Wyjątkowe prezenty dla Prenumeratorów!
4. Postępowanie poinwentaryzacyjne
Po zakończeniu uzgodnienia sald z kontrahentami oraz weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową oraz sporządzeniu i zatwierdzeniu dokumentacji z rozliczenia wyników tej inwentaryzacji należy przeanalizować dokumentację pod kątem spostrzeżeń mogących przyczynić się do usprawnienia procedur kontroli zarządczej stosowanych w jednostce zarówno przy prowadzeniu księgowości, jak i samego przeprowa-dzania inwentaryzacji. Końcowe wnioski, jakie nasuwają się po analizie dokumentacji, powinny być zawarte w protokole poinwentaryzacyjnym. Protokół sporządza, nadzoru-jąca przebieg tej inwentaryzacji, główna księgowa przy udziale komisji weryfikacyjnych, a następnie przedstawia go kierownikowi jednostki, w celu podjęcia odpowiednich decyzji.
W ramach postępowania poinwentaryzacyjnego powinny być omówione ewentualne trudności w przeprowadzaniu inwentaryzacji metodą uzgadniania sald z kontrahentami i weryfikacji. Mogą one być spowodowane np.:
●
● niewyraźnym podziałem obowiązków w zakresie przeprowadzania weryfikacji sald pomiędzy pracowników (kiedy np. pracownicy innych komórek niż księgowość nie mają w zakresach obowiązków czy innych dokumentach wewnętrznych jednostki przy-pisanych obowiązków dotyczących uczestniczenia w weryfikacji sald kont: 080, 011, 020, 030),
●
● brakiem współdziałania ze strony komórek ewidencji ludności i ewidencji działalności gospodarczej, które nie udzielają informacji o śmierci podatników, dzierżawców i na- jemców nieruchomości komunalnych, zarejestrowaniu czy wyrejestrowaniu działalno-ści gospodarczej, które są istotne dla prawidłowej weryfikacji kont: 201, 221, 226, 240,
●
● brakiem uregulowania w dokumentacji wewnętrznej sposobu dokumentowania faktu przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald i weryfikacji sald,
●
● nadmiernym obciążeniem obowiązkami pracowników komórki księgowości, którzy nie są w stanie pod koniec roku wykonać prac koniecznych do przeprowadzenia tych inwentaryzacji,
●
● brakiem należytej współpracy z radcą prawnym jednostki, który powinien brać czyn- ny udział w inwentaryzacji jako głos doradczy w sprawach szczególnie skompliko-wanych.
Drugim aspektem poruszanym w ramach postępowania poinwentaryzacyjnego jest omówienie rodzajów stwierdzanych błędów i niezgodności w ewidencji księgowej oraz przyczyn ich powstania. Pogłębionej analizy wymagają przypadki:
●
● nierzetelności zapisów księgowych spowodowanej niedostarczaniem przez odpo- wiednie komórki merytoryczne dowodów księgowych do komórki księgowości (do-tyczy to zwłaszcza dokumentów OT, LT),
●
● popełniania stosunkowo dużej liczby błędów rachunkowych i pisarskich przy wpro- wadzaniu danych do ksiąg rachunkowych przez poszczególnych pracowników księ-gowości,
●
● zaniechania prowadzenia ewidencji analitycznej do określonych kont lub prowadze-nia jej w sposób niekompletny i niezgodny z przepisami,
●
● księgowania określonego rodzaju operacji gospodarczych niezgodnie z ich treścią ekonomiczną (na niewłaściwym koncie syntetycznym) lub niezgodnie z zasadami funkcjonowania konta (po niewłaściwej stronie),
●
● wprowadzania korekt księgowych powodujących nieprawidłowe przetwarzanie da-nych (np. powstawanie sald Ma na kontach, które mogą wykazywać jedynie salda po stronie Wn),
●
● zwiększania się ilości i sumy ogólnej należności przeterminowanych i przedawnionych,
●
● niepodejmowania czynności mających na celu wyegzekwowanie należności od pra-cowników jednostki i byłych praniepodejmowania czynności mających na celu wyegzekwowanie należności od pra-cowników jednostki (np. z tytułu nierozliczonych zaliczek, niezwracanych pożyczek z ZFŚS, zasądzonych odszkodowań za niedobory i straty w mieniu pracodawcy),
●
● wykonywania przez kierownictwo jednostki operacji gospodarczych i finansowych niezgodnych z prawem,
●
● wykrytych defraudacji i sprzeniewierzenia składników majątku trwałego i obrotowe-go jednostki.
Wszystkie te nieprawidłowości mogą być spowodowane:
●
● brakiem odpowiedniego ustalenia i utrwalenia na piśmie procedur kontroli zarządczej,
●
● niewłaściwym podziałem obowiązków pomiędzy pracowników jednostki,
●
● niewywiązywaniem się pracowników jednostki z nałożonych na nich obowiązków,
●
● brakiem należytej współpracy pomiędzy pracownikami w poszczególnych komór-kach organizacyjnych i pomiędzy tymi komórkami (w tym blokadami w przepływie informacji).
Przedstawiamy wzór protokołu z postępowania poinwentaryzacyjnego.
Wzór 16. Protokół poinwentaryzacyjny
Urząd Gminy Mogilnica Mogilnica, 4 kwietnia 2015 r.
ul. Rynek 1 46-987 Mogilnica
Protokół poinwentaryzacyjny
ze spotkania zwołanego przez Wójta Gminy Mogilnica w celu omówienia wyników inwen-taryzacji składników majątkowych jednostki, przeprowadzonej na koniec 2014 r. metodami uzgodnienia z kontrahentami i bankami oraz weryfikacji zapisów dokonanych w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową, zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy nr 25/2014 z 15 września 2014 r.
W spotkaniu wzięli udział:
1) główna księgowa urzędu – Renata Majer 2) zastępca wójta – Leon Trak
3) sekretarz urzędu – Joanna Maj oraz kierownicy referatów i radca prawny.
Główna księgowa na początku omówiła przebieg inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald i weryfikacji sald, zwracając uwagę na to, że weryfikacja gruntów nie była możliwa do prawid-łowego przeprowadzenia ze względu na nadal niekompletną ewidencję analityczną gruntów
(brakuje danych na temat gruntów w miejscowości Dłużew i Koło). Uniemożliwia to całkowi-cie uzgodnienie sald konta syntetycznego 011 dla grupy 0 z prowadzoną do niego ewidencją analityczną i stanowi naruszenie art. 26 uor, ponieważ w ten sposób przeprowadzona inwenta-ryzacja nie jest pełna. Drugim problemem, również utrudniającym weryfikację kont, był fakt zaprzestania prowadzenia przez pracownika księgowości ewidencji analitycznej długotermi-nowych aktywów finansowych, co spowodowało, że czynności weryfikacyjne przedłużyły się o czas potrzebny na odszukanie dokumentów źródłowych, założenie ewidencji i wystąpienie do spółek o potwierdzenie liczby i wartości papierów wartościowych w postaci zdemateriali- zowanej. Zaprzestanie prowadzenia ewidencji było spowodowane niedostarczaniem do księ-gowości uchwał spółek o podwyższeniu kapitału zakładowego czy umorzeniu udziałów (akcji) przez odpowiedzialnego za nadzór nad spółkami sekretarza urzędu. Poza tymi dwoma przy-padkami inwentaryzacja była przygotowana zgodnie z przepisami i sprawnie przeprowadzona.
Następnie główna księgowa przeszła do omawiania wyników inwentaryzacji. Przede wszyst-kim stwierdzona została bardzo duża liczba pomyłek przy wprowadzaniu danych do ksiąg rachunkowych, co było spowodowane niedostatecznym zatrudnieniem w komórce księgowo-ści od początku 2014 r. W miejsce księgowej, która odeszła na emeryturę, nie zatrudniono żadnego nowego pracownika, rozdzielając obowiązki księgowej na pozostałych pracowników.
Spowodowało to duże spiętrzenie prac w księgowości i trudności z bieżącym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, stąd pracownicy zaniechali wykonywania na bieżąco samokontroli wy-konywanych czynności.
Poza tym stwierdzano rosnącą liczbę należności przeterminowanych, które nie są na bieżąco egzekwowane (przyczyna taka sama jak wyżej).
Inwentaryzacja należności z tytułu pożyczek udzielonych z ZFŚS wykazała ponadto, że w ogóle nie są egzekwowane kwoty pożyczek byłych pracowników oraz emerytów i rencistów, którzy zaniechali ich spłaty. Mimo że większość tych pożyczek grozi szybkim przedawnie-niem, nie stosuje się ich egzekwowania od poręczycieli nadal zatrudnionych w jednostce.
Ostatni problem, jaki został ujawniony w wyniku weryfikacji sald kont 011 i 080, wykazał, że referat inwestycji oraz referat gospodarki gruntami nadal nie wywiązują się z obowiązku sporządzania i przekazywania do komórki księgowości dowodów OT i LT, dodatkowo spo-rządzając je w ten sposób, że nie można prawidłowo odróżnić rodzaju stwierdzanej w nich operacji gospodarczej (np. nie wiadomo, czy w OT przyjmowany jest nowy środek trwały, czy też zawiera tylko nakłady na modernizację, o które powinna być powiększona wartość począt-kowa istniejącego środka trwałego).
Po wysłuchaniu opinii kierowników poszczególnych referatów, których działania i zaniechania uniemożliwiały prawidłowe wykonywanie prac z zakresu rachunkowości, wójt gminy wydał polecenia:
●
● założenia ewidencji analitycznej gruntów położonych w miejscowościach Dłużewo i Koło, dokonując wyceny gruntów, tam gdzie nie została wskazana ich wartość w decyzjach komunalizacyjnych – wykonanie zadania należy do kierownika referatu nieruchomości (zakładanie kartotek gruntów na podstawie ewidencji geodezyjnej) we współpracy z głów-ną księgową (wycena księgowa wartości gruntów) – termin zakończenia prac ustalono na 30 czerwca 2015 r.,
●
● niezwłocznego dostarczania przez sekretarza gminy do księgowości uchwał spółek o pod-wyższeniu kapitału zakładowego czy umorzeniu udziałów (akcji), co będzie sprawdzane raz na pół roku przez inspektora kontroli wewnętrznej i podawane do wiadomości wójta,
●
● przygotowania przez główną księgową we współpracy z sekretarzem urzędu projektu ogło-szenia o naborze na stanowisko księgowej i przedłożenia go wójtowi do zatwierdzenia do 10 kwietnia br.,
●
● przygotowania przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie ZFŚS zestawienia należności z tytułu niespłacanych pożyczek według dłużników i poręczycieli i przedsta- wienia wójtowi do 10 kwietnia 2015 r. w celu ustalenia z radcą prawnym jednostki dalsze-go postępowania w sprawie tych należności,
●
● przeszkolenia przez kierowników referatów nieruchomości i inwestycji pracowników spo- rządzających dowody OT i LT na temat zasad ich prawidłowego wypełniania i sprawdze-nie nabytej wiedzy w postaci testu umiejętności – do 20 kwietnia 2015 r.,
●
● bieżącego monitorowania przez zastępcę wójta, któremu podlegają referaty inwestycji i nieruchomości, terminowości sporządzania i przekazywania do księgowości dowodów OT i LT, kwartalne informowanie wójta o wszystkich przypadkach naruszenia terminów z podaniem osób odpowiedzialnych i przyczyn.
Na tym czynności związane z inwentaryzacją okresową za rok 2014 r. zostały zakończone.
Wójt gminy – Arkadiusz Szczygieł Główna księgowa – Renata Majer
Podstawy prawne
●
● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)
●
● Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1457)
●
● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1146)
●
● Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168)
●
● Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 827)
●
● Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 518; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 906)
●
● Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502)
●
● Rozporządzenie Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. z 2010 r. Nr 242, poz. 1622)
●
● Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, pań-stwowych funduszy celowych oraz pańpań-stwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Pol-skiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)
●
● Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283)