Opracowanie akt

Zarówno w dekrecie o archiwach państwo-wych, jak i zarządzeniu prezesa rady mini-strów w sprawie sieci archiwalnej napisano, że archiwa powiatowe porządkują materiały archiwalne. Zapis o porządkowaniu284

poja-283 APL, Powiatowe Archiwum…, sygn. 17, s. 126; sygn. 18,

s. 15, 61, 107, 155, 208.

284 Porządkowanie zespołu (zbioru) archiwalnego –

nadawa-nie prawidłowego układu materiałom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na po-rządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja,

wia się także w Statucie Powiatowego Archiwum

Państwowego285. Z przywołanych aktów praw-nych wynika więc, że jednym z główpraw-nych zadań archiwów powiatowych było właśnie porządkowanie akt. Opracowaniem nauko-wym286 posiadanych archiwaliów według ramowych statutów z 1952 r. zajmowały się archiwa wojewódzkie i oddziały terenowe287.

Pod pojęciem porządkowania Adam Ste-belski rozumiał […] sumę czynności, które

usta-lają kancelaryjny związek między aktami oraz na-dają im taki układ, jaki posiadały one w kancelarii dla nich właściwej. Na etapy porządkowania

składało się więc: rozpoznanie przynależności akt do zespołu, segregacja akt według zespo-łów, systematyzacja akt w zespole, ułożenie akt w porządku właściwym dla zespołu, zna-kowanie akt wedle porządku właściwego dla zespołu. Porządkowanie nie będzie zakoń-czone według Stebelskiego, jeżeli osiągnięty rezultat nie zostanie spisany, czyli akta nie zostaną zinwentaryzowane. Inwentaryzacja stanowiła odrębny, równorzędny obowiązek archiwisty, była czynnością nieodłączną od porządkowania i stanowiła jego ukorono-wanie288. W 1952 r. Kazimierz Konarski pisał na łamach „Archeionu”: […] wstęp staje się brakowanie i systematyzacja, zob. Polski słownik archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, s. 64. Pojęcie porządkowania nie zostało ujęte w Polskim słowniku archiwalnym, pod red. R. Gerbera, War-szawa 1952.

285 Dekret z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych,

Dz.U. R.P. z 1951 r. nr 19, poz. 149; Zarządzenie nr 9 Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 stycznia 1952 r. w sprawie sieci archiwalnej, „Monitor Polski”, nr A-9, poz. 87; Statut Powiatowego Archiwum Państwowego, [w]: Zbiór przepisów..., 1962, s. 40–41.

286 Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego –

dokonywa-nie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych, zob. Polski słow-nik archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej..., s. 58–59. Pojęcie opracowanie nie wstępuje w polskim słowniku archiwalnym z 1952 r., występuje w nim tylko pojęcie inwentaryzacja – spisy-wanie, opisywanie według określonego systemu, oraz segregacja akt – podział akt w toku porządkowania według zewnętrznych kryteriów kancelaryjnych, zob. Polski słownik archiwalny, pod red. R. Gerbera. Problematykę opracowania zasobu archiwal-nego w sposób kompleksowy podjęła W. Kwiatkowska w pra-cy Dorobek polskiej archiwistyki w zakresie metodyki opracowania zasobu archiwalnego, Warszawa 2014.

287 Statut Ramowy Wojewódzkiego Archiwum Państwowego,

[w:] Zbiór przepisów…, 1962, s. 36; Statut Ramowy Oddziału Tere-nowego Wojewódzkiego Archiwum Państwowego, [w:] tamże, s. 39.

288 A. Stebelski, Porządkowanie akt, „Archeion”, t. 19–20, 1951,

w inwentarzu – w myśl tych dyrektyw – inte-gralną jego częścią składową, a opracowanie jego – obowiązkiem, regułą każdej pracy inwentaryza-cyjnej289. Efektem prac K. Konarskiego było wydanie w 1953 r. przez naczelnego dyrek-tora Archiwów Państwowych wskazówek do sporządzania inwentarza książkowego, które obowiązywały do 1960 r. W tymże roku na-czelny dyrektor Archiwów Państwowych wy-dał kolejne wytyczne w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych290.

Leszczyńskie archiwum prowadziło, jak wynika ze sprawozdań z pierwszych lat funkcjonowania, prace związane z porząd-kowaniem, brakowaniem i inwentaryzacją akt. Tak też się działo z pierwszymi przeję-tymi w 1951 r. aktami w ilości 7 m³; były to materiały po byłym Starostwie Powiatowym w Lesznie. Z uwagi na swój stan, musiały zo-stać poddane segregacji, a także wstępnemu brakowaniu polegającemu na wydzieleniu makulatury w postaci pustych kopert czy formularzy. W czasie segregacji znaleziono również szereg akt odnoszących się do innych powiatów, które przekazano do Archiwum Państwowego w Poznaniu. Prace porządko-we nad pierwszymi przejętymi aktami postę-powały niestety bardzo wolno z uwagi na to, że wśród nich znajdowała się znaczna ilość luźnych kart, którą należało przyporządko-wać. Prace nad wstępnym porządkowaniem przejętych materiałów trwały praktycznie do końca maja 1951 r. Po segregacji akt nastąpiła ich inwentaryzacja na kartach. Według spra-wozdania kierownika archiwum W. Chojnac-kiego, dziennie można było wypełnić około 46 kart inwentarzowych291. Segregacja i in-wentaryzacja akt Starostwa Powiatowego w Lesznie trwała ponad dwa lata, z uwagi

289 K. Konarski, Wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego.

Zasady opracowania, „Archeion”, t. 21, 1952, s. 192.

290 Wskazówki Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z 25 maja 1953 r. do sporządzania inwentarza książkowego, [w:] Zbiór przepisów..., 2001, s. 218–219; Wytyczne Naczelnego Dyrektora Ar-chiwów Państwowych z 19 marca 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych, [w:] tamże, s. 275–277.

291 APL, Powiatowe Archiwum…, sygn. 15, k. 29–44.

na wspomnianą bardzo dużą ilość luzów. Se-gregacja akt była w tamtym czasie niezbędna w odniesieniu do wszystkich przejmowa-nych, nieuporządkowanych zespołów z po-wodu przemieszania akt różnej proweniencji w okresie II wojny. Dodatkowo segregację utrudniało nawarstwienie różnych registra-tur i brak na wielu jednostkach znaków regi-stratury, z której pochodziły akta. Wiele akt przejmowanych przez PAP w Lesznie było również uszkodzonych, zawilgoconych, co utrudniało ich rozpoznanie292. W pierwszych trzech latach PAP w Lesznie według spra-wozdań uporządkowało 164 m.b. akt, z czego część po uporządkowaniu została przekazana do Archiwum Państwowego w Poznaniu.

Początkowo inwentaryzację archiwa po-wiatowe sporządzały na kartach inwenta-rzowych, z uwagi na prowadzone scalanie zespołów, ich przemieszczanie i niepełną ewi-dencję akt w terenie. Należy także pamiętać, że w latach 50. opracowanie zasobu różniło się od sposobu opracowania, jaki stosowano w latach 60. i późniejszych. W pierwszych latach za cel stawiano sobie przede wszyst-kim zwiększanie ilości uporządkowanych i zinwentaryzowanych akt, co było związane z tym, że pierwsze akta trafiały do archiwów nieuporządkowane, bez jakichkolwiek spi-sów, o czym była już mowa. Koniecznością więc wówczas było przede wszystkim spo-rządzenie ewidencji przejętych akt, a opraco-wanie właściwego inwentarza w tej sytuacji schodziło na dalszy plan. Często także przy-gotowanie inwentarza książkowego nie mia-ło sensu z uwagi na trwającą wówczas akcję scaleniową obejmującą sporą liczbę zespołów. W przypadku wielu z nich często nie było wiadomo, czy zespół stanowi już całość, czy będą jeszcze większe lub mniejsze dopływy. Taka sytuacja dotyczyła np. akt gminy Lip-no, które, jak się okazało, znajdowały się nie tylko w PAP w Lesznie, ale jeszcze w Gro-madzkiej Radzie Narodowej (GRN) w Lipnie

Tabela 5. Zestawienie zinwentaryzowanych293 jednostek i inwentarzy będących na stanie Powiatowego Archiwum Państwowego w Lesznie

293 Inwentaryzacja archiwalna – jedna z czynności wchodzących w skład opracowania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu

jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego, zob. Polski słownik archiwalny, pod red. W. Ma- ciejewskiej..., s. 38.

Rok ^{Liczba zinwentaryzowa-}_{nych zespołów} ^{Liczba zinwentaryzowa-}nych j.a./m.b./j.inw.

Inwentarze

kartkowe ^Inwentarze książkowe

1951 1650 j.a.** 1952 – 1953 744 j.a/1853,0 j.a.*** 1 1954 3 3004 j.a. 1 1955 3 14,0 m.b. 3 1956 7 28,0 m.b. – 1957 11 43,5 m.b. 5 1958 18 62,0 m.b. 8 1959 25 80,9 m.b. 14 1960 20/44* 97,0 m.b. 22 9/22* 1961 18 6127 j.inw. 6 12 1962 22 6937 j.inw. 10 12 1963 64 8525 j.inw. 50 16 1964 72 12148 j.inw. 59 13 1965 86 22824 j.inw. 62 24 1966 92 24614 j.inw. 67 25 1967 90 25208 j.inw. 73 25 1968 97 26625 j.inw. 44 53 1969 140 26789 j.inw. 31 109 1970 183 35361 j.inw. 15 168 1971 191 37207 j.inw. 11 180 1972 190 37194 j.inw. 10 180 1973 193 41193 j.inw. 13 180 1974 216 49818 j.inw. 7 209 1975 216 49845 j.inw. 6 210

* Dane podane przez S. Nawrockiego – opiekuna PAP po śmierci W. Nawrockiego

** W latach 1951–1954 dane w sprawozdaniach występują w j.a., w latach 1955–1960 w m.b., od 1961 r. w jednostkach inwentarzo-wych (j.inw.).

*** Opracowano dwie wersje sprawozdania

oraz Osiecznej294. Analizując pierwszy okres przejęć przez archiwum leszczyńskie można zauważyć, że do wielu zespołów przyjmowa-no wielokrotnie dopływy. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę fakt, że w archiwach powia-towych, a także w PAP w Lesznie była zatrud-niona kadra, która nie miała doświadczenia w opracowywaniu akt. Nabierała go z czasem i to także miało wpływ na to, że opracowanie w rozumieniu dzisiejszym nastąpiło trochę później. Ponadto Statut Powiatowych Archiwów

Państwowych nie przewidywał opracowania

naukowego, które należało do kompetencji archiwów wojewódzkich i oddziałów tereno-wych295.

Prace nad porządkowaniem i inwentary-zacją akt, mimo wspomnianych wyżej trud-ności, stopniowo postępowały. Według spra-wozdania statystycznego na koniec 1954 r. archiwum leszczyńskie posiadało 11 zespołów uporządkowanych – 87 m.b., co stanowiło 48% zasobu przechowywanego w nim w tym cza-sie. Na stanie było wówczas bowiem 47 zespo-łów – 177,7 m.b., w tym akt zinwentaryzowa-nych blisko 28%, czyli 49 m.b. (zob. tabela 2).

Jednym z zaleceń, jakie wydano archiwum leszczyńskiemu w wyniku wizytacji przepro-wadzonej w dniu 30 października 1953 r., było przeprowadzenie inwentaryzacji zespo-łu Akta miasta Rydzyna w postaci inwentarza książkowego. Zalecenie to zostało wykona-ne do końca roku 1953. W kolejnym roku na drukach planu pracy i sprawozdania pojawia się także pojęcie wstępu do inwentarza. Od tego momentu możemy mówić o naukowym opracowaniu akt w PAP w Lesznie296. Wiąza-ło się to z wytycznymi, które wydał naczelny dyrektor Archiwów Państwowych. Na ko-niec 1955 r. PAP w Lesznie, według sprawo- zdania statystycznego, posiadało inwentarze książkowe trzech zespołów: Akta miasta Ry-dzyna, Wydział Powiatowy w Lesznie oraz Starostwo Powiatowe w Lesznie. Pracowano

294 APL, Powiatowe Archiwum..., sygn. 20, k. 15.

295 K. Bielecki, Organizacja..., s. 38–40.

296 APL, Powiatowe Archiwum…, sygn. 16, k. 24.

natomiast nad wstępami do dwóch zespo-łów, z czego ukończono wstęp do Starostwa Powiatowego w Lesznie. Prace nad wstępem do Grundstücks Gesellschaft Zweigestelle Lissa zostały tylko rozpoczęte, by ostatecznie zakończyć się w roku następnym. W sumie w roku 1955 zinwentaryzowano około 3064 j.a.297 Dane te jednak ciągle się zmieniały aż do czasu stabilizacji zasobu archiwalnego. Jak podaje kierownik PAP A. Piwoń, w roku 1961 zniknęła dysproporcja pomiędzy liczbą akt uporządkowanych a zinwentaryzowa-nych298. Było to spowodowane tym, że lesz-czyńskie archiwum po początkowym okresie przejmowania akt w stanie nieuporządko-wanym, z czasem zaczęło przejmować akta uporządkowane i zszyte, tak jak zalecały to przepisy wydawane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, zwłaszcza te z roku 1958, zawarte w zrządzeniu w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, które ściśle regulo-wało, jak powinny wyglądać przekazywane uporządkowane akta. Zarządzenie nie do-puszczało przejęcia akt nieuporządkowanych pod żadnym pozorem299.

Do końca 1960 r. w archiwum leszczyń-skim opracowano około 44 zespołów. Wśród nich znalazły się akta miast, starostw, wy-działów powiatowych, gmin, urzędów stanu cywilnego, gmin wyznaniowych katolickich i ewangelickich, komend powiatowych Po-wszechnej Organizacji „Służba Polsce”, szkół, przedsiębiorstw, komunalnych kas oszczęd-nościowych300.

Po uzyskaniu przez PAP możliwości gro-madzenia stałego zasobu, ilość akt w lesz-czyńskim archiwum zaczęła szybko rosnąć. Związane to było z przejmowaniem archiwa-liów i nieodsyłaniem ich do Poznania, a także

297 Tamże, k. 24–26, sygn. 20, k. 25.

298 A. Piwoń, Powiatowe Archiwum…, s. 8.

299 Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, „Monitor Polski” z 1958 r. nr 73, poz. 432.

300 APL, Powiatowe Archiwum..., sygn. 15, k. 112; sygn. 16, k. 24,

z powrotem do Leszna materiałów wcześniej wysłanych do archiwum poznańskiego. Po-nadto w wyniku przeprowadzonego w 1961 r. skontrum uporządkowano ewidencję zasobu. Efektem tych prac było ujęcie szeregu zespo-łów w grupy, np. akt miast, gmin i wyznań301. Dodatkowo do niektórych zespołów nastąpi-ły duże dopnastąpi-ływy, z innych natomiast należało wybrakować akta, które kiedyś uznano za hi-storyczne. Sytuacja ta spowodowała koniecz-ność ponownego opracowania niektórych ze-społów. Na to wszystko nałożyło się jeszcze wzrastające zainteresowanie archiwaliami ze strony badaczy, co było efektem nowego pro-filu archiwów powiatowych.

W tej sytuacji ówczesny kierownik PAP w Lesznie A. Piwoń przystąpił do likwidacji zaległości poprzez dokończenie działań za-czętych przez zmarłego kierownika W. Na-wrockiego oraz usunięcie usterek w zespo-łach wcześniej opracowanych. Prace te trwały do 1967 r. Dodatkowo w 1963 r. sporządzone zostały inwentarze kartkowe dla wielu szcząt-kowych zespołów w celu przyspieszenia udo-stępniania tych akt. W roku 1968 w archi-wum poznańskim przepisano na maszynie 31 inwentarzy kartkowych, co spowodowało znaczący wzrost ich liczby w leszczyńskim archiwum. Podobną akcję przeprowadzo-no w następnym roku, przepisując kolejne 56 inwentarzy. Od tego też roku archiwum otrzymywało pomoc w zakresie opracowy-wania akt ze strony Oddziału Terenowego w Kaliszu, której celem było przyspieszenie prac. W tym samym roku archiwiści kali-scy opracowali akta Starostwa Powiatowego w Lesznie z lat 1919–1939, a w następnym roku akta kolejnych starostw – w Gostyniu i Kościanie z lat 1919–1939, a także wydziałów powiatowych z Kościana, Śmigla i Wolsztyna z lat 1919–1939, akta miast Czempiń i Poniec oraz inspektoratów szkolnych. Ponadto pra-cownicy OT w Kaliszu opracowali w 1970 r. akta miast Leszno, Miejska Górka i Śmigiel, komisji wyborczych, Urzędu Skarbowego

301 Tamże, sygn. 16, k. 100.

w Lesznie i Powiatowej Rady Narodowej (PRN) w Kościanie. Natomiast w latach 1971– –1974 pracownik kaliskiego archiwum Wła-dysław Michałek opracowywał zespół Amst-gericht Lissa z lat 1879–1920302.

W latach 70. archiwiści leszczyńscy zajęli się opracowaniem akt Sądu Grodzkiego i Ob-wodowego w Lesznie, wykonali również na bibliotecznych kartach katalogowych spis zgromadzonych afiszy, plakatów, ulotek, pro-gramów, zaproszeń i informatorów.

Na koniec 1975 r. PAP w Lesznie – na 236 zespołów liczących 671 m.b. i 60491 j.a. – po-siadało opracowanych 216 zespołów liczących 525 m.b. i 49845 j.a. (zob. tabela 2 i 5). Biorąc pod uwagę liczbę jednostek archiwalnych, stan opracowania zasobu wynosił blisko 80%. Tak wysoki odsetek opracowanego zasobu był charakterystyczny dla archiwów woje-wództwa poznańskiego. Jak podaje bowiem Kazimierz Bielecki, przeciętny stan opraco-wania we wszystkich archiwach terenowych wynosił 62%. Archiwa terenu województwa poznańskiego były w opracowaniu zasobu bardziej zaawansowane, ponadto przekazy-wały do NDAP zdecydowanie największą liczbę inwentarzy książkowych303.

W latach 60. i 70. podczas opracowywania zespołów nowych i ponownego zespołów już opracowanych, przeprowadzono brakowanie akt, które uznano wówczas za niemające war-tości historycznej. Brakowanie odbywało się za zgodą dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu, na wniosek Komisji Brakowania Materiałów Archiwalnych.

Brakowaniu podlegały materiały z akt miast, gmin, starostw powiatowych i wydzia-łów powiatowych z lat 1919–1939 i 1945–1950 oraz akta sądowe z lat 1920–1939. Wśród wy-brakowanych akt znalazły się m.in.: z Akt mia-sta Krobia – pozwolenia na budowę z lat 1934– –1939, sprawy osobowe członków organów gmin i pracowników gminnych (wykazy imien-ne pracowników z lat 1906–1939); z Akt

mia-302 Tamże, sygn. 17, s. 32, 62, 128, 213, 247; sygn. 18, s. 210.

sta Bojanowo – kanalizowanie ulic i budowa ulic; z Akt gminy Włoszakowice – sprawy bu-dowlane (naprawa kościołów), sprawy szkół; z Akt gminy Osieczna – wykazy sołtysów, ław-ników, przełożonych obszarów dworskich; z Akt miasta Leszno – akta personalne urzęd-ników Magistratu oraz nauczycieli miejskich z lat 1856–1914; z akt Starostwo Powiatowe w Rawiczu z lat 1945–1950 – protokoły opisu gospodarstw poniemieckich, protokoły osza-cowań gospodarstw, podania o gospodarstwa poniemieckie, projekt budowy figury w Go-lejewku; z akt Wydział Powiatowy w Śmiglu – akta osobowe pracowników administracji;

z akt Starostwo Powiatowe w Kościanie z lat 1945–1950 – sprawy przesiedleńcze na zie-mie zachodnie, przywrócenie obywatelstwa polskiego, wykaz szkód wojennych, sprawy rozparcelowanych majątków; z Akt gmin po-wiatu leszczyńskiego – projekt rozbudowy i przebudowy szkoły w Drobninie, akcje osie-dleńcze; z akt Sąd Powiatowy w Lesznie – akta dotyczące zaginionych w czasie I wojny świa-towej304. Patrząc na przytoczone przykłady można stwierdzić, że dziś nie wybrakowano by tych jednostek, zwłaszcza że część z nich była uznana wcześniej za akta mające wartość historyczną. Sytuacja ta pokazuje, z jak dużą dozą ostrożności należy podchodzić do tej czynności, trudno bowiem przewidzieć, jakie będą zainteresowania badawcze kolejnych pokoleń historyków, regionalistów czy nawet zwykłych użytkowników. Dziś przywiązuje się dużą wagę do historii indywidualnych, co kiedyś było rzadkością.

Od początku funkcjonowania archiwum leszczyńskiego pomocą z zakresu metodycz-nego przy pracach porządkowo-inwentary-zacyjnych i opracowaniu służyło Archiwum Państwowe w Poznaniu. Wsparcia i wskazó-wek udzielali podczas wizytacji archiwum pracownicy APP. Sprawdzano wówczas po-stęp prac inwentaryzacyjnych, pomagano przy kwalifikacji akt do danego zespołu itp. Dodatkowo pracownicy poznańskiego archi-wum przyjeżdżali do Leszna celem udzielania instrukcji w sprawie opracowania zespołów, np. Maria Wilczak instruowała kierownika W. Nawrockiego, jak opracowywać akta gmin wiejskich. Kolejni kierownicy PAP odbywali również szkolenia i instruktaże w archiwum poznańskim. Od momentu powołania komi-sji metodycznych w archiwach państwowych w roku 1955, komisja działająca w Poznaniu oceniała wszystkie inwentarze przygotowy-wane w Lesznie. Początkowo do inwentarzy, zwłaszcza przedstawianych przez kierow-nika W. Nawrockiego, zgłaszano niewielkie uwagi na posiedzeniach Komisji

Metodycz-304 APL, Powiatowe Archiwum…, sygn. 199, 200, 201.

35. Mgr Aleksander Piwoń, kierownik Powiatowego Ar-chiwum Państwowego w Lesznie, 8 kwietnia 1968 r.

APL, Dr Aleksander Piwoń – spuścizna (dyrektor Ar-chiwum Państwowego w Lesznie w latach 1962–2004), sygn. 24

nej. Z czasem większość inwentarzy, przede wszystkim przygotowywanych przez kie-rownika dr. A. Piwonia, nie budziła jej za-strzeżeń305.