCOR (z ang. Supply Chain Operation Reference Model) (2010), czyli Model referencyjny łańcucha dostaw. To model referencyjny stworzony przez

75

organizację non-profit Supply Chain Council służąca do kompleksowego opisu i analizy łańcucha dostaw. Model ten jest modelem zewnętrznym w stosunku do organizacji, która go stosuje – wpływa bowiem nie na procesy samej firmy, a procesy z partnerami, dostawcami, czy też klientami. Głównym założeniem tego modelu jest istnienie łańcucha dostaw, który jest kluczem działalności firm kooperujących w tymże łańcuchu. Wdrożenie systemu opartego o SCOR, oraz jego utrzymanie powoduje, że łańcuch jest zoptymalizowany do postaci zintegrowanego łańcucha dostaw. Model SCOR w swoim opisie obejmuje:

 interakcje z klientami – począwszy od zamówienia do zapłaconej faktury,  przepływ materiałów i usług od „dostawcy dostawcy” do „klienta klienta”,

 działania rynkowe – obejmujące swoim zasięgiem zakres od zrozumienia potrzeb klientów do spełnienia ich wymagań.

Model SCOR opisuje zadania związane z:

 działalnością zaopatrzeniową u źródła (proces source),

 działalnością związaną z konwersją materiałów (proces make),  oraz działalnością związaną z dostawą (proces deliver).

Model SCOR opiera się o pięć głównych elementów:

 planowanie (plan) – w szczególności bilansowanie zadań ze zdolnościami, zarządzanie przepływem materiałów, planowanie przychodów, zbieranie i analiza danych,

 zaopatrzenie (source) – zamawianie, harmonogramowanie i odbiór towarów oraz usług,

 wykonanie (make) – konwersja materiałów lub tworzenie treści usług; koncentruje się raczej na konwersji materiałów, a nie na produkcji lub wytwarzaniu,

 dystrybucja (deliver) – magazynowanie wyrobów gotowych, przyjmowanie, sprawdzanie poprawności, tworzenie zamówień klienta, wybór środków transportu, załadunek środków transportu, instalowanie wyrobów gotowych, fakturowanie klientów,

 łańcuch zwrotny (return) – przyjmowanie reklamowanych produktów, identyfikacja przyczyn awarii.

Wykorzystanie modelu referencyjnego SCOR umożliwia ujednolicenie procesów, nazewnictwa i mierników pomiędzy partnerami w łańcuchu dostaw. W modelu SCOR

76

prezentowane jest podejście procesowe, bez względu na liczbę podmiotów uczestniczących w procesach, w tym powiązania dostawcy i odbiorcy w łańcuchu dostaw, na różnych poziomach zarządzania ich wzajemnymi relacjami. Takie podejście jest zbieżne z założeniami opracowanych modeli realizacji traceability dla podmiotów łańcucha dostaw produktów żywnościowych.

Drugi model związany z zarządzaniem łańcuchem dostaw to ARIS, inaczej Architektura Zintegrowanych Systemów Informacyjnych (z ang. Architecture of Integrated Information Systems), to architektura oraz cały zbiór modeli referencyjnych, które skupiają się na wewnętrznych procesach organizacji, ich integracji oraz pewnemu ustandaryzowaniu. Model ten bazuje na badaniu łańcucha procesów wewnętrznych, pod którym kryją się poza procesami biznesowymi także procesy informacyjne. Metody ARIS są wysoko wyspecjalizowane oraz znacząco korzystają z dobrodziejstw technologicznych w postaci graficznego opracowywania map procesów (w tym też graficznych map poprzez zastosowanie uproszczonych schematów), programów do weryfikacji kompletności oraz analizowania procesów. Ta koncepcja, a zarazem platforma rozwiązań informatycznych od początku istnienia, czyli od lat dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku (Davis, 2008) jest jedną z kluczowych w zakresie zarządzania procesami biznesowymi (Seidlmeier, 2004). ARIS pozwala ująć w zwięzły i czytelny sposób procesy biznesowe w organizacji (Scheer, Jost, Heß i Kronz, 2006), a w konsekwencji stworzyć jej model, który będzie podstawą dla wdrożenia systemu wspomagającego pracę takiej organizacji. Koncepcja modelowania procesów biznesowych przedsiębiorstwa w ARIS oparta jest o 5 perspektyw (Karkula, 2013, s. 245):

 perspektywa danych – umożliwia odwzorowanie statycznych relacji pomiędzy elementami stanowiącymi zbiór zależności a danymi (informacjami) organizacji,  perspektywa funkcji – przedstawia statyczne relacje pomiędzy elementami będącymi

zbiorem zależności a funkcjami pełnionymi przez organizację,

 perspektywa organizacji – opisuje statyczne relacje pomiędzy elementami stanowiącymi zbiór opisujący zależności organizacyjne przedsiębiorstwa,

 perspektywa produktów/usług – opisuje statyczne relacje pomiędzy elementami stanowiącymi zbiór zasobów materialnych i niematerialnych będąca wejściem bądź wyjściem z realizowanego procesu biznesowego,

 perspektywa procesów – perspektywa ta scala wszystkie powyższe perspektywy i umożliwia analizę relacji pomiędzy obiektami danych organizacji a funkcjami.

77

Platforma ARIS dostarcza narzędzi do budowy różnych klas modeli, wśród których znajdują się między innymi modele EPC (z ang. Event Process Chain), BPMN (z ang. Business Process Model and Notation), diagramy aktywności i przypadków użycia UML (z ang. Unified Modelling Language), diagramy celów. W rozdz. 4 znajduje się szerszy opis notacji BPMN, która jest standardem i językiem opisu dowolnych procesów biznesowych i może być także odpowiednim narzędziem do odwzorowania procesów traceability. W niniejszej pracy służy również do weryfikacji modeli referencyjnych lot – based i event – based traceability.

Podsumowując analizę modeli referencyjnych, zgodnie z poglądem M. Lasek (2000, s. 74) można przyjąć, że modele referencyjne trzeba traktować jako narzędzia gromadzenia i zarządzania wiedzą, która zebrana i przedstawiona w czytelnej formie zwiększa szansę na osiągnięcie sukcesu w rekonstrukcji procesów gospodarczych. Dodatkowo trudno się nie zgodzić z poglądem, że modele takie należy traktować jako zorientowane procesowo systemy zarządzania wiedzą, których umiejętne wykorzystanie wspomaga budowę systemu informatycznego oraz znacznie podnosi jego jakość (Szydłowski, 2005).