Monitorowanie sił zewnętrznych

W tej sekcji przyglądamy się niektórym elementom krajobrazu gospodarczego, które mogą mieć wpływ na profesjonalne usługi księgowe i dla których warto przemyśleć plany.

1.10.1 Równowaga dotycząca środowiska naturalnego

Odpowiedzialność za ochronę środowiska naturalnego może być elementem działania każdej firmy. Jednym z natural-nych efektów ubocznatural-nych zminimalizowania tzw. śladu węglowego (tj. poziomu emisji substancji węglopochodnatural-nych) jest często obniżenie kosztów działalności firmy.

Proste podejście to koncentracja na „opracowaniu od nowa”, „obniżaniu” oraz, w miarę potrzeby, „rekompensowaniu”.

●

Ponowne opracowanie procesów może często obniżyć ilość wykorzystywanych zasobów, pozwalając firmie na oszczędności. Wyeliminuj niekonieczne lub nieproduktywne czynności ze swoich procesów: redukuje to ilość pracy nad wieloma zadaniami, wskutek czego spadają również koszty.

●

Zredukuj poziom zasobów zużywanych w twojej działalności. Może to wymagać badania oceniającego zużycie energii w celu zidentyfikowania urządzeń, które jej dużo potrzebują, a które można zastąpić czy decyzji

o posługiwaniu się komunikacją elektroniczną zamiast dokumentów papierowych. Niektóre z tych zmian są proste i łatwe (instalacja energooszczędnego oświetlenia), inne z kolei (takie jak stopniowe zakupy energooszczędnych komputerów, drukarek i innych urządzeń) mogą zająć nieco więcej czasu. Duże projekty, takie jak wyposażenie biura w taki sposób, by oszczędzać energię, mogą być objęte dofinansowaniem, jeżeli będziesz w stanie uzyskać właściwy stosunek kosztów do korzyści i zwrotu. Wiele z tych zmian ograniczy koszty bez zmniejszania jakości lub efektywności twoich usług.

●

Po ograniczeniu śladu węglowego możesz też zastanowić się nad zakupem tzw. offsetu CO₂ (zwanego czasem

„kompensacją emisji CO₂”) aby zrekompensować pozostałą emisję dwutlenku węgla w twojej firmie lub jej przeciwdziałać.

Być może już kilka szybkich i prostych decyzji wiele zmieni w krótkim czasie. Podejmij te właśnie decyzje najpierw, aby pokazać partnerom i pracownikom korzyści płynące z tej strategii. Ograniczenie śladu węglowego może także być ważnym kryterium sprzedaży dla niektórych klientów, a dla niektórych pracowników ważnym elementem wyboru twojej firmy.

W ciągu kilku następnych lat odpowiedzialność wobec środowiska naturalnego stanie się bardziej centralnym aspektem podejmowania decyzji i wdrażania planów firmy. Ten etap wymaga od wielu organizacji zakwestionowania dotychczasowych sposobów pracy i świadczenia usług, co może być istotnym wyzwaniem. Z czasem w wielu firmach świadomość ochrony środowiska będzie zwykłym elementem pracy dla każdego. Wobec tego przyjęcie tego

światopoglądu w krótkim czasie powinno oszczędzić ci nieco pieniędzy dla firmy, ponieważ jest to czynnik promocyjny, dzięki któremu twoja firma jest bardziej popularna na rynku. Wykorzystaj tę sytuację i właściwie zdefiniuj pozycję firmy.

1.10.2 Międzynarodowe standardy dotyczące księgowych

Jednym ze skutków trendów globalizacyjnych jest rozwój międzynarodowych standardów sprawozdawczości finansowej, rewizji finansowej i atestacji oraz standardów etycznych, co ma wpływ zarówno na firmy w tej branży, jak i na ich klientów.

Wielu klientów staje się bardziej „globalnych” w swoich aspiracjach i działaniach biznesowych i na to zapotrzebowanie ich firmy audytorskie powinny reagować, na przykład poprzez udział w międzynarodowych stowarzyszeniach lub powiązania z innymi firmami za granicą.

40

MODUŁ 1: PLANOWANIE FIRMY

Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) są obecnie przyjęte na całym świecie i używane przez podmioty notowane na giełdach. W 2009 r. Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (International Accounting Standards Board – IASB)opublikowała Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej dla małych i średnich podmiotów (MSSF dla małych i średnich przedsiębiorstw), i wiele krajów już je przyjęło.

Jednocześnie standardy wydane przez the International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) orazRadę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (International Ethics Standards Board for AAccountants – IESBA w dalszym ciągu są przyjmowane w wielu systemach prawnych.

Uwzględniając globalizację usług audytorskich i rosnącą liczbę transakcji poza granicami kraju twoi pracownicy powinni być może rozwijać wrażliwość kulturową oraz znajomość języków obcych, aby móc odpowiedzieć na zapotrzebowanie ze strony szerszej i bardziej różnorodnej bazy klientów. Wśród strategii pozwalających odpowiedzieć na te wyzwania należy wymienić rekrutację wielojęzycznych pracowników i rozwój zawodowy w zagadnieniach dotyczących międzynarodowej księgowości i międzynarodowej działalności gospodarczej.

1.10.3 Coraz wyższe poziomy regulacji i wiedzy zawodowej

Branża księgowa w ciągu ostatnich trzydziestu lat znacząco zwiększyła zakres swoich zawodowych usług i działań.

Potrzebny jest zatem rozwój zawodowy w wielu dyscyplinach związanych z księgowością, po prostu po to, by utrzymać odpowiedni poziom aktualnej wiedzy zawodowej. Należy wątpić, czy trend ten straci na impecie przy obecnym tempie rozwoju technologii i charakterze działalności gospodarczej.

Rosnący nacisk na sprawozdawczość dotyczącą społecznej odpowiedzialności biznesu, który najlepiej ilustruje pojawienie się sprawozdawczości zintegrowanej, popieranej przez Międzynarodową Radę ds. Zintegrowanej

Sprawozdawczości (International Integrated Reporting Council -IIRC), wraz z dużym prawdopodobieństwem badania deklaracji firm dotyczących odpowiedzialności za środowisko, zwiększy jeszcze złożoność procesów przygotowania, przeglądu i badania sprawozdań finansowych. Księgowi będą pełnili znaczącą rolę w rozszerzaniu granic

rachunkowości i sprawozdawczości.

Jednym z prawdopodobnych skutków globalnego spowolnienia jest znaczny poziom ponownej regulacji w wielu krajach na całym świecie. Branża księgowa będzie odgrywała publiczną i znaczącą rolę w debacie nad ponowną regulacją i jej wdrożeniem.

Ponowna regulacja oraz wyższe standardy zawodowe będą źródłem ogromnych wyzwań dla księgowych i ich pracowników.

Konieczne będą duże inwestycje w ciągłe szkolenia i subskrypcje szerszego zakresu serwisów informacyjnych choćby po to, by zapewnić sobie bieżącą wiedzę. Ten poziom szkoleń i inwestycji będzie także źródłem istotnej presji, zarówno finansowej, jak i emocjonalnej, na właścicieli i partnerów w małych firmach.

Kwestię tę należy bardzo starannie rozważyć, jeśli planuje się uruchomienie lub prowadzenie firmy z jednym właścicielem, ponieważ całe przywództwo w zakresie profesjonalnej wiedzy i technologii będzie musiało pochodzić od tej jednej osoby.

Jednym z możliwych sposobów podejścia do sytuacji jest koncentracja na bardzo szybkim rozwoju firmy, który umożliwi dodanie co najmniej jednego partnera w stosunkowo krótkim czasie. W ten sposób możesz zakładać, że obciążenie pracą i przywództwo rozłoży się na kilka osób na wczesnym etapie rozwoju firmy.

Drugim możliwym sposobem jest zastanowienie się poważnie nad możliwością dołączenia do istniejącej spółki, dzięki czemu będziesz od początku współpracował z kilkoma partnerami, co z kolei pozwoli na jakiś stopień specjalizacji zadań i zainteresowań.

1.10.4 Mobilność talentów i klientów

Technologia pomaga w internacjonalizacji biznesu: umożliwia łączenie danych i podmiotów gospodarczych ponad granicami państw.

Lokalne przedsiębiorstwo będące podmiotem zależnym wielonarodowej spółki może oczekiwać od twojej firmy

przeprowadzenia badania lub udzielania porad podatkowych, które mogą mieć implikacje dla podmiotu dominującego.

MODUŁ 1: PLANOWANIE FIRMY

41

Z drugiej strony wysoko specjalistyczne małe firmy mające siedziby poza wielkimi miastami korzystają z Internetu w celu sprzedaży swoich usług i towarów na całym świecie. Taki podmiot może zwrócić się do twojej firmy z zapytaniem o porady dotyczące produktów bezpiecznych płatności (od takich jak PayPal do finansowania handlu za pośrednictwem lokalnego banku).

Ci klienci, duzi i mali, wymagają umiejętności księgowych, protokołów komunikacji, zarządzania ryzykiem, wiedzy na temat transakcji walutowych itd. Małe znaczenie ma to, czy firma klienta i jego księgowy mają siedziby w małej miejscowości czy w centrum dużego miasta.

Kwestie księgowe są też różnie traktowane w różnych krajach. Doświadczenie w postępowaniu z konkretnym zagadnieniem nabyte w jednym kraju może być przeniesione do innego, w miarę podobnego, dzięki przeniesieniu tam wysoko wykwalifikowanych ludzi. Doświadczenie uzyskane przez personel może być dostępne dzięki transferom międzynarodowym i umowom oddelegowania, ponieważ w tych krajach przedsiębiorcy starają się uniknąć trudności, których doświadczyły kraje wcześniej przyjmujące pewne zasady czy standardy.

Organizacje z kolei cały czas poszukują sposobów, by umożliwić międzynarodowy przepływ kompetencji i wykwalifikowanych ludzi (a w każdym razie go nie ograniczać). Robią to poprzez wzajemne uznawanie kwalifikacji pozyskanych w innych krajach.

Krótko mówiąc, na większą mobilność talentów w branży wpływają zarówno czynniki zawodowe, jak i kulturowe.

1.10.5 Technologia

Technologia będzie coraz bardziej integralną częścią pracy księgowej. Coraz więcej aplikacji będzie integrowanych, coraz więcej informacji wymienianych między różnymi organizacjami (na przykład wymiana informacji pomiędzy firmą audytorską a bankiem klienta jest obecnie powszechnie spotykana). Największym czynnikiem zmiany wpływającym na pracę w firmie w ciągu najbliższych kilku lat będą media społecznościowe, smartfony i praca w chmurze.

Większość księgowych nie stanie się ekspertami w definiowaniu sieci komputerowych lub rozwiązań technicznych służących komunikacji i połączeniom pomiędzy różnymi organizacjami. Księgowi będą jednak musieli nauczyć się wszelkich aplikacji, które mogą dostarczyć korzyści klientom oraz je wdrożyć. Będą też musieli kontrolować jakość danych przetwarzanych dla klientów i w ich imieniu. Efektywne wykonywanie takich zadań wymaga pewnego obycia z technologią, niekoniecznie zaś wysokiego poziomu wiedzy technicznej dotyczącej programowania lub linków komunikacyjnych.

1.10.6 Przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Pranie pieniędzy to proces, poprzez który przychody z działalności przestępczej są legitymizowane dzięki przetworzeniu tych środków w różnych transakcjach i/lub podmiotach w celu ukrycia oryginalnego źródła gotówki, z którego

pochodzą. Wiąże się to zazwyczaj z umieszczeniem gotówki w jakimś rodzaju transakcji, przetworzenie tej gotówki poprzez jeden lub więcej podmiotów i jedną lub więcej transakcji, a następnie wykazaniem „normalnego” handlowego pochodzenia wyjaśniającego istnienie tych środków.

Grupa Zadaniowa ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (Financial Action Task Force – FATF), mieszcząca się w siedzibie głównej Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) definiuje międzynarodowe zasady przeciwdziałania praniu pieniędzy. Opublikowała ona liczne rekomendacje, a rządy poszczególnych krajów podejmują działania, żeby je przyjąć. Wytyczne te wymagają, by organizacje pewnego rodzaju (na przykład banki, podmioty obracające złotem w sztabach lub biżuterią czy miejsca, gdzie uprawia się hazard itd.) uwiarygodniały autentyczność klientów i produktów oraz usług, którymi obracają.

Warto poświęcić czas na zrozumienie konkretnych wymagań i regulacji przyjętych w twoim kraju oraz zyskanie wiedzy na temat szczególnych wymogów i wyjątków, które stosują się do osób uprawiających zawód biegłego rewidenta.

Na przykład definicja „progu” dla „dużej transakcji” może być różna, podobnie jak stopień ujawnienia wymagany dla

„dużej transakcji”.

42

MODUŁ 1: PLANOWANIE FIRMY

W niektórych krajach kontrolom dotyczącym prania pieniędzy towarzyszą równoległe kontrole monitorujące możliwe finansowanie terroryzmu. Cele mogą być takie same, a problemy rozwiązywane jako kwestie połączone, ale pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu to osobne sprawy.

Kluczowe kroki w zapewnieniu zgodności twojej firmy z odnośnymi regulacjami i wytycznymi to:

●

Badanie due diligence klienta, w którym twoim zadaniem jest podjęcie odpowiednich kroków w celu weryfikacji tożsamości klienta. Może to rozszerzać się na prześwietlanie twojego kluczowego personelu lub pracowników z pierwszej linii, mających bezpośrednie kontakty z osobami z zewnątrz;

●

Monitorowanie transakcji, co oznacza, że konieczne jest przeglądanie wszystkich podstawowych transakcji, w których pojawiają się duże ilości gotówki;

●

Zgłaszanie przypadków na podstawie progów pieniężnych lub podejrzanych transakcji;

●

Prowadzenie rejestrów, pozwalające wykazać przestrzeganie lokalnych przepisów i prawa;

●

Dokonywanie oceny ryzyka w firmie w celu określenia produktów, działań lub klientów wysokiego ryzyka;

●

Opracowanie konkretnych procedur używanych w firmie, kodyfikujących wszystkie działania opisane powyżej.

Należy zachować czujność wobec transakcji, w których pojawiają się następujące elementy (wszystkie lub kilka): nowi, nieznani klienci, duże ilości gotówki niepochodzące z powiązanej z nimi działalności gospodarczej, wykorzystanie złożonej sieci zarządów powierniczych i/lub struktur spółek, które przenoszą pieniądze bez wyraźnego celu i wartości, w szczególności jeżeli część tej sieci obejmuje podmioty międzynarodowe.

Procesy te lub „działania wysokiego ryzyka” można dodać do standardowych czynności prześwietlania klientów, nawet jeśli procedury dotyczące zapobiegania praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu nie odnoszą się konkretnie do twojej firmy.

1.11 Kontynuacja działalności: Działania konieczne w perspektywie krótko- i długoterminowej

W dokumencie Przewodnik zarządzania w małych i średnich firmach audytorskich (Stron 60-63)