W kwestii nadzoru i kontroli nad dokumentami niejawnymi przepisy usta-wy jasno stwierdzają, że obowiązki z tego obszaru należą do pełnomocnika ochrony. To właśnie pełnomocnik ochrony przynajmniej raz w ciągu trzech lat zobowiązany jest do przeprowadzenia okresowej kontroli ewidencji
prze-twarzanych materiałów i procesu obiegu dokumentów. Przy wykonywaniu tych czynności pełnomocnik korzysta z pomocy podległych mu pracowni-ków pionu ochrony, może również w tym celu zaangażować inne podmioty organizacyjne i osoby funkcyjne zatrudnione w jednostce organizacyjnej.
Jeżeli w jednostce nie obowiązują odrębne przepisy odnośnie do nadzo-rowania i kontroli przetwarzana materiałów niejawnych, stosuje się uzgod-nione standardy kontroli państwowej oraz wewnętrznej. Przedmiotową kontrolę przeprowadza się w celu ocenienia funkcjonowania jednostki orga-nizacyjnej bądź wyodrębnionych jej komórek na podstawie zatwierdzonego stanu faktycznego, a w okolicznościach dopatrzenia się nieprawidłowości ustalenia ich zakresu, przyczyny oraz skutków wraz z osobami za nie odpo-wiedzialnymi. Pełnomocnik ochrony formułuje również zalecenia mające na celu zniwelowanie nieprawidłowości.
Zgodne z przepisami działanie bieżącej kontroli obiegu dokumentów niejawnych umożliwia stwierdzenie w każdych okolicznościach, gdzie i kto jest w posiadaniu materiału niejawnego oraz jakie osoby się z nim zapozna-wały. Wszystkie osoby mające kontakt z materiałem niejawnym od adresa-tów po wykonawców, wpływają na prawidłowy przebieg bieżącej kontroli nad dokumentem. Zasadnicze czynności bieżącej kontroli ewidencji, ma-teriałów i obiegu dokumentów niejawnych w jednostce organizacyjnej wy-konują kierownik i personel kancelarii tajnej lub innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przetwarzanie informacji niejaw-nych, w toku wykonywanie swych podstawowych zadań:
● przyjmowanie, rejestrowanie oraz udostępnianie lub przekazywanie materiałów niejawnych;
● rozliczanie wykonawców z powierzonych im materiałów niejawnych oraz egzekwowania zwrotu tych dokumentów;
● bezpośredni nadzór nad przestrzeganiem przyjętych w jednostce organizacyjnej zasad obiegu i przechowywania dokumentów nie-jawnych;
● sprawdzanie na bieżąco sposobu wytwarzania oraz właściwego ozna-czania, ewidencjonowania i rejestrowania materiałów niejawnych;
● monitorowanie postępowania z dokumentami niejawnymi oraz in-formowania pełnomocnika ochrony o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia takich dokumentów.
Okresowe kontrole ewidencji, materiałów oraz obiegu dokumentów pro-wadzone są na podstawie okresowego planu kontroli ochrony informacji niejawnych, a także przestrzegania przepisów dotyczących ochrony tych informacji. Plan ten opracowuje pełnomocnik ochrony, zaś kierownik jed-nostki organizacyjnej zatwierdza. Przed przygotowaniem okresowej kontro-li ewidencji, materiałów oraz obiegu dokumentów niejawnych należy znać obowiązujące przepisy o ochronie informacji niejawnych, akty wewnętrz-ne jednostki organizacyjwewnętrz-nej normujące zasady przetwarzania informacji niejawnych, oraz szczegółowe zadania osób, które odpowiedzialne są za bezpieczeństwo tych informacji. Możliwe jest wyłączenie osoby z prowa-dzenia kontroli w konkretnych komórkach organizacyjnych jednostki, ze względu na wykonywanie przez nią zadań służbowych z zakresu prowa-dzenia ewidencji, udostępniania materiałów niejawnych, zapewniania ich obiegu, gromadzenia oraz ich przechowywania. Kontrolę może prowadzić tylko pracownik posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa do klauzuli materiałów kontrolowanych, uwzględniając oczywiście zasadę wiedzy koniecznej. Wszelkie czynności dotyczące kontroli należy stosownie i rzetelnie dokumentować, jak też dokonywać należytych adnotacji o udo-stępnianiu materiałów niejawnych osobie kontrolującej.
Podstawą do dokonania okresowej kontroli jest zatwierdzony program kontroli. Zawiera on wszelkie dane dotyczące kontroli, jakie komórki będą kontrolowane, przedmiot kontroli, okres, w jakim odbędzie się kontrola, do-kładne zagadnienia, które wymagają oceny, a także informacje, w jaki spo-sób będzie organizowana kontrola oraz jej harmonogram. Można również zawrzeć w nim upoważnienie dla kontrolerów, załączając przy tym informa-cję o posiadanych poświadczeniach bezpieczeństwa osobowego, a także innych wymaganych zaświadczeniach.
Zakres okresowej kontroli powinien obejmować:
● sprawdzenie, czy w kancelarii tajnej oraz innych komórkach, które przetwarzają informacje niejawne, prowadzone są dzienniki ewiden-cji i rejestry zgodnie z zasadami i wzorami określonymi w przepisach Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz.U. 2011.276.1631);
● porównanie stanu faktycznego materiałów niejawnych, które
chowywane są w kancelarii tajnej oraz innych komórkach prze-twarzających te informacje ze stanem ewidencyjnym wynikającym z dzienników ewidencyjnych i innych rejestrów materiałów niejaw-nych;
● skontrolowanie przestrzegania zasad dotyczących wytwarzania do-kumentów niejawnych, prowadzenia urządzeń ewidencyjnych przy systemach teleinformatycznych i przy innych urządzeniach, któ-re służą do wytwarzania oraz kopiowania dokumentów, zawartych w dokumentacji bezpieczeństwa tych systemów, jak również w in-strukcjach tych urządzeń;
● sprawdzenie czy przestrzegane są zasady wydawania oraz udo-stępniania materiałów niejawnych, a także czy takie zdarzenia są dokumentowane;
● zbadanie inwentaryzacji oraz spisów kontrolnych materiałów niejaw-nych, które zostały wydane wykonawcom, zestawienie stanu fak-tycznego ze stanem zapisanym w dziennikach ewidencyjnych oraz skontrolowanie stanu zabezpieczenia materiałów niejawnych;
● skontrolowanie przestrzegania zasad brakowania oraz niszczenia materiałów niejawnych.
Do dokumentacji okresowej kontroli zalicza się protokół kontroli razem z załącznikami oraz wystąpieniem pokontrolnym, a także informację o wy-korzystaniu uwag oraz wykonaniu wniosków, które zawarte są w wystąpie-niu pokontrolnym. Kierownik jednostki organizacyjnej, który zarządził kon-trolę, musi zapoznać się z protokołem i wystąpieniem pokontrolnym oraz go podpisać. Protokół kontroli zawiera informacje o wynikach przeprowadzo-nej kontroli, opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ustalenia nieprawidłowości wraz z przyczynami ich powstania, zakresem oraz skutka-mi, jakie spowodowały bądź mogą spowodować, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za nie. Protokół ten musi również wskazywać wszystkie dowody, które popierają ustalenia kontroli, a także tryb przeprowadzania tych dowodów.
Wystąpienie pokontrolne skierowane jest do kierownika jednostki bądź komórki, która była kontrolowana, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, również do kierownika jednostki nadrzędnej, bądź do odpowiednich organów pań-stwowych. W wystąpieniu pokontrolnym zawarta powinna być ocena (oraz
uzasadnienie jej) stanu ewidencji materiałów oraz obiegu materiałów nie-jawnych, którą dokonuje się na podstawie opisanych ustaleń w protokole kontroli. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości należy również za-wrzeć w nim uwagi oraz wnioski dotyczące usunięcia ich bądź ograniczania negatywnych skutków. Jeżeli zostanie stwierdzone naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych dotyczących klauzuli „poufne” bądź wyż-szej, pełnomocnik ochrony zobowiązany jest do niezwłocznego poinformo-wania o tym fakcie odpowiednio ABW lub SKW.
Kompletna dokumentacja kontroli zawiera przede wszystkim materiały dowodowe, czyli: protokoły zabezpieczania dokumentu bądź rzeczy, proto-koły przyjęcia ustnych oświadczeń, protoproto-koły oględzin, spisy inwentaryza-cyjne oraz kontrolne, a także notatki służbowe i inne. Aktom kontroli nadaje się klauzulę równą najwyższej klauzuli dokumentu, który wchodzi w skład dokumentacji, uwzględniając zasadę agregacji informacji niejawnych w ca-łym zbiorze dokumentów.