Spośród terminów, przydatnych do charakteryzowania problematyki ochrony formacji niejawnych, kluczowe jest pojęcie „tajemnica”. Od zarania dziejów tajemnica towarzyszy człowiekowi i wszelkim formom jego orga-nizacji, w tym państwu. Utrzymywanie tajemnicy jest czynnikiem bezpie-czeństwa, bywa postrzegane jako walor u człowieka godnego zaufania: „kto zdradza tajemnicę, traci zaufanie”, „Bo rana może być opatrzona, obelga darowana, ale ten kto wyjawił tajemnicę nie ma już nadziei”. Tajemnica jest pojęciem wieloznacznym. Oznacza coś tajnego, rzecz, której nie należy rozgłaszać, która nie powinna wyjść na jaw. Według Nowej Encyklopedii Powszechnej „tajemnicą” jest określona przez przepisy wiadomość, której poznanie lub ujawnienie jest zakazane przez prawo. Ogólnie można przy-jąć, że pod pojęciem tajemnicy kryje się wiadomość (informacja) znana określonym jednostkom lub grupom, a nieprzeznaczona do udostępnienia osobom postronnym (nieuprawnionym). Tajemnicą nie może być wiamość o faktach powszechnie znanych, ani informacja powszechnie do-stępna w różnego rodzaju publikacjach (będących w obiegu nieofi cjalnym) i przez to stanowiąca rodzaj „publicznej tajemnicy”.
Ważnym elementem skutecznego funkcjonowania tajemnicy w muzeum (jednostce organizacyjnej) jest systemu ochrony informacji niejawnych oraz właściwe zarządzanie obiegiem informacji niejawnych. W szeroko pojętym procesie obiegu informacji niejawnych mieszczą się zarówno elementy bezpośrednio związane z przetwarzaniem informacji niejawnych (ich wy-twarzaniem, klasyfi kowaniem, gromadzeniem, przechowywaniem, przeka-zywaniem lub udostępnianiem), jak i czynności kancelaryjne przyjmowania, rejestrowania oraz ekspediowania materiałów niejawnych. Poprawnie za-planowany i zorganizowany proces obiegu informacji niejawnych w jednost-ce organizacyjnej powinien odzwierciedlać podstawowe zasady ochrony tych informacji, wyrażone w przepisach ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r.
o ochronie informacji niejawnych (zwanej dalej ustawą):
● zasadę udostępniania informacji niejawnych wyłącznie osobom gwarantującym ich ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem (art. 4 ust. 1, art. 8 pkt 1 i art. 21 ust. 1–4 ustawy);
● zasadę ograniczonego dostępu, nazywaną również zasadą wiedzy koniecznej (art. 4 ust. 1 ustawy);
● zasadę podporządkowania środków bezpieczeństwa klauzuli infor-macji (art. 8 pkt 2 i art. 45 ust. 2 ustawy);
● zasadę kontroli wytwórcy nad sposobem ochrony informacji (art. 6 ust. 1–5 ustawy).
Dyrektor (kierownik) każdej jednostki organizacyjnej, do której mają zastosowanie przepisy ustawy, odpowiada za ochronę przetwarzanych in-formacji niejawnych, a w szczególności za zorganizowanie i zapewnienie funkcjonowania tej ochrony. Kluczowym przedsięwzięciem w organizowa-niu systemu ochrony informacji niejawnych jest utworzenie komórki orga-nizacyjnej, odpowiedzialnej za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych uprawnionym osobom. Podsta-wowe zasady w zakresie organizacji i funkcjonowania tego rodzaju komórki organizacyjnej oraz zabezpieczenia przetwarzanych informacji niejawnych zawiera rozdział 7 ustawy pt. Kancelarie tajne. Środki bezpieczeństwa fi -zycznego.
Przepływ informacji i, co się z tym łączy, dokumentów jest skutkiem za-stosowania w jednostce odpowiedniego systemu kancelaryjnego oraz wpro-wadzenia stałych zasad odnoszących się do postępowania z dokumentami.
Zasady te najczęściej znajdują się w instrukcjach kancelaryjnych, instruk-cjach obiegu dokumentów bądź instrukcji nadzorowania dokumentacji.
W systemie kancelaryjnym zawarto wszystkie normy postępowania z dokumentami od chwili rozpoczęcia sprawy do czasu przekazania doku-mentów do archiwum zakładowego. System kancelaryjny reguluje metody rejestrowania oraz znakowania, przepisy klasyfi kowania i przechowywania dokumentów.
Aktualnie w Polsce można się spotkać z działaniem trzech zasadni-czych systemów kancelaryjnych. Są nimi:
● system kancelaryjny dziennikowy;
● system kancelaryjny bezdziennikowy;
● system kancelaryjny mieszany.
Działanie systemu kancelaryjnego dziennikowego jest oparte na dzien-niku podawczym, w którym zapisywane są w kolejności chronologicznej po lewej stronie dziennika wszystkie pisma wpływające, a z prawej strony
wszelkie pisma wysyłane, bez znaczenie, jaka treść była w nich zawarta.
Metoda ta tworzy numer pisma, który następnie łamiemy przez ostatnie dwie cyfry danego roku. Otrzymamy w ten sposób znak pisma, który jest następnie naszym uzasadnieniem przy odpowiadaniu na pytania w sprawie materiału. System ten powoduje, że pisma dotyczące jednej sprawy po-siadają różne numery dziennika korespondencyjnego, co jest niekorzystne w kreowaniu dokumentów spraw w registraturze.
Mając na celu zwiększenie efektywności zarządzania dokumentami, coraz częściej stosowuje się system kancelaryjny bezdziennikowy, któ-ry opiera się na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wykorzystywany jest przeważnie w instytucjach państwowych oraz administracji rządowej i sa-morządowej. Charakterystyczną cechą tego systemu jest to, że nie reje-strujemy w dzienniku korespondencyjnym każdego pisma wchodzącego i wychodzącego z danej jednostki, rejestracji następują tylko sprawy w wy-kazie spraw, to znaczy pismo rozpoczynające oraz kończące sprawę. Z ko-lei teczki spraw, a więc forma grupowania i łączenia pism, są zakładane i prowadzone według jednolitego, rzeczowego wykazu akt obowiązującego u danego odtwórcy
Dzięki stosowaniu bezdziennikowego systemu kancelaryjnego można do minimum skrócić obieg dokumentów. Tym sposobem eliminujemy zbęd-ne czynności związazbęd-ne z rejestracją materiałów w każdego rodzaju dzien-nikach oraz rejestrach, co skutkuje przyspieszeniem załatwienia sprawy.
Przy prowadzeniu takiego systemu jest konieczna wysoce zorganizowana współpraca w obszarze jednostki, istnienie jasnych kryteria podziału kom-petencji między kolejnymi komórkami organizacyjnymi i stanowiskami pra-cy. Duże znaczenie nabiera tutaj poziom wykształcenia zawodowego i od-powiedzialności kadr kierowniczych i pracowników placówki.
Praktyka biurowa stworzyła dwie zasadnicze odmiany tego systemu:
● system kancelaryjny bezdziennikowy bezrejestrowy;
● system kancelaryjny bezdziennikowy rejestrowy.
System kancelaryjny bezdziennikowy bezrejestrowy charakteryzuje się posługiwaniem dokumentami oraz aktami spraw, pomijając wszelkie rejestrowanie i kwitowanie w czasie obiegu wewnętrznego. Pisma i teczki spraw zawierające materiały oznaczone są tylko symbolem komórki orga-nizacyjnej, a także oznaczeniem klasyfi kacyjnym z jednolitego rzeczowego
wykazu akt. Rejestrowane są tylko pisma o dużym znaczeniu, przesyłki po-lecone i o dużej wartości. Ewidencjonuje się je na przeznaczonym do tego specjalnym druku, inaczej dzienniku korespondencyjnym, zapewniającym kontrole nad przepływem ważniejszych materiałów.
Głównym założeniem systemu bezdziennikowego rejestrowego jest re-jestrowanie sprawy, od czasu wpłynięcia pierwszego rozpoczynającego ją pisma. Nie ogranicza się to tylko do pism z zewnątrz, może to być także pismo urzędowe, stworzone w jednostce organizacyjnej. Późniejsze doku-menty odnoszące się do tej sprawy nie ulegają rejestracji, „[…] jednakże w obrębie pieczątki wpływu na korespondencji wchodzącej lub w «naszym znaku» pisma wychodzącego jest odnotowywany znak sprawy”. Dziennik korespondencyjny w tym systemie prowadzi się tylko w prowadzi się, jeśli dotyczy materiałów niejawnych.