Organizacja jako system

System składa się z  uporządkowanych elementów, połączonych ze sobą poprzez rodzaj relacji, i charakteryzuje się następującymi cechami:

• jest oddzielony od otoczenia poprzez granicę systemu. Granica ta za-leży głównie od celu, dla którego powstał,

• cele systemu są zdeterminowane poprzez obszar zastosowania syste-mu,

1 G. Morgan, Obrazy organizacji, WN PWN, Warszawa 2013, s. 403.

88

• elementy są składnikami systemu,

• elementy systemu są w relacji ze sobą,

• struktura systemu jest sumą wszystkich relacji pomiędzy jego ele-mentami,

• integralność systemu jest zapewniona poprzez jego elementy. Usu-nięcie części systemu zmienia jego tożsamość, celowość i strukturę,

• wejścia do systemu są zmiennymi, które przepływają do jego wnętrza przez granicę systemu,

• zmienne, które wychodzą z systemu, są nazywane wyjściami.

Budowę systemu obrazuje rysunek 2.1.

Rysunek 2.1. Charakterystyka systemu

12 Źródło: Zintegrowany rozwój procesu i produktu. Modelowanie produktu i procesu.

Wpro-wadzenie do technologii produktu, http://www.scribd.com/doc/3893198/Zapis-konstrukcji (22.08.2015)

Istnieją 3 różne formy reprezentacji systemu: strukturalna: opisuje elementy i ich powiązania. Suma tych powiązań stanowi strukturę sys-temu; funkcjonalna: system jest rozumiany jako czarna skrzynka. Opis systemu jest tworzony poprzez wejścia i wyjścia; hierarchiczna: ilustru-je poziomy systemu, a zatem umożliwia definicilustru-je podsystemów. System może być elementem innego systemu, który może być elementem innego systemu² (rys. 2.2).

2 Zintegrowany rozwój procesu i produktu. Modelowanie produktu i procesu. Wpro-wadzenie do technologii produktu, http://www.scribd.com/doc/3893198/Zapis--konstrukcji (29.08.2014).

89

Rysunek 2.2. Reprezentacja systemu i model przykładowego systemu

13 Źródło: Zintegrowany rozwój procesu i produktu…, http://www.scribd.com/doc/3893198/

Zapis-konstrukcji (20.08.2014)

System definiowany jest także jako „zestaw składników, między któ-rymi zachodzą wzajemne stosunki”³. System tworzy więc zbiór co naj-mniej dwóch elementów i zdefiniowana między nimi relacja, która bez-pośrednio bądź bez-pośrednio łączy ze sobą wszystkie elementy. Natomiast porządek hierarchiczny systemu oznacza, że system jako całość składa się z  elementów niższego rzędu – podsystemów, które rekurencyjnie dzielą się na składniki jeszcze niższego rzędu, aż do osiągnięcia najniż-szego poziomu. Systemowi przypisuje się cechy jego części składowych i  cechy typowe dla systemu w  ujęciu całościowym, które wynikają ze związków między podsystemami⁴.

Kolejna definicja systemu mówi, że: „System jest to byt przejawia-jący egzystencję przez synergiczną interakcję swych elementów, sys-tem działa w  czasie i  w  przestrzeni”. Zasys-tem, model jest uproszczoną reprezentacją systemu, w  czasie i  przestrzeni, stworzoną w  zamiarze zrozumienia zachowania systemu rzeczywistego⁵. Ponieważ istnieje nie-skończenie wiele wielkości oddziałujących na obiekt, nie jest możliwe

3 R.L. Ackoff, O systemie pojęć systemowych, „Prakseologia” 1973, nr 2, cyt. za:

M. Gorynia, B. Jankowska, E. Maślak, Branża jako przedmiot badań w ekonomii,

„Gospodarka Narodowa” 2000, nr 3, s. 37, http://www.mariangorynia.pl/prasa/

gn/Bran%C5%BCa%20jako%20przedmiot%20bada%C5%84%20w%20ekono-mii,%20GN_2000_nr_3.pdf (28.05.2016).

4 Ibidem.

5 Modele systemów i  ich zachowanie, http://neur.am.put.poznan.pl/systemy/Mo-dele.pdf (12.03.2015).

90

zbudowanie modelu wiernie odtwarzającego zachowanie obiektu przy wszelkich możliwych oddziaływaniach zewnętrznych⁶. Na rysunku 2.3.

przedstawiono model jako fragment systemu.

Rysunek 2.3. Reprezentacja modelu jako fragmentu systemu

14 Źródło: Zintegrowany rozwój procesu i produktu…, http://www.scribd.com/doc/3893198/

Zapis-konstrukcji (20.08.2014)

Przez pojęcie modelu wielu autorów umieszcza różne procesy i byty, np. sieci czynności, grafy i/lub diagramy aktywności, służące do uspraw-nienia zarządzania operacjami, projektami czy też produkcją. Przykła-dem może być model organizacji funkcjonalnej, etapy jej ewolucji w kie-runku organizacji procesowej, co zobrazowano na rysunku 2.4⁷.

W  organizacji funkcjonalnej praca jest zorganizowana i  podzielona na etapy zamknięte w  danym dziale. W  organizacji procesowej praca podporządkowana jest procesom (realizacji określonych zadań) bez blo-kujących ich wykonanie działów.

Oddziaływania, którym poddany jest system, pochodzą z jego wnę-trza, które zwane jest otoczeniem wewnętrznym systemu, i z zewnątrz, czyli otoczenia zewnętrznego.

Organizacja to grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w  sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów⁸. Organizacja jest uporządkowanym systemem złożonym z pięciu podsta-wowych elementów i powiązań między nimi. Są nimi: cele organizacji,

6 Komputerowa analiza systemów pomiarowych, AGH, Kraków 2004, home.agh.

edu.pl/~ttward/model/w1.doc (28.05.2016).

7 P. Grajewski, Współczesne metody zarządzania organizacją, [prezentacja multi-medialna], http://slideplayer.pl /slide/2622252/ (10.04.2016).

8 R.W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, WN PWN, Warszawa 2013, s. 5.

Rysunek 2.4. Etapy ewolucji strukturalnych organizacji

15

Źródło: P. Grajewski, Współczesne metody zarządzania organizacją, [prezentacja multimedialna], http://slideplayer.pl/slide/2622252/ (10.04.2016)

92

ludzie, wykorzystywane środki, wiedza organizacji i jej struktura. Jest systemem otwartym o charakterze społecznym, funkcjonującym w okre-ślonym środowisku oraz kształtowanym przez podmioty pozostające w jego otoczeniu⁹. Elementy organizacji przedstawiono na rysunku 2.5.

Misja i cele określają rodzaj i charakter organizacji. Ludzie to pod-stawowy zasób organizacji, gdyż posiadają wiedzę i są organizatorami i uczestnikami procesów, w których ma miejsce powiązanie i celowe wy-korzystanie wszystkich jej zasobów. Zasoby osobowe i materialne tworzą potencjał organizacji. Struktura organizacji porządkuje i łączy zasoby, tworząc określone elementy i relacje między nimi. Powoduje ugrupowa-nie zasobów właściwe do zadań, procesów i celów. Tak należy rozumieć również organizację edukacyjną. W dalszej części omówiono szczegóło-wo poszczególne elementy składowe organizacji edukacyjnej.

9 A. Tomaszewski, Organizacje publiczne i  ich otoczenie, w: S. Sirko (red.), Za-rządzanie organizacjami publicznymi. Wybrane problemy, AON, Warszawa 2014, s. 47.

Rysunek 2.5. Organizacja w otoczeniu

15 Źródło: A. Tomaszewski, Organizacje publiczne i ich otoczenie, w: S. Sirko (red.), Zarządzanie

organizacjami publicznymi. Wybrane problemy, AON, Warszawa 2014, s. 48

93

Organizacja musi rozumieć różne rodzaje otoczenia, aby w nim pra-widłowo funkcjonować. Dotyczy to otoczenia zewnętrznego, zadaniowe-go i wewnętrznezadaniowe-go.

Otoczenie zewnętrzne to wszystko, co z zewnątrz może wpływać na system, czyli, np. organizacje. Istnieją dwa rodzaje otoczenia zewnętrz-nego: otoczenie ogólne to warunki i wydarzenia, które oddziałują na or-ganizacje na wiele sposobów, i  otoczenie zadaniowe, konkretne orga-nizacje lub grupy, które na nią wpływają. Środowisko wewnętrzne to warunki panujące w organizacji. Rysunek 2.6 przedstawia przykładowe otoczenie organizacji¹⁰.

Powtarzając za Rickym Griffinem, otoczenie ogólne to zestaw wy-miarów i sił, wśród których działa organizacja. Przykładowe wymiary opisano poniżej.

Wymiar ekonomiczny to ogólna kondycja systemu gospodarczego określona przez ogólny wzrost gospodarczy, inflację, bezrobocie. Na

10 R.W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami…, s. 77.

Rysunek 2.6. Organizacja i jej otoczenie. Otoczenie ogólne i zadaniowe

16 Źródło: R.W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, WN PWN, Warszawa 2013

przykład słaba koniunktura może ujemnie oddziaływać na dopływ fun-duszy do uczelni państwowych lub oznaczać mniejszy nabór dla uczel-ni prywatnych. Bezrobocie zaś może stać się motywacją do zwiększauczel-nia kwalifikacji.

Wymiar techniczny to metody pozwalające przekształcić zasoby w pro-dukty lub usługi. Dla organizacji edukacyjnej są to, na przykład, platfor-my e-learningowe umożliwiające przekaz wiedzy i umiejętności w sposób optymalny dla klienta. Mnogość rozwiązań świadczy o rozbudowanym ryn-ku e-nauczania, które z powodzeniem przyjęło się w światowych i polskich realiach.

Wymiar społeczno-kulturowy to obyczaje, nawyki i  wartości, cechy demograficzne społeczeństwa, w którym funkcjonuje organizacja.

Wymiar polityczno-prawny to regulacja działalności i ogólne stosunki między gospodarką a państwem. Ważne jest planowanie budżetowe i sta-bilność prawa fiskalnego. Organizacja procesowa bardzo dobrze wyko-rzystuje narzędzie budżetu zadaniowego, który ma postać planu wydat-ków budżetowych, sporządzanego w układzie funkcji, zadań i podzadań, wraz ze wskazaniem na poziomie zadań i podzadań celów, które planuje się osiągnąć w  wyniku realizacji zadania/podzadania oraz mierników określających stopień realizacji celów¹¹.

Wymiar międzynarodowy, czyli zakres, w jakim znajdują się pod wpły-wem działalności w innych krajach lub uczestniczą w tej działalności, np.

programy wymiany studenckiej Erasmus.

Otoczenie zadaniowe to otoczenie, na którym organizacje głównie koncentrują uwagę. Obejmuje ono konkurentów i kontrahentów.

Konkurenci to organizacje, które konkurują z nią o zasoby. Uniwersy-tety konkurują ze szkołami, innymi uniwersytetami i zewnętrznym ryn-kiem pracy o dobrych studentów.

Klienci dla organizacji edukacyjnej to instytucje administracji pu-blicznej, firmy poszukujące odpowiednio wykwalifikowanych pracow-ników, sami studenci. Postępowanie z  klientem jest newralgicznym elementem dla działalności całej firmy. Nowe produkty i usługi, nowe metody marketingu, bardziej wybredni klienci i mniejsza lojalność wo-bec marki przyczyniają się do wzrostu niepewności w relacjach klient przedsiębiorca/organizacja.